自社に合うワークフローのおすすめタイプは？導入形態別の特徴と選定のコツを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

ワークフローシステムにはクラウド型、オンプレミス型など様々な導入形態が存在します。ワークフローシステムの導入を検討する際には、これらの中から自社に適した製品を選択することがポイントです。

そこで今回は、各ワークフローシステムの導入形態と、それぞれがどのような企業に向いているのか、またワークフローシステムを選ぶ際にはどのような観点で製品を比較すればよいのかをご紹介します。

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化し、申請・承認・決裁といったプロセスを一元管理するためのシステムです。

ワークフローシステムを活用すれば、人為的なミスを防ぎやすくなり、処理のスピードや情報共有の精度も向上します。その結果、業務の属人化を防止しながら、全体の時間短縮にもつながります。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムには、業務の効率化や情報共有を支える基本機能が多く備わっています。代表的な機能としては、申請・承認フローの自動化、ステータス管理、通知機能、履歴の記録などが挙げられます。

例えば、稟議書の提出から承認・決裁までのプロセスをシステム上で一元的に処理できるため、紙やメールによる煩雑なやり取りを削減できます。関係者への自動通知やリマインド機能もあり、対応漏れや遅延の防止にもつながります。

クラウド型とオンプレミス型の違い

ワークフローシステムの提供形態には、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形式です。サーバーの構築や管理が不要で、初期コストを抑えてスムーズに導入できるのが特徴です。さらに、システムの自動更新や外出先からのアクセスにも対応しており、特に中小企業や個人事業主にとっては利便性の高い選択肢といえます。

一方、オンプレミス型は、自社内のサーバーにシステムを構築して運用する方法です。セキュリティ面の強化や、独自のカスタマイズを重視する企業に適しています。

ワークフローシステムを利用するメリット・デメリット

ワークフローシステムを導入する最大のメリットは、業務の効率化と可視化を同時に実現できる点です。

例えば、紙やメールで行っていた申請・承認作業をシステム上に一本化することで、処理スピードが向上し、担当者の負担も軽減されます。承認状況や進捗がリアルタイムで把握できるため、確認漏れや対応の重複といったミスも防止可能です。

さらに、申請ルートや承認フローを自動化することで、特定の担当者に依存する属人化を防ぎ、業務の標準化を後押しします。加えて、履歴の保存や検索機能があるため、監査対応や過去データの確認にも役立ちます。

一方で、導入にあたっては一時的に業務負担が増えることも考えられます。従業員が新しい操作方法や概念に慣れるまでには一定の時間がかかるため、社内での教育やサポート体制の整備も不可欠です。

より詳しくワークフローシステムについて知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。ぜひ併せてご覧ください。

※関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや選び方、導入の進め方のコツを解説

導入タイプ別に見るおすすめのワークフローシステム

企業によっておすすめのワークシステムは異なります。クラウド型やオンプレミス型など、様々な導入形態が存在するワークフローシステムから、自社にあったものを選ぶことが重要です。

大きく、ワークフローシステムの導入形態は下表の種類に分かれます。

以下では、それぞれの導入形態の特徴や、導入が適している企業について解説します。

クラウド型ワークフローシステムを選ぶべき企業

クラウド型ワークフローシステムは、コストを抑えながらスピーディに導入したい企業に適しています。特に、IT専任者がいない中小企業などにおいては、サーバーの構築や保守が不要な点が大きなメリットです。

インターネット環境さえあれば、場所を問わずアクセスできるため、リモートワークや複数拠点での業務にも柔軟に対応できます。また、定期的な機能アップデートやセキュリティ対策が自動で行われるため、専門知識がなくても安心して利用できます。

さらに、初期費用が無料または低価格のプランも多く、スモールスタートを考えている企業にも導入しやすいのが特徴です。

※関連記事：SaaS型ワークフローシステムで業務改革｜メリット・デメリットから学ぶシステム選定のコツを解説

オンプレミス型（パッケージ型）ワークフローシステムが適しているケース

オンプレミス型ワークフローシステムは、自社内のサーバーにワークフローシステムを構築して運用するタイプです。セキュリティ要件が厳しい企業や、高度なカスタマイズを求める組織に向いています。

例えば、機密性の高い情報を扱う金融機関や自治体では、外部環境に依存しないオンプレミス型の利用が選択肢となります。

また、既存の基幹システムと連携させたい場合や、独自の承認ルールに柔軟に対応したい場合にも有効です。

Excelフォーム型ワークフローシステムが向いている企業の特徴

Excelでワークフローシステムに相当する機能を構築することもできます。手軽にワークフローを実現できるため、導入コストを抑えたい小規模企業に適しています。

テンプレートの変更にも柔軟に対応できるため、小規模ながら独自の運用ルールを持つ組織にもフィットしやすいといえます。ただし、承認プロセスが複雑な場合や、多人数による同時利用、外部システムとの連携が必要な環境においては、むしろ作業負荷が高まる原因となります。一定以上の規模を持つ企業においては、Excelでワークフローを運用することは現実的ではありません。

