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稟議書とは？書き方や目的、スムーズに通すための6つのコツを紹介！

稟議書をスムーズに通すための方法を調べている経営者や担当者も多いのではないでしょうか。稟議書を効率的に決裁者まで通すには、書き方や含めるべき項目を理解したうえでの作成が重要です。また、スムーズに通すための環境づくりも無視できません。

この記事では、稟議書をスムーズに通す6つのコツを紹介します。稟議書とは何か、目的や書き方、基本的な流れも解説。稟議によく見られる課題と問題点、稟議書を効率化するおすすめツールも参考にしてください。

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稟議書とは | 作成する意味をわかりやすく解説！

稟議書とは、稟議を行うために作成し回覧する書類です。稟議とは上層部などの立場が上の人間に対して、提案や意見、相談をすることを指します。ビジネスにおける稟議書は、事案の承認・決裁を得ることや、関係者へ情報を共有するための書類の意味と考えるのが一般的です。

通常、企業で何かの事案がある場合は会議でプレゼンなどをして承認・決裁へと進みます。会議を開催するには、出席者のスケジュール調整などに手間がかかるため効率的な方法とはいえません。稟議書なら、会議の手間を省いてスピーディに事案の決裁へと進めます。

わかりやすく解説すると、事案の決裁を求める稟議書を作成し関係者全員へ回覧することで承認・決裁してもらう方法です。

また、稟議には混同しやすい言葉があるので確認しておきましょう。

起案・承認・稟議・決裁の違い

起案・承認・稟議・決裁は、混同されやすい言葉ですが、それぞれ以下のように別の意味があります。

• 起案 = 作成：事案について書類を「作成する」こと
• 承認 = 同意：起案の内容に「同意する」こと
• 稟議 = 依頼：上層部など複数の人間から承認を得るために「依頼する」こと
• 決裁 = 意思決定：権限のある立場の人が起案に対し「意思決定する」こと

起案は、あくまでも書類を作成することです。稟議に上げたい事案をまとめて稟議書を作成する段階なので稟議とは異なります。

承認は、起案内容への同意です。例えば稟議書の場合なら、複数の承認者が回覧された稟議書の内容を確認して同意することなので稟議とは異なります。

とくに稟議と混同されやすいのが決裁です。決裁は、決裁者のみが事案を承認し意思決定する行為を意味します。承認を得るために、複数の人間へ事案を回覧し承認を依頼する稟議とは異なるのです。

稟議書は無駄？目的・必要性を解説

稟議書は無駄なものではなく、起案から決裁までをスムーズに進めるためには必要な書類といえます。稟議書の目的や必要性は、以下のとおりです。

• 起案から決裁を効率化するため
• 起案内容を共有するため

何らかの事案は、会議を実施して複数人が合意したうえで決裁されるのが一般的です。先述しましたが、会議の開催には出席者のスケジュール管理や開催するための費用などが必要なので効率的ではありません。関係者に稟議書を回覧する方法なら、スムーズに起案内容の周知・承認が得られます。

あらかじめ合意している内容を共有することも目的の一つです。事案は、前触れもなく稟議に上がることはほとんどありません。一般的には事前に事案内容を周知して、関係各所と調整し合意が得られているケースが多くあります。

稟議書を起案し回覧することで、内容の再確認ができたり認識違いを防いだりできるのです。

稟議書の起案から決裁までの基本的な流れ

稟議書の起案から決裁までの基本的な流れは、以下のとおりです。

1. 起案者が稟議書を作成する
2. 稟議書の書類番号を取得する
3. 稟議書を回覧して承認を得る

まず、何かしらの事案を稟議に上げるため、起案者が稟議書を作成します。稟議書は書類番号で管理されるケースがほとんどです。社内の取り決めに従って番号を取得し、管理するための台帳があるなら記入しましょう。

次に、稟議書を上層部へ回覧します。社内でフローが決まっていることがほとんどですが、役職の低い人から高い人の順で回覧されていくのが一般的です。複数の関係者の承認を経て、決裁者により決裁されます。

稟議書の書き方 | 記入必須項目

稟議書には目を通してもらい承認してもらう目的があるので、関係者が見て理解できる内容でなければいけません。そのためには、書き方や記入すべき項目を理解しておく必要があります。

基本的な書き方や稟議書を作成するときのポイントは、以下のとおりです。

1. 例文やフォーマット・テンプレートの利用
2. 必要項目を記載
3. 決裁者が判断に必要な情報の調査・追記

ここでは、上記のポイントに沿って稟議書の書き方や記入すべき必要項目を紹介します。

1. 例文やフォーマット・テンプレートの利用

稟議書はフォーマットやテンプレートを利用したり、過去に作成された書類を例文にして作成しましょう。理由は、様式が定まっていれば関係者の誰が見ても理解しやすく、承認作業をスムーズにできるからです。

