導入事例

将来的な管理権限委譲を見据え、稟議・ワークフローを初めてペーパーレス化

抱えていた問題点	・紙で申請業務を行っており、電子化できていない ・主管部署のみで運用を行っていくことが不安 ・Microsoft 365へ通知や業務を集約したい
導入の理由	・管理権限の委譲がスムーズになり、承認までの時間が短縮 ・拡張性が高く、後から変更や修正を行いやすい ・導入後のサポートが充実

地域との「共創」を通じて地元を活性化したい

会社の事業内容と普段のお仕事について教えてください。

知多メディアスネットワーク株式会社は、愛知県名古屋市の南側に位置する知多半島北部エリアでケーブルテレビやインターネット事業を行っています。その他にも地域に密着したメディアとしてフリーペーパーの発行やコミュニティFM放送など日々地域の皆様への情報発信をしています。近年では自治体や企業様向けのITを活用した課題解決の提案や自治体と協力してイベント開催に取り組むなど、「安全安心なまちづくり」「まちのにぎわいづくり」にも力を入れています。

経営企画部の中に総務・人事課、経営戦略課があり、私は経営戦略課に所属していますが、経理・財務業務にも関与しています。経営戦略の面では内部統制や、株主総会などの会議体の運営を実施したりしています。

普段からツールの選定・導入も担当されているのですか？

普段はIT推進部、いわゆる情報システム部門が中心となり、選定・導入を行うことが多いです。

しかし、IT推進部は他にも多数の改善プロジェクトを抱えており、相対的に稟議・申請に関する課題は優先度が低くなってしまっていました。 社長交代のタイミングで更にDXに力を入れる方針となり、稟議・申請に関しても優先度を上げることとなったのですが、IT推進部はリソースが足りず。

最終的に運用をすることとなる私たち経営戦略課が選定、導入から推進することにしました。

普段のメイン業務とは異なる中で、どのように情報収集をしましたか？

インターネット検索で情報を集め、その中から時制的にもクラウドであることや、主に管理・運用面などいくつかのポイントを元に絞り込んでいきました。

管理・運用面を気にしていたのは、過去のグループウェア運用の経験からです。私はグループ会社に出向していたことがあるのですが、そちらではグループウェア内のワークフローオプションを利用していました。そのシステムでは、組織変更やフローを追加・修正をするのにもかなりの工数がかかっており、自社で新しく導入するからにはなるべく工数のかからないシステムにしたいと思っていたんです。

権限委譲が可能な点とTeams連携が導入の決め手

ワークフロー選定時はどんな点を重視されましたか。

管理権限の委譲が可能か、Microsoft Teams(※以下Teams)と連携できるかの2点を重要視していました。

紙運用から初めてのシステム化だったこともあり、私たち経営戦略課だけで全てを管理して行くのは難しいと感じました。そこで、いずれは管理権限を各部署に適切に委譲したいと考えていたのです。

また、ワークフロー選定当時に全社でMicrosoft 365に集約をする動きがあったので、Teamsと連携できるシステムが良いと思っていました。

kickflow導入の決め手を教えてください。

管理権限の委譲やTeamsと連携できることはもちろんですが、拡張性があり、メンテナンスを含め手間がかからないのが魅力だと思いました。最初から細かく設計してしまうとシステム導入のハードルが上がってしまいます。kickflowは徐々に条件分岐を追加したり、申請書を追加するなど柔軟性があり、小回りが効くので、慣れた時にやりたいことを実現しやすいと思いました。

また、サポートも手厚いので、弊社のような100人規模の会社でも導入しやすいですし、それこそ情報システム部門がない会社にも合っているのではと思います。

あとは、、、REST APIを豊富に公開しているので、もし失敗してしまっても最悪データを抜き出して比較的簡単に乗り換えられるとも思っていました(笑)

管理権限の委譲は進んでいますか？

社内ではまだ実現に至ってはいませんが、子会社には権限委譲できています。子会社も8月から同じテナント内でkickflowを使っているのですが、子会社側に権限を渡すことで、メンテナンス含め(鈴木様は)ノータッチで運用でき助かっています！

