導入事例

小さい情報システム部のリソースでもメンテナンスできるワークフローを選定

抱えていた問題点	・組織改変にかかる膨大なメンテナンス工数 ・申請者が承認者を変更できてしまう製品仕様
導入の理由	・組織図の予約機能 ・承認経路の柔軟性 ・直感的なUI ・Teams連携

会社の事業内容と普段のお仕事について教えてください。

株式会社デジタルフォルンは、1961年に機械設計の会社として創業し、2021年に創業60周年を迎えました。創業以来、機械設計から始まり、時代のニーズに合わせながらシステム開発・ビジネスコンサルティング・DX支援など様々な領域に進出してきました。現在は「私たちデジタルフォルンは、革新的なテクノロジーとデジタルデータを生かし、発想力と、行動力と、情熱をもってお客様を成功に導き、共により輝く未来を創造していきます。」をミッションとし、お客様のDXやデータ活用支援などお客様のニーズにあわせ、幅広い業界に対してIT活用支援を行っています。従業員数は約350人ほどになっています。

その中で私はコーポレート部門の情報システム部に所属しています。一部の業務はアウトソーシングをしていますが、普段は新しいシステムの企画導入からPC・スマートフォン等のIT機器の管理から既存システムの運用保守・システムの障害対応、社内ユーザーに対する日常的なヘルプデスク業務、ISMS関連の業務も行っています。正社員としてはいわゆる一人情シスになります。

会社規模に比べて情報システム部の人数が少ない印象を受けました。工夫されている点は何かありますでしょうか？

やはりリソースが少なく大変ということは正直あります。その一方で、一部の業務をアウトソーシングしたり、業務効率化を少しずつ進めているので、リソース不足は解消し始めているところです。

なるほど。業務効率化は情報システム部主導で推進されておりますでしょうか？

頻出する社内問い合わせへの対策など情報システム部が主導で推進できるものについては、FAQを作成する・問い合わせ履歴を公開する・マニュアルを整備するなどの対応をしております。一方で、社内システムの移行などは管轄部署とプロジェクトを組みながら、情報システム部だけではなく会社全体の業務効率化を図っています。

ワークフローを切り替えるきっかけを教えてください。

以前はグループウェア製品内のワークフロー機能を使っていました。

数年ほど前にグループウェアを切り替えたのですが、旧グループウェアのワークフロー機能だけがそのまま残っており、費用対効果が悪いことが課題でした。

このタイミングで機能も豊富な専門のワークフロー製品に切り替えようと思ったのがきっかけです。

以前のワークフローは機能面での課題はありましたか？

機能面での課題は大きく２つありました。

一つ目は職務権限のコントロールが難しかった点です。

経路等の設定時にシステム管理者が職務権限規定に沿った承認者をデフォルトで設定していたのですが、申請時に申請者自身が承認者を変更することができてしまう仕様になっていました。これでは、申請間違いが起きてしまう可能性もありますし、本来承認を得るべき人から承認を得ないまま決裁されてしまうといった管理・監査上の問題も起こってしまう状態になっていました。

もう一つは組織改変・退職ユーザ削除の運用が非効率的だった点です。 組織改変の際にマスターを切り替えようとすると、システム利用を止めなければならず、従業員側は一定期間システムが利用できない状態になっていました。システムを止める時間も考慮しなければいけないため、長い時には1週間ほどかけて組織改変の作業を行っていました。さらに退職ユーザの削除を1ユーザずつ手作業で行わなければならなかった点も苦労していました。小さい情報システム部のリソースが以前のワークフローに奪われていた感覚があります。

ワークフローはどのように比較・検討されましたか？

感じていた課題を解決できるかどうか以外に、クラウド製品であるか、既存で利用しているシステムと相性が良いか・連携できるかを見ていました。情報システム部のリソースが少ない中で、各システムと連携し、少しでも情報システムの管理コストを減らし、業務効率化したいという思いがありました。

そういった点を気にしながら、インターネットで検索、資料請求をし、4製品ほどに絞ってから本格的に比較検討をしました。

その中でどうしてkickflowを選んでいただけたのでしょうか？

大きく3つの理由があります。

1つ目は、課題に感じていた内部統制の問題と運用課題を解決できると思ったからです。

具体的には、組織図の予約ができ、かつ設定中もシステムを止める必要がないので、事前に組織変更予約をすることができます。小さい情報システム部のリソースでも余裕を持って、安全に組織改変の対応が可能となりました。

