導入事例

情シス部門の属人化を解消し、ビザスクが成長していくためのワークフロー移行プロジェクト

抱えていた問題点	・複雑な処理はプログラムを組んでおり、運用が属人化していた ・会社が大きくなるなかで、統制の重要性が高まっていた
導入の理由	・複雑な要件をノンプログラミングで実現、管理負担を激減 ・英語対応が可能で米国子会社と共同で利用することができる

「ビザスク」の裏側を支えるITチーム

会社の事業内容と普段のお仕事について教えてください。

株式会社ビザスクは「1時間のインタビュー = スポットコンサルティング」を中心に、企業の求める知見とそれを有する個人をマッチングする様々なサービスを提供しているビジネス領域に特化したグローバルなナレッジプラットフォームです。現在、パナソニックさんや三菱地所さんなどの大手をはじめ多くの企業様にご利用いただいています。

私（大瀧）はシステム会社にて銀行の基幹システムの導入・運用を経験し、その後事業会社で情報システム部門のキャリアを経て2020年にビザスクに入社しました。ビザスクでは2人目の情報システム専任担当でしたね。現在はビザスクの社内IT全般を管理・運営しています。

2020年にはシンガポールに子会社を設立、2021年には米国企業を買収し、ビザスクは今やグローバル企業なので、国内だけでなく海外子会社のサポートなども対応しています。

今ってグループ会社含めるとどのくらいの従業員がいるのですか？

ビザスク単体が177名です。先日買収が完了したcoleman社を含め海外子会社を合わせると…ざっと400人以上が働いていますね。急成長しています。

ビザスクのITチームについては、私が入社するまでは、いわゆる「ひとり情シス」の社員がすべてやっていました。上場準備、内部統制、セキュリティなども含めてです。その中で、kickflowとは違う別のワークフロー製品を導入していました。その後はメンバーの入れ替わりもありましたが、今のITチームは3名で分担しながらやっています。

“属人化”というワークフロー最大の課題

すでにワークフローシステムが入っていたにも関わらず、なぜ入れ替えを検討したのですか？

一番の理由は「属人化」に困っていたからです。上場準備の段階で内部統制が必要になり、「何かしら入れないといけない…」と急いでワークフローシステムを導入しました。ただ、機能が不足しておりプログラミングによるカスタマイズだらけで。もはやコードを書いた本人しか仕様がわからない。その方しかメンテナンスができないんです。「これ、担当者が倒れたら終わりだな」という問題がありました。

属人化対策に加えて、ワークフローを中心に業務改善に取り組んでいける環境を整えていきたいという願望もありましたね。これはITチームとして「自分たちがやるべきことに集中できる環境にしていきたい」という意味もありますし、「ワークフローを活用して全社の業務効率化を図りたい」という意味もあります。

攻めと守りのITを目指しkickflowを選定

選定はどのように進めましたか？

2020年夏頃に上記の課題感についてチームでも議論するようになっていたので、このタイミングで一度kickflowさんとカジュアルにお話しさせてもらいました。

ただ、その時は上場後のバタつきや他にも優先したいことがあってリソースが足りておらず、そのまま話を進めるのは見送りにして「2020年の年末頃に方針を決めるから、また話しましょう」となりました。前回急いで導入してしまった反省を活かしてじっくりと検討したかったのです。

その後は他製品の情報収集もしながら、どの製品で導入に向けた検証を進めていくかを少しずつ決めていった次第です。その上で、2020年12月に再度kickflowさんとお話をさせてもらいました。

kickflowに決めた理由はズバリ、なんでしょうか？？

一言で言うと「自分たちの問題を解決できそうだ」という点です。kickflowさん自身も「エンタープライズ企業のためにクラウド製品を作っている」と言ってましたし。

まずは「属人化の排除」が期待できました。UIが整っていて管理画面も分かりやすい。さらにエンタープライズ企業向けのSaaSなので、複雑な管理にも耐えられそうだと思いました。前の製品はプログラミングが必要だったのですが、kickflowは基本ノーコードでワークフローを構築できます。これなら将来的にバックオフィス部門や現場部門のメンバーに触ってもらうことができそうだと感じました。

