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業務効率化
2022/11/22
2023/01/26
業務効率化
クラウド化とは？意味やメリット・デメリット、導入の流れをわかりやすく解説
クラウド化とは、オンプレミスで運用していた既存の業務システムを、外部事業者のクラウドサービスへ移行することです。
多くの企業がクラウドサービスへの移行を進めている中、クラウド化を検討している担当者もいるでしょう。
この記事では、スムーズなクラウド化ができるように、業務システムをクラウド化するメリットとデメリットを中心に紹介します。導入までの流れなどを説明するので、参考にしてください。
なお、kickflowは、自社に合ったクラウド化ができるサービスです。クラウド化を検討しているなら、ぜひお問い合わせください。
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クラウド化とは？わかりやすく解説
クラウド化とは、自社で運用していた既存の業務システムなどを、外部事業者のクラウドサービスへ移行することです。
クラウドの概念は、1997年に南カリフォルニア大学の教授「ラムナト・チェラッパ」により提唱され誕生しました。
クラウドが広く普及するきっかけになったのはラムナト・チェラッパの提唱から9年後のことです。2006年に開催されたサーチエンジン戦略会議にて、当時のGoogle社CEOが再度言及したことで広く普及しました。
2023年現在では日本でも多くの企業が導入しているクラウドサービス。ここではわかりやすくクラウド化を説明するために、クラウドとは何か注目されている理由などを解説します。
クラウドとの違いは？
クラウド化とクラウドは「サービスの移行」と「サービスの形」という違いがあります。
クラウド化はオンプレミスからクラウドサービスへ移行することで、一方のクラウドはインターネットを使ったサービスです。
クラウドは「クラウドコンピューティング」の略で、ユーザーへサービスをネットワーク経由で提供するシステムや形態を指します。ユーザーは事業者が提供するネットワーク経由で、パソコンなどを使ってクラウド上のサービスを利用します。
クラウド化以前は、一つひとつのパソコンにソフトウェアをインストールしたりハードウェアを追加したりする必要がありました。クラウドサービスに移行することで、ネットワーク上でソフトウェアが利用でき、データ管理も可能です。
クラウド化が今注目されている理由
クラウド化が注目されているのは、コスト面や機能面による理由です。
総務省「 企業におけるクラウドサービスの利用動向」によると、企業がクラウド化する理由として以下が挙げられています。
- 資産や保守体制を社内に持つ必要がなくなる
- 場所や機器を選ばず利用できる
- 信頼性が高く安定運用が期待できる
- バックアップがあるから安心
- 容量を気にせず使えてシステムの拡張も容易
- オンプレミスよりコストを抑えられる
サーバーなどを自社で管理する必要がなくなるためコストが抑えられます。また、容量や機能などを柔軟に変更・拡張できるのもクラウドサービスへの移行が進む理由です。総務省では、2021年時点で70％以上の企業でクラウド化が進められていると算出しています。
クラウド化の種類3選
クラウド化のイメージとして強いのはデータ管理ですが、ほかにも種類によってさまざまな目的で利用できます。
クラウド化するなら自社に合ったサービスを選ぶ必要があるので、その種類を把握しましょう。クラウド化には大きく分けて、以下の3種類があります。
- SaaS：ソフトウェアをクラウド化
- PaaS：開発環境をクラウド化
- IaaS：社内インフラをクラウド化
それぞれで提供しているサービス内容は異なります。ここでは各クラウドサービスの概要やできることを解説するので、自社に合ったクラウド化の参考にしてください。
SaaS
SaaS（サース）は、Software as a Serviceの略で、ソフトウェアを提供するクラウドサービスです。
SaaSを導入すれば、インターネット経由でソフトウェアを利用できます。ソフトウェアの購入やインストール、アップデートの必要がなくなるので業務の効率化が図れます。常に最新バージョンのソフトウェアが使えるのもメリットです。
