創業76年の空調設備商社がワークフローにkickflowを選んだ理由｜株式会社大岩マシナリー様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。 

三枝　「地球環境のベストパートナー」というのが大岩マシナリーのビジョンです。エコや環境への意識は全社的に根付いていて、「エコフライデー」という社内制度もあります。

毎月末金曜の夜は早めに退社するという、プレミアムフライデーという制度が全国的にありましたよね。「エコフライデー」はもともとそれに対応した制度だったのですが、当社では今でも開催していて、当社の企業風土を作っていると思います。
全社では250名程度在籍しており、本社には100名弱の社員がいます。

事業としては、空調冷熱のエンジニアリング機能を持つ商社です。1948年に創業し、空調・冷熱・給排水関連機器の販売及びメンテナンスを軸に成長してきました。現在、商社機能、メンテナンス機能、エンジニアリング機能の3つの機能を持ち、多くの社会インフラを支えています。機器の設計・施工管理、メンテナンス・アフターフォローまで一貫して責任を持って行います。

インタビュイーの方の役割やキャリア 

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？ 

三枝　私たちは管理統括 情報システム課という課に在籍しており、4名で成るチームです。私は課長として、業務進捗の確認や労務管理を担当しています。もともと情報システムの経験はなくて、社内の業務ルールの管理・監査や会計面を担当してきました。ですので、実務に関しては、他の3名が自主的に進めてくれています。

渡邉　私はもともと営業アシスタントとして入社したのですが、未経験の情報システムに入ることになり、15年ほどになります。基幹系システムのマスタ管理や設定を担当しています。以前導入していたワークフローシステムのときには、マスタ管理と設定を1人で行っていました。従業員のヘルプデスク対応やパソコンの設定も担当しています。

平井　私は2020年4月に中途入社し、3年前に情報システム課に入りました。担当業務としては、サーバ・インフラ・ネットワーク・セキュリティ全般です。グループウェアとしてMicrosoft365を導入しているので、その管理・設定やヘルプデスク対応も行っています。

岩﨑　私は当社の情報システム課に中途入社して3年目です。前職では医療事務をしていたのですが、600〜700名規模の組織で情報システム担当者が少なかったので、電子カルテの導入を担当することになりました。コロナの影響で時間がかかり、2年半以上、電子カルテのプロジェクトに関わりました。その経験がきっかけで情報システムをやりたくなり、転職活動中に縁あって、当社に入社したんです。業務としては、ヘルプデスク対応や、iPhoneの修理・設定、ネットワーク関係、他のメンバーのサポートも行っています。

三枝　ワークフローシステムの導入プロジェクトでの役割分担は、kickflow社との窓口は私が担当し、組織図や経路の設定は渡邉と岩﨑、SSOやAPIの設定は平井が担当し、ワークフロー（申請フォーム）の作成は、チーム全員が分担して行いましたね。

抱えていた課題 

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

三枝　コロナ禍以降、「テレワークを推進していこう」というのが全社方針となりました。それが大きなきっかけです。どこでもスマートフォン一つで業務を遂行していけるような環境を作り始めたのですが、以前のワークフローシステムは、スマートフォンでの承認ができなかったのが大きな課題でした。

また、以前のワークフローシステムはグループウェアの一部だったのですが、保守切れの期限が迫っていたこともあり、このタイミングでグループウェア全体を、Microsoft365に切り替えるということが決まりました。

また、以前のシステムだと、情シス内でもワークフロー（申請フォーム）の作成や改修ができるのは渡邉だけのため、一人に対して作業が集中してしまっていました。

渡邉　2008年にはMicrosoft（Outlook Express）導入は済んでいたんですが、メールだけ利用していたんです。MS365に移行してクラウド利用できる状態になり、掲示板やドキュメント管理をSharePoint、スケジュールをOutlookに切り替えました。

平井　2020年ごろからWeb会議システムとしてTeamsを利用するようになり、2021年からはチャット機能なども利用するようになりました。

三枝　ただし、ワークフローの機能については、以前のワークフローシステムで細かな作りこみがされていたこともあり、ワークフロー専用のサービスが望ましいと考えていました。そこで2023年ごろ、ワークフローのSaaS製品を探し始めました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

