導入事例

APIによる業務効率化や経路・組織図の柔軟性。HENNGEが長年かけてたどり着いたワークフロー移行までの道のり

抱えていた問題点	・同じ部門内でも稟議の共有ができない ・外部システムとの連携が難しい
導入の理由	・稟議の共有や回覧設定などの使い勝手の良さ ・英語対応と組織設定の柔軟性 ・APIによる業務自動化が可能

情シス向けサービスを展開するHENNGE

改めて会社の事業とお2人について教えてください。

HENNGE株式会社は「テクノロジーの解放で世の中を変えていく」を理念に、テクノロジーと現実の間のギャップを埋める独自のサービスを開発・販売しているSaaS企業です。複数のクラウドサービスへのセキュアなアクセスとシングルサインオンを実現するSaaS認証基盤である「HENNGE One」を中心に、情報システム部門向けのクラウド・セキュリティサービスを提供しています。

私たちはピープルディビジョン インターナル IT セクションという部署に所属していて、所謂情報システム部門になります。「社員が働きやすい環境を作ること」「より効率的な働き方ができるように業務改善をすること」をミッションにIT関連の導入・管理、セキュリティ対応からPCなどのデバイス管理などを行っています。

お二人はどういった役割分担をされていますか？

特に私 (川竹様) はマネージャーとして、ピープルマネージメントや、主にサービスデスク系の業務をしています。その他にも社内の業務改善のために新しいサービスの提案・導入準備なんかもしています。穂坂はオールマイティにインフラの管理からセキュリティ周りもみている他、社内業務フローや導入したツールの継続的な保守・改善などを担当しています。

何か新しいサービスを導入するとなった場合は、2人で一緒に動いたりもするので、kickflowの導入も一緒に推進しました。

情シス向けサービス会社の情シス、ですね。普段何か意識されていることはありますか？

そうですね。製品の一ユーザーでもあるので、自分達の声を製品部門に届けることもミッションとして掲げています。また、バックオフィスにいると現場の部門よりは経営層に近い位置にいるため、経営層が考えていることや会社の方針をより理解するべき立場にいると思っています。

会社が目指している、社員の見本となるような働き方や人物像を自ら進んで体現することも重要だと考えています。

同じチーム内でも稟議の共有ができなかった

ワークフロー切り替え以前の課題を教えてください。

kickflowを導入する以前は別の汎用ワークフローサービスで稟議・承認を行っていました。しかし、各申請の共有ができず、誰が・いつ・どんな稟議を上げているのかが同じチーム内や上司であっても分からないことが一番大きな課題でした。

当時は誰かに申請書や稟議書を共有したいと思ったら、一度当該申請書をPDFでダウンロードし、他のツールでそのPDFを共有する形をとっていました。ワークフローシステム内で共有することもできるにはできますが、都度申請フローの中に入れるしかないため、所謂回覧の設定ができず…なかなか大変でした。

その他にもAPIの種類が少なく、外部システムとの連携が難しい点も課題でした。業務効率化の観点からセクション内で課題として挙がり、実は2018年ごろからワークフローの切り替えを検討していたんです。

4年も前から切り替えを検討されていたんですね・・・！

実は、kickflowを見つける前にも複数の国内外のサービスを試したり、自分達で作ろうという話なんかも出たりしました。

HENNGEは公用語が英語なので、英語に対応していることは必須要件。でも、英語に対応している国産ワークフローがそもそも限られていて、一方で海外製品では日本特有の商習慣に対応できなかったり、HENNGEの複雑な組織構造を表現し切れなかったり。。。

なかなか求める要件を満たす製品が見つからない状況が数年続いていました。

kickflowが英語対応をしたことで本格導入へ

kickflowのどんなところを気に入っていただけたのでしょうか？

一番最初にお話をお伺いした際にまずいいね！と思っていました。稟議・申請を共有できること、APIもしっかり準備されている、HENNGEの複雑な組織構造でもちゃんと表現できるような柔軟性があったし、UIもよかった。これまで色々な製品を試した中で感じていた課題を解消できそうなプロダクトだと感じました。

