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2022/11/22 業務効率化

デジタル化とは？DXとの違いやメリット・デメリット、身近な例までわかりやすく解説！

多くの企業で導入されている「デジタル化」。デジタル化の意味を「アナログからデジタルに移行すること」と認識している方は少なくないでしょう。しかし、これだけでは半分正解で半分は不正解です。

本記事では、デジタル化について正しく理解できるように、意味や混同されやすい「DX」との違いについて詳しく解説します。導入するメリットやデメリットも併せてご紹介しますので、デジタル化への移行を検討中の方は参考にしてみてください。

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デジタル化とは | デジタル化の意味を簡単に解説

まずはじめに、デジタル化の意味について簡単に解説します。デジタル化とは「アナログをデジタルに変えること（デジタイゼーション）」と「ビジネスプロセスをデジタル化して新しい価値を生み出すこと（デジタライゼーション）」の2つの意味をもつ言葉です。

デジタイゼーションは、従来アナログでおこなっていた業務をデジタルへと移行することで効率化や合理化を図る狙いがあります。例えば、請求書や領収書などのペーパーレス化、オンラインの導入などが挙げられます。

そしてサービスや製品、ビジネスモデルを変換し、商品の強力化や競合他社との差別化などを図ることを目的に施行されるのがデジタライゼーションです。オンラインツールの導入まではデジタイゼーションですが、その後、データの分析やオンライン営業化にする部分はデジタライゼーションになります。

つまり、デジタライゼーションはデジタイゼーションが成り立っていないと実現できません。デジタイゼーションがデジタル化の第一段階であり、ここをクリアしていなければ先へと進めないということです。

デジタル化とデジタルトランスフォーメーション（DX）の違い

デジタル化と混同されやすい言葉に、「デジタルトランスフォーメーション（DX）」があります。デジタル化とデジタルトランスフォーメーション（DX）の違いは、導入する目的です。

デジタル化は「アナログをデジタルに変えること」もしくは「ビジネスプロセスをデジタル化して新しい価値を生み出すこと」を目的としている一方、DXは「新しいテクノロジーによって変化を起こし、企業戦略や仕組み、働き方などを根本から変えること」を目的としています。

またDXには、新たなビジネスによって人々の暮らしを豊かにする考えも含まれているのが特徴です。例えば、アプリの位置情報を活用したタクシーの配車サービス、キャッシュレス決済などが挙げられます。DXはデジタル化の先にあるものです。まずはデジタル化の実現が最優先となります。

今デジタル化が注目されている理由

デジタル化を導入する企業は年々増加傾向にあります。このように、注目されているのには以下3つの理由があるからです。

経済損失のリスクがあるため
人材不足に対応するため
コロナ禍で高まるテレワーク需要に対応するため

それぞれ詳しく解説しますので、デジタル化の導入を検討中の方は参考にしてみてください。

経済損失のリスクがあるため

経済産業省が2018年にまとめたDXレポートによると、日本企業がDXを推進できなかった場合、2025年以降の経済的損失は最大で年間12兆円に上ると予測されています。これは「2025年の崖」と表現されており、各企業へ警鐘を鳴らしているのです。

近年ではデジタル社会が進み、テレワークの普及や印鑑の電子化、デジタル決済などITを活用したシステムは身近なものとなっています。生活スタイルが変わっているのに対し、企業が過去の技術や仕組みにとらわれ続ければ、確実に時代遅れとなるでしょう。

DXを推進しなければ業務効率と競争力の低下は避けられません。DXを推進するためには、デジタル化の実現が必須であるため、注目されています。

人材不足に対応するため

少子高齢化に伴い、今後さらに人材不足は深刻化するといわれています。特に、中小企業では人材確保が困難となり、企業存続に影響を及ぼす恐れもあります。そこで注目されているのがデジタル化です。
従来アナログでおこなっていた業務をデジタル化することで、今までかかっていた手間や時間を大幅に削減できます。例えば、請求書や領収書などをペーパーレス化すれば、作成する時間や保管する手間、探す作業が少なく済みます。限られた人材で業務を滞りなく行うためにはデジタル化が不可欠となるでしょう。

コロナ禍で高まるテレワーク需要に対応するため

新型コロナウイルス感染症が世界中で広まり、日本においても緊急事態宣言が発令されたり外出自粛を呼びかけられたりするなど、生活が一変しました。

これにより、「出社できなくて仕事がストップしてしまった」「取引先に陽性者が確認されて、打ち合わせができなくなった」といったトラブルが度々起こりました。そこで注目されたのが、在宅勤務が可能になるテレワークです。

コロナ禍におけるデジタル化の例として、オンライン会議が挙げられます。家族が感染し自宅待機になった場合、オンライン会議なら休まずに自宅からの参加が可能です。会議を延期せずに済むので、業務への影響を抑えられます。