稟議書のフォーマットやテンプレートに指定の様式がある企業も少なくありません。起案者も承認者も、見慣れた書式の稟議書ならどこに何の内容があるのかを把握しています。そのため、稟議をスムーズに進められるのです。

稟議書のフォーマットやテンプレートがないなら、過去の書類を参考に起案する方法もあります。過去の書類がわかりづらかったり残っていなかったりするなら、記入すべき必要項目を含めたテンプレートを準備して起案しましょう。

2. 必要項目を記載

稟議書に記入すべき必要項目は、以下のとおりです。

• 起案日と決裁日
• 起案者
• 書類番号（申請番号や決裁番号）
• タイトル
• 稟議目的
• 稟議理由
• 事案にかかるコスト

起案日だけでなく、決裁日欄も入れておくのがポイントです。決裁日が示せるので、いつから稟議内容に効力が発生したかを明確にできます。

稟議目的は、その事案によりどのようなメリットが得られるのかです。承認者にメリットを伝えられる内容にすると、スムーズな承認につながるでしょう。稟議理由に該当事案がどうして必要なのか、理解しやすい経緯を含めれば、さらに承認者がわかりやすい書類になります。

説得力のある書類を作成するには、コストを正確に算出しなければなりません。内容や金額によっては概算でもいいですが、できるだけ見積もりをとり内訳などの説明を加えておくことが求められます。

3. 決裁者が判断に必要な情報の調査・追記

決裁者が意思決定に必要とする情報を調査して追記するのもポイントです。前章までは大まかな稟議書の書き方を解説しましたが、判断材料を追記することでよりスムーズな決裁を促せるのです。

スムーズな承認・決裁には、事案による効果やリターン、想定リスクなど決裁の決め手となる内容も含める必要があります。また決裁者のタイムリーな判断を促すには、無駄な内容やデータは省き、必要な情報だけを選んで記載することも重要です。

このように稟議書をスムーズに通すには、多くのポイントがあります。次章では、稟議書をよりスムーズに通すためのコツを解説しましょう。

稟議書をスムーズに通すための6つのコツ

判断しづらい稟議書では、戻されたり承認者で停滞したりするので、通るまでに多くの時間を要してしまいます。通りやすい稟議書を理解して、スムーズな決裁を促しましょう。

稟議書をスムーズに通すためのコツは、以下の6つです。

• まとまりのない文章を避け、端的に伝える
• 具体的なメリット・デメリットの提示
• デメリットの対策・対処法までを示す
• 判断に不要なデータを掲載しない
• 関係者と事前調整をしておく
• 部署内のフォーマットや例文を使用

ここでは、6つのコツそれぞれについて解説します。

まとまりのない文章を避け、端的に伝える

稟議書では、内容を端的に伝えるのがポイントです。多くの伝えたいことがあるからといって、長々とまとまりのない文章にするのは逆効果です。情報量が多すぎて何を伝えたいのかがぶれるので、理解を得るのが難しくなります。

理解を得るのが難しい書類では決裁までに時間を要すので、稟議書はひと目で理解できるくらいにまとめるのがポイントです。文章だけでなく、箇条書きなども含めて直感的に関係者の誰が見ても理解しやすい内容にしましょう。

具体的なメリット・デメリットの提示

事案によって具体的にどのようなメリットがあるのかだけでなく、デメリットも提示しましょう。デメリットやリスクを提示することで、決裁者のスムーズな意思決定を促せます。

決裁者は稟議を決裁することで、事案による影響のすべての責任を負う立場です。デメリットやリスクなどが提示されていなければ、決裁者は一からデメリットやリスクを洗い出さなければなりません。また、わかりづらい書類として承認者の段階で戻されるケースもあります。

稟議書に具体的なデメリットやリスクが提示されていれば、事案による影響をひと目で理解できるのでスムーズな決裁につながるのです。

デメリットの対策・対処法までを示す

デメリットやリスクは提示するだけでなく、対策プランや対処法まで示しておけば、よりスムーズな決裁を促せるでしょう。前述したように、決裁者には決裁することで事案すべての責任を負うことになります。デメリットやリスクが提示されているだけでは、対策を考えるなどの時間を要してしまうのです。

デメリットやリスクへの対策や対処法が示された内容の書類なら、承認者や決裁者が対策を一から考える必要はありません。稟議書で示された対策や対処方法を精査するだけで済むので、結果的にスムーズな承認・決裁を促せるのです。

判断に不要なデータを掲載しない

意思決定に不要なデータを掲載しないことも、稟議書をスムーズに通すためのコツです。多くのデータを載せて、少しでも伝わりやすい内容にしたい気持ちはあります。ただ、多くの不要データを載せてしまうと、論点がぶれて何を伝えたい書類かがわかりづらくなるのです。

稟議書は、情報やデータ収集の過程をアピールする書類ではありません。該当する事案の目的や理由、コストなどについての必要最低限のデータでまとめるのがポイントです。必要な情報やデータだけが載せられていれば、承認・決裁者もスムーズな判断ができます。