三枝　チームのみんなでいくつか候補を出している中で、kickflowのWebサイトに行き当たりました。「シンプルなのに多機能」で、日本企業の独特の組織形態に則したプロダクトだということを見て、もしかして良いのではと思い、問い合わせました。最初は8社くらいの候補を出し、その後実際に4社の話を聞きました。

4社に絞った基準は、まずはスマートフォンで使えるかどうか。クラウドか否か。方針としてサーバを立てるサービスではなく、SaaSでいこうというのは以前から決めていました。あとは機能や使い勝手を見て、決めていきました。

ーーー最終の検証には3社が残ったそうですね。

三枝　はい、スマホで使えること、使いやすそうなUIということで3社が残りました。ただしこの時点では、kickflowは価格が高いため、候補としては弱かったんです。商談の中で、見た目や操作感が良さそうだという印象を抱き、最終候補に残しました。

そこから検証を進め、システムを触り、実際にワークフローを作ってみました。このプロセスにはチーム全員が関わりました。

そしてこの時、非常に大きな差がつきました。同時に検証していた他のワークフローシステムは、「見た目は紙に近い」ため、一見とっつきやすそうでした。でも作るのが大変で、一つ一つのワークフロー作成に苦労したんです。

一方、kickflowはとても作りやすかったんです！

ワークフローを作っていて楽しいとさえ感じました。他のメンバーとも「kickflow使いやすいね」「ワークフローが作りやすいね」と、思わず感想を言い合いました！

1〜2ヶ月間くらい検証したあと、以前のワークフローで実現できていたことが全て可能かどうかの最終検証に入りました。結果として、前のワークフローシステムでできていたことで、kickflowでできなくなることはほとんどない、とわかりました。

ーーー他チームや経営陣からのリクエストや意見はありましたか？

三枝　実はコスト面においてはkickflowは劣勢でした。
とはいえワークフローの作りやすさ、今後できることの広がりなど、検証を進めるにつれてkickflowには圧倒的に大きなメリットがあることを実感したため、最後は情報システム課として、kickflowを最終候補として経営陣に対して推しました。

kickflowを導入すればメンテナンスコストも低くなり、情シスがワークフローシステムにかけるリソースを圧縮できるため、私たちができることの幅が広がります。そうしたことを加味して提案した結果、経営層の理解を得られ承認されました。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

三枝　管理者目線では、ワークフロー（申請フォーム）も経路も作りやすくなりました。主管部署からの要望を受けてから作成までの時間が非常に短くなりました。

また、ワークフローの作成・改修作業が集中してしまうという課題も解決しました。kickflowになってからは誰でも使いやすいシステムなので、チーム全員がワークフロー作成を担当することができています。業務の分散を実現し、属人化を減らすことができたんです。

申請者にとっても、申請しやすくなっていると思いますが、それ以上に効果を感じるのは承認者です。承認者は圧倒的に承認しやすくなったと思います。メールとTeamsで通知が来ますし、スマホでの承認もできるようになりました。承認までの時間が短縮されたことにより、会社としての申請業務が早くなり、迅速な対応が取れるようになりました。

ーーー活躍しているkickflowの機能はありますか？

三枝　記憶している限り、以前のシステムでやっていたことで、kickflowでできないことはなかったです。kickflowは、仕様が柔軟性に長けていて、やりたいことは全てできましたし、やり方がわからなくても、担当者に問い合わせるとすぐに「こんなやり方があります」と提案してもらえました。

例えば、入札関係のワークフローでは、一つの入札案件で、次から次へと新たな承認申請が必要となるんです。毎回同じ案件の情報をそれぞれのワークフロー（申請フォーム）に入力していくのは手間ですし、次にどのワークフロー（申請フォーム）を使えばいいか、迷う可能性だってあります。ですがkickflowの「パイプライン」機能を使えば、一つのワークフロー（申請フォーム）の後に次のワークフロー（申請フォーム）を自動で下書きしてくれるんです。迷うことも、手間も減りました。