必要に応じて子会社から私に申請が上がってきますが、全てkickflow内で業務が完結できるのラクでいいですね。

Teams連携の使い勝手はいかがでしょうか。

とても便利に利用しています。特に役員陣は稟議・申請に関するやりとりをほぼTeams内で完結しています。グループ会社含め、Teams内で一気通貫して対応できる点が好評ですね。

システム導入で効率化した結果、稟議書のレベルが上がった

承認にかかる時間は短縮されましたか？

圧倒的に短縮されました！

コロナの影響もありテレワークが増えた結果、紙で申請していた際には承認まで1週間以上かかってしまうことも多かったのですが、kickflow導入後は概ね1日で承認されるため、とても効率化されました。

特に子会社と兼務をしている役員陣は週の半分は子会社へ出社していることが多く、紙の場合は週の半分は承認が滞っていました。kickflowを導入してからは出社場所に依存せず申請が回るので、急を要する場合も困ることはなくなりました。

承認時間の短縮以外にも導入効果はありましたか？

紙での申請は差し戻しにかなり手間がかかってしまうため、稀に申請内容が中途半端な状態で申請されてしまうといった問題がありました。。。

現在は比較的簡単に差し戻しの依頼やコメントができるため、ここ半年くらいで社員の書く決裁提案書のレベルが上がりました。4~5回も差し戻されていた申請が1、2回の修正でスムーズに承認されます。

思わぬ副産物として、監査や教育にも有効に働いている実感があります。

利用される従業員の皆さんの反応はいかがですか？

導入当初は戸惑いがあったかもしれませんが、紙やExcelの方がよかったというのは聞いたことはないです。むしろ、以前は紙に書いたり、印刷することにストレスを抱えていた方も多かったようで、便利になったようです。

新しいシステム導入のため、申請者の体験を第一にフローを設計

紙から移行するにあたり苦労したポイントを教えてください。

システムへの移行自体はすんなりできたと思います。利用ハードルを下げるために、申請の仕方をシンプルにしたのも要因ですね。

トライアル期間中は、申請する社員目線で分かりやすくするためにはどのようなフローにすれば良いのかを第一に検討しました。 全社に申請フローが浸透したので、今後は内部統制を強めるためにフローを細かく分けていきたいと思っています。

運用で苦労していることはありますか？

そんなに苦労していないというか(笑)。先の通り、申請はフローが複雑化していないのもありますが。。。

kickflowに限らずだと思いますが、システムの活用の仕方を考えた際に長文フィールドに内容を直接打ち込む方がいいのか、Wordなどを添付する方がいいのかで悩むことはあります。申請者の体験としては添付した方が楽だと思いますが、承認者や管理の面からは必ずしもそうとは限りません。その申請の目的や後工程でどのような作業があるのかをベースに設計していますが、どのような申請書にするのかを考えるのは難しいです。

kickflowに期待する機能を教えてください。

ポップアップ型の注釈機能が欲しいです。現在も常時表示されている説明欄はありますが、フィールドにカーソルを合わせた際に表示されたり、選択した内容に合わせて注釈ラベルを出し分けたいですね。紙だと申請書に付箋を貼り付けたり、入力例の用紙を添えていたようなイメージです。

ペーパーレス化は乗り越えた先の効果が大きい

管理部門のお立場からシステム導入を担当される方へ向けて、最後に一言お願いします！

申請業務を紙からシステム化しましたが、思った以上に紙運用と比較して違和感はないですし、申請に迷うこともないですね。

もちろんシステム化したので見た目は大きく変わりましたが、シンプルなので30分ほど操作説明をすれば利用できるようになります。当初は社内から利用マニュアルを作らないのかと質問を受けましたが不要でした。

ペーバーレス化は思っていたよりも難しくないというのが感想です。もちろん検討すべき内容はたくさんありますが、頑張っただけの効果があると思います！ペーパーレス化は大変だ、難しいと迷っている会社さんにはぜひ挑戦していただきたいです！

弊社もペーパーレス化のご支援ができ、嬉しい限りです。本日は経営企画部のお立場からの貴重なお話をありがとうございました！

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