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ワークフローとは？意味やシステム導入のメリット・デメリットをわかりやすく解説

業務の効率やスムーズな意思決定のため、ワークフローシステムの導入を検討している経営者や担当者も多いのではないでしょうか。自社にあったワークフローシステムを導入するには、ワークフローへの理解を深めたうえで選ぶのがポイントです。

この記事では、ビジネスにおけるワークフローとは何かを説明し、ワークフローシステムの具体的な機能を解説します。システム導入のメリットやデメリット、選ぶ際のチェックポイントなども紹介するので、システム選びの参考にしてください。

kickflowは、企業が求めるさまざまな機能を備えた柔軟性の高いシステムです。さまざまな企業のワークフローにマッチするので、ぜひ無料トライアルを試してみてください。

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ビジネスにおけるワークフローとは？意味を簡単にわかりやすく解説

ワークフローは、仕事のWork（ワーク）と流れのFlow（フロー）を合わせた言葉です。ビジネスにおけるワークフローとは、簡単に表すと業務の手順を意味します。わかりやすく説明すると、何かの役割を担う社員がどのように該当業務を進めるべきか、開始から完了までの流れのことです。

社内の業務には企業が蓄積してきたノウハウや経験による効率的な進め方があります。誰が担当しても、効率的に進められ同じように完了できるような手順が必要です。例えば申請・承認・決裁など、立場の異なる社員がそれぞれの段階の業務を行いますが、フローがあれば誰が担当してもスムーズに業務を進められます。

このように、複数の社員に関連する業務を決められた流れで進めることや、業務の流れを図式化したものがワークフローです。

ワークフローシステムの機能とは｜申請・承認の社内ワークフローを効率化

社内のワークフローを支援するワークフローシステムとは、業務の申請から承認までの作業をデジタル化する業務サポートツールです。

具体的には、申請するためのフォーム機能や複数で共有できる経路フロー、組織管理や外部サービスとの連携などが可能になります。ここでは、ワークフローシステム「kickflow」における、以下5つのおもな機能について解説しましょう。

• フォームの作成
• 申請～承認経路の可視化
• 組織管理
• セキュリティ・監査対応
• 外部サービスとの連携

フォーム作成

フォームの作成は、ワークフローシステムで利用する申請書をつくる機能です。

多くのタイプに対応し、基本的な文字列やプルダウン、チェックボックス、数値、日付、添付ファイルなどから選べます。Excelなどほかのマスターデータや汎用マスターデータからの選択も可能です。

また、フォームには必須項目の設定もできます。そのため、社内のワークフローに合わせた仕様へ柔軟に対応できるのも特徴です。

承認者だけが入力できるフォームの設定ができるので、承認者が効率的に業務を進められます。条件によりフォームの一部を表示・非表示にできるので、無駄のない直感的でスムーズな作業が可能です。

申請～承認経路の可視化

申請から承認までの経路を設定・可視化できる機能を「経路機能」といいます。

企業には部署ごとに異なる複数の承認経路が存在しますが、経路機能ではさまざまなパターンの経路を直感的な操作で設定できます。

kickflowでは、さまざまな承認者を設定できます。例えばA課長とB課長の両方が承認する必要があるケースでも、どちらかの課長が承認すれば良いように条件設定の変更が可能です。条件を変更することで、より業務の意思決定がスピーディーになります。

また申請者や承認者がフローのステップを追加できるのも特徴です。申請内容を承認前に「〇〇さんに確認してもらいたい」ときなどに役立ちます。

組織管理

組織管理は、企業におけるさまざまな組織の形を管理できる機能です。業務をスムーズに進めるための代理申請や代理申請の設定、大規模な組織改編による組織図の事前準備などに対応できます。

申請者や承認者などの担当者変更は、少なくても年に1度くらいはあるものです。多くの社員を抱える企業は100人単位どころではないので、フローの見直しだけでも膨大な人員や時間のコストがかかります。

システムを使えば、組織改編をあらかじめ準備しておくことが可能です。予約機能もあるので、例えば4月1日に設定しておけば改編の当日に反映させることができます。

セキュリティ・監査対応

ワークフローシステムは、制限や監視などによるセキュリティ面の機能も優れています。

システム全体を全社で共有することは業務を円滑に進めるうえで重要ですが、セキュリティ面での懸念も少なくありません。システムでは、以下などの機能によりセキュリティ面を強化しています。

• 管理者グループ個別の権限管理
• チケット閲覧者の設定
• IPアドレスによるアクセス制限
• 管理画面での操作監視

アクセスの制限や誰がどのような操作をしたかを監視することが可能です。必要な人にだけ権限を与えるなどの細かい設定もできるので、不正な操作を防げます。またシングルサインオン（SSO）が実装されているので、パスワードの使いまわしによるリスクを抑えることも可能です。

