脱ハンコのメリットと実現方法とは？業務効率化を目指すステップを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

テレワークの普及や業務のデジタル化が進むなかで、従来の押印文化に課題を感じている企業も少なくありません。「脱ハンコ」は、紙の書類に依存せず、電子化によって業務を効率化するための有効なアプローチとして注目を集めています。しかし、どのように進めればよいのか、どのツールを導入すればよいのか悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、脱ハンコの基本から、導入のメリット・デメリット、推進に必要なステップまでをわかりやすく解説します。

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脱ハンコとは？

「脱ハンコ」とは、従来の紙書類に押印する業務を見直し、電子的な手続きへ移行する取り組みです。近年では、テレワークの普及やDX推進の一環として、多くの企業がその必要性を認識し始めています。ここでは、脱ハンコの基本的な定義と対象となる業務について解説します。

脱ハンコ推進の背景

近年、脱ハンコが注目を集める背景には、働き方改革とDXの推進があります。特にコロナ禍では、押印のためだけに出社せざるを得ない「ハンコ出社」の問題が浮き彫りとなり、テレワークを妨げる要因として課題視されました。

こうした状況を受け、政府は行政手続きの電子化を加速させ、2021年にはデジタル庁を設立。99％以上の行政手続きから押印を廃止する方針を示しました。これにともない、企業も生産性向上やコスト削減、コンプライアンスの強化といった観点から、押印文化の見直しを迫られています。

押印を続けることで発生するコストや手間、テレワークへの非対応といった課題は、いまや経営上のリスクともいえるでしょう。脱ハンコは、こうした時代の要請に応える手段として、ますます広がりを見せています。

脱ハンコの現状と課題

脱ハンコは、政府や民間企業の主導で進められてきたものの、現場ではいまだにハンコ文化が根強く残っています。テレワークの普及によって、押印のためだけに出社する「ハンコ出社」への問題意識は高まりましたが、脱ハンコの実現にはさまざまな課題が残されています。

例えば、取引先が電子契約に対応していないことや、社員間でITリテラシーに差があること、さらに法的に書面での契約が求められるケースが一部に残っている点が挙げられます。また、業務フローの見直しやシステム導入にともなう初期コストも無視できない要因です。

こうした課題を解決するためには、まず社内文書の電子化から始めるなど、スモールスタートを意識した段階的な取り組みが効果的です。対象範囲を徐々に広げながら、無理のない形で脱ハンコを進めていくことが現実的なアプローチといえるでしょう。

脱ハンコのメリット

脱ハンコの推進は、単なる押印廃止にとどまらず、生産性の向上やコスト削減、柔軟な働き方の実現など、さまざまなメリットをもたらします。ここでは、企業が得られる具体的なメリットを紹介します。

生産性が向上する

脱ハンコを進めることで得られるメリットの1つが、生産性の向上です。これまで必要だった印刷・押印・回覧・郵送といった一連の手続きを省くことで、業務のスピードが高まります。例えば、契約締結に数日を要していたプロセスが、電子契約を導入することで即日完了することもあるでしょう。

さらに、押印のために出社する必要がなくなれば、テレワークとの相性もよくなり、柔軟な働き方の実現にもつながります。単なる作業時間の短縮にとどまらず、社員が本来注力すべき業務に集中できるようになることで、結果として組織全体のパフォーマンス向上も期待できるのです。

コスト削減につながる

脱ハンコにより印刷費や郵送費といった紙書類にかかるコストも削減できます。例えば、コピー用紙や封筒、インク、切手といった消耗品の購入が不要となり、契約書に貼付する収入印紙代も電子契約では原則として不要です。特に契約件数の多い企業にとっては、これだけでも大きな節約効果が見込めます。

また、書類の保管に必要だったキャビネットや倉庫スペースも不要になり、物理的な管理コストの削減にもつながります。加えて、契約書の製本・押印・郵送といった作業にかかっていた人件費も不要となり、間接的な人件費の圧縮が可能です。

こうしたコスト削減が積み重なることで、脱ハンコは企業にとって経済的メリットももたらしてくれるでしょう。

コンプライアンスの強化

脱ハンコの推進は、企業のコンプライアンス体制を強化する取り組みとしても注目されています。紙の書類では、保管ミスや紛失、改ざんなどのリスクが常にともない、情報漏洩や内部不正の温床となるおそれがあります。

一方、電子化された文書にはアクセス制限や改ざん防止機能を設けることができ、操作履歴の記録も可能です。これにより、誰がいつどのように承認を行ったのかが明確になり、業務の透明性が高まります。

さらに、監査が行われた際にも、効率的な証跡の検索や提出につながります。

テレワークやリモートワークとの相性がよい

脱ハンコは、テレワークやリモートワークを推進するうえで、相性のよい施策といえます。従来は、書類に押印するためだけに出社を余儀なくされる場面も多く、柔軟な働き方の妨げとなっていました。

