導入事例

Case Study

オンプレ製品からSaaSのベスト・オブ・ブリードモデルへの切替によって、稟議完了までのスピードが劇的に改善

グリー株式会社 経営企画部 IT企画グループ 福田様
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抱えていた問題点・運用期間が長くなるにつれ管理が難しくなってきた
・既存製品の運用コストが高まってきた
導入の理由・クラウド製品にも関わらず機能や API が豊富
・カスタマーサポートの手厚さ

まずは貴社の事業について教えてください

グリーはソーシャル・ネットワーキング・サービス(SNS)GREEを創業事業とし、世界初のモバイルソーシャルゲームを開発するなど日本のモバイルインターネットサービスを牽引してきました。

現在はゲーム事業、ライブエンターテインメント事業、メディア事業、広告事業、投資事業を展開しています。

福田さんについて教えてください

経営企画部のIT企画グループに所属しています。

IT企画グループでは経営に寄与するいわゆる基幹系システム全般の企画立案やPJマネジメントを担う「IT企画チーム」と、システム開発/運用を担う「ITエンジニアリングチーム」の2チーム体制を組んでいます。社員と業務委託が半々という人員構成で、現在はこの2チームのマネージャーを務めています。

稟議ワークフローは情シス目線と経営管理目線の2軸で考えることがあるかと思いますが、ちょうどその2つが統合されたような部署にいます。

kickflow導入前の状況と、リプレイスのきっかけを教えてください

kickflow導入前はオンプレ製品でワークフローを運用していました。この製品は2012年に導入し、それ以前に分散していたほぼ全てのワークフローを統合していたものです。統合のメリットはもちろんあったのですが、運用期間が長くなるにつれ管理が難しくなってきたのと運用コストが高まってきたというデメリットもありました。

kickflowに連絡したのはちょうどそのデメリットが顕在化し解決策を模索していた時期です。統合型のオンプレ製品ではなく適材適所でSaaSを組み合わせるベスト・オブ・ブリードモデルで進められないかと考えていたのもあって声をかけました。

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kickflowを選定した理由を教えてください

クラウド製品にも関わらず機能やAPIが豊富だった点です。

先程お伝えしたようにリプレイス方針はSaaSのベスト・オブ・ブリードモデルでしたが、kickflowと話を始める前は稟議ワークフローの製品選定が難航していました。

というのは内部統制の観点から要件が厳しく、リプレイス先の製品にも一定レベル以上の機能群が必要だったからです。また出来るだけ自動化や簡略化をしたかったので、Slackや他のシステムと適切に繋げることが必須要件に入っていたのもありました。そこにkickflowが出てきた形ですね。

もう一つあげるとすれば、契約前からサポートが手厚かった点もあるかと思います。

オンプレ製品からクラウド製品への移行時にはどうしても製品にオペレーションをあわせる必要が出てきますが、導入検討時から「機能のある/なし」ではなく「何故この機能があって、何故この機能がないのか」という根幹にある製品思想を聞かせてもらっていました。

クラウド製品は自分たちであまりカスタマイズが出来ないので、将来的なアップデートも考慮した上で「自社のオペレーションをどのようにマッチさせるか」を道筋をつながら検討が進められて良かったですね。

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kickflow 導入事例集 vol.01

kickflow 導入事例集 vol.01

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前に「もう一つ理由がある」と言っていたような…

これも言っちゃっていいんですかね…(笑)

kickflowさんにとっては嬉しい話ではなさそうですが、「リプレイスのしやすさ」も検討ポイントに入っていました。

これは過去に失敗を重ねた中での気づきですが、システム導入時に考慮すべきバランスは「導入2割、運用6割、撤退2割」が適切だと思っています。実際にデータ保全のためだけに利用がないのに何年も契約更新しているものがあるので、今回はロックインされないかどうかも重視していました。

その点kickflowはAPI経由で全データ(添付ファイル含む)を取得出来るので、万が一リプレイスが必要になった際にやりやすそうなのも評価しています。

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kickflowをどのように使っていますか?

利用ケースは捺印申請や稟議申請が多いですね。申請されたデータはAPIを介して社内DBやConcurに連携されていて、別のサービス上でも活用しています。今後は申込書や発注書がkickflow経由で作成されるような連携も進めていく予定です。

また運用も出来るだけ自動化するように工夫しています。

人事異動や入退社が多いことから、kickflow上の組織やユーザー設定はSAPや管理台帳が持つ人事データをAPI連携する形で実現しました。取引先マスタも別のDBからkickflowに配信されるようにしています。元のデータフォーマットをkickflowのものに整形する部分はDataSpiderを主に使っています。

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kickflowを導入した効果はありましたか?

承認が完了するまでのスピードがめちゃくちゃ早まりました。

リプレイス前の数字が取れていないのですが、肌感だと半分以下になった印象です。直近の数字だと約5割の稟議申請が当日中に承認完了、翌営業日までだと8割弱が承認完了しています。これはSlack上で承認/通知が出来る機能や、並列承認ステップ機能が効果的でした。VPNを張る必要がなくなったのもありそうですね。

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(上記は参考イメージです)

もう一つは今回の導入をきっかけにオペレーションを見直すことが出来た点です。

kickflowの製品とはあまり関係がない話ですが、カスタマーサクセスの方と議論しながら承認フローや統制のかけかたを見直すことで、結果として事前統制から事後統制の方針に切り替えを行い運用コストを下げることに成功しました。

kickflowを検討中の方へ一言

従業員を多く抱える会社やシステム間の連携を強化したい会社にとって選択肢に入る製品だと思います。運用コストを下げ、承認速度を上げたいというニーズを満たしてくれそうです。

もちろん企業ごとに特有の要件があるはずなので全社にお薦めすると無責任になってしまいますが、まずは要件をクリアできそうか壁打ち的に相談してみるのはありかと思います。検討時から手厚くサポートしてくれると思いますよ。

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この資料でこんなことがわかります
  • サービス概要
  • kickflowの特徴
  • kickflow導入の効果
  • 機能
  • サポート
ロゴ
社名 グリー株式会社
URL https://corp.gree.net/
業種 IT・ソフトウェア
従業員数 1001〜3000名
担当者 経営企画部 IT企画グループ 福田様
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