外部サービスとの連携

ワークフローシステムには、チャットサービスやクラウドサービスなどのさまざまな外部サービスと連携できる機能があります。

kickflowで利用できる、外部サービスとの連携や機能は以下の通りです。

ビジネス向けチャットツール

• Slack
• Chatwork
• Microsoft Teams
• LINE WORKS

ビジネス向けクラウドツール

• クラウドサイン
• Google Workspace

便利機能

• REST API
• Webhook
• 外部API連携ボタン

ビジネスツールにはすべての機能を求めがちですが、設定などに時間がかかってしまいます。kickflowならさまざまな外部サービスと連携可能なので、導入後も既存の利用ツールを面倒な設定なしで引き継ぎ可能です。

ワークフローシステム導入のメリット4つ

ワークフローシステムを導入するなら、導入するメリットを理解したうえで検討することも重要です。

ワークフローシステムのメリットを理解することで、自社に合ったシステムなのかを知ることもできます。自社が抱える問題や改善すべきポイントと照らし合わせてみましょう。

ワークフローシステムのメリットは以下の4つです。

• 社内業務の効率化
• 意思決定スピードの向上
• ペーパーレス化によるコスト削減
• 内部統制の強化

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

社内業務の効率化

ワークフローシステムの導入により、社内業務の効率化につながるメリットがあります。

承認や決済作業が滞ることで、社内業務がスムーズに進まない悩みはないでしょうか。業務の遅延は生産性だけでなく、社員のモチベーションにも影響する事態です。それにより、さらに企業の生産性の低下を招いてしまいます。

ワークフローシステムの導入により、申請や承認、決裁担当者などの情報が可視化されるので、業務の流れが明確になります。進捗状況も見えるので、どこでフローが停滞しているかの確認も可能です。

承認担当者を複数設定しておけば、申請を取りこぼすことなくスムーズで効率的な社内業務が可能になるでしょう。

意思決定スピードの向上

意思決定のスピードの向上が期待できるのも、ワークフローシステム導入のメリットです。

ワークフローシステムでは、申請や承認がパソコンで簡単に実行することができます。申請内容は、自動で設定したルート通りに「承認担当者」「決済担当者」へ伝達されるので、スピード感のある意思決定が可能です。

もちろん、出張先や外出先からでもシステムを利用できるので、決済担当者がいないから決済できないなどの業務の停滞を防げます。これにより申請から決裁までのスピードが向上し、タイムリーな意思決定が可能になるのです。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローシステムの導入で、いままで紙で申請書を管理していた企業ではペーパーレス化によるコストの削減が実現します。

紙で申請書を管理している場合、紙代だけでなくコピー機の利用料やFAXの通信費、メール便などの郵送料などさまざまな費用が必要です。また、書類を管理するには多くのファイルを置くためのスペースも確保しなければなりません。社外秘の書類などでは、管理するのも一苦労です。

ワークフローシステムは書類を電子化できるので、前述したようなコストがかかりません。データも検索できるので欲しい書類がすぐに見つかります。紛失のリスクもないので、安心して管理できるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムでは、内部統制の強化を図れることもメリットです。

ワークフローシステムは申請から決裁まで設定したルート通り、正確に伝達されます。誰がどのタイミングで操作したのかも可視化できるので、書類の改ざんを防ぐなどコンプライアンスの強化にもつなげられるのです。

また、申請書類を担当者が出張や外出のため、代わりの誰かが承認してしまうケースはないでしょうか。ワークフローシステムでは、設定した担当者にしか承認を行えません。なれ合いによる承認を防げるので、申請書の間違いなどを未然に防げるようになります。

ワークフローシステム導入のデメリット2つ

導入により多くのメリットがあるワークフローシステムですが、導入の検討にはデメリットも理解しておきましょう。デメリットを理解せず自社に合わないシステムを導入してしまうと、時間や費用のコストが無駄になります。また導入後、元に戻したり新しいシステムを導入したりするには、さらにコストが必要になるのでしっかりと理解しておきましょう。

ワークフローシステムを導入する2つのデメリットは以下の通りです。

• システムの操作を覚える必要がある
• 自社業務に適合しない場合がある

システムの操作を覚える必要がある

新しいツールを導入する際に問題となるのが、システムの操作を覚える必要があることです。普段からパソコンを使用せず紙の書類に慣れているパソコンが苦手な社員は、覚えるのに時間がかかる可能性もあるでしょう。

kickflowは直感的な操作ができるシステムなので、はじめてでもスムーズな操作が可能です。カスタマーサポートが充実しているので、設定方針の助言や移行計画の立案などしっかりとサポートします。また、よくある質問やステータス別の機能説明など、専用ページも充実しています。