また、APIがしっかりと用意されている点も良かったです。個人的には、ワークフローシステムをただの「承認システム」として活用するのは非常にもったいないと考えています。いろいろなシステムと連携し、本当の意味でワークフロー（＝業務）の自動化を目指すことで真の価値が生まれるのではないかと思っています。

守りとして属人化を防ぎ、攻めとして（ワークフローが）システムのハブとなることを目指していければと思っています！

しかし全てが順調に進んだわけではなく、苦労話も…

導入はどのように進めましたか？

「検証と導入準備がほぼイコール」となる珍しいタイプのプロジェクトでした。稟議や申請は上場企業として大事なプロセスの一つですので、もともとしっかりと検証をしようとしていたのですが、kickflowさんの勧めもありほぼ全ての申請を一度kickflowでしっかり検証することにしたからです。

そのため3ヶ月程度かけてITチーム2名でかなりしっかりとフィジビリティ（実現可能性）チェックを行いました。リソースはかなりかかってしまいましたが、その分切り替え後の混乱を抑える事ができたので、メリットは十分でした。特にワークフローのような全社システムにおいては、他の従業員にも影響が大きいので、検証は非常に大切です。

導入で苦労した部分はありますか？

当社の承認経路が複雑なこともあって、承認経路をkickflowに落とし込む部分は頭を使いました。ただ、だからといってあまりにトリッキーなことをすると今度はメンテナンスが破綻します。運用でカバーできる所、できない所を切り分けて、出来るだけシンプルになるように設定しました。kickflowのカスタマーサクセスの方にも結構ヘルプしてもらいましたね。

…正直ベースで他にも大変だったことありませんか？

そうですね…決裁者からは「なんですでにワークフローシステムはあるのに入れ替える必要があるのか？」という点についてたくさんツッコミを受けました（笑）

こうした際の議論は「やりたいことやメリット」でスタートするのが一般的だと思いますが、弊社は「問題が何なのか。どうやったら解決できそうなのか。更にどのような世界を目指すのか」を持っていくスタイルなので、その前例にしたがって丁寧に説明しました。

課題はITチームが一番把握しているので、その上で「更にどのような世界を目指すのか、つまり攻めの部分（システムのハブを目指す点）」を決裁者と議論しましたね。検証期間は3ヶ月と先ほどお伝えしましたが、実際には製品検証したのが2ヶ月で、残りの1ヶ月は決裁者との議論や今後の活用方法を考える時間にあてました。

解決できたこと、残る課題

導入後社内からはどんな声があがりましたか？

明らかに承認が早くなりました。これにはSlack承認や事前の自動通知が効いていますね。実は当社の海外子会社もkickflowの利用を進めているのですが、キーパーソンの一人が「That’s great!」と喜んでくれています。

あと、管理がめちゃくちゃ楽になりました。今ではサポートメンバーに軽く教えただけで、スイスイと操作してくれています。教育にかかる時間がほとんど無くなりました。

それとITチーム目線になりますが、kickflowさんのサービスは機能アップデートの頻度が非常に高い！欲しいと思っていた機能追加だと素直に嬉しいですし、想定していなかった機能アップデートが新しいアイデアにつながるシーンもあり、利用する側をワクワクさせてくれると感じています。

kickflowで解決できなかったことも、正直にお聞かせください

kickflowだけの問題ではありませんが、ワークフローシステムの権限規定と会社の組織図をどうリンクさせるかは今後の課題です。人事系システムの導入も検討しており、そことの連携も考えたいですね。

また、弊社は子会社もあることから「グループ会社を横断したワークフロー」や「グループ会社の権限管理」など組織設定周りの機能強化は今後のアップデートを非常に期待しています。

情報システム担当者へのエール

最後に、同じ様な悩みを抱える情報システム担当者の方向けにメッセージをいただけますか？

過去の自分に向けた言葉になってしまいますが、情報システム担当者の方の中には、「こんなアイデア、上司や経営者には理解されないんじゃないか」「言っても無駄なんじゃないか」といった気持ちが少なからずあると思います。

でも、日々の業務で培った経験は必ず会社のためになるはず。少しだけ勇気を出して伝えることで新しい価値が生まれるはずです。ビザスクのITチームでも、小さなアイデアを大切にして日々改善しています。

手前味噌ですが弊社ミッションの「知見と、挑戦をつなぐ」については皆さんの立場からでも体現することが出来ると思っています。一緒に頑張りましょう！

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