導入事例

年間数万件のグループウェアによる申請書類を削減した、ルートイングループのワークフロー改革

抱えていた問題点	・年間数万件にも及ぶ多様な申請（グループウェア/エクセル/メール/紙）による煩雑さ ・専門知識を持った人が限られており、ワークフローの新規作成や修正に数ヶ月かかることも ・申請や承認そのものに時間がかかり、情報の活用や自動化まで手が回らなかった
導入の理由	・本部の各部門ごとに、独自のワークフローを簡単・安全に開発できる機能性 ・非情報システム部門の方でも作りやすく使いやすい、シンプルなUI ・組織や決裁者が複雑なことによる条件分岐や細かい設定などがルートイングループに適していた

ルートイングループ・ご担当者様について

ルートイングループについて教えてください。

北村：ルートイングループは全国にホテルや飲食店、ゴルフ施設などを展開しています。全国368施設、総客室数約58,000室、従業員数は約16,000名です。

ビジネスタイプの『ホテルルートイン』やシティタイプの『アークホテル』など4つのブランドを展開し、2025年までに事業計画500店舗の達成を目指しています。

主力のブランド『ホテルルートイン』の強みは、独自の出店戦略にあります。

ロードサイドを中心に施設を展開し、施設内に無料駐車場や大浴場を設けることで、お車でお越しのお客様のニーズに対応しており、ホテル業界内でも独自の強みとなっています。

そのなかでお二人はどのような業務に従事されているのでしょうか？

蛭間： 私は運営部DX推進課のマネージャ―として、DXの企画・立案・推進を行っております。検討当時の2021年は、トップよりペーパーレス推進業務を命じられ、部門横断型で業務の可視化とデジタル化の促進に取り組んでおりました。

これまでに、労務管理部を中心としたHRシステム、総務部を中心とした電子署名システム、そしてワークフローシステムkickflowの導入と推進を行って参りました。

北村：私は現在、関東地域の総支配人をしておりますが、導入当時の2022年は運営管理部の運営管理課長を担当していました。運営管理課はホテル運営のルールづくりや問題解決にあたる部署です。

今回の導入にあたり、各店舗と各部署の調整役が必要だった為、プロジェクトチームの一員として担当をさせて頂きました。

年間数万件の申請書類がワークフローで実現出来ていなかった

kickflow導入以前はどのような課題があったのでしょうか？

北村：これまで、弊社では「稟議書」や各種の「支払依頼書」、施設を整備するための「営繕依頼書」など、実現できていない申請がグループウェア上で数多く飛び交っていました。

グループウェア上では誰でも簡単に申請ができるというメリットがありましたがその反面、申請者が関係するであろう部署、またその部員に向けて情報を発信することで、決裁を伺うまでに必要以上に多くのスタッフを巻き込む煩雑さがデメリットとしてありました。

また、既にシンプルな申請書類においてはワークフローシステムで実現、かつ定着もしておりましたが、より複雑なものに関しては情報システム部門の制作担当者に業務負担が集中し、新規ワークフローフォームの作成がなかなか進みませんでした。

情報システム部門もかなり忙しく、ワークフローの作成にあたり業務理解や見直しなどの折衝を制作担当者だけに負担してもらうこと自体、無理がありました。ITの問題は情報システム部門だけの問題ではありません。

どのようなきっかけでkickflowを導入することになったのでしょうか？

蛭間：そんな折に「ワークフローシステムを改めて見直そう」という話が持ち上がり、いくつかの製品を比較検討しました。

どのワークフロー製品も素晴らしかったのですが、当社の運用方針や状況と一番マッチしたのがkickflowでした。

全国数千名のスタッフがワークフローシステムを使うことを考えると、分かりやすく直感的なUIが求められます。kickflowは直感的に使えるUIでありながら柔軟な機能を搭載しており、これならいける、と考えました。