▶︎「パイプライン」機能とは
kickflowの「パイプライン」機能を使うと、関連する2つのワークフローにおいて1つ目のワークフローのチケットが完了したときに2つ目のワークフローの下書きチケットを自動的に作成することができます。

※参考：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044455654

三枝　また、これまで長く時間がかかっていた承認経路に関しては、「並列ステップ」機能を使い、承認プロセスを同時進行させることで時間を短縮させることも実現できました。これが活躍しているのが役員承認です。従来は各役員に対して直列に順番を進める経路設定しかできなかったのですが、順番に意味はなく全員の承認を得ることに重点があるものですので、「並列ステップ」を使うことにしました。

▶︎「並列ステップ」機能とは
複数の部署や承認者に同時に承認を依頼したい場合に、経路内に並列ステップを作成することができます。複数の部署や承認者に同時に承認させることで、チケットが完了するまでの時間を短縮することができます。

※参考：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360046043034

岩﨑　「自動計算」機能が評判が良かったです。従業員データを申請フォームの中で自動入力させるという使い方をしたワークフロー（申請フォーム）がありました。「汎用マスタ」で従業員のマスタを作って、社員番号などのデータを入れており、json_lookup関数を使って自動入力させるようにしたんです。入力項目が多いワークフロー（申請フォーム）では特に役立っています。

▶︎「自動計算」機能とは
kickflowのワークフロー（申請フォーム）の入力フィールドでは、他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するという「自動計算」を設定できます。この「自動計算」フィールドには、自動計算フィールドより上位に設置したフィールドの変数を参照することができ、多様な関数を入れられます。この変数には、「汎用マスタ」で設定した値も参照できます。
※参考：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360053280013

▶︎「汎用マスタ」とは
ユーザーやチーム以外の企業固有のデータベースを作るための機能です。

※参考：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/360044511774

また、「回覧」機能で「承認経路の中には入らなくていいが、この申請内容について知っておいてほしい」というケースに、「確認あり / なし」を設定できるのも良いです。

▶︎「回覧機能」とは
承認者に内容の可否の判断はさせたくないが特定の作業を依頼したい場合や、通知を送信しチケットの内容を確認したかどうかを把握したい場合に使用するのが「確認あり」の回覧機能、承認者に通知を送信したいケースで、チケットの内容を確認したかどうかを把握する必要がない場合に使用するのが「確認なし」の回覧機能。回覧機能の中で選択できます。

三枝　導入した当初はなかった機能で、当社からリクエスト（要望）を出して、開発され、機能アップデートでリリースされたものもあります。要望した後、ほどなくリリースされたので、kickflowの開発スピードに驚きました。

ーーー欲しかった機能で、リクエスト後に実装されたのはどのようなものでしたか？

三枝　二つあって、一つはリマインダー通知の休日設定ができるようになったことです。

▶︎「リマインド通知が曜日の指定と祝日・振替休日の通知に対応しました」
https://kickflow.com/update/20240624_reminder
リマインド通知で各曜日や祝日・振替休日に通知を送るかどうかを管理者が選択できるようになった機能です。

もう一つは、フォームの入力値によって経路を変更する機能です。

▶︎「経路内のステップに実行条件を設定できるようになりました」
https://kickflow.com/update/20231205routestep_condition
申請者の所属チームや役職、フォームへの入力などを元に各ステップの実行条件を設定できるようになりました。自動計算機能で使用可能な変数の形（例: $price）でフォームへの入力を参照して条件を設定できます。

岩﨑　申請者の所属部署によって、承認者を動的に変えるというワークフローを作っています。これまでだと承認経路のパターンごとに経路を新たに作る必要がありましたが、今は一つの経路のみを使って条件分岐できるようになり、保守性が大幅に向上しました。現在、総務で作っている2つのワークフロー（申請フォーム）で活用しています！