しかし、脱ハンコにより書類の回覧・承認・保管といった一連の業務をすべて電子化できるため、場所を問わずスムーズに対応することが可能になります。その結果、出社を前提とした働き方から脱却し、時間や場所に縛られない新しい業務スタイルの構築が進みます。

データ管理や検索性が向上する

脱ハンコの導入により文書の電子化が進むと、業務データの一元管理が可能となり、検索性も向上します。

従来の紙文書では、キャビネットから該当書類を探す手間や、ファイリングミスによる紛失のリスクがつきものでした。一方、電子化された文書であれば、キーワード検索やフィルター機能を使って瞬時に目的の情報へアクセスできます。これにより、業務スピードも改善されるでしょう。

さらに、閲覧履歴や変更履歴を簡単に記録できるため、情報の真正性を担保しやすく、監査対応にも効果的です。

脱ハンコのデメリット

脱ハンコは業務の効率化やコスト削減に貢献する一方で、いくつかの課題や懸念点も存在します。ここでは、脱ハンコにともなう主なデメリットと、その背景について解説します。

法的に電子化できない書類が存在する

脱ハンコの流れが加速するなかでも、すべての書類を電子化できるわけではありません。現行の法制度では、「事業用定期借地権設定契約書」など、一部の契約書については書面での締結および押印が法的に義務づけられています。そのため、電子契約の適用が認められないケースも存在します。

このような事情から、業種や取引の内容によっては、引き続き紙ベースでの文書管理が求められる場面もあります。将来的に法改正により電子化の範囲が広がる可能性はあるものの、現時点では電子化できない書類の種類を正しく把握し、それぞれに応じた対応を見極めることが重要です。

業務フローの見直しが必要になる

脱ハンコを進めるにあたって、多くの企業で避けて通れないのが業務フローの見直しです。従来の紙と印鑑を前提としたプロセスは、電子契約やワークフローシステム導入後の運用と異なるため、既存の承認ルートやマニュアルの再設計が必要になります。

特に複数部門をまたぐ承認プロセスをもつ大企業では、関係者間の調整に時間と労力を要することも少なくありません。こうした混乱を防ぐには、段階的な導入と社内教育の徹底が重要です。

導入初期のコストや工数がかかる

脱ハンコを実現するには、電子契約サービスやワークフローシステムの導入が欠かせません。ただし、新たなシステムを取り入れるには、初期費用や運用開始までの設定作業といった負担が生じます。

さらに、従業員への操作研修やマニュアルの整備など、社内に定着させるまでにも一定の期間と人的リソースが必要です。そのため、短期的には企業にとって大きな負担と感じられることもあるでしょう。

それでも、長期的な視点で見れば業務の効率化やコスト削減といった成果が期待できるため、戦略的な投資として検討する価値は十分にあります。

取引先の理解・同意を得る必要がある

脱ハンコを進めるうえで避けて通れないのが、取引先の理解と同意を得ることです。社内での対応は比較的スムーズに進む場合もありますが、従来の押印文化に慣れ親しんだ取引先にとっては、電子契約への移行に対して不安や抵抗を抱くことも少なくありません。

特に、電子的な処理の信頼性やデータ改ざんのリスクに対する懸念が根強い場合には、丁寧な説明とサポートが不可欠です。

そのため、導入前には書面やマニュアルでの説明に加え、必要に応じてデモンストレーションや質疑応答の機会を設けるなど、段階的に合意を形成していくことが求められます。円滑な取引を維持するためにも、相手方の立場や状況に配慮した柔軟な対応も重要です。

 脱ハンコを実現するために必要なツールやシステム

脱ハンコを進めるには、業務のデジタル化に対応した適切なツールやシステムの導入が欠かせません。ここでは、脱ハンコの実現に役立つ主要なツールとシステムの特徴を紹介します。

電子契約システム

電子契約システムは、脱ハンコを実現するためにぜひ検討したいツールです。契約書の作成から締結、保存までをすべてオンラインで完結できるため、押印のために出社する必要がなくなり、業務効率の向上とテレワーク対応を同時に図れます。

紙の契約書と比べて、印刷・郵送・保管にかかる手間や費用も削減できるため、コスト削減でも高い効果が期待できるでしょう。さらに、電子署名やタイムスタンプによって契約の正当性が証明され、改ざん防止の観点でも信頼性があります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請から承認、決裁までの一連の業務プロセスを電子化・自動化する仕組みであり、脱ハンコを進めるうえで欠かせないツールです。

従来の紙ベースの手続きでは、押印のために関係者が書類を物理的に回す必要があり、手間と時間がかかっていました。これに対し、ワークフローシステムを導入すれば場所にとらわれず承認作業を行えるため、テレワーク環境でも業務が滞りにくくなります。

さらに、申請や承認の履歴が自動的に記録されるため、業務の透明性が高まりコンプライアンスの強化にもつながります。システムによっては電子印鑑の表示機能、クラウド連携、スマートフォン対応などの利便性も備えており、企業の業務効率化とペーパーレス化を後押しします。