ただ、当時のkickflowはまだ英語対応をしていなくて。。。

そうですね、英語対応は大前提だったので。あとは英語にさえ対応してくれれば、、、と思っていました。

そこから、英語に対応したというご連絡をいただいて、REST API/Webhookもさらに拡充していたこともあり、再度本格的にトライアルを開始しました。

他部署とのすり合わせに時間がかかった

導入の際に一番苦労したことはなんですか？

他部署とのすり合わせを慎重に行いました。これまでは新しいシステムを導入する際は自分達のセクションだけで進めることが多かったのですが、他のプロジェクトや部署と絡んで進めることに一番苦労しました。

例えば、決裁権限表の更新ですね。当時は以前使用していた製品に合わせた権限設計になってしまっていたり、会社が急速に成長する中で後回しになっていた部分もありました。

今の環境にあったあるべき権限設定の見直しを総務部が主体になって推進してくれたので、それに合わせた全体の業務フローのすり合わせや、管理・実装を考慮した構造設計を半年ほどかけて行いました。苦労をした分、自分達にとっても良い経験になりました。

kickflowを導入して管理がラクに

川竹さん、実際に導入して効果はありましたか？

管理者目線だと、管理は楽になった気がします。正直なところ、「あぁ、なんとか導入できた」みたいなホッとした気持ちが大きいです。笑

ユーザーの管理や組織のバージョン管理で管理面が楽になったと思いますし、やっぱりAPIがあるおかげで手数が足りなくてもなんとか検討できるところが結構いいところですね。現状維持だけではなくて、未来を見れるところが導入して良かったところかなと思います。

穂坂さんはいかがでしょうか？

他のサービスと比べて、痒いところに手が届くサービスだと思います。

API周りもそうですし、チケット引き継ぎ機能もいいですね。いつからいつまで引き継ぐかを指定することができるので、長期休暇に入る時も自動化できます。以前はこういったところが設定できなかったので、細かい部分ですが結構便利だと思います。

利用される従業員の皆さんの反応はいかがでしたか？

やっぱり、Slackの承認・通知がすごい便利と言ってくれています。

申請が通りやすくなって、時短に繋がりました。以前の製品では、通知だと申請の内容が見えず、申請が来たことしか分からなかったので。kickflowだとSlackだけで、添付ファイル以外の内容はほぼほぼ全部見れるので、申請から承認までの時間短縮に対して大きく貢献してくれていると思います。

あとはウォッチャー、ビューワーの設定もすごい便利に使っているみたいですね。

kickflowへの機能要望があれば教えてください！

すごく細かい話になりますが…

Webhookでチケット単位のトークンが欲しいです。他にももっと自動化したいので、経路やワークフロー自体の管理APIがもっと充実されることを期待しています。

あとは分析レポート機能で一覧画面があると嬉しいです。チケット総数や承認するまでにかかった平均時間などのデータが見れると思うのですが、個々人のデータをもっと簡単に一覧で確認できたら嬉しいです。どれくらいちゃんと使われているかやどんなところで困っているかをもっと分析して運用していきたいので。

会社の根っこに食い込んでこそ情シス

最後にお二人から情シスの皆さんへエールをお願いします。

kickflowの導入は会社のルールの矛盾に気が付いたり、他部門との調整が難しかったりと製品以外のところで苦労しましたが、その分学びが多かったです。会社の根っこに食い込んでこそ情シスとも思うので、これからもチャレンジしていきたいです。

皆様もぜひ苦労話などを共有していただけると勉強になるので嬉しいです。そしてお勧めの製品などがあれば教えてください！そして、ぜひHENNGE Oneも導入してください！笑

笑。引き続き、業務効率化に貢献できるよう新機能の開発や改善に取り組んでまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

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