電子決裁の仕組みと活用法｜導入メリットとを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

電子決裁は、紙の書類を使わずにオンライン上で決裁業務を完了できるシステムです。業務の効率化や承認スピードの向上、コスト削減など、多くのメリットがあります。特にテレワークの普及に伴い、導入を検討する企業が増えています。

本記事では、電子決裁の基本的な仕組みや紙の決裁との違い、活用できる業務の種類、導入のメリットとデメリット、システムの選び方を解説します。電子決裁の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

この記事の要点

• 電子決裁とは、企業や組織の承認・決裁業務をデジタル化し、オンライン上で完結させる仕組みです
• 電子決裁と紙の決裁には、決裁スピード、コスト、場所の制約、文書の管理、セキュリティの点で違いがあります
• 電子決裁は、社内稟議、契約書の承認、経費精算、人事関連、購買申請などの業務で活用できます
• 電子決裁を導入するメリットは、コスト削減、承認スピードの向上、テレワークへの対応、内部統制の強化、文書の紛失リスクの低減です
• 電子決裁のデメリットと注意点として、初期導入コスト、操作に慣れるまでの時間、セキュリティリスク、既存の業務フローとの調整、紙文化が根強い企業での抵抗、電子決裁が適用できないケースがあります
• 電子決裁システムを選ぶ際は、業務フローへの適合、クラウド型とオンプレミス型の違い、必要な機能、セキュリティ対策、操作性、既存システムとの連携を確認し、無料トライアルやデモで事前に検証します

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電子決裁とは？

電子決裁とは、企業や組織の承認・決裁業務をデジタル化し、オンライン上で完結させる仕組みです。従来の紙の稟議書や承認フローを電子システムで処理するため、業務の効率化とペーパーレス化が進み、コスト削減や文書管理の負担軽減につながります。

電子決裁の基本的な仕組み

電子決裁では、専用のシステムやソフトウェアを通じて決裁を行います。一般的な流れは次の通りです。

1. 申請：従業員が電子決裁システム上で申請書を作成し、提出する。
2. 承認フローの進行：あらかじめ設定された承認者に順次、承認依頼が送信される。
3. 承認・決裁：承認者はシステム上で内容を確認し、承認または差し戻しを行う。
4. 決裁完了：すべての承認が完了すると、決裁済みの文書として保存される。

手書きや印鑑を使わずオンライン上で承認が進むため、紙の決裁に比べて時間や手間を削減できます。

電子決裁と紙の決裁の違い

紙の決裁と電子決裁には、決裁スピード、コスト、場所の制約、文書の管理、セキュリティの点で違いがあります。

電子決裁はどのような業務で活用できる？

電子決裁の主な活用例は次の通りです。

• 社内稟議：予算申請や設備投資の承認プロセス
• 契約書の承認：取引先との契約締結前の承認
• 経費精算：出張費や交際費の申請・承認
• 人事関連：休暇申請や人事異動の承認
• 購買申請：物品購入や外注業務の決裁

これらの業務を電子決裁で処理すると、承認のスピードが上がり、管理の効率化や担当者の負担軽減につながります。

電子決裁を導入する5つのメリット

電子決裁を導入すると、コスト削減、承認スピードの向上、テレワークへの対応、決裁プロセスの可視化、文書管理の安全性向上が期待できます。

電子決裁のメリット1. 紙の使用を削減し、コストをカットできる

従来、稟議書や契約書の決裁には多くの紙を使い、印刷費や郵送費に加えて保管スペースも必要でした。電子決裁に移行すれば、すべてのプロセスがデジタル上で完結し、これらのコストを削減できます。

紙の使用量が減ることで環境負荷も軽減され、持続可能な経営を目指すうえでも有効です。

電子決裁のメリット2. 承認スピードが向上し、業務効率が改善される

紙の決裁では、書類の回覧に時間がかかり、担当者が不在の場合は決裁が滞ることがありました。電子決裁なら、申請が即座に承認者へ届き、オンラインで確認・決裁できます。

リアルタイムの通知機能を使えば、承認依頼の見落としを防ぎ、企業の意思決定スピードも上がります。ワークフローシステムの中には、SlackやTeamsといったチャットツールと標準連携し、通知や承認ができるものもあります。

電子決裁のメリット3. どこからでも決裁が可能になり、テレワークにも対応できる

クラウド型の電子決裁システムなら、社内だけでなく自宅や外出先からも決裁できます。テレワークの普及が進む企業にとっては、特に大きなメリットです。

紙の決裁では出社しなければ承認できないケースが多く、決裁が遅れがちでした。電子決裁ならスマートフォンやタブレットからもアクセスでき、場所を問わず承認できます。この柔軟性により、社員の働き方の選択肢が広がり、業務の継続性も確保されます。