また企業としては、出社する社員数を減らせるので、3密を避けるといった予防の点においてもメリットがあります。さまざまな利点があるテレワークを導入する企業は増えており、今後ますますデジタル化の必要性が高まるでしょう。

社内で身近なデジタル化の例

では、社内のデジタル化にはどのようなものがあるのでしょうか？身近なデジタル化の例としては、以下4つがあります。

電子契約の導入
クラウドサービスの利用
マーケティングオートメーションツールの導入
ビジネスチャットの導入

例えば電子契約を導入すると、インターネット上で契約書の作成・確認・署名まで行えるようになります。紙媒体の契約書は上長の印鑑やサインが必要だったため、契約までに時間がかかっていました。

しかし、電子契約はインターネット上で行えるので時短につながります。また、紙代・インク代・郵送代といったコストをカットできるところも特徴の1つです。

ほかにも、クラウドサービスは契約書や請求書など、さまざまな書類・資料を電子化し、仮想空間に保管できます。マーケティングオートメーションツールは営業活動の効率化、ビジネスチャットは手紙やFAX、メールに代わる媒体としての活用が可能です。

デジタル化のメリット・利点

デジタル化について把握できたところで、導入後のイメージを具体化してみましょう。デジタル化には、以下3つのメリット・利点があります。

業務の効率化につながる
多様な働き方に対応できる
ペーパーレス化によるコスト削減につながる

自社に必要かどうかを判断するための重要なポイントです。それぞれチェックしてみてください。

業務の効率化につながる

デジタル化の導入は、業務の効率を確実に向上させられます。従来アナログで行っていた業務がデジタル化になることで、かかっていた手間や時間を省けます。特に、人手不足や長時間労働が深刻化している企業ほど、メリットは大きいものです。

例えば、社員の勤怠管理をデジタル化すると、労働時間や残業時間などのデータが自動で集計されます。休暇の取得状況の把握も容易です。給与計算システムと連携すれば、経理担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。
加えて、手入力によるヒューマンエラーも起きにくくなります。業務効率化と同時に、ミスを軽減できるところもメリットの1つです。

多様な働き方に対応できる

従来は出社するのが当たり前でした。ビジネスチャットの導入や書類の電子データ化などによってテレワークが可能となれば、出社せずに仕事ができる環境を整えられます。

ミーティング参加や資料確認などがオンラインでできるようになれば、自宅や出張先、移動中など場所を問わずに仕事ができます。社員にとっては通勤時間を減らせるので、働き方の満足度も高まるでしょう。

また、デジタル化は業務効率の向上にもつながるので、時短勤務やフレックスタイム制といったさまざまな働き方を導入しやすくなります。

ペーパーレス化によるコスト削減につながる

紙媒体の書類を電子データへ移行できるところも、デジタル化の特徴です。ビジネスで利用されるさまざまな資料や文書をデジタル化することは、コスト削減につながります。電子データの場合、紙への印刷が不要になるため、印刷代やコピー用紙代、インク代といった出費が発生せずに済みます。

加えて、紙媒体の場合は、保管するための倉庫や資料室などを確保しなければいけません。しかし、ペーパーレス化なら保管場所が不要になるため、スペース確保にかかっていたコストも削減できます。

デジタル化のデメリット・問題点

デジタル化にはメリットがある一方で、デメリットや問題点もあります。デメリット・問題点として挙げられるものは、以下の3つです。

初期費用が高くコストがかかる
IT人材が確保できない
セキュリティが必要になる

それぞれ詳しく解説しますので、参考にしてみてください。

初期費用が高くコストがかかる

デジタル化は多くのコストを削減できますが、初期費用は高額になるため注意が必要です。加えて、初期費用に見合う効果・利益を得るには時間がかかるため、デジタル化の導入に前向きになれない企業は少なくありません。

しかし、デジタル化はコスト削減のほか、新たな価値を創出するDXにつなぐために欠かせない存在です。時代遅れのシステムは競合他社に差をつけられ、経営存続が危ぶまれる可能性もあります。

初期費用が高額になる原因には、余計なシステムやツールを導入してしまうケースが挙げられます。システムを導入する際は、自社に適しているのかどうかを見極めることが重要です。

IT人材が確保できない

デジタル化を進めるにあたり、最先端のテクノロジーを駆使するIT人材の確保が必須です。IT人材がいなければ、必要なシステムやツールの選定から業者とのやり取りまで、スムーズに行うことができません。場合によっては、デジタル化を導入しただけで、期待していたほどの効果を得られない可能性すらあるでしょう。

専門スキルをもつIT人材は常に不足している状態です。社内にIT人材がいない場合は、自社内で解決しようとせず、外部サービスを依頼するのがおすすめです。