SaaS型ワークフローシステムで業務改革｜メリット・デメリットから学ぶシステム選定のコツを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

多くの企業で「紙やExcelによる運用の限界」を実感する場面が増えているのではないでしょうか。このような中、DX推進の第一歩としてクラウドで使えるSaaS型ワークフローシステムへの関心が高まっています。

一方で、「選定基準がわからない」「本当に導入効果があるのか不安」といった声も少なくありません。そこで今回は、SaaS型ワークフローシステムの基本から導入メリット、選び方のポイントまでを丁寧に解説し、自社に合ったツールの検討をサポートします。

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SaaS型ワークフローシステムとは？

SaaS型ワークフローシステムとは、稟議や経費申請などの社内手続きをクラウド上で完結できるシステムを指します。

紙やExcelによる業務に課題を感じている企業にとっては、業務効率の向上とテレワーク対応を両立できる手段として有効といえるでしょう。

SaaS型とオンプレミス型の違い

SaaS型とオンプレミス型のワークフローシステムは、導入方法や運用面に違いがあります。

＜導入方法＞
SaaS型はサービス提供事業者がシステムを運用するため、自社でサーバーを用意する必要はなく、短期間で導入を進められます。
一方、オンプレミス型は自社サーバー上に構築するため初期投資が大きくなりがちですが、要件に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。

＜運用方法＞
SaaS型には自動アップデートやベンダーによる保守が含まれており、運用負担を軽減できる仕組みとなっています。一方でオンプレミス型では、社内での運用管理が必要となります。

SaaS型ワークフローシステムが普及している背景

SaaS型ワークフローシステムが急速に普及している背景には、働き方改革の推進やテレワークの浸透、さらにDXの加速があります。従来の紙やExcelによる申請業務では、承認の遅延や管理の煩雑さが大きな課題となっていました。

クラウド上で申請から承認までを一貫して行えるSaaS型ワークフローシステムは、業務の効率化に加えて、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を後押しします。

SaaS型ワークフローシステムを導入するメリット

SaaS型ワークフローシステムは、単なる申請・承認ツールにとどまらず、業務全体の効率化と柔軟な働き方を支えるインフラとして注目されています。ここでは、申請業務の効率化からコスト削減、セキュリティ強化や災害対策に至るまで、その具体的なメリットをご紹介します。

申請・承認業務の効率化

SaaS型ワークフローシステムの導入によって、申請・承認業務は大幅に効率化されます。これまでの紙やExcelを使った運用では、承認者の不在や書類の滞留が原因で、業務が滞ることも少なくありませんでした。

さらに、進捗状況をリアルタイムで把握できるため、対応の優先順位を判断しやすくなります。

導入・運用コストの削減

SaaS型ワークフローシステムは、初期費用と運用コストの両面でコスト削減が期待できる点が魅力です。オンプレミス型と異なり、自社でサーバーを構築・保守する必要がなく、利用方法によっては導入もアカウント作成のみで完了するケースもあります。

月額料金は1ユーザーあたり数百円〜数千円程度と比較的安価で、必要人数に応じた柔軟な契約が可能なため、無駄な費用が発生しにくい仕組みです。さらに、アップデートやシステムの保守はベンダー側が対応するため、自社のIT人材にかかる負担も抑えられます。

場所を問わず使える柔軟性

また、場所を問わず利用できる柔軟性も特長といえるでしょう。インターネット環境さえ整っていれば、自宅や外出先、出張先からでも申請や承認が行え、業務の停滞を防ぐことが可能です。

スマートフォンやタブレットにも対応しているため、通勤途中に承認を済ませるといった使い方もできます。また、テレワークやハイブリッド勤務にも対応可能です。

BCP対策や災害時のリスク分散

SaaS型ワークフローシステムは、BCP（事業継続計画）対策や災害リスク分散の面でも有効な手段といえます。クラウド上にデータを保管する仕組みのため、自社の拠点が被災しても業務データが失われる心配はありません。

さらに、多くのサービスではデータセンターが複数地域に分散されており、地震や水害などの自然災害にも強い可用性を備えています。加えて、インターネット環境さえあれば遠隔地や自宅から業務を継続できるため、緊急時でも申請・承認フローを止めずに対応可能です。

このように、SaaS型ワークフローシステムは企業の危機対応力を高め、安定した事業運営を支えるインフラとしても機能します。

SaaS型ワークフローシステムの主な機能

SaaS型ワークフローシステムは、単に申請と承認をデジタル化するだけではなく、多機能かつ柔軟な運用を支える仕組みが備わっています。ここでは、一般的なSaaS型ワークフローシステムに備わる主要機能をご紹介します。