電子印鑑と電子サイン

脱ハンコを実現するには、「電子印鑑」と「電子サイン」も選択肢となります。電子印鑑は、紙に押した印影をデータ化したもので、主に社内文書や稟議書に使用されます。

一方の電子サインは、書類の真正性や改ざんの有無を証明する手段として用いられ、法的効力をもつ契約書などにも対応可能です。識別情報を含んだ電子印鑑や、認証局が発行する電子証明書付きの電子サインを活用することで、セキュリティと信頼性を高めることができます。

脱ハンコを推進するためのステップ

脱ハンコを成功させるには、単にツールを導入するだけでなく、社内外の業務プロセスや関係者の理解も含めた段階的な対応が欠かせません。ここでは、脱ハンコを推進するための具体的なステップを紹介します。

脱ハンコの目的とゴールを明確にする

脱ハンコを進めるうえで重要なのは、まず自社にとっての「目的」と「ゴール」を明確にすることです。例えば、テレワーク体制の強化、承認フローの迅速化、紙の保管コスト削減など、何を実現したいのかをあらかじめ言語化しておくことで、導入すべきツールや対応の優先度が定まります。

また、社内外の関係者の理解と協力を得るためには、なぜ脱ハンコが必要なのかを丁寧に共有することが欠かせません。脱ハンコはあくまで業務効率化やDX推進の手段であり、導入の目的や最終的な到達点を見失わないことが、継続的な活用につながります。

電子化する文書の範囲を決定する

目的とゴールを明確にしたら、電子化する文書の範囲を明確に定めることも大切です。すべての文書を一度に電子化しようとすると、コストや運用負荷が増大し、現場が混乱する可能性があります。

そのため、稟議書や支払依頼書など、使用頻度が高く業務負担の大きい文書から優先的に取り組むことが現実的です。スモールスタートで段階的に進めることで、社内の理解や定着も促しやすくなります。

なお、法的に電子化が難しい書類や取引先の同意が必要な文書については、紙との併用を検討するなど柔軟な対応が求められます。

取引先との合意形成と連携を図る

脱ハンコを推進するうえでは、取引先との信頼関係を損なわずに電子化を進めることが大切です。自社だけが電子契約や電子書類を導入しても、取引先が紙でのやり取りを希望している場合、業務が円滑に進まなくなるおそれがあります。

そのため、導入前には「なぜ脱ハンコを進めるのか」「どのような利点があるのか」を丁寧に説明し、取引先にとってのメリットもわかりやすく共有することが大切です。可能であれば、電子契約に関する簡易マニュアルを用意したり、導入をサポートする体制を整えたりしておくと、相手の不安をやわらげる助けになります。

必要なシステムやツールを選定・導入する

次に、自社の業務内容や扱う文書の種類に応じて、適切なシステムやツールを選び、導入しましょう。社内の稟議や申請業務にはワークフローシステム、契約書や請求書といった対外文書には、電子契約システムやWeb帳票発行ツールの導入が効果的です。

導入にあたっては、無料トライアルを活用し、実際の利用者にとっての操作性や、既存システムとの連携のしやすさを確認するとよいでしょう。あわせて、社員向けマニュアルの整備状況や、ベンダーによるサポート体制の有無もチェックしておくと安心です。

運用ルールの整備と社内周知を徹底する

導入するシステムが決まったら、単に導入するだけでなく、社内ルールの整備と徹底した周知も不可欠です。

例えば、従来の「紙書類への押印」を前提とした規程や業務フローは見直しが必要です。「電子署名をもって承認とする」など、電子化に対応した新たな運用基準を定義し、組織全体で共有しましょう。

さらに、従業員が新しい仕組みにスムーズに適応できるようにするためには、操作マニュアルの整備や説明会の開催も効果的です。

導入後の運用状況を評価・改善する

脱ハンコを導入したあとは、運用がスムーズに行われているかを定期的に評価し、必要に応じて改善を加えることが大切です。導入初期は、業務フローに不慣れであったり、予期せぬトラブルが発生したりする場合もあります。こうした事態に対応するには、現場の声を積極的に拾い上げ、運用ルールやマニュアルを柔軟に見直す姿勢が求められます。

さらに、システムの利用状況や電子化の進捗を数値で可視化することで、ボトルネックや改善点が浮き彫りになります。こうした継続的な改善の積み重ねが、業務の定着と効率化につながります。

脱ハンコを導入して業務効率化を実現しよう

脱ハンコは、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化といった多くのメリットをもたらす取り組みです。社内外の書類を電子化することで、物理的な押印や出社の必要がなくなり、テレワークや多様な働き方にも柔軟に対応できます。

一方で、導入にあたっては業務フローの見直しや取引先との調整、社内理解の促進など、慎重な準備が求められます。しかし、適切なツールを選び、段階的に進めることで、導入のハードルは大きく下げることが可能です。

当社では、脱ハンコの実現につながるSaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備え、初めてシステムで承認作業をされる方にとっても使いやすいシステムとなっています。

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