※関連記事：ワークフローをExcelで作るには？メリット・注意点・導入ステップを解説

グループウェア一体型が向いている企業の特徴

グループウェア一体型のワークフローシステムは、スケジュール管理・メール・掲示板・ファイル共有といった機能を1つにまとめたサービスです。グループウェアのワークフロー機能を利用することで、簡単にワークフローシステムを用意できます。

グループウェアを使い慣れている企業においては、統一された画面や操作方法で利用できるため、スムーズに導入・運用できる点もメリットです。

ただし、Excel同様に一定規模以上の企業である場合や、多数の申請フォームを管理している場合、機能面に不足を感じることもあります。その場合は、クラウド型など専用のワークフローシステムの導入を検討すべきです。

※関連記事：グループウェアのワークフロー機能で十分？ワークフローシステムとの違いとは

ワークフローシステム選定で失敗しないための5つの比較ポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、見た目の使いやすさや価格だけでなく、機能面や他システム連携など幅広い観点を押さえておかなければなりません。

ここでは、導入前に必ず押さえておきたい5つの比較ポイントを紹介します。

業務フローに適した機能を備えているか確認する

ワークフローシステムを選定する際には、自社の業務フローに適した機能が備わっているかを必ず確認しましょう。各企業の業務プロセスや申請内容は様々であり、汎用的な機能だけでは対応しきれない場合があります。

例えば、複雑な承認ルート、多段階の承認、部署ごとに異なる申請項目の設定など、細かな運用が求められることもあります。また、承認フローの進捗管理やリマインダー機能、履歴の自動保存、検索性の高さなど、業務の効率化につながる機能が充実しているかも重要なポイントです。

他システムと連携できるかをチェックする

ワークフローシステムを選ぶ際は、既存の業務システムや外部ツールとの連携性を必ず確認しておくべきです。例えば、会計ソフトや営業管理システム、チャットツールなどと連携できれば、データの二重入力や承認漏れを防ぐことができ、業務効率が大幅に向上します。

加えて、APIの提供有無やCSVでのデータ連携、クラウドストレージとの接続可否なども確認ポイントです。

誰でも使いやすい操作性があるかを見極める

ワークフローシステムを導入する際は、誰にとっても使いやすい操作性かどうかを確認することも重要です。

ITに不慣れな従業員も多く、複雑な操作が必要なシステムだと社内への定着が進みにくくなります。直感的に操作できる画面構成や、視覚的にわかりやすいアイコンが採用されているかを確認しましょう。マニュアルを見なくても使えるかどうかも1つの判断基準になります。

また、スマートフォンやタブレットでもスムーズに操作できるマルチデバイス対応かどうかも利便性を左右します。利用できるデバイスも併せて確認しておきましょう。

セキュリティ対策と権限管理機能が充実しているかを確認する

ワークフローシステムには、顧客の個人情報や決済情報など、重要なデータが数多く集まります。そのため、セキュリティ対策が十分に講じられているかどうかは、導入前に必ず確認すべき重要なポイントです。

データの暗号化や通信の保護に加えて、不正アクセスを防ぐためのログ管理や多要素認証の有無もチェックしておきましょう。

導入費用・月額費用などのコストを比較する

もちろん、ワークフローシステムを選ぶ際は初期導入費用や月額利用料といったコストをしっかり比較することが大切です。

無料プランが用意されているシステムもありますが、多くは機能やユーザー数に制限があり、実際の業務には対応しきれないケースも少なくありません。一単に料金の安さだけで判断するのではなく、コストに対する効果も含めて見極めることが求められます。

自社に最適なワークフローシステムを見極めよう

ワークフローシステムは、予約受付や顧客管理などの業務を効率化できる、非常に頼もしいツールです。しかし、自社に合わないシステムを選んでしまうと、かえって業務の負担になるケースも少なくありません。

導入にあたっては、必要な機能が備わっているか、操作性やサポート体制、他サービスとの連携性、そしてコスト面まで総合的に比較検討することが重要です。本記事で紹介したステップや比較ポイントを参考に、実際の業務に適したシステムを選定しましょう。

当社では、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。kickflowはシンプルな操作で利用でき、かつ多機能であるという特徴があります。導入前トライアル支援など、手厚いサポートもご提供しております。

無料でデモの実施も可能です。ワークフローシステムの構築を検討されている方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。