導入事例

変化の波を乗り越えるべく、稟議・ワークフロー改革を進めるモノづくり企業

抱えていた問題点	・工場間での郵送の手間や承認状況が確認できないなどの、紙運用による稟議の不都合 ・リモートワークやセキュリティ対策を阻む、オンプレミス型システムの運用負担
導入の理由	・管理者・申請者目線における操作難易度の圧倒的低さ ・細やかなアクセス権限設定が可能である点 ・営業担当者の「課題に寄り添う」導入提案

1944年創業、「粗加一貫」を強みに持つものづくり企業

まずは事業についてお伺いできますか？

柴田：中央可鍛工業株式会社は自動車部品や産業機械用部品を製造する鋳造メーカーであり、主に鋳鉄とアルミを溶かし鋳造・加工・販売まで手掛けるモノづくり企業です。また、オフィス家具の製造・販売も行っております。

弊社の強みとしては、粗材の鋳造から機械加工を自社で一貫して行う「粗加一貫」のモノづくりを最大の強みとしております。

粗加一貫した生産体制は、製品の製造工程を全体で捉え、各工程のロスを最小限に抑えるモノづくりが可能です。

従業員は国内外含めグループ全体で1,000名を超えます。

日本では愛知県の日進工場をマザー工場に、機械加工やアルミ鋳造に強い熊本工場、オフィス家具を販売する名古屋市中川区の本社、2019年に新設された土岐市の岐阜久尻工場、ロボットや建設機械向けの大物製品を手掛ける中国の工場もあり、様々な拠点から事業を展開しています。

みなさまの所属する部署についてもお伺いできますか？

柴田：私は情報システム室に所属し、係長という立場でIT戦略に関わっています。

情報システム室はシステム導入支援、および開発、サーバーやネットワークの管理、セキュリティ関連の業務はもちろん、社内から上がってくるITに関する困りごとの対応などのヘルプデスク業務も行っています。IT企画から運用まで、一貫して対応しています。

岩田：柴田と共に、私は情報システム室で主任を担当しています。情報システム室は6名が在籍していますが、私も柴田と同様にIT企画から運用まで対応しています。

植田：財務部の原価管理課の主任を担当しています。ものづくりの根幹に関わる製造原価の予実（予算と実績）管理を行っております。加えて製造部門の能率管理や収益改善なども支援しています。

ワークフローシステムの検討を開始

ワークフローシステムは、財務部と情報システム室の2部署合同で検討されたのでしょうか？

柴田：はい、そうですね。財務部で主管していた稟議は紙で運用され、そのほか汎用申請はオンプレミス型のワークフローシステムで運用していました。情報システム室でそのシステムを保守運用していました。今回のプロジェクトでは、稟議のペーパーレス化と、オンプレ型のシステムのリプレイスを同時に進めた形になりますね。

原価管理課からみた、ワークフローの課題はどういったものがありましたか？

植田：財務部が大きく関わる稟議は、柴田の言った通り「紙」で運用されていました。基幹システムに稟議・ワークフローの機能が付いていましたので、それを使おうかという意見もあったのですが…稟議のワークフローとしての機能は基幹システムパッケージでは実現できず、紙のままで運用していました。

紙で運用していたため様々な課題がありました。特に苦労していたのは原本郵送の手間です。熊本工場からトラックにのせて愛知県まで稟議書の紙を運ぶといったことが常日頃でした。紙の稟議ではリアルタイムに決裁状況を確認することもできず、大変困っていました。

今度は、情報システム室目線でのワークフローの課題を教えてください。

柴田：「稟議以外」のワークフローはオンプレミス型のシステムに実装していました。

オンプレミス型のため、社外からアクセスするのはセキュリティを考えると実現が難しい状態でした。会社に行かないと申請や承認ができない点は従業員からも不満の声が上がっていました。

そんな中、コロナがまん延しリモートワークに移行する際には非常に困りました。在宅で仕事を進める必要が出てきたんです。上場企業ですので扱う情報の機密性も高いため、業務効率化とセキュリティ担保の両立には頭を悩ませました。

kickflowに「ビビビッ」ときた

そんな中、どのようにワークフロー製品選定を進めたのでしょうか？

柴田：最終的には3つの製品を比較しました。1つめはその時利用していた製品の最新バージョンのもの、2つめはお付き合いのあるIT商社の営業の方に教えていただいた製品。そして、kickflowの3製品が候補に上がりました。