自社業務に適合しない場合がある

ワークフローシステムは、自社の業務に適合しない場合があるのもデメリットです。

例えば、タイムリーな意思決定を実現するために導入したとします。導入したサービスが、スマホやタブレットなどの端末に対応していなければ意味がありません。複数の決裁ルートを設定できなければ、タイムリーな決裁も難しいでしょう。

kickflowはレスポンシブに対応しているので、スマホやタブレットでもパソコンと同様に申請や承認が可能です。経路機能によりさまざまな決裁ルートにも柔軟に対応できます。また、本番環境と同様の環境で利用できる無料トライアルがあるので、自社の業務への適合を確認したうえでの検討が可能です。

ワークフローシステムを選ぶ際のチェックポイント

ワークフローシステムは、何を重視して選択すべきなのでしょうか。自社にマッチしたワークフローシステムを導入するには、選ぶ際のチェックポイントを理解しておく必要があります。以下4つのチェックポイントを確認し、自社業務に適合したサービスを選びましょう。

• 既存システムと連携できるかどうか
• 操作性が良いかどうか
• 欲しい機能が備わっているかどうか
• サポートが充実しているかどうか

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

既存システムと連携できるかどうか

ワークフローシステム選びでは、既存のシステムと連携できるかがチェックポイントです。システムを導入しても、利用しているビジネスツールとの連携ができなければ、一から自社向けの環境をつくりあげる必要があります。

kickflowならビジネス向けチャットツールやビジネス向けクラウドツールなど、さまざまなシステムとの連携が可能です。外部API連携ボタンにより素早くデータ連携できるので、よりスムーズな業務が実現できます。

操作性が良いかどうか

ワークフローシステムを選ぶときは、操作性も重要な要素です。紙での申請に慣れている環境の場合、パソコンによるデジタル申請に抵抗がある社員もいるでしょう。システムが定着しない可能性もあるので、誰でも操作できるシステムを選ぶことも大切です。

kickflowなら直感的な画面から操作できるので、パソコンの専門的な知識がなくてもスムーズに利用できます。また承認状況を可視化できるので、属人化による書類の停滞などの解消にもつながります。

欲しい機能が備わっているかどうか

自社が必要とする機能が備わっているかも、導入時のチェックポイントです。例えば決裁担当者が頻繁に外出する企業なら、スマホなどの端末で承認できる機能が求められます。スムーズな決裁を実現するなら、複数の承認担当者を設定したいと考えるでしょう。

kickflowなら外出先からでも、スマホやタブレットからの決裁も可能です。また、承認者を柔軟に設定できるので、承認の停滞を防ぎタイムリーな承認作業を実現できます。

サポートが充実しているかどうか

サポートが充実していることも、ワークフローシステムのチェックポイントです。導入時や導入後には、さまざまな問題が発生する可能性があります。メールでのやり取りだけでなく、チャットなどリアルタイムでやり取りできる環境も必要です。

kickflowなら導入時の設定サポートやオペレーションコンサル、チャットサポートなどのカスタマーサポートも充実しています。チャットサポートでは、自社が利用しているチャットツールでのやり取りが可能です。

【柔軟性が高いクラウド】ワークフローシステムはkickflowがおすすめ

自社に合ったシステムを求めているなら、柔軟性が高いクラウドワークフローシステム「kickflow」がおすすめです。

kickflowの特徴は以下の通りです。

• ユーザー目線での開発
• 柔軟性が高いクラウドサービス
• 多くのビジネスツールと連携可能
• REST APIによるスピーディーなデータ連携
• 無料トライアルで試してから検討できる

kickflowは、ワークフローシステムに課題を感じていた300以上の企業への調査やヒアリング結果を参考に開発されています。したがってkickflowは、多くの企業が求める利便性や機能性、柔軟性を備えているワークフローシステムです。

クラウドサービスなので、自社サーバーを管理する必要がありません。自社サーバーのメンテナンスやカスタマイズ、トラブル対応などから開放されます。

kickflowは、企業が求めるさまざまな機能を備えた柔軟性の高いシステムです。さまざまな企業のワークフローにマッチするので、ぜひ無料トライアルを試してみてください。

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まとめ : 自社に合ったワークフローシステムを導入し業務の効率化を実現しましょう

ワークフローの概要と、ワークフローシステムのおもな機能やメリットを中心に解説しました。ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化やタイムリーな意思決定が実現します。

導入時には、自社の導入目的に合った機能を備えているワークフローシステムを選ぶのがポイントです。ただ自社に合ったシステムかは、実際に利用してみなければわからない部分も少なくありません。

kickflowは、無料トライアル段階で初期設定に対応し、本番環境と同じ環境で無料トライアルを利用できます。ワークフローシステムの導入を検討しているなら、ぜひ「kickflow」を試してみてください。

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