導入事例

「属人化からの脱却」と「事業拡大に対応できる柔軟性」の両立を目指す。約半年のワークフローリプレイスの裏側

抱えていた問題点	・カスタマイズによる運用の属人化 ・組織変更時に膨大なメンテナンス工数が発生 ・承認経路設定の不自由さ
導入の理由	・承認経路/組織図の柔軟性 ・APIによる外部システム連携が可能 ・Slack連携

WORKSTYLEだけでなく、社内の業務効率も常にUPDATE

会社の事業と所属部門について教えてください。

株式会社スタンバイは、Zホールディングス株式会社と株式会社ビズリーチ（現ビジョナル株式会社）との合弁事業会社として設立されました。“UPDATE WORKSTYLES　「はたらく」にもっと彩りを”をミッションに、求人検索エンジン「スタンバイ」を運営しています。

私たちは2人ともエンタープライズアーキテクト部に所属しています。自分(北内様)はコーポレートITグループのマネージャーをしています。私(小林様)は、BPRグループで部門横断の業務改善を行っています。

お二人の普段のお仕事について詳しく教えてください。

コーポレートITグループは、情報システム部門の役割を担っています。社内の全般的なITの管理や運用、PCのセットアップ、トラブルシューティングを行っています。また、新規のIT導入プロジェクトに参加し、プロジェクトのマネジメントも担当します。

BPRグループは、全社的に業務改善が必要な箇所を把握し、ITツールの導入や業務フロー改善を推進しています。現場の声を拾い、改善し、業務が円滑に進められることを目指しています。年初にまずシステムや業務を見直す期間を設け、その中で「今年はこの領域を改善していきましょう」とテーマを決めて動いています。新しいサービスを導入する場合はコーポレートITグループに相談しています。

ワークフローに関してはどのように役割分担されていましたか？

BPRグループに所属している私(小林様)がフロントに立ち、課題の洗い出しやヒアリング、要件定義や設計を担いました。

コーポレートITグループの自分(北内様)はシステム構成やデータ連携部分など、小林が設計したものをシステムに落とし込んでいく部分を担当しました。kickflowの営業担当さんとも議論しながら進められて気づきや学びも多く楽しかったです！

組織変更・事業の拡大に対応できる柔軟性が決め手

以前のワークフローに関する課題を教えてください。

以前使用していたシステムは、プログラミングによるカスタマイズが可能な製品でした。複雑な要件を満たすためにかなり手を加えており、そのためメンテナンスに苦しむようになっていたのがkickflow導入前の状況です。例えば、弊社では事業の成長や規模の拡大に伴って組織改変が多いこともあり、半期毎に組織図やフローの設定変更が必要だったり。

勿論一つ一つを見れば大きなタスクではないのですが、事業が成長し人員が増加するにつれて、ワークフローの課題も同じように膨み顕在化していったという感じです。そこで上司に掛け合って、今後の事業スケールを見越してワークフローシステムの移行を提案しました。

ワークフローは関わる部署が多いのと、以前のシステムを作り込んでいたがゆえに、リプレースに関しては慎重に進める必要がありました。そのため、プロジェクト化する前から課題抽出を進めたり関連部署と対話したりと丁寧に少しずつ進めていきました。

kickflowを選んだポイントを教えてください。

カスタマイズによる対応をなくし、なるべく標準機能で弊社のニーズを満たせる製品を探していました。しかしkickflowの存在を知る前までは自分が満足するような機能を有しているワークフローが見つけられずにいました…。人事異動への対応がポイントでしたので同じ部署の過去の申請を複製して起票できるか、人事異動が起こってもワークフローのメンテナンスが不要か、などは気になりました。

kickflowの場合は、条件分岐を複雑に組むこともでき、また柔軟に閲覧権限を付与できる点が素晴らしいです。また、コーポレートITの立場としては、未来の組織図を事前に設定できる組織図のバージョン管理機能がありがたいです。

kickflowの気に入っている機能をお伺いできますか？

1つ目はAPI系のシステム連携の機能です。kickflowのデータを自由に取り出したり、また逆にkickflowに戻すこともできます。APIを有している製品は他にもありますが、追加費用なく豊富なAPIを利用できる点は気に入っています。

2つ目はSlack連携です。Slackで通知だけでなく承認まで全部完結できるのはkickflowの強みだと思います。

3つ目は代理申請、並列承認などの経路に関する設定の柔軟性です。条件分岐やスキップ機能を利用し、承認スピードを上げる工夫ができています。

また機能ではありませんが、kickflowのアップデート速度が速い点も気に入っています。

導入時は社内の業務理解を重視、徹底的にヒアリング

製品比較はどのように進めましたか？

個別の機能はもちろん「API」と「セキュリティ」の部分も注視しました。例えば監査ログが取れるか、シングルサインオンができるか、などです。

また最終的に誰でも簡単に運用ができるかも重要です。現状課題の「メンテナンス性」を改善できるかどうかも大切にしました。組織変更時の工数削減効果を計算した上で、kickflowで進めたいとチームのメンバーに話しました。

選定からリリースするまで苦労された点を教えてください。

半年ぐらいかけて、関係者への説明を大切にしました。特に管理部の方々に関しては、業務が変わることは良い面も悪い面もあります。

kickflowに乗り換える際、どう再設計するのか。影響のある部署に何度もヒアリングを行いました。チーム内で相談した上で運用回避策や代替案を考え、擦り合わせていきました。課題を繰り返し確認し、業務が改善することをイメージしてもらう点に時間をかけましたね。

電子帳簿保存法への対応はどうされていますか？

電子帳簿に関しては方針を経理のマネージャーとすり合わせをしました。データ連携のサービス（iPaaS）を利用し、電子帳簿保存法対象の添付データをGoogleドライブに連携させて保存しています。ファイル名にユニークな番号と会社名を付与しているので、電子帳簿保存の検索要件を満たすことができます。

目線合わせが第一。整理の上で、まずは検証を

最後に、kickflowの導入を検討する方へのアドバイスをお願いします！

スタンバイにはkickflowがとてもマッチしましたが、ワークフローは会社ごとに事情が違う部分があると思っています。kickflowは機能的な懐の深さが十分にある製品だと思いますので、迷っている方はまずはトライアルをしてみるのがおすすめです。すぐに導入せずとも課題が可視化されることで業務効率化に向けた第一歩に繋がると思います。

導入支援担当の方には、システムのことだけではなく業務フローの整理や外部システム連携についてもアドバイスいただきました。製品のことだけでなく、業務フロー自体の見直しにまで踏み込んで支援していただけるのはkickflowさんの強みだと思いますし、情シスとしてすごく助かる部分です。

また、導入を進めるためには社内説明がとても大事だと思います。関わる部署や役職によって気になる点が違うので、それぞれの目線で話ができるようになっていることがポイントです。

例えば、経営的な意思決定をされる方に対しては、定量的なROI（費用対効果）を示せるよう検証すること。定量的な数字を出して会社の成長の軸と整合が取れるような情報を提示することが大切です。

導入時に影響の大きいバックオフィス部門の方などに対しては現状の業務を一緒に整理し、kickflowに変わるとどういった付加価値が出るか、ということをしっかり伝えられるとよいと思います。

導入検討から導入準備フェーズまでを伴走させていただくことで、弊社としてもお二人からたくさん学ばせていただきました。ありがとうございます！

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