稟議の電子化とは？電子化するメリットや導入方法、おすすめシステムも解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

社内の稟議手続きに、時間や手間がかかっていないでしょうか。紙を用いた運用では、印刷や押印、書類の回覧といった作業が煩雑になりがちで、業務の停滞や承認の遅れを招く要因にもなります。こうした課題に対応する手段として、近年注目されているのが「稟議の電子化」です。

そこで今回は、電子化によって得られる主なメリットに加え、導入時の具体的な進め方や注意点、自社に適したシステムの選び方までを解説します。業務の効率化やDX推進に関心のある企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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稟議書の電子化とは？

稟議書の電子化とは、従来は紙で行っていた申請・承認・保管といった一連の稟議業務を、システム上で効率よく処理できるようにする取り組みを指します。印刷や押印、回覧などの手間を削減でき、承認プロセスの迅速化や業務の可視化にもつながります。

さらに、稟議書の電子化は内部統制の強化にも貢献します。特にワークフローシステムを導入すれば、稟議の進捗や履歴の把握がしやすくなり、リモートワークへの対応も可能になります。

稟議書の電子化が求められる背景・理由とは？

ここでは、電子化が求められる具体的な背景について解説します。

働き方の多様化に対応するため

近年、テレワークやフレックスタイム制の広がりにより、従来の「出社を前提とした働き方」は大きく変わりつつあります。こうした多様な勤務形態に対応するには、紙の稟議書では限界があるのが実情です。物理的な回覧や押印のために出社が必要となれば、柔軟な働き方を阻む要因にもなりかねません。

稟議書を電子化すれば、申請や承認といった業務を時間や場所にとらわれずに進められるようになります。スマートフォンやタブレットからの操作も可能となり、業務のスピードと働きやすさを両立できるでしょう。

管理の煩雑さを解消するため

紙の稟議書で運用している場合、印刷・配布・回覧・保管といった各工程に手間がかかり、業務が煩雑になりやすい傾向にあります。進捗が把握しにくい、書類の所在が不明、過去のデータ検索に時間がかかるといった課題も頻発します。こうした状況を改善する手段としても、稟議書の電子化は効果的です。

申請や承認のステータスをリアルタイムで確認できるほか、検索や履歴管理もシステム上で完結します。さらに、紙の保管場所や管理コストの削減にもつながるため、担当者の負担を大幅に軽減できる点も見逃せません。

稟議書を電子化することで得られる主なメリット

ここでは、稟議書を電子化することで得られる代表的なメリットを具体的に紹介していきます。

決裁までのスピードが向上する

紙の稟議書では、印刷や押印、回覧といった工程に手間がかかり、決裁までに時間を要することもありました。承認者が外出していれば処理が滞りやすく、回覧の進捗も把握しにくいため、業務全体のスピードにも影響が及びます。こうした課題に対して、稟議書の電子化は有効な対策となります。

申請や承認をシステム上で完結できるだけでなく、関係者への自動通知により即時の対応も可能です。スマートフォンやタブレットからの操作にも対応しており、出張中や在宅勤務中でも承認作業が行えます。さらに、進捗状況の可視化により停滞箇所を把握しやすく、催促や差し戻しも円滑に行えます。

ペーパーレス化によりコストを削減できる

稟議書を電子化することで、紙の使用量や印刷費、郵送にかかるコストなど、目に見える経費を大幅に削減できます。さらに、書類保管のための棚やキャビネットといったスペースも不要となり、保管に伴うコストも圧縮可能です。

加えて、紛失リスクや保管期限の管理といった間接的なコストも抑えられるため、全社的な業務効率の向上にも貢献します。

書類の検索・管理が効率化される

紙の稟議書では、過去の書類を探すのに時間がかかるなど、管理面でも大きな負担となります。一方で、稟議書を電子化すると、申請内容や日付、申請者名などを条件に検索でき、目的の書類へ迅速にアクセス可能です。

さらに、承認履歴や差し戻し記録も自動で保存されるため、監査や再確認にも対応しやすくなります。

申請・承認業務の負担を軽減できる

稟議書の電子化により、申請者と承認者の双方にかかる業務負担を大きく軽減することも可能です。

電子化によってテンプレートに沿った入力が可能になれば、記入漏れや書式の不備を防げます。申請内容はシステム上で自動通知され、承認もワンクリックで完了します。加えて、進捗状況の可視化により停滞箇所の把握が容易になり、催促や差し戻しの対応も円滑に進むでしょう。

内部統制やガバナンスを強化できる

稟議書を電子化すると、業務プロセス全体の透明性が高まり、内部統制やガバナンスの強化にもつながります。ワークフローシステムを活用すれば、申請から承認、決裁に至る各ステップが記録され、不正処理や承認の見落としを防ぐ仕組みを構築することもできるでしょう。