また、職務権限のコントロールの視点でも、経路設定時に承認者をデフォルト設定するだけでなく、該当する役職担当者がいない場合は、より上位の承認者を自動で設定するなど柔軟な承認経路の設定ができるため、管理・監査上の問題も解決できると思いました。

2つ目は、トライアルをしている中で直感的なUIがいいと感じました。

管理者である私視点で使いやすいことはもちろんですが、申請者・承認者側もセルフオンボーディングできそうなUIだと思いました。

実際に社内で利用し始めてからも、kickflowの操作が分からないといった問い合わせはきていません。導入しても社内問い合わせが少ない製品は、情報システムのリソースの観点からもとても助かります。

3つ目は、Microsoft Teams(以下Teams)と連携できる点です。

社内のチャットツールはTeamsを利用しているのですが、kickflowはTeamsと連携ができることがユーザ体験として良いと思いました。実際にTeams上で通知が送信され、承認速度が上がった感覚もあります。

ワークフローを切り替える際に、どのような点で苦労しましたか？

元々のグループウェアでは申請書が100種類ありました。これを1ヶ月ほどかけて整理・棚卸しするのが大変でしたね。中身を精査するとそもそも使っていないワークフローや、ワークフローで申請する必要がないものもありました。

こういったものは人事部や経理部にも協力してもらいながら検証、棚卸しを行いました。どの部門も協力的だったので助かりました。ワークフローの移行そのものが自社の業務整理に繋がったので一石二鳥だったと思います。kickflowの営業担当さんにも棚卸しからサポートいただけていたことも印象的です。

また、弊社では料金の関係で1ユーザーに対し、1kickflowアカウントではなく、1グループで1アカウントを付与し、運用しています。そのため、慶弔や休暇申請など他の人に申請内容を開示できない申請をどのようにkickflow上で行うべきかを考えました。結果としては、人事系の申請はSmartHR上で申請を行う運用に変更しました。

このようにワークフローで申請すべきものを精査した結果、kickflowに実装する対象は約半分になり、移行準備は約1ヶ月半ほどで完了しました。 棚卸しにも時間をかけたので残った申請のほとんどがかなりシンプルだったこともありますが、kickflowの営業担当さんのサポートが非常に手厚かったので、なんとか短期間で実装し切ることができました。

管理者目線でkickflowを導入した効果はありましたか？

以前感じていた課題が解決できています。ワークフローのメンテナンスにかかる工数も減らせていると感じています。

本当に組織変更や承認者、承認経路の設定が楽になりました。また、変更に漏れがなくなり、安心して運用できます。

利用者目線でkickflowを導入した効果はありましたか？

Teams連携のおかげで、以前は承認に1週間ほどかかっていましたが、感覚的には3日くらいで承認されるようになりました。

Teamsに単に通知されるだけでなく、Teams上で承認もできるのが嬉しいです。

また、SmartHRやクラウドサインなどの外部サービスとも連携できるので、他のサービスでの二重承認や申請内容を転記する手間が省けました。

kickflowへの要望を教えてください！

申請をあげる人/あげない人の二極化がすごいので、全員にライセンス付与することは避け、グループで1アカウントを持たせてしまっています。そのため、申請数に応じた従量課金の料金プランがあると、全員にライセンスを付与しやすいと感じます。

機能面で言うと、承認された内容での汎用マスタのレコードの自動新規追加・更新機能やAzureADからの組織図のインポートがあると、より使いやすい製品になると思っています。

システム導入を担当される方へ向けて、最後に一言お願いします！

ワークフロー製品は多数あり、フィットするものを見つけるのがなかなか難しいです。

対応を先延ばしにしている会社さんは多いと思いますが、kickflowはサポートが手厚いので安心して身を任せられます。

また、コスト面についても大事です。例えば、弊社は1グループに1アカウントを付与したり他の人事SaaSと組み合わせたりといった工夫をしました。もちろんコストを削減することだけが正義ではないですが、最終的なコスト削減と費用対効果のバランスを考えることが大事だと思っています。この点もkickflowさんに率直にお話すると相談にのってくれると思います。

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