主なサービスには「Microsoft Office 365」や「Google Apps」などがあります。
PaaS
PaaS（パース）は、Platform as a Serviceの略で、開発環境を提供するクラウドサービスです。
インターネット経由でハードウェアやOSなどの開発環境が揃うので、インフラ設計・構築・管理の時間や費用を抑えられます。
開発環境が簡単に手に入るので、すぐに開発を始められるのがメリットです。システム設計に沿って作業を進められるので、よりスピーディーな開発も可能です。
主なサービスにはAWS「Amazon RDS」「Amazon Aurora」、Microsoft Azure「Azure Database」「SQL Database」があります。
IaaS
IaaS（イアース）は、Infrastructure as a Serviceの略で、インフラを提供するクラウドサービスです。
インターネット経由でサーバーやOS、ネットワーク機器などのインフラを提供しています。
サーバーやメモリ容量などのシステムを自由に構築できるので、自社に合ったインフラ環境を柔軟に整えられるのが特徴です。また、自社の既存システムをIaaSに移行できるので現システムの有用性を高められます。
主なサービスにはAWS「Amazon EC2」「Elastic Load Balancing」、Microsoft Azure「Virtual Machines」「Load Balancer」があります。
業務システムをクラウド化するメリット5選
業務システムのクラウド化には、以下5つのメリットがあります。
- 業務にかかるコストを削減できる
- バックアップ環境の構築によりデータ紛失のリスクを軽減できる
- 自宅PCからも社内システムを利用できる
- 社内システムの課題をスムーズに改善できる
- 自社の業務負担を削減できる
業務システムのクラウド化にはコストの削減やリスクの軽減、業務の効率化などのさまざまなメリットがあります。ここでは、5つのメリットを具体的に解説します。
業務にかかるコストを削減できる
業務システムをオンプレミスで運用するよりも、コストを削減できるのがメリットです。
オンプレミスの場合、改修やメンテナンスなどのさまざまな費用がかかります。トラブルがあったときは、業務が進められないケースも少なくありません。
クラウドサービスを利用すれば、運用やメンテナンスなど管理業務の必要がないのでコスト削減につながります。また、必要な機能だけを選べるので、初期費用も抑えられます。業務が止まる心配も減るので、生産性の向上も見込めるでしょう。
バックアップ環境の構築によりデータ紛失のリスクを軽減できる
データ紛失のリスクを軽減できるメリットがあります。
クラウドサービスでは、データの永続的なバックアップが可能です。例えばデータを誤って消してしまっても、クラウド上でデータ保存されているので、すぐにデータを復旧できます。
ファイルやフォルダにアクセス制限をかけられるのも特徴です。権限のある人間だけがアクセスできるので、機密性の高いデータを守るなどのセキュリティ強化にもつながります。
また、自社サーバーのようにハードディスクを増設することなくバックアップ容量を増やせるのもメリットといえるでしょう。
自宅PCからも社内システムを利用できる
クラウド化した社内システムなら、自宅PCからもアクセスできます。
インターネット環境と端末があればどこでも使えるので、外出先や出張先でもスムーズな業務が可能です。情報共有が容易になれば業務がスムーズになり、生産性が高まることも期待できます。
自宅から社内システムにアクセスできる環境があれば、リモートワークなどの働き方にも柔軟に対応可能です。柔軟な働き方により、が減るのもメリットになります。
社内システムの課題をスムーズに改善できる
社内システムにおける課題を改善できるのもメリットです。
オンプレミスの社内システムの課題には「システムのスケールアップの難しさ」「セキュリティ面」などが挙げられます。
オンプレミスで処理能力を高めるには、サーバーを再構築してスペックを上げる必要があり、多くの時間と費用が必要です。クラウドサービスなら状況に合わせて機能を選べるので、手間なく改善できます。
