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稟議・承認フローとは？一連の流れやシステム導入のメリットを解説

企業活動を行うなかで、稟議・承認フローの最適化はとても重要です。しかし、稟議・承認フローが何のことなのか、いまいち理解できていない方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、稟議・承認フローについて解説しながら、最適化するべき理由やワークフローシステムを導入するメリットをご紹介します。今ある稟議・承認の流れに課題があると感じている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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稟議・承認フローとは？

稟議・承認フローとは、企業活動において承認が必要な契約や各種申請に対し、役職者が承認や決裁を行う一連の流れのことです。主に、外部との契約締結や備品購入、採用など、自分の権限では決定できない場合に必要とされます。

稟議・承認フローは、複数の役職者が集まらずに物事を決定できるので、「合議制」の簡易版ともいえます。業務を行うなかで、システムの変更や導入、物品の購入など承認が必要な事案は度々発生するものです。その都度、多忙な役職者を集めるのは現実的に難しいでしょう。企業活動の円滑な進行を図るためには、稟議・承認フローが欠かせません。

稟議書作成から承認までの一連の流れ

稟議フローの一連の流れを解説します。基本的な流れは、以下のとおりです。

• 稟議書を作成
• 稟議書を申請
• 稟議書を確認・承認

具体的にどのようなことを行うのか、注意点も踏まえながら解説します。

稟議書を作成 | 社内の書き方に注意

まずは稟議書の作成が必要です。一般的に稟議書に記載するのは、以下の項目です。

• 決裁区分・承認欄
• 決済日・申請日
• 稟議内容
• 必要な費用
• 申請する目的や理由
• 得られるメリット

さまざまな項目があるなかで、特に重要なのは「得られるメリット」です。承認するとどのようなメリットが得られるのかを提示しなければ、役職者は自社に必要かどうかを判断できません。メリットがないと思われれば、承認されない可能性が高くなるでしょう。

また稟議書の項目は内容によって異なるので、その都度、適切なものを作成してください。自社に基本のテンプレートがある場合は、そちらを用いて作成しましょう。

稟議書を申請

稟議書を作成したら、役職者に提出します。稟議書は、役職の低い人から高い人へと、承認経路に沿って回すのが通例です。申請する内容によっては、役員の承認が必要となる場合もあります。どの役職までの承認が必要なのかは、社内で決まっていることがほとんどです。稟議書を申請する際に必ず確認しておきましょう。

稟議書を確認・承認

稟議書の提出から稟議承認されるまで、どのくらいの時間を要するのかはその都度異なります。申請する内容が複雑で承認に時間がかかっているケースもあれば、役職者が忙しすぎてチェックできていないケースもあり得ます。

また稟議書が紙媒体の場合は、回覧されている途中で紛失してしまうことも起こり得るでしょう。稟議承認までの時間短縮や稟議書の紛失を防ぐために、承認者には稟議書を回覧することを事前に伝えておくのも有効です。

稟議・承認フローの最適化が重要な理由

1つの事案が稟議から承認・決裁されるまでは時間と手間がかかります。複数の役職者から承認を得なければいけないので、やむを得ない部分もあるでしょう。しかし、稟議・承認フローが最適化されれば、生産性の向上が見込めます。

例えば、稟議書がテンプレート化されていれば、稟議書を作成する手間と時間を減らせます。申請者は項目に沿って稟議書を作成できるので、一から作り始めるよりも効率的です。また必要な項目が抜けていたり、役職者に内容が伝わらなかったりするなど、人為的なミスの予防にもつながります。

稟議・承認フローの最適化を図ることで、スムーズな承認・決裁が可能になれば、業務をスムーズに進行できます。生産性が上がれば、業績アップにもつながるでしょう。

ワークフローシステムで稟議・承認フローを作成・管理するメリット

承認ワークフローシステムの導入もまた、稟議・承認フローの最適化を図る方法の1つといえるでしょう。ワークフローシステムを導入すると得られるメリットは、主に以下の4つです。

• 契約書・請求書のデータ化でスピード向上
• 申請書のテンプレートをそのまま使える
• リモートワークや多様な働き方に対応しやすい
• 承認フロー図を可視化できる

それぞれ詳しく解説しますので、今の稟議・承認フローの利便性向上を図りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

契約書・請求書のデータ化でスピード向上

紙ベースの契約書や請求書は、送付や回覧に時間がかかります。承認者となる役職者が出張や会議などで不在の場合もあるでしょう。特に、支社で申請する場合は、本社に郵送しなければいけないので、決裁まで数日かかるケースも。
ワークフローシステムが導入されていれば、契約書や請求書をデータ化できます。インターネット環境があれば、役職者は場所や時間を選ばずに確認・承認が可能。決裁までのスピードを向上できます。また各承認者のステータスが視覚化されるので、契約書や請求書が承認フローのどこで止まっているのかも一目瞭然です。書類を紛失するリスクも無くなるので、稟議にかかっていた手間と時間を大幅に減らせます。

申請書のテンプレートをそのまま使える

申請書を一から作成するのは時間と手間がかかります。不慣れな方ほど、記入漏れや申請内容が伝わりにくいなどの理由により、再提出を求められることも。場合によっては、他の業務に支障が出てしまう恐れもあるでしょう。
ワークフローシステムでは申請書をテンプレート化できるので、申請者は項目に沿って作成するだけで済みます。初めて作成する方にとっても分かりやすいので、申請するたびに悩む必要がなくなります。申請から承認フローに提出するまでスピーディーに行うことができれば、稟議・承認が必要な業務を滞ることなく進行できるでしょう。