ーーー外部連携で実現できていることを教えてください。

平井　給与振込口座を変更する際の申請時、「外部API連携ボタン」を使って、銀行口座の情報を自動取得する連携を最初に設定しました。これは非常に評判が良く、kickflowのカスタマーサクセス担当者が実際にサンプルとして作成してくれたものを、今も活用しています。

▶︎「外部API連携ボタン」とは
kickflowのフォームでは、外部のWeb APIを実行したレスポンスから抽出した値をフォームに自動入力することができます。フォーム内に配置される「外部API連携ボタン」を押すと、Web APIの実行を実行できます。

https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/4402691009049

また、受注データを、API連携によりデータベースからワークフローに呼び込む仕組みを作りました。具体的には、申請時に入力した受注番号をキーにして、「外部API連携ボタン」を使って社内のデータベースからkickflow上に受注データ（受注の名前、金額、取引先などの情報）を自動で呼び出すというものです。

導入に向けて

ーーー導入プロセスはどのように進めましたか？

三枝　まずは、以前のワークフローシステムで作っていたワークフロー（申請フォーム）を作成しました。60〜70程度ありました。1ヶ月程度で作り、ワークフローが関係する主管部署に見てもらい、承認ルートの見直しや、これまで実現できなかったが新たに変更したい部分を教えてもらいました。また、新たに欲しいワークフローの作成なども含め、全体的なワークフローの見直しと作りこみを数ヶ月かけて進めました。

岩﨑　ユーザー登録や組織図の作成は、私と渡邉が作成しました。

平井　SSO周りと、外部連携は私が設定を進めました。

三枝　全社的な周知に関しては、関係する主管部署ごとに担当者を決めて調整していきました。総務人事関係は渡邉・岩﨑、調達・安全衛生・技術系部署は平井、財務管理系は私が担当しました。

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

三枝　kickflowの設定で苦労したことはありませんでしたが、主管部署とのやりとりでは、あらためてワークフローや承認経路がどうあるべきかを議論し、調整し再構築する必要がありました。ワークフロー（申請フォーム）を実際に作成してみて議論していましたので、大変ではありました。

渡邉　kickflowの設定自体に苦労はありませんでしたが、私は人事系部署の担当で関連するワークフローが20程度あったため、通常業務がある中でワークフローの確認やテストに時間を割いてもらうことに心苦しさがありました。社内の協力が得られてよかったです。

平井　私の担当部分では、kickflowの外部連携、SSO設定などで苦労したことはほとんどなかったです。kickflowは開発者向けドキュメントがしっかりと整備されており、それを役立てることができました。また、私はWeb開発が未経験なので、外部API連携を設定するにあたりAPIの知識の習得が必要でしたが、やった甲斐がありました。API連携時にやりとりする情報のことなど全般的に学習していきました。

岩﨑　組織図やユーザー登録も簡単でした。特にインポートは非常に簡単でした。もし失敗した場合にも、メールで「このインポートがうまくいっていません」という通知が来るのでわかりやすかったです。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

三枝　kickflowはエンタープライズ向けではありますが、情報システムの人数が少ない企業にも向いていると思います。簡単で分かりやすくて使いやすい。kickflowを使ったワークフローの構築は非常にやりやすかったです。実際に使ってみれば、この良さを実感できることは間違いありません！

平井　kickflowならばシステムに専門性の低いチームでも、管理画面の設定なども非常に簡単なので、やれることが広がると思います！　また、kickflowの良さはカスタマーサクセス担当者との密なコミュニケーションにもあると思います。

渡邉　kickflowは権限を細かく設定することが可能なので、情報システムの人数が少なくても、主管部署にワークフローを作成する権限を渡すことも可能です。情シスが全てを抱えなくてもいいというのは、社内の情報システム体制の改善につながっていくと思います！

岩﨑　kickflowならば機能が柔軟で、さまざまなことが実現できます。主管部署からの要望を受け、私も一緒にワークフロー（申請フォーム）を作っていきましたが、kickflowでしっかりと実現できました。kickflowは心強いサポートもあり、安心して進められると思います！

ーーーありがとうございました！