稟議書を書くためには、様々な情報を収集することになります。しかし、闇雲に集めた情報を全て掲載すると、かえって読みにくく、「論点が不明瞭」という印象を与えてしまうことにもなります。

稟議書には、「これだけ情報を集めてこの稟議を上げている」という主張は不要です。説明に使用する情報の提示は必要最小限に留め、説得力のある情報だけを伝えることが大切です。

関係者と事前調整をしておく

関係者と稟議する内容を事前に調整しておくことも、稟議書をスムーズに通すためのコツです。いきなり稟議書を回覧すると、承認者や決裁者は精査する時間を必要とします。リスクやデメリットはないかなど警戒するので、すぐに稟議書が通ることはほとんど期待できません。

事前に承認者や決裁者へ稟議する内容を伝えるなど調整しておけば、話が通っているため警戒されずに進められます。口頭で相談しておくだけでも、いきなり書類を回すよりはスムーズな処理が期待できるでしょう。

部署内のフォーマットや例文を使用

企業のフォーマットや過去書類の例文を使用するのもコツです。フォーマットの使用や過去の稟議書を参考にすれば、作成がスムーズになり承認者や決裁者も理解しやすい内容書類ができます。実際に通った稟議書なら、通りやすい内容を確認することも可能です。

企業にフォーマットがない場合は、部署内だけでも様式を統一しましょう。統一することで様式に慣れてくるため、作成・承認・決裁がスムーズに進められます。また、稟議書のフローを効率化するツールの活用もおすすめです。

稟議によく見られる課題・問題点

自社の稟議書フローなどで悩みを抱えているケースはないでしょうか。稟議によく見られる課題や問題点を理解しておくことで、改善には何が必要なのかが見えてきます。

一般的に、稟議書で課題や問題点として挙げられているのは以下の4点です。

• 起案から承認まで時間がかかる
• フローが曖昧で責任の所在が明確になりづらい
• 紙の資料等、保存のためにコストがかかる
• テレワークという新しい働き方に対応できない

ここでは、それぞれの課題や問題点について解説します。

起案から承認まで時間がかかる

稟議書は会議を実施する手間や時間、コストを省ける書類ですが、それでも起案から承認までには時間を要します。複数の承認者を経て決裁されるため、書類がすべての関係者へ回るのに時間がかかるのです。

さらに承認者の全員が同じオフィス内で働いているとは限りません。また、出張などで不在になっているケースもあるでしょう。そのためタイミングによっては、起案から承認にかなりの期間が必要になります。

タイムリーな承認・決裁を必要とする稟議の場合は、スムーズに承認・決裁ができる環境づくりも重要です。

フローが曖昧で責任の所在が明確になりづらい

フローが曖昧で、責任の所在が明確になりづらい問題もあります。複数人が承認したうえで決裁者が意思決定するフローなら問題ありません。しかし、決裁者がはっきりせず複数承認者で決裁される場合は問題になりがちです。

例えば、何かのトラブルがあっても複数人の承認者により決まったことなので、誰がどのような行動をすべきかが明確にできません。担当者もトラブル発生時、誰に相談・報告すべきかわからずに、スムーズな対応ができないケースもあります。

内容によっては企業の信用にも関わるので、責任の所在を明確にしておくことが重要です。

紙の資料等、保存のためにコストがかかる

稟議書は紙の書類なので用紙代や印刷費用、保管費用などのさまざまなコストがかかります。稟議書に資料などを付ける場合は、用紙や印刷のコストがさらに必要です。

企業で稟議書の保管期限を定めている場合、数年間はファイル等で保管することになります。そのため、保管スペースを確保するためのコストもかかるでしょう。ほかの書類も合わせると、オフィスのスペースが制限されることになります。

無駄なコストを削減するには、稟議書を効率化するためのシステムを導入するなどの改善が必要です。

テレワークという新しい働き方に対応できない

紙の書類を回覧する方法の稟議書では、テレワークなどの新しい働き方に対応できません。テレワークであるにもかかわらず紙の稟議書では、複数の関係者に経由するうちに紛失や内容の漏洩、改ざんなどの危険性があります。

決裁者においては、決裁印を押すためだけにオフィスへ出社するなどもあるので、紙の稟議書はテレワークに対応できません。テレワークなど新しい働き方に対応した稟議書にするには、稟議を効率化するための環境づくりが必要です。

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まとめ : 稟議書をシステム化し業務の効率化を図りましょう！

稟議書について、スムーズに通すための6つのコツと書き方などを中心に解説しました。

稟議書とは、複数の関係者に回覧し承認を得るための書類です。稟議書により会議の手間やコストを削減できますが、紙の書類ではテレワークなどの新しい働き方に対応できません。

稟議のタイムリーな承認・意思決定には、システムの導入など業務の効率化を図れる環境づくりが必要です。ただ自社が求めるシステムかは、実際に利用しなければわからない部分もあります。

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