クラウドサービスは、高いスキルを持つ専門家がセキュリティを担当しているのもメリットです。自社管理で専門家を常駐させるより、コストも抑えられます。
自社の業務負担を削減できる
自社サーバー管理などの設備に対する業務負担を削減できるのもメリットです。
自社が運用しているシステムの場合、メンテナンスや改修、トラブル対応などさまざまな業務負担が発生します。クラウド化によりサーバーなどの管理業務がなくなるので、業務負担を大幅に減らせるのです。
また自社でシステムを管理するには、エンジニアやヘルプデスクの人材を確保しなければなりません。IT人材の慢性的な不足により、スキルのある人材を確保するには大きなコストが発生します。クラウド化すれば、システム管理のための人材を確保する必要はありません。
業務システムをクラウド化するデメリット3選
業務システムをクラウド化すれば、多くのメリットが生まれます。ただ、クラウドサービスの導入を検討するならデメリットを理解しておくことも重要です。
業務システムをクラウド化した場合、以下3つのデメリットがあります。
- クラウド化できない業務システムがある
- 社内情報の漏えいなどセキュリティリスクがある
- カスタマイズ性に限度がある
メリットのあるクラウド化を進めるには、自社に合ったサービスを選ぶことが必要です。ここでは、それぞれのデメリットを解説します。
クラウド化できない業務システムがある
デメリットは、クラウド化できない業務システムがあることです。
例えば、特別なスキルが必要な業務や現場で行わなければならない業務などが挙げられます。
毎回状況が変化するような社員のスキルや経験が影響する業務の場合、クラウド化により非効率になるケースも少なくありません。特別なスキルが必要な難しい業務は、社員が対応したほうが効率的です。
実際に現場で行う業務はクラウド化できません。人間が手を加えたり対応したりする業務は、社員が対応する必要があります。
社内情報の漏えいなどセキュリティリスクがある
高いセキュリティ管理がされているクラウドサービスですが、セキュリティリスクもあります。
前述では「クラウドサービスでは専門家がセキュリティを担当している」と紹介しました。ただ、インターネットを経由してデータをやり取りする関係上、情報の漏えいなどのリスクは否定できません。
情報の漏えいには、社会的信用を大きく失うリスクがあります。特に会計業務や人事業務、顧客情報など、漏えいしたときのリスクが高い情報については社内で管理することも検討しましょう。
カスタマイズ性に限度がある
クラウドサービスではさまざまなプランや組み合わせで自社に合った環境を構築できますが、カスタマイズ性は高くありません。
オンプレミスならコストはかかりますが、自社に合った環境を自由に構築できます。もちろんクラウドサービスもカスタマイズはできますが、できる範囲は限られています。そのため、特殊な業務をクラウド化するのは簡単ではありません。
クラウドサービスを選ぶときは、できることを把握して自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。
業務システムをクラウド化する流れ5ステップ
業務システムのクラウド化には、導入の目的を明確にして最適なサービスを選ぶ必要があります。
導入後には、サービスが自社に合っているか、改善点はないかなどの検証も重要です。ここでは、業務システムをクラウド化する流れを紹介するので、計画的に導入する参考にしてください。
業務システムをクラウド化する流れは、以下の5ステップです。
- クラウド化する目的を明確にする
- 最適なクラウドサービスを選ぶ
- ルールやポリシーを設定する
- クラウド化をスタートする
- クラウド化の効果検証をする
1. クラウド化する目的を明確にする
まず何のためのクラウド化なのか、明確にすることが大切です。
目的がはっきりしていなければ、導入しても社内にシステムが浸透しない可能性があります。業務の改善点や効率化したい作業などを洗い出して導入目的を明確にしておけば、導入後もスムーズに対応できるでしょう。
改善点や効率化したい作業が決定したら、クラウド化する範囲を決めます。全てをクラウド化するケースもあれば一部をクラウド化することがあるなど、企業によってそれぞれです。
例えば、情報の漏えいを防ぎたい重要データなどは自社管理するなど、事前にクラウド化する範囲を決めましょう。