申請書の作成とカスタマイズ機能

一般的なSaaS型ワークフローシステムでは、あらかじめ多種多様な申請書用パーツが用意されており、ドラッグ＆ドロップ操作を用いてフィールドを追加し、必要な項目を効率的に組み込むことが可能です。

また、入力エラーを防ぐためのバリデーション機能や、外部データベースと連携して各種マスター情報などを取得する機能も備えています。

承認・決裁のルート自動化機能

SaaS型ワークフローシステムには、申請内容や申請者の所属部署に応じて、自動で承認・決裁ルートを割り当てる機能が搭載されています。この仕組みにより、複雑な承認経路を手作業で設定する必要がなくなるうえに、社内ルールに準じた承認プロセスを実現できます。

たとえば、一定金額以上の経費申請では役職者の承認を自動で追加するなど、条件に応じた分岐も柔軟に設定できます。人事異動があっても、最小限の設定変更で済むため、運用の負担を抑えつつ正確なフローを維持可能です。

進捗管理とステータスの可視化

SaaS型ワークフローシステムでは、システム上で申請から承認までの流れを一覧で確認でき、滞留箇所も一目で判明します。さらに、申請が差し戻された場合には、その理由が明確に表示されるため、再対応もスムーズです。

このような機能により、申請者・承認者双方の作業効率を高めることができます。

他システムとの連携機能

SaaS型ワークフローシステムは、他の業務システムと連携することで、さらなる効率化を図ることができます。たとえば、会計ソフトや経費精算システムと連携させることで、申請データを自動的に反映させる仕組みを構築でき、入力ミスや二重登録の防止にもつながります。

さらに、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールとの連携により、承認依頼の通知から操作までをチャット上で完結させることも可能です。

セキュリティ・アクセス権限管理機能

SaaS型ワークフローシステムには、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策機能が備わっています。通信の暗号化やアクセス元のIPアドレスの制限、二要素認証といった機能により、外部からの攻撃リスクを軽減できます。

さらに、ユーザーごとに細かなアクセス権限を設定できるため、部署や役職に応じた情報管理が可能です。たとえば、特定の申請書類を管理職のみに閲覧・承認させるなど、社内権限に基づいた柔軟な制御が行えます。

また、全操作のログも記録されるため、監査対応やトラブル発生時の原因追跡がスムーズに進みます。

SaaS型ワークフローシステムの選定ポイント

SaaS型ワークフローシステムを導入する際は、必要な機能・操作性・費用感など複数の視点から評価することが重要です。

ここからは、選定時に確認すべき代表的なポイントを順にご紹介します。

自社の業務に必要な機能が揃っているか

まずは、自社の業務に必要な機能が備わっているかという観点です。たとえば、複雑な承認ルートの自動設定や申請書の柔軟なカスタマイズ、外部システムとの連携、スマートフォン対応、セキュリティ対策などが挙げられるでしょう。

機能の確認にあたっては、無料トライアルなどを活用し、実際の操作感や業務との適合度を確認しておくことが大切です。過不足なく業務で利用できるかどうかを見極めながら選定を進めましょう。

UI/UX（操作性）のわかりやすさ

SaaS型ワークフローシステムを選定する際には、操作性の高さも見逃せない比較ポイントです。UIが直感的であるかどうかは導入後のシステム定着率やユーザーの満足度に影響します。

レイアウトのわかりやすさや視認性の高いデザイン、案内表示の工夫が備わっていれば、業務移行がスムーズに進み、ユーザーの教育コストの削減にもつながります。ここでも実際の画面操作を確認できる無料トライアルを活用し、自社にとって使いやすい製品かどうかを見極めておくと安心です。

既存システムとの連携可否

SaaS型ワークフローシステムを導入する際には、既存システムとの連携が可能かどうかも事前に確認することが重要です。会計ソフトや経費精算ツール、グループウェアなどとスムーズに連携できれば、二重入力や入力ミスを防ぎ、業務全体の効率化に直結します。

APIやCSV入出力に対応した製品であれば、データ連携の自動化や柔軟なシステム統合も実現しやすいといえるでしょう。導入決定後に連携が困難と判明すれば、手戻りも生じます。システム間の連携可否を十分に確認する必要があります。

料金体系と予算とのバランス

SaaS型ワークフローシステムを選定する際には、料金体系と自社の予算とのバランスを見極める必要もあります。1ユーザーあたりの単価で料金が請求されるサービスであれば、利用人数が増えるとランニングコストも増加するため、長期的な視点でトータルコストを比較することが求められます。

