導入事例

SHIFTの「攻めのIT部門」は機動性とメンテナンスのしやすさでkickflowを採用

抱えていた問題点	・条件分岐が出来ないため、同様なワークフローが複数存在する ・直列承認しか出来ないため、承認ステップが多い ・組織変更時のマスタ変更が煩雑で時間がかかる
導入の理由	・従業員の増加や組織変更時の対応に必要な機能が充実 ・REST API/Webhookが豊富で外部システムと連携可能 ・使いこなすための導入サポートが安心

お客様に寄り添い、ITサービス全般を提供

会社の事業内容と普段のお仕事について教えてください。

株式会社SHIFTはソフトウェアの品質保証・テストの事業を軸に、現在はコンサルティングから企画、システム開発などIT全般を支援するサービスを多岐にわたり提供しています。お客様のDX推進に関する課題を解決し、「売れるサービスづくり」を支援するため、フェーズ毎、全方位からお客様に寄り添い、必要な支援を行っています。

SHIFTのIT部門であるコーポレートプラットフォーム部では、日々成長している会社の個性を大事にしつつ、会社を支え続けて行くために「攻めのIT部門」をテーマにしています。その中で私が所属している基幹システム推進統合グループでは、業務システム全般においてIT戦略立案、企画、構築・導入・保守運用を担っています。

「攻めのIT部門」についてもう少し詳しく教えてください。

「攻め」という言葉には、変化する環境において、あらゆるアプローチをもって常に最適解を求め続けていくという意思を込めています。

SHIFTは昨今2,500人を超える規模で従業員が増えていて、もちろんそれに併せて組織や仕組みも日々変化しています。そんな会社の成長に対し、自分達で即時対応することが求められているので、スピード感を最も重要視していますね。

そのための具体的なアプローチとして、kickflowを始めとした世にある優れたサービスを上手く組み合わせて活用することも重要だと考えています。もちろん、「SHIFTらしさ」を体現するために、自社独自のルールや仕組み、こだわりに合わせて、システムを内製でスクラッチ開発をすることもあります。

「SHIFTらしさ」とは一体どんなものなのでしょうか？

SHIFTでは勤怠工数を全従業員が毎日確定させます。勤怠管理はどの会社も行っていますし、プロジェクト毎の工数管理を行っている会社も多いかと思いますが、毎日確定している会社は少ないんじゃないかと思います。

これには、日々変化するプロジェクトの粗利をリアルタイムに把握し、何かあれば即座に対策を打つという方針が反映されています。従業員に安心して働いてもらうために取り入れた、コロナ対策としての検温登録なども、一人として漏れのないように徹底的に仕組み化されています。このように目的に合わせて徹底的にこだわり、スピード感をもってやり切るという姿勢が「SHIFTらしさ」の一つです。

その他にも社内のコミュニケーションが活発かつ、フラットで非常に風通しがよいところもSHIFTらしさですね。

社内SNSが非常に活発に動いていて、いつでも誰でもリアクションができますし、社内のリアルイベントも経営層含め、気合を入れて楽しんでいます。現場からでも経営層へ気楽に意見を発信しやすい環境・文化作りをすると共に、社長の丹下を始めとした経営層も現場の生の声を常にキャッチしにいくので、課題を自分事として共通認識を持つ土台が出来ています。

既存システムが成長スピードに追いつけなくなった

なぜ既存スクラッチシステムからの切り替えを検討されたのでしょうか？

これまでは、勤怠・給与計算・ワークフロー・社内メディア・コミュニケーションツールなどのあらゆる機能が詰まったモノリシックな内製システムを使っていました。まさに「SHIFTらしさ」を体現するためにつくられたシステムなのですが、会社の成長スピードに対して、主に非機能要件の面において問題を抱えるようになってきてしまいました。

そういった背景からシステムリプレイスを進める必要があり、まずはワークフローなど一部機能について既存システムからの切り離しを進めています。

当時の稟議・ワークフローシステムの問題点を教えてください。

そもそも汎用ワークフロー専門のシステムとして開発したものではなかったため、機能が足りていませんでした。具体的には、承認フロー設定の柔軟性や条件分岐、申請入力フォームの多様性などに制約がありました。