2. 最適なクラウドサービスを選ぶ
クラウド化する目的を明確にしたら、目的が達成できる最適なサービスを探します。クラウドサービスにはそれぞれ特徴があるので、しっかりと検討したうえで選びましょう。
選ぶ際のポイントは、以下の通りです。
- 機能やデータ容量が自社に合っているか
- セキュリティ面
- サポートの充実度
機能やセキュリティは当然ですが、サポートの充実度も重要です。導入前の無料トライアルはあるか、運用中のトラブルに迅速に対応してもらえるかなども事前に確認しておきましょう。
また、費用対効果の検証も重要です。例えば、クラウド化によりどの程度コストを削減できるか、導入により業務の効率は本当に上がるかなども検証しましょう。
3. ルールやポリシーを設定する
ルールやセキュリティポリシーを設定する必要があります。
セキュリティ対策方針などを定めるほか、権限や役割に関連するルールやマニュアルをつくることも重要です。
また現時点での会社のルールやセキュリティポリシーにより、社外に情報を出せないケースも少なくありません。この場合はクラウドサービスを利用できないので、ルールやセキュリティポリシーを変更する必要があります。
判断する基準は、ルールやセキュリティポリシーを変更してでもクラウド化にメリットがあるかどうかです。
4. クラウド化をスタートする
クラウド化のスタートで重要なのは、クラウド化により社内システムが変わる旨を社内に周知しておくことです。
社内への共有ができていないまま運用をスタートさせると、スムーズな運用はできません。事前に説明会や研修などを開催し、スタートの日を迎えましょう。
また、導入から利用までサポートを受けられるサービスを選ぶのもポイントです。利用スタート時にサポートやアドバイスが受けられれば、スムーズなクラウド化が進められます。
5. クラウド化の効果検証をする
クラウドサービスの運用を開始したあとは、費用対効果や業務が効率化できているかなどの検証です。
もしコストがかかりすぎていたり、業務の効率化につながらなかったりするなら原因を探り改善します。
効果の検証と改善は一度ではなく繰り返し実施するのがポイントです。改善を繰り返せば、自社の導入目的に沿ったシステムに近づけられます。また、運用のアドバイスをしてくれるサービスを選べば、効率的な検証・改善を進められます。
業務システムをクラウド化するならkickflowがオススメ
業務システムをクラウド化するなら、スムーズに導入できるクラウドワークフローシステム「kickflow」がおすすめです。
kickflowは、導入前も導入後もサポートが充実しているので、自社に合った効果的なクラウド化が実現できます。
自社の課題を熟知した最適なツールの設定方針アドバイスや、併走型専門チームのサポートを受けられます。導入から利用拡大までの全てをバックアップするサービスです。
kickflowは、業務システムに課題を感じていた300以上の企業への調査やヒアリング結果を参考に開発されています。したがってkickflowは、多くの企業が求める利便性や機能性、柔軟性を備えている業務システムです。
なお、kickflowは、スムーズにクラウド化ができるサービスです。クラウド化を検討しているなら、ぜひお問い合わせください。
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https://kickflow.com/contact/まとめ：クラウド化で業務の効率化を進めましょう！
クラウド化について、概要やメリット・デメリット、導入の流れなどを中心に解説しました。
クラウド化には、コスト削減や業務の効率化などさまざまなメリットがあります。ただ、メリットを引き出すには導入する明確な目的を洗い出し、それを達成できるサービスを選ぶことが大切です。
自社に合わないクラウドサービスでは、目的としていた効果は得られません。クラウドサービスを選ぶポイントは、的確なアドバイスと充実のサポートにより自社に合った環境を提案してくれるかです。
なお、kickflowは、自社に合ったクラウド化ができるサービスです。クラウド化を検討しているなら、ぜひ検討してみてください。
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