リモートワークや多様な働き方に対応しやすい

承認フローシステムを導入すると、書類の申請から受理、確認、承認といった作業をすべて電子的に行えるようになります。申請者や承認者はわざわざ出社する必要がないので、リモートワーク中も稟議・承認の手続きを進めることが可能です。

時間や場所に捉われずに業務処理ができるので、リモートワークやテレワーク、時短勤務といった多様な働き方にも対応しやすくなります。今後は多くの企業で、出社せずに申請や承認できる仕組みは必要不可欠になってくるでしょう。

承認フロー図を可視化できる

ワークフローシステムによって承認フロー図が可視化されます。承認していない役職者は誰なのか、どの段階まで進んでいるのか、処理状況がひと目で分かるようになります。どこで止まっているのか探す手間が省けるので、作業効率化にもつながるでしょう。

加えて、不正処理の防止効果も期待できます。ワークフローシステムで申請や承認ができるのは本人のみです。そのため、役職者の代わりに捺印したり、勝手に承認したりすることができなくなります。発注や契約などを行う際に口頭確認のみで済ませてしまうと、あいまいな認識のまま契約することも起こり得るでしょう。承認フロー図が可視化されることで、一つひとつ丁寧な確認と承認が可能になり、認識の違いによるトラブルを防げます。

稟議・承認フローを紙で作成・管理する際の問題点

稟議ワークフローを未だに紙で作成し、管理している企業は少なくありません。紙ベースの場合は、以下3つの問題点を抱えやすいので注意が必要です。

• 社内承認まで無駄な時間がかかる
• 稟議がおりるまで進捗状況が曖昧
• 保管場所と管理の手間が面倒

ワークフローシステムを導入すれば改善できる注意点ばかりです。まずはそれぞれ詳しく見ていきましょう。

社内承認まで無駄な時間がかかる

紙ベースで申請すると、社内承認まで無駄な時間がかかります。そもそも書類を手書きするのは、タイピングよりも時間がかかるものです。稟議書がテンプレート化されていない場合は、一から作り始めなければいけないので、さらに時間がかかるでしょう。加えて、役職者と離れた場所に勤務している場合、書類を郵送しなければいけません。承認フローが進むのに数日かかることが予測されます。

また紙の場合は、不明点や不備などがあり、否認・差し戻しをするときも面倒です。申請書に記載されている内容だけでは承認できないと判断したとき、より詳しく説明してもらわなければいけません。相手が席を外しているとタイムラグが生じ、無駄に時間がかかります。ワークフローシステムはチャット機能が備わっているので、すぐに確認できます。スムーズな意思決定が可能となり、自分のタイミングで処理しやすくなるのです。

稟議がおりるまで進捗状況が曖昧

紙ベースの場合は、稟議がおりるまでの進捗状況が曖昧になりやすいといったデメリットがあります。現段階で誰の手元に書類があるのか、承認フローのどこまで進んでいるのかを把握するのは困難です。いつになったら決裁されるのかが分からないと、業務にも支障をきたすでしょう。特に、期限が迫っている業務の場合、進捗状況が気になりますが、役職者に確認するのも気が引けるものです。

ワークフローシステムが導入されていれば承認フロー図が視覚化されるので、処理状況をひと目で分かるようになります。

保管場所と管理の手間が面倒

承認・決裁された書類のなかには、法律によって保存期間が決められているものもあります。例えば、総務に関わる書類は2〜5年、経理に関わる書類は7年、なかには永久保存が義務付けられている書類もあるのです。紙による稟議・承認フローの場合は、大量の書類を保管するための場所と管理する手間が必要です。場所や人員を確保するためにコストもかかります。

紙の書類はバラつきやすい上に、探すのも一苦労です。適切に保管されていないと、書類を探すのに時間がかかり、他の業務に影響を及ぼす可能性もあります。また紙は、経年劣化によって損傷することも少なくありません。稟議・承認フローを紙で作成・管理する際は、このようなトラブルがあることも覚えておくべきです。

稟議・承認フローの改善にはkickflowがおすすめ！自動化で生産性UP

ワークフローシステムはさまざまありますが、生産性の向上を図りたい企業にはkickflowがおすすめです。kickflowは稟議・承認フローにおける圧倒的な使いやすさと、管理のしやすさを実現したクラウドワークフローです。

特徴として、承認経路が豊富に設定できる点が挙げられます。kickflowでは経路数の利用制限がないので、その都度、適したワークフローを作成できます。複数のステップを同時進行できるところも特徴のひとつ。これにより、経理部と営業部といった異なる部署での同時チェックが可能になります。
またkickflowは、SlackやChatworkといった外部サービスとの連携も可能です。スマートフォンからも承認できるので、役職者はより時間と場所を選ばずに確認できます。稟議書に疑問点がある場合は、すぐに確認できるので、承認・決裁までのスムーズ化を図れます。

まとめ

稟議・承認フローとは、企業活動において承認が必要な契約や各種申請に対し、役職者が承認や決裁を行う一連の流れのことです。稟議・承認フローが最適化されている企業は、申請から承認・決裁までがスムーズに行われるので、業務が滞ることなく進み、生産性の向上にもつなげられます。
稟議・承認フローの最適化を図るためには、ワークフローシステムの導入が効果的です。今回ご紹介したkickflowは、ワークフローシステムに課題を感じる企業への調査・ヒアリングをもとに開発しています。「この点が不便に感じる…」「ここがこうだったらいいのに…」といった課題を改善し、使いやすさと管理のしやすさを徹底しています。kickflowでは無料トライアルを実施しているので、まずは気軽にお問い合わせください。

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