また、部署ごとでワークフローを構築制作できる環境を整えたいと考えていたため、「権限管理」が細かく設定できるkickflowの機能性に着目しました。

質を保ちながらもスピーディーに制作・改善を行うには、管理部門が中央集権的にきちんと管理できつつ、各部署は自由にワークフロー制作ができるという2つの要素の「両立」が必要だったのです。

kickflowは条件分岐機能や閲覧権限のコントロール、シングルサインオンなど我々の要求する水準の機能を豊富に搭載していたため、弊社にとって最適と判断し選定しました。

スモールスタートで全社に展開

導入開始まではどのような流れで進んだのでしょうか？

北村：まずはシティ型のブランドである『アークホテル』を含む11店舗でスモールスタートしました。その後、ホテルルートインを含め「営繕依頼書」という修繕申請の電子化を推進しました。

営繕依頼書はエリア・店舗ごとの作業担当者がバラバラのため、電子化しづらいと思っていたのですが、kickflowの経路の条件分岐の柔軟さに助けられました。特に問題なく導入が進み、各店舗からの評判も良かったです。

この成功事例を元に、最終的には合計20本近くののワークフローをkickflowに移行しました。苦労するかと思いましたが、想定よりかなり早く達成できた印象があります。

蛭間：各部署の担当者がよい緊張感を持ちつつ、やりたいことを一つ一つ実現できたと思います。入力フォームの設定や承認経路の要件定義はトライアンドエラーでまずやってみようと声がけしました。これまで弊社は要件を整理してから、情報システム部門に都度依頼をする「ウォーターフォール型」の開発スタイルでしたが、各部署担当者を中心に自分たちで作る「アジャイル型」に変化できたと思います。

北村：kickflow社とも定例会議を持ち、ワークフロー作成や適切なメンテナンス方法などを助言してもらいました。アドバイスを頂く中で、以前のシステム仕様をそのままkickflowに載せず、不必要な部分は削ぎ落とすことができました。

迷わないUIはありがたい

導入してみて、効果をどう実感しているか教えてください。

蛭間：分かりやすいUIのため、操作を迷わないのは良かったですね。操作方法が複雑ではない為、多くの部署がそれぞれ既存の申請書類を新規にワークフロー化してみようという意識を簡単に持つことができ、ワークフロー制作自体も難なく行えています。

また承認のスピードも早くなりましたし、確認作業もkickflowからエクスポートするだけなので、紙やエクセルの管理の時のように集計作業に「半日かかる」といったことも無くなったという声も上がっています。

北村：劇的に変化したのは全社で「営繕依頼書」をシステム化できたことですね。タブレットを使うことで修繕を必要とする該当箇所の撮影などが一度で済むことや、成熟していないスタッフでもスキルを多く必要としないので直感的に申請が可能です。

また受け取る側も全国の施設からの申請状況、依頼内容がリアルタイムに把握できるようになりました。よって修繕の可否に悩み、書面では提出されないようなことも手軽になり、営繕依頼の申請件数も以前より増えています。

きっとこれまでは「面倒だからまとめて申請しよう」という心理が働いていたのですが、発生時に申請できる手軽さからタイムラグがなくなったことも大きなメリットと言えます。

各施設からの営繕依頼の申請に関する問い合わせも以前より減っており、「使い勝手がいい」という声をもらっています。

同じような悩みを抱える方への応援メッセージ

これから、ワークフローシステムをリプレイスしたいと考える企業に向けてメッセージをお願い致します。

北村： 以前のワークフローシステムを使っていたときは、まさか「現場の担当者がワークフローを作る」とは思っていませんでした。

kickflowはUIがわかりやすく、高機能ですから情報システム部門ではない部署が主導しての導入も実現可能で、一から始めることも担当部署で分業することも難しく無いと思います。

蛭間：デジタル化することが目的ではなく、業務を改善しようという気概ある方が集まり、kickflowを導入できたのが良かったと思います。

運用していくなかでも、申請者や承認者の声を聞きながらワークフローの改善や作成をリアルタイムに行える体験はkickflowならではと感じています。

ワークフローは会社の血液循環とも言い換えられると思います。綺麗に循環させて業務を回すことが大事です。その意味では、kickflowは本業に集中したい企業さんにおすすめしたいと思います。

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本日はありがとうございました！