ワークフロー
2023/11/28
2023/11/02
ワークフロー
ワークフローシステム導入の「費用対効果」の考え方
ワークフローシステムの「費用対効果」について、算出がむずかしく導入を決めかねている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ワークフローシステムの費用対効果の考え方を詳しく解説します。特に、ワークフローシステムを未導入の企業がクラウドワークフローを導入するケースに焦点を当てて考えていきます。
ワークフローシステムの効果
ワークフローシステムの導入にはさまざまな効果が期待できます。本記事で、その中でも主要な3つの効果について詳しく解説します。
意思決定スピードUP
ワークフローシステムを導入することで、意思決定のスピードが大幅に向上します。紙を使った手続きに比べて、承認プロセスが迅速になります。
従来の紙ベースの手続きでは、承認者がオフィスにいなければならず、承認までに時間がかかることがありました。しかし、ワークフローシステムを導入すると、スマートフォンやタブレットを使って承認することができるため、リモートワーク中でも効率的に業務を進めることができます。
転記作業の撲滅
ワークフローシステムの導入により、エクセルからエクセルへのデータ転記や紙からエクセルへの変換などの手間を省くことができます。承認が完了した後も、会計ソフトへの手打ち作業などが不要になり、作業の効率化が図られます。
従来の手続きでは、データの転記や変換に時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすかったため、作業の品質向上も期待できます。
チームを横断した業務の効率化
多くのワークフローは、営業から経理、法務など、部署を横断するプロセスを含んでいます。また、工場と本社部門をつなぐようなワークフローもあります。ワークフローシステムの導入により、これらのプロセスがシームレスになり、チーム全体の業務効率が向上します。
例えば、営業部門が受注情報を入力し、経理部門が請求書を作成し、法務部門が契約書を確認するといった連携がスムーズに行われるため、情報の抜け漏れや連絡ミスが少なくなります。
費用対効果をどう計算するか？
ワークフローシステムの導入には、初期投資やランニングコストがかかりますが、それに対してどの程度の効果が得られるのか、費用対効果を計算することが重要です。以下では、費用対効果を計算するためのポイントについて説明します。
前提：計算は難しい
ワークフローシステムの費用対効果を正確に計算するのは難しいです。なぜなら、給料やITツールのコストなどの「顕在的な額面コスト」だけでは、効果の測定が困難だからです。
さらに、エクセルや紙を使用することによる「タダ」のコストも存在します。したがって、費用対効果を計算する際には、顕在的なコストだけでなく、潜在的なコストも考慮する必要があります。
業務にかかっている時間をまずは算出しよう
まずは、ワークフローシステムの導入により、業務にかかっている時間を算出することから始めましょう。具体的な業務プロセスを分析し、従来の手続きと比較して、どれだけの時間短縮が見込めるのかを評価します。これにより、潜在的なコストを把握することができます。
コスト算出の難しいコストも出してみよう
ワークフローシステムの導入により、以下のようなコストが発生する可能性があります。これらのコストも考慮に入れて、費用対効果を計算しましょう。
- 属人性によるコスト：従業員が特定の業務に依存し、他の人に引き継ぎが難しい場合に発生
- 退職によるコスト：業務の担当者が退職した場合に、再教育にかかるコスト
- 教育コスト：ワークフローシステムの導入に伴い、従業員に対する研修や教育のコスト
- 引き継ぎコスト：業務の引き継ぎがスムーズに行われない場合に発生
- セキュリティや紛失対策にかかるコストなど：情報のセキュリティ対策やデータの紛失対策にかかるコストが増える場合も
以上のように、ワークフローシステムの導入には多くのメリットがありますが、費用対効果を正確に評価するためには、顕在的なコストだけでなく、潜在的なコストも考慮する必要があります。企業の状況やニーズに合わせて、費用対効果を計算し、ワークフローシステム導入の判断に役立ててください。
まとめ
ワークフローシステムの導入には多くの利点があり、企業の競争力向上や業務効率化に貢献します。ただし、その費用対効果を正確に評価するためには、顕在的なコストだけでなく、隠れたコストや時間の変化を考慮する必要があります。
ワークフローシステムは、適切に導入および評価されれば、企業の未来における重要なツールとなることでしょう。本記事の内容を参考に、ぜひ費用対効果を算出してみてください。
今後も役に立つ情報を発信していきますので、ぜひよろしくお願いします。
