導入事例

Case Study

急拡大する組織の稟議の課題を、kickflowに集約して解決

株式会社SmartHR 経営企画ユニット山崎様

抱えていた問題点	・申請方法がバラバラで煩雑化、業務に支障が出ていた・社員が増えバラバラな申請手順の説明コストが大きい
導入の理由	・Slack連携が可能・サービスの使いやすさ

まずは貴社の事業についてお聞かせください

株式会社SmartHRでは、クラウド型の人事労務ソフトウェアを提供しております。従業員数は300名を超えたところで、この1年で社員数がほぼ倍に急増しています。また、拠点も東京本社以外に、関西、福岡など複数拠点があります。

私はSmartHRには経営企画の一人目の社員として入社しました。私が入社したタイミングはちょうど会社の内部統制を整備する過程で弊社のカルチャーに適した効率的な稟議制度の構築が課題として認識されつつあったときで、経営企画として稟議システムの全社導入プロジェクトをスタートさせました。

kickflowの利用状況についてお聞かせください

SmartHRでは全社員にkickflowのアカウントを付与してkickflowを使用してもらっています。kickflowの利用目的としては、購買申請、押印申請、支払依頼などの一般的な稟議に加えて、出張申請や新しいソフトウェアの利用申請、反社チェック依頼などに利用しております。マーケティングチームはkickflowで申請された購買申請と支払依頼のデータをエクスポートし、費用対効果の計算にも使用しています。

現在運用中のワークフローは20個前後、月に申請されるチケットの数は平均して数百件単位といったところです。

kickflow導入前の課題についてお聞かせください

kickflowの導入前は全社的にこれと決めたワークフローツールが導入されていなかったため、色々な申請が色々な方法で運用されていました。例えばある申請はSlackで申請内容を投稿してもらい、承認者が問題ないと判断すれば絵文字をつけると言った運用になっていたり、別の申請ではGoogleフォームやSlackのワークフロー機能からGoogleスプレッドシートに出力して管理するといった形で運用されていました。結果として、データが色々なツールに分散して保存されており、特に経理チームや法務チームがどこを見ていいか分からないという課題がありました。

また、GoogleフォームやSlackワークフローからスプレッドシートに出力する運用では、スプレッドシートを見ただけでは誰がどこを編集したのかがわかりにくいという課題もありました。適切な権限を持った社員による承認や差し戻しといったステップを挟むこともできていませんでした。

社員数が少ないうちはそれでもなんとか運用できていたのですが、社員数が200名を超えてきたあたりでこうしたバラバラな申請手順を社員に対して説明するコストが大きくなってきました。そこで全社でワークフローツールを導入し、社員にはツール上のフローに従って申請してもらう方が課題が少なくなるのではと考えました。

kickflow 導入事例集 vol.01

導入ストーリーがまとまった導入事例集がダウンロードできます。抱えていた課題や選定理由などをインタビューしています。

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kickflowの導入に至ったきっかけ、決めたポイントについてお聞かせください

一番のポイントはSlack連携です。弊社は社内のコミュニケーションがSlackにしています。また、業務で使用しているWebサービスの数が非常に多いため、どれか特定のサービスに頻繁にアクセスしないといけないというよりは、Slackで完結していたり、Slackを起点としてアクセスしにいくようなユーザー体験になっている製品を探していました。kickflowはそうした設計になっていたのが大きな決め手でした。

また、ユーザーインターフェース（UI）の使いやすさも重要なポイントでした。選定時には他社製品もいくつかトライアルしていたのですが、UIの使いづらさを感じることが多く、導入を見送ることがありました。一方でkickflowではそうしたUIに対する不満があまりありませんでした。

弊社の社員は自分たちがクラウドサービスを開発している分、自分たちが使うクラウドサービスへの目線も厳しく、彼らの期待するUI/UXの水準を満たしていることは選定する上で必要でした。

課題は解消されましたか？

元々フローが存在しなかった業務や、経理や法務などの高い安全性が求められる業務についてはほぼkickflowにデータが集約されており、必要な承認フローを通すことができるようになりました。

一方で、すべての業務フローがkickflowに乗っているかというとそうでもなく、例えば情報システム部門など社内への問い合わせには引き続きSlackのワークフローを継続して使用しています。また、SmartHRでできる身上変更や従業員サーベイなどは引き続きSmartHRを利用しており、これらについては今後もkickflowに集約する予定はありません。

他に業務が改善したと感じるところはありますか？

kickflowを導入する前に比べて、申請業務について社員に説明するコストが減ったと感じています。

kickflowの導入直後に新型コロナウイルス感染症対策でリモートワークが始まったのですが、申請方法をkickflowのフォームの説明文に詳しく書けるため、リモート環境下においても記入漏れなどの申請ミスが減ったと感じています。

また、社内オペレーションをきっちり決めようという空気が出てきたように思います。業務フローをkickflowに乗せるには「この条件のときは〇〇、その条件のときは△△」という風に自分たちの業務フローを整理する必要があります。これまではSlackのスレッド上で都度やり取りしていたようなものを、kickflowの導入によってルールをちゃんと見直し、業務マニュアルとしてちゃんと作ろうという雰囲気が出てきました。

お気に入りの機能はありますか？

やはりSlack連携ですね。最近追加されたスラッシュコマンドなどはまだ使いこなせていないので、もっと使いこなしていきたいです。外部サービスとの連携周りは今後もさらに増えていくことを期待しています。

今後kickflowに期待していることはありますか？

ひとつは先程申し上げた通り外部サービスとの連携強化です。

もうひとつは、複雑な組織図や経路を運用しておくときに、kickflow側から「こういう風に設定したら管理が楽ですよ」といったサジェストやガイドがあると非常に嬉しいです。弊社ように急激に人が増えたり組織が拡大していくと、その過程でチームが統廃合されたり分割されたりすることがあります。

そうしたイベントが発生したときに、承認経路の管理が漏れてしまい、意図した通りに承認者がアサインされないといった事故が発生しやすくなります。こうした事故を事前に回避できるように、kickflowに何かしら管理者を助けてくれるような機能があると嬉しいですね。

検討中の方に一言お願いします

これまで紙で運用していた稟議書・申請書をそのままウェブ化したいだけであれば、他にもワークフロー製品はいっぱいありますが、これから新しくフローを整備していったり、今の運用をシステム導入を機によりよいものに改善していきたいのであれば、kickflowはとてもおすすめできます。

特に急激に成長している会社や大企業では、いかに安全に組織と経路を管理できるかが大事になってくると思います。kickflowはUIも使いやすく、経路をフォームとは別に独立して管理できるので、管理者が安全に管理しやすいようになっています。弊社と同じような課題をお持ちの会社はたくさんあると思いますので、そうした会社にはkickflowをおすすめしたいですね。