稟議アプリで脱ハンコ！スマートフォンやチャットで承認を高速化するワークフローシステムの選び方

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

テレワークやハイブリッドワークが定着した現在、オフィスにいなければ承認できない紙の稟議書やハンコリレーは、ビジネススピードを著しく低下させる要因となっています。「出張中の上司が戻るまで決裁が下りない」「申請のためにわざわざ出社しなければならない」といった課題を解決するために、稟議アプリやスマホ対応のワークフローシステムを検討する企業が急増しています。

しかし、一口に稟議アプリといっても、簡易的なものから基幹システムと連携できる高度なものまで種類は様々です。自社に合わないツールを選んでしまうと、かえって管理の手間が増えたり、現場に定着しなかったりするリスクもあります。

そこで本記事では、稟議をアプリ化・電子化するメリットに加え、システム選定で見るべきポイント、そして近年重要視されているチャットツール連携の重要性について解説します。

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稟議アプリとは？

稟議アプリとは、従来紙で行われていた稟議・申請・承認業務を電子化し、PCやスマートフォン、タブレットなどから利用できるようにしたシステムのことです。

一般的には「ワークフローシステム」と呼ばれますが、その中でも特にスマホアプリを提供しているものや、モバイルブラウザでの操作性に優れたものが稟議アプリとして検索されています。

稟議アプリを導入することで、申請フォームの作成、承認ルートの自動判別、決裁後のデータ保管までをクラウド上で一元管理できるようになります。

稟議をアプリ化・電子化する3つのメリット

なぜ今、多くの企業が稟議のアプリ化を進めているのでしょうか。主なメリットは以下の3点です。

1. 場所と時間を選ばず承認ができる

最大のメリットは、承認までのリードタイムを大幅に短縮できることです。紙の稟議書の場合、承認者が不在であればそこでプロセスが止まってしまいます。
稟議アプリを導入すれば、移動中や出張先、自宅からでもスマホひとつで内容を確認し、承認ボタンを押すことができます。これにより、意思決定のスピードが劇的に向上し、ビジネスチャンスを逃しません。

2. ペーパーレス化によるコスト削減と業務効率化

紙の稟議書を廃止することで、用紙代や印刷代、保管のためのキャビネットスペースなどの物理的なコストを削減できます。
また、総務や経理担当者が行っていた「稟議書のファイリング」「過去の稟議書の捜索」「承認状況の問い合わせ対応」といった不毛な事務作業もなくなります。システム上であれば、過去のデータをキーワードで瞬時に検索できるため、監査対応などもスムーズになります。

3. 承認ルートの自動化による内部統制の強化

紙の運用では、「誰に承認をもらえばいいかわからない」「誤ったルートで承認されてしまった」というミスが起こり得ます。
稟議アプリでは、申請内容に応じて適切な承認ルートを自動で判定・分岐させることが可能です。また、誰が・いつ・何を承認したかのログが確実に残るため、内部統制の強化にもつながります。

失敗しない稟議アプリの選び方

市場には多くの稟議アプリ・ワークフローシステムが存在しますが、以下のポイントを基準に選定することをおすすめします。

直感的に操作性できるか

多機能であっても、操作が複雑でマニュアルを読まなければ使えないシステムは現場に定着しません。特にスマートフォンで操作する場合、画面の小ささなどの制約があるため、UI（ユーザーインターフェース）の設計が重要です。
「直感的に入力できるか」「承認ボタンは押しやすいか」など、ITツールに不慣れな社員でも迷わず使えるものを選びましょう。

既存の業務ツールと連携できるか

稟議アプリ単体で完結するのではなく、すでに社内で利用しているグループウェア、チャットツール、クラウドストレージ、会計システムなどと連携できるかが重要です。
例えば、Boxなどのクラウドストレージと連携できれば、稟議に関連する証憑書類や契約書データをセキュアに管理・参照することが容易になります。APIが公開されており、拡張性が高いシステムを選ぶと、将来的な業務フローの変化にも対応できます。

フォームや経路の変更が容易か

組織変更や人事異動のたびに、ベンダーに設定変更を依頼したり、エンジニアがコードを書いたりする必要があるシステムは運用コストが高くなります。
ドラッグ＆ドロップで承認ルートを変更できたり、ノーコードで申請フォームを作成できたりする、管理者に優しいシステムを選びましょう。

今求められるのは「ネイティブアプリ」よりも「チャット連携」

稟議アプリと検索される方の多くは、スマートフォンにインストールする「専用アプリ」をイメージされるかもしれません。しかし、最新のワークフロー活用においては、「専用アプリを開くことすら面倒」という声が増えています。

そこで注目されているのが、SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールとの連携です。

なぜチャット連携が重要なのか？

多くの企業では、日常のコミュニケーションをSlackやTeamsで行っています。稟議の承認依頼がメールで届くと、チャットとメールを行き来しなければならず、見落としの原因になります。

高度に連携されたワークフローシステムであれば、以下のようなことが可能です。

• チャットに通知が届く: 承認依頼がチャットのメンションとして即座に届く。

• チャット上で承認完結: システムにログインすることなく、チャットの画面上で「承認」「差し戻し」ボタンを押すだけで処理が完了する。

わざわざ別の稟議アプリを立ち上げる必要がなく、普段使い慣れているチャットツールの中で業務が完結するため、承認スピードが圧倒的に早くなります。選定の際は、単に通知が来るだけなのか、チャット上で承認や却下などのアクションまでできるのかを確認することをおすすめします。

スマートフォン・チャット連携で圧倒的に使いやすいワークフローなら「kickflow」

もし、貴社が以下のような稟議アプリ・システムをお探しであれば、ぜひ「kickflow」をご検討ください。

• スマートフォンやSlack/Teamsから数秒で承認を完了させたい

• マニュアルなしでも使える直感的なUIが欲しい

• 組織変更や人事異動に伴うメンテナンスを楽にしたい

• Boxなどの外部ツールとシームレスに連携させたい

kickflowは、ユーザーの使いやすさと管理者の管理しやすさを両立させた、次世代のクラウドワークフローシステムです。

チャットツールとの強力な連携

kickflowはSlackやMicrosoft Teamsとの連携が可能です。単なる通知だけでなく、チャット画面上からワンクリックで承認・却下・コメントの入力が可能です。これにより、移動中や会議の合間でも、スマートフォンからチャットを返す感覚で稟議処理が完了します。

柔軟な外部連携と拡張性

Boxをはじめとするクラウドストレージや電子契約サービスなど、APIを通じて様々な外部SaaSと連携できます。データ入力の二度手間をなくし、バックオフィス業務全体の効率化を実現します。

複雑な承認ルートもノーコードで設定

条件分岐、合議、並列承認など、日本企業特有の複雑な承認ルートも、直感的に設定可能です。組織図と連携したメンテナンス機能も充実しており、人事異動時の設定変更工数を大幅に削減します。

まとめ

稟議アプリの導入は、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業の意思決定スピードを加速させ、競争力を高めるための重要な投資です。
システム選定の際は、機能の多さだけでなく、スマートフォンやチャットツールでどれだけ手軽に承認できるかや、他システムとの連携性を重視することが成功への近道です。

現場の社員がストレスなく使え、管理部門の負担も減らすことができる最適なシステムを選び、快適なワークフロー環境を構築してください。