そのため、必然的にワークフローの種類が膨大になってしまい、申請者が誤った申請をしてしまうことも多かったですし、承認者も申請内容をテキストボックスから目検で確認する不便さがありました。また、管理面においても、ユーザーの追加や組織変更対応における作業量が膨大で、申請ルートや内容の整合性をチェックするのも大変でしたね。

トライアル初日に感じた、kickflowの機動性・メンテナンスのしやすさ

比較検討をされる中でkickflowを選んでいただけたポイントとは？

シンプルさとメンテナンスのしやすさですね。kickflowはフォームや経路の関係性がシンプル。そのため、その場で設定を変更したいと思ったら、すぐに実行できるのがいいと思いました。

また、組織のバージョン管理機能などメンテナンスのしやすさを感じました。ワークフローは色々な製品がありますが、kickflowはシンプルだからこその機動性の高さと機能面のバランスがちょうどいいと思いました。

kickflowの良さはどんなタイミングで感じていただけましたか？

トライアル初日に直感で思いました。一通り触って、メンテナンスを想像した時にこれならできそうだと感じました。また、REST APIやWebhookもありますし、私たちが実現したい全体のアーキテクチャに合うポテンシャルがあると思いました。

あとは、ちゃんと寄り添ってくれる担当者さんがつくというのも大きかったです。これは私が過去に新しいサービスを導入した時の成功体験があり、それに近しい経験ができそうなサポートだったのも惚れたポイントですね！

しっかりユーザートライアルを行い、改善を繰り返した

トライアル開始から本番運用開始までの流れを教えてください。

トライアル開始の1ヶ月では、各種マスタ設定やTeams通知設定、外部システム連携の検証などPoCを行いました。その中で、約130本の既存ワークフローを置き換えたのですが、4名のメンバーがたった2週間で完了することができました。

次に数ヶ月かけて法務や人事、営業などの実際のユーザーにトライアルしてもらいました。トライアル期間中には、ワークフローを統廃合したり、承認経路の見直しなどを実施しました。代理申請や代理承認が特に好評でした。

一番苦労したのはどんなところですか？

kickflowに変更したことで良くなった点もありますが、もちろん既存システムのほうが良かった点もありました。その点について、代替案や回避策を見つけるのには苦労しました。

kickflowへの改善要望も多く依頼させてもらいましたし、すぐにリリースしてもらったものもありますね。kickflow社の担当の方にはユーザーストーリーから理解してもらい、一緒になって検討を進めていただいたのは非常に感謝しています。

ワークフローの本数を3割削減、継続して申請者体験が向上

kickflowでどんな課題が解決できましたか？

当時あった課題は概ね解決できたと思います。以前は金額などで条件分岐ができず、ワークフローが約130本ありました。kickflowの機能で金額や役職、申請内容に応じた条件分岐を設定し、申請フォームを統廃合することができ、本数を3割ほど削減しました。

また、以前は直列でしか承認経路を設定できなかったのですが、並列承認や経路の条件分岐、閲覧設定などを活用し、承認ステップを短縮する事ができました。

他にも汎用マスタも活用して、申請者の入力ミスを防止したり、申請内容のチェックもしやすくなりました。

その他に導入効果はありましたか？

Teams連携などの効果により、承認リードタイムは短縮されましたね。また、先日の組織変更では、組織図のバージョンアップ機能を活用して効率的に対応できました。さらに、ユーザーの皆さんがkickflowの機能を理解してくれたことにより、申請フォームの改善要望が多く上がってくるようになり、申請者体験の向上が進んでいます。

企業の文化や考え方、特性を知ることがDXの第一歩

最後にDXに取り組んでいる方々へ一言お願いします。

私と同じ様な立場で自社のDXに取り組んでいる方や、コンサルやSEとして企業のDXに取り組んでいる方にとって「フィットするソリューションを提供したい」という思いは共通していると考えています。そのためには、企業の文化や考え方、事業特性やユーザー特性などを知ることが第一歩かと思います。それでも、技術革新が進み新しいサービスが多く生み出される状況でベストな選択をすることは難しい面もありますが、今回の事例が参考になれば幸いです。

自社の宣伝になってしまいますが、SHIFTではあらゆるジャンルのすべてのソリューションを組み合わせた提案・導入・運用をお手伝いできますので、お困りの際はご相談ください。

ワークフローに関してはkickflowへ、IT全般のお悩みについてはSHIFTさんへぜひご相談ください！本日は貴重なお話をありがとうございました。

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