加えて、初期費用やオプション機能、サポート体制の範囲なども費用に影響する要素です。便利な機能が豊富でも、実際には使わない機能にコストをかけるのは非効率といえます。複数サービスから見積もりを取りながら、コストパフォーマンスに優れた製品を選ぶことが大切です。

サポート体制やアップデートの頻度

SaaS型ワークフローシステムを選ぶ際には、サポート体制とアップデートの頻度にも注意しましょう。特に導入初期やトラブル発生時には、サポート体制が整っていると安心です。

さらに、アップデートが頻繁に行われるサービスであれば、法改正や業務環境の変化にも柔軟に対応しやすくなります。SaaS型ワークフローシステムではベンダー側で自動的に最新バージョンへと更新されるため、常に最適な環境を維持できます。

SaaS型ワークフローシステムを導入する際の流れ

SaaS型ワークフローシステムの導入を成功させるには、導入目的の明確化からテスト運用、全社展開までの流れに沿って進めることがポイントです。

以下で具体的なステップをご紹介します。

1. 導入目的の明確化

SaaS型ワークフローシステムを導入する際には、まず目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なままでは、必要な機能の選定や社内調整も進みません。

たとえば、「紙やExcelによる申請業務を効率化したい」「テレワークに対応した承認フローを整えたい」といったように、現状の課題と理想の姿を具体的に言語化することが、要件定義やサービス選定の指針となります。

また、業務全体の見直しを目指すのか、一部業務のデジタル化にとどめるのかによっても、求められるシステムの規模や機能も異なります。

2. 現状の業務フローと課題の可視化

SaaS型ワークフローシステムを導入する際には、まず現状の業務フローを把握し、どこに課題があるのかを可視化することが大切です。書類の滞留や担当者不在による遅延、紙やExcelによる非効率な管理など、現場で感じている具体的な問題を洗い出すことで、導入目的が明確になります。

さらに、部門ごとの業務フローや承認ルールの違いも整理しておくと、適切な要件定義につながり、導入後の混乱を防ぎやすくなります。

3. 要件定義と選定基準の整理

要件定義と選定基準の整理は、SaaS型ワークフローシステムの導入を成功させるために要となる工程です。まずは、自社の業務に必要な機能や運用体制を明確にし、どのようにシステムを業務プロセスへ組み込むかを検討します。

たとえば、「承認ルートの自動化」や「外部システムとの連携」、「スマホ対応」など、優先度の高い要件をリストアップしておくと、適した製品を効率的に絞り込むことが可能です。加えて、UIの使いやすさやサポート体制、費用対効果といった選定基準もあらかじめ定めておけば、比較もスムーズに進みます。

4. 複数サービスの比較とトライアル活用

自社に適したSaaS型ワークフローシステムを見極めるには、複数のサービスを比較検討したうえで、トライアルを通じて実際の使用感を確認することが欠かせません。

比較にあたっては、あらかじめ整理した選定基準に沿って比較を行います。多くのサービスでは無料トライアルが提供されているため、実際の業務シーンを想定しながら操作感や機能の対応力を検証しておくと安心です。

評価にあたっては、机上の検討だけでなく、現場目線の評価も踏まえることで、ミスマッチを防ぎ、適切な判断につながります。

5. 社内関係者への説明・合意形成

SaaS型ワークフローシステムを導入する際は、システム担当者だけでなく、実際に運用を担う部門との合意形成も欠かせません。全社的にワークフローシステムを導入する際には、申請・承認業務に関わる部門は多岐にわたります。導入の目的や期待される効果をわかりやすく伝え、現場の理解と協力を得ることが重要です。

操作方法や運用ルールを事前に共有し、トライアル段階でフィードバックを収集しておくと、不安や疑問を事前に解消でき、定着もスムーズに進みます。また、各部門のキーパーソンを巻き込みながら段階的に導入を進めることで、混乱を防ぎつつ現場との連携も深まります。

6. 初期設定とマスタデータの整備

SaaS型ワークフローシステムを導入した後は、スムーズに運用を始めるための初期設定とマスタデータの整備が必要です。

まず、申請フォームの作成や承認経路の設計を行い、自社の業務フローに適した設定を反映させます。次に、部署やユーザー情報などのマスタデータを正確に登録し、承認ルートや権限の設定に活用します。

多くのサービスにはテンプレート機能やCSVインポート機能など、初期設定の負担を軽減するための仕組みが備わっているため、うまく活用することがポイントです。

7. テスト運用とフィードバック収集

SaaS型ワークフローシステムを本格導入する前には、一定期間のテスト運用を実施するべきです。実際の業務フローに沿って試験的に活用することで、設定ミスや操作面での問題を早期に発見できます。