さらに、アクセス権限を設定することで関係者以外の閲覧を制限できるなど、機密情報の管理もしやすくなります。ログ管理により処理内容の追跡も可能になり、監査対応や内部チェック体制の充実にもつながります。

改ざんや紛失リスクを低減し、セキュリティを向上できる

紙の稟議書には、書類の紛失や無断閲覧、印影の流用による改ざんリスクがあります。電子化を進めることで、こうしたセキュリティ上の課題を大幅に軽減できるでしょう。

操作履歴や変更記録は自動でログに残るため、トラブル発生時には原因の追跡が容易になります。加えて、データは暗号化されたクラウド環境で管理され、火災や水害といった物理的リスクにも備えられます。

稟議書の電子化における注意点

稟議書の電子化には多くのメリットがありますが、導入や運用を成功させるには注意すべき点も存在します。

現行の業務フローや社内ルールを見直す必要がある

稟議書の電子化を進めるにあたっては、既存の業務フローや社内ルールをそのまま反映するのではなく、現状の課題や非効率な手順を丁寧に見直すべきです。非効率な業務の流れをそのままシステムに組み込んでしまうと、かえって業務効率を損ねる恐れがあるためです。

承認プロセスを再設計し、必要に応じて社内規程の更新も行いましょう。

すべてを一度に電子化しようとしない

稟議書の電子化を検討する際には、すべての書類や業務フローを一度に移行するのではなく、段階的な取り組みが有効です。まずは汎用的な書式や申請頻度の高い業務から段階的に導入し、運用実績を積みながら徐々に範囲を拡大していくことをおすすめします。

このように段階を踏むことで、混乱やコストの増大を防ぎつつ、社内定着と効果的な運用が実現されます。

システムの導入・運用にコストがかかる

当然ですが、稟議書の電子化を進める際には、システムの導入や運用に一定のコストがかかることも認識しておく必要があります。たとえば、専用のワークフローシステムを新規に導入する場合、初期費用や月額利用料に加え、設定作業や社内教育に要する費用も発生します。

導入効果とランニングコストのバランスを見極め、自社の規模や用途に応じて費用対効果を実現できるシステムを選定しましょう。

システム障害やトラブルへの備えが必要

稟議書の電子化には多くのメリットがありますが、一方でシステム障害やトラブル発生時への備えも欠かせません。障害発生時の対応マニュアルを用意し、復旧までの業務継続体制を構築しておくことが、安定運用のポイントとなるでしょう。

導入後の運用体制や社内定着にも配慮が必要

稟議書の電子化を定着させるには、システム導入後の運用体制と社内浸透に向けた十分な配慮も欠かせません。どれほど高機能なツールであっても、現場に根付かなければ効果は限定的です。操作マニュアルの整備やトレーニングの実施、導入初期の問い合わせ対応などを含めた社内サポート体制の構築が重要になります。

稟議書を電子化する方法

稟議書を電子化するにあたっては、自社の業務内容や利用環境に適した導入方法を選ぶことが重要です。ここでは、それぞれの導入方法の特徴と検討時のポイントについて詳しく解説します。

既存システムのワークフローを活用する

すでに導入されているシステムにワークフロー稟議機能が含まれている場合、その機能を活用することで、低コストかつスムーズに電子化を進めることが可能です。たとえば、経費精算や勤怠管理システムに備わるワークフロー機能を利用することで、承認プロセスを電子化できます。

ただし、このようなワークフロー機能はあくまで特定の業務のみをカバーするものです。多種多様な稟議の電子化を行うためには、他の方法を選択する必要があります。

グループウェアに搭載された機能を利用する

グループウェアに備わるワークフローを活用すれば、稟議の電子化を円滑に進めることが可能です。スケジュール管理やファイル共有といった他の機能と連携しやすく、社内の情報共有基盤としても活用されているため、導入時の負担が少ない点もメリットといえます。

ただし、複雑な承認フローへの対応や組織情報の登録など、初期設定に手間を要する場合もあるため注意が必要です。機能面でも限界があるため、複雑なフローを実現したい場合には他の方法を選択するべきです。

コストを抑えて無料ツールを試験導入する

初期費用をかけずに稟議の電子化を試したい場合、無料ツールの活用もおすすめです。たとえば、Googleフォームやスプレッドシートを使えば、簡易的な申請フォームや進捗確認の仕組みを構築できます。

こうした取り組みによって、稟議の申請・承認プロセスを小規模な範囲から検証し、自社に適した運用方法を見極めることが可能です。ただし、無料のツールにはセキュリティ面でリスクもあります。利用範囲を慎重に判断する必要があるでしょう。

