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ワークフローシステム選定でありがちな「失敗3大パターン」

こんにちは。kickflowマーケティングチームの @penguin です

日々たくさんのお客様からのお問い合わせの中で、「ワークフローシステム選定でこういう失敗を過去に起こしてしまった」という事例が沢山集まってきています。

本日はそれらをまとめて、ワークフローシステム”選定”でありがちな「3つの失敗パターン」を記事にしました。

ワークフローの導入について検討されている方はぜひチェックしてみてください。

失敗パターン1: 現行踏襲に対する強すぎる意識

多くの企業がワークフロー導入の際にこれまでの業務プロセスを維持にしようとしますが、その意識が強すぎると理想のワークフローを見つけるのが難しくなります。

現行踏襲や仕様の完全維持を試みることで、ワークフローシステムの適用範囲が制限され、かえって過度なカスタマイズが必要になるからです。

選択肢が制約されないように、現行プロセスに縛られない柔軟性を持つことが重要になります。

失敗パターン2: イレギュラーケースへの執着

ワークフローシステムの導入において、イレギュラーへの執着は避け一定の切り捨ては必要になります。

例外処理にこだわりすぎると、システムの設定が複雑化し、膨大な運用回避マニュアルが必要になるからです。

年に数回しか発生しない特殊なケースに多くのリソースを割くことで、一番の目的である組織全体の効率向上から逸れる可能性があります。

効率的なプロセスを築くために、目的に対して優先順位をつけた上でできるだけシンプルなシステムで運用するのが理想的です。

失敗パターン3: システムの導入に併せた業務変更を行わない

多くの会社においてワークフローシステムの導入の目的は、業務プロセスを現状よりも効率的に運用することです。

しかし、ワークフローだけ新しいシステムに切り替えてもそれに付随した業務が古いままではシステム導入の利点が最大限に発揮されません。

例えば、データを従来通り紙で保存していた場合でも、印刷保存に固執せずデジタル保存に移行することが求められます。システム導入と同時に業務プロセスを見直すことで、本来求めていた効果を最大限に引き出せるでしょう。

失敗しないためのポイント

1. 過度なカスタマイズは業務自体の変更を検討する

過度なカスタマイズによってシステムが複雑化し、時間とお金がかかるだけでなく運用も難しくなります。

ワークフローシステムを生かすためにも、過度なカスタマイズをする前に業務自体の変更も視野に入れる必要があります。

目的に対して必要な業務と必要でない業務を切り分けて、シンプルな運用にするのが理想的と言えるでしょう。

2. イレギュラーケースを気にしすぎず、運用自体を変える

イレギュラーケースに過剰にリソースを割くよりも、運用プロセス全体を見直し、シンプルで効率的なワークフローを構築することが重要です。

特殊なケースに柔軟に対応できるワークフローもあるため、必要であれば比較検討する中で柔軟性はあるかを一つの基準にするのもアリでしょう。

3. なぜ導入するのか、目的を明確にし、組織的に対応する

ワークフローシステムの導入目的をしっかりと明確にし、それに基づいて組織全体で一丸となって対応することが成功の鍵です。

目的を共有し、関係部署との連携を強化することで、システムの導入効果を最大化できます。

まとめ

ワークフロー導入の失敗パターンを回避し、選定したシステムを最大限に活用するためにもきちんと目的に対して手段が適切かを慎重に見極めることが重要です。

組織全体での理解と協力を得つつ、ワークフローシステムの導入を進めることで、自社にピッタリのワークフローを見つけることがでしょう。