正直kickflowは聞いたことが無い製品でしたので、「話ぐらいは聞いてみようかな..」といった軽い気持ちでした。

ただ、最初kickflowの説明を聞いた際に「これはいいかもしれない」「ビビビッ」ときましたね。

「ビビビッ」ときたのはなぜだったのでしょうか？

岩田：機能的には人事異動の事前予約やTeams連携など我々のニーズに合致した製品だと感じました。また、営業の方のご提案力も魅力でした。

製品の機能紹介ではなく「どうしたら中央可鍛工業の課題を解決できるか」「ITで解決すべきか・運用や業務を改善すべきか」という点まで一緒に考えてご提案いただけたのには驚きました。

kickflowをご選定いただいた理由をお伺いできますか？

柴田：1つ目は、権限管理の機能が充実していたからです。

アクセス権限を細かく管理できる点は魅力的でした。以前は権限管理がシンプルだったため間違って更新されるのが怖く、情報システム室に閉じた形で運用せざるを得なかったのですが、現在ではワークフロー・経路作成権限を各主管部署に移譲し自由に新規作成やメンテナンスできるようになりました。

2つ目はワークフロー及び経路作成の難易度がぶっちぎりで低かった点です。

最初はみんな「えーっ。無理だよ…」と不安そうでしたが、移行が終わった後は「案外、簡単にできちゃったね」と驚きの声であふれていました。例えば人事・総務は2か月で約70本のワークフローを新規に作り変えていました。管理者に非常に優しい製品だと思います。

3つ目はkickflow社の開発チームと営業チームの連携スピードの速さです。

ある時「今の機能だと、こういった課題が解決できない」と営業担当の方にフィードバックをしました。「すぐに製品に反映されることは無いだろう…」と思っていたのですが、後日機能が改善されたという連絡を受け取り、大変驚きました。改善スピードが早く、kickflowの開発と営業の連携がうまく回っているなと感じました。

導入する上での苦労話はございますか？

植田：費用対効果の説明は工夫しました。紙原本の郵送にかかる無駄な時間やリモートワーク中に承認できない、といった課題が解決することはわかっていました。

しかし、「紙の運用」と比較した上でのITシステムの費用対効果の説明には苦労しました。

また、社内の一部からは慣れ親しんだやり方からの移行に反発する声もありました。ここは、役員まで巻き込んだユーザーテストまで実行し社内の理解を得ていきました。

柴田：費用対効果は勿論大事ですが、全社で使う製品なので「短期的な費用対効果」だけを見ているわけではなかったのもポイントです。

今までできなかったことが新たにできるようになる、など「メリット」を説明する点は努力しました。例えば基幹システムとワークフローシステムをAPIで連携できる点など、将来的な付加価値もうまく伝えるようにしました。紙の運用の方がよいという声もありましたが、経営陣に丁寧に説明し、ある意味トップダウン的に現場を巻き込みながら進めていきました。

管理のしやすさと、セキュリティ対策を両立

導入後の効果を教えてください

岩田：セキュリティ観点からBYODの場合、セキュアブラウザ（HENNGE Secure Browser）を利用しているのですが、セキュアブラウザ経由でワークフローシステムを利用できるようになった点は本当に嬉しかったです。利用者がどこからでも安全にワークフローシステムにアクセスできるようになりました。

柴田：システムのトラブル報告と、社内からの使い方に関する問い合わせが間違いなく減りました。管理者も操作しやすいので管理者のメンテナンスもかなり楽になりました。

経路のシミュレーション機能（設定した経路がどのように動くかを事前にテストできる機能）もとても便利ですね。

植田：「紙より便利だね」という声も多いですね。実際いちユーザーとしても申請や別の申請書の検索・参照などかなりやりやすくなったと思います。kickflowを入れてよかったな、と思います。

時代の波を乗り越えるために

最後に、同様の課題を抱える他社の方に応援メッセージをお願いします！

植田：現場がどれだけkickflowが欲しい！と言っても、上層部やトップが「これはやるべきだ」と感じてくれないと導入には至りません。自分の中に導入のストーリーや軸をしっかりもって、「この課題を解決するにはこのツールが必要なんだ」と信じて、何回も食らいつくことが大切だと思います。

柴田：「リリースタイミング」も重要だと思います。稟議は紙、その他の申請はオンプレミス型のワークフローシステムを利用していましたが、最も難易度、重要性の高い稟議を先行してリリース、その後に既存ワークフローシステムからの移行をするように導入検討を進めました。管理部署の異なる２つの議論を同時にとりまとめたやり方は、とても良い方法だったと思っています。

製造業ではやはり紙が残っているケースがまだまだあると思います。しかし、今の時代の波を乗り越えるためには、デジタル化を通じて稟議や意思決定のスピードを上げることはものすごく重要だと思います。

本日はありがとうございました！