専用のワークフローシステムを導入する

専用のワークフローシステムを導入することでも、自社の承認フローに最適化された柔軟なワークフローの構築が可能となります。たとえば、申請金額や内容に応じて承認ルートを自動分岐させたり、過去の稟議データを検索・再利用したりする機能により、稟議業務全体の効率が高まります。

加えて、ログの自動保存やアクセス制限、電子署名への対応など、セキュリティ面でも高い信頼性を備えている点が大きな強みです。初期設定や導入コストは一定程度かかるものの、中長期的には意思決定の迅速化やガバナンスの強化を後押しする有効な手段といえるでしょう。

稟議書の電子化に成功するための導入ステップ

稟議書の電子化を成功させるには、システムの導入だけでなく、事前準備から運用後の見直しまで一連のプロセスを段階的に進めることが重要です。

ここでは、システム導入に向けた具体的なステップを順を追って解説します。

現行の稟議フローと課題を洗い出す

稟議書の電子化を進める前には、自社の現行フローとその課題を把握することが欠かせません。たとえば、「承認者が不在で処理が滞る」「進捗状況が見えにくい」といった問題は、紙ベースの運用に起因する典型的な課題です。

これらの問題を整理することで、電子化によって解決すべき対象が明確になり、システム選定や導入設計にも反映しやすくなります。

まずは現場へのヒアリングを通じて課題を可視化し、優先順位を定めることが重要です。

関係部門と連携し、導入目的とゴールを明確化する

稟議書の電子化を円滑に進めるには、情報システム部門だけでなく、総務・経理をはじめ各部門の業務担当者との連携が欠かせません。現場の課題や要望を十分に把握せずに導入を進めると、「使いにくい」「業務フローに合わない」といった不満が生じ、システムが定着しない要因となります。

導入前には、各部門と意見を交わしながら、電子化の目的や最終的なゴールを明確にする必要があります。全体で方向性を共有できれば、合意形成が進み、運用も円滑に進行します。

小規模な業務から段階的にテスト導入する

稟議書の電子化を全社に一斉展開するのはリスクが高いため、まずは小規模な業務から段階的に導入するのが現実的です。たとえば、経費精算や備品購入など、申請頻度が高くフローが単純な業務から開始すれば、現場の混乱を抑えながらシステムの使い勝手や運用負荷を確認できます。

テスト導入を通じて不具合や課題を洗い出し、フィードバックを反映して設定やマニュアルを見直しておけば、本格導入時のスムーズな移行に結びつきます。また、初期の成功事例を社内で共有すれば、他部門からの理解と協力も得やすくなり、社内全体での定着が促進されるでしょう。

業務に合わせたワークフローを設計する

稟議書の電子化を成功させるには、業務実態に即したワークフローの設計が欠かせません。既存の承認ルートや申請書式をそのままシステムに置き換えるのではなく、業務内容や稟議の種類に応じて最適な承認フローを見直す必要があります。

たとえば、金額や案件の重要度によって承認者を変えるなど、条件分岐を含む設計も視野に入れるとよいでしょう。また、テンプレートや入力項目の統一、記入ミスを防ぐアラート機能の活用も、申請者・承認者双方の負担軽減につながります。

利用マニュアルや教育機会を設け、社内定着を図る

稟議書の電子化を定着させるには、システムの導入だけでなく、現場で円滑に運用されるための体制づくりも不可欠です。特に、利用マニュアルの整備に加え、操作方法やルールを伝える教育機会を確保することが重要となります。

ITに不慣れな従業員に対しては、初期段階でのハンズオン研修や説明会の実施が効果的です。また、導入初期の混乱を防ぐため、よくあるトラブルやQ&Aをまとめた資料を用意し、誰でも参照できる環境を整えておく必要があります。

運用後も定期的に改善点を見直す体制を整える

稟議書の電子化は、導入した時点で完了ではなく、運用開始後も継続的な見直しが欠かせません。実際の業務に活用される中で明らかになる操作性の課題や、組織変更に伴う承認ルートの変化に対応するには、定期的な改善が必要です。

たとえば、操作ログや申請データを分析し、処理が滞っている箇所を特定したり、現場からの声をアンケートで収集したりする体制を整えるとよいでしょう。

稟議の電子化で業務効率化とDXを実現しよう

稟議書の電子化は、単なる業務効率化にとどまらず、企業のDXを推進するうえで重要な施策といえます。決裁スピードの向上やコスト削減、リモート対応、内部統制の強化といった多くの効果が期待される一方で、システム選定や段階的な導入、運用体制の整備といった丁寧な対応も不可欠です。

当社では、稟議書の電子化を実現できる、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備え、初めてワークフローシステムを利用される方にとっても使いやすいシステムとなっています。

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