特に、申請や承認ルートが複雑な企業では、関係者の操作性や進捗状況の見え方を確認し、想定通りに機能しているかを検証する必要があります。さらに、運用部門や現場の担当者からフィードバックを収集すれば、改善点も明確になります。

8. 本番導入と運用体制の構築

テスト運用で得られた知見をもとに、いよいよ本番導入フェーズへと移行します。導入時の混乱を防ぐには、操作マニュアルの整備や研修機会の提供が効果的です。

加えて、安定した運用には体制づくりも欠かせません。専任の管理者を配置し、システムへの問い合わせ対応や承認ルートの調整などを一元管理できるようにしておくと、継続的な活用と改善が促進されます。

システムの定着を図るうえでは、業務改善の視点から定期的に運用を見直すことも大切です。

SaaS型ワークフローシステム導入の注意点や課題

SaaS型ワークフローシステムは、導入・運用の手軽さや業務効率化において多くのメリットがありますが、一方で事前に把握しておきたい注意点も存在します。

ここでは、検討段階で確認すべきリスクや導入時に起こりやすい問題点を解説します。

サービス停止や障害時のリスクを想定しておく

SaaS型ワークフローシステムを導入する際には、サービス停止や障害といった予期せぬトラブルへの備えも欠かせません。SaaS型ワークフローシステムでは通信障害やベンダー側のシステム障害によって、一時的に業務が停止するリスクがあります。

また、SaaSは提供企業の運用に依存しているため、突発的なサービス終了や長時間のメンテナンスが発生する可能性も否定できません。こうしたリスクに備えるには、サービス稼働率（SLA）や過去の障害実績、対応体制などを事前に確認しておくことが重要です。

加えて、業務を止めないためにも、非常時の代替手段も検討しておくと安心です。安定運用を前提としながらも、万一に備えた体制の構築が求められます。

システム移行方法の確認

導入したシステムから別のシステムへ移行を行うケースもあらかじめ考慮しておくことをおすすめします。

クラウド上のデータを他のシステムへ移行する際には、想定以上の工数や追加費用が発生するケースも少なくありません。導入前には、申請データのエクスポート機能や移行支援の有無、契約終了時の対応などを事前に確認しておくことが重要です。

カスタマイズ性に限界がある

SaaS型ワークフローシステムは導入の手軽さが魅力である一方で、自社特有の業務フローに合わせた細かなカスタマイズには限界がある点に注意が必要です。多くの製品は、あらかじめ用意された機能やテンプレートに基づいて運用することを前提としており、柔軟な仕様変更が難しい場合もあります。

たとえば、複雑な承認ロジックや特殊な帳票レイアウトに対応したい場合、標準機能では対応しきれず、業務側がシステムに合わせる必要が生じることもあります。業種特有の要件が多い企業や、既存業務の変更が難しい企業では、導入前に対応可能なカスタマイズ範囲を十分に確認しておくことが重要です。

部署間の導入温度差や社内展開の難しさ

SaaS型ワークフローシステムの導入にあたっては、部署ごとの理解度や期待値の差により、導入への温度差が課題となることがあります。たとえば、IT部門や総務部門では効率化の必要性を実感しやすいものの、現場部門では「慣れたExcelのほうが使いやすい」といった声も根強く、抵抗感を示されてしまうケースも少なくありません。

加えて、申請業務の頻度や内容は部門によって異なるため、全社的に統一した運用を行うには一定の調整が求められます。こうしたギャップを埋めるには、導入前から関係部門を巻き込み、説明会やトライアルを実施しておくことが効果的です。現場の意見を早い段階で反映させることで、スムーズな導入につながります。

SaaS型ワークフローシステムを導入して業務の効率化を図ろう

SaaS型ワークフローシステムは、社内手続きを効率化し、柔軟な働き方を実現する手段として注目されています。紙やExcelによる申請業務から脱却し、場所を問わずスムーズに申請・承認が行えることで、業務の停滞を防ぎ、生産性の向上にも貢献します。

自社に合った機能を備えたサービスを選定すれば、業務効率化にとどまらず、災害時のBCP対策やテレワーク推進にもつながります。本記事を参考に、自社に最適なシステムの導入をご検討ください。

なお当社では、中堅・大企業向けに開発されたSaaS型ワークフローシステム「kickflow（キックフロー）」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった特長を備えます。

無料でのデモンストレーションも可能です。SaaS型ワークフローシステムを検討の際には、ぜひ候補の1つとしてご参考ください。