電子決裁のメリット4. 決裁プロセスの可視化で内部統制が強化される

電子決裁システムでは、すべての決裁履歴が記録されます。紙の決裁では、誰がいつどのように判断したのかを追跡しにくく、不透明になりがちでしたが、電子決裁ならシステム上で確認でき、意思決定の透明性が上がります。

決裁履歴が残ることで不正な決裁を防ぎ、監査時のデータ確認も迅速に行えるため、監査対応の負担が軽減され、内部統制の強化につながります。

電子決裁のメリット5. 文書の紛失リスクを減らし、安全に管理できる

紙の書類には紛失や破損のリスクがありますが、電子決裁ならデジタルデータとして保管されるため安全です。紙の管理では保管スペースが増え続け、必要な書類を探す手間もかかりましたが、電子決裁では検索機能で必要な文書をすぐに見つけられます。

アクセス権限を設定すれば、機密性の高い書類を特定の人だけが閲覧できるようになり、バックアップ機能で万が一のデータ消失にも備えられます。

電子決裁の6つのデメリットと導入時の注意点

電子決裁には多くのメリットがありますが、初期コストの負担や業務フローの見直し、セキュリティ対策など、導入にあたっての課題もあります。課題を理解して準備を整えれば、スムーズに導入できます。

電子決裁のデメリット1. 初期導入コストがかかるため、費用対効果の検討が必要

電子決裁システムの導入には、ソフトウェアのライセンス費用やカスタマイズ費用、運用コストが発生します。特にオンプレミス型（社内サーバー設置型）は初期費用が高額になるケースがあり、クラウド型でも月額利用料が継続的にかかります。

導入前に、業務効率の向上やコスト削減の効果を具体的に試算し、費用対効果を見極めましょう。無料トライアルやデモで実際の運用イメージを確認しておけば、導入後のギャップを防げます。

電子決裁のデメリット2. システムの操作に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムを導入すると、従業員が操作に慣れるまで一定の時間を要します。特にITに不慣れな社員が多い場合、導入初期には混乱が生じやすく、業務の遅延につながる可能性もあります。

対策としては、導入前にトレーニングを実施し、操作マニュアルやFAQを用意することが有効です。困ったときにすぐ問い合わせできるヘルプデスクを設ければ、運用もスムーズになります。一部の部署で試験運用をしてから全社展開する方法も、段階的な移行に効果的です。

電子決裁のデメリット3. セキュリティリスクがあるため、対策が必要

電子決裁システムでは、企業の重要な文書やデータがデジタル化されるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴います。

安全に運用するには、アクセス管理を厳格にし、二要素認証やIP制限、シングルサインオンなどのセキュリティ機能を活用します。定期的な監査やセキュリティ教育で従業員の意識を高めることも欠かせません。導入を検討するシステムが十分なセキュリティ対策を備えているかを事前に確認し、必要に応じて追加の対策を講じましょう。

電子決裁のデメリット4. 既存の業務フローとの調整が必要

電子決裁を導入すると紙ベースの業務フローが大きく変わるため、社内での調整が必要です。承認プロセスが複雑な企業では、導入に伴って承認フローの見直しが求められる場合もあります。

まず現行の業務フローを分析し、電子決裁に適した形へ整理します。現場の意見を反映しながら新しいフローを設計し、運用テストを経て本格導入すれば、業務の混乱を最小限に抑えられます。

電子決裁のデメリット5. 旧来の紙文化が根強い企業では導入に抵抗がある

長年、紙の書類で決裁を行ってきた企業では、電子決裁の導入に抵抗を示すことがあります。特に、年配の社員や従来の方法に慣れた人ほど、デジタル化への適応に時間を要する傾向があります。

この場合は、電子決裁のメリットを丁寧に説明し、導入の意義を理解してもらうことが重要です。紙と電子決裁を併用する移行期間を設けて段階的に適応を進める方法や、使いやすいシステムを選んで従業員の負担を減らす方法も効果的です。

電子決裁のデメリット6. 電子決裁が適用できないケースがある

電子決裁は多くの業務に活用できますが、すべての決裁プロセスに適用できるわけではありません。特に、公的機関への申請書類などは、電子決裁だけでは対応できない場合があります。

導入前に電子決裁の適用範囲を明確にし、紙での決裁が必要な業務と棲み分けましょう。必要に応じて紙の決裁を併用すれば、業務を滞りなく進められます。

電子決裁システムの選び方：7つのポイント

電子決裁システムは、自社の業務フローやニーズに適したものを選ぶことで、業務の効率化やコスト削減の効果を最大限に引き出せます。選定時に確認したいポイントは次の7つです。

ポイント1. 自社の業務フローに適した電子決裁システムを選ぶ

企業ごとに承認プロセスや決裁ルールは異なります。承認ルートの設定が柔軟にできるか、複数の決裁パターンに対応しているかを確認し、現場の業務負担を軽減できるシステムを選びましょう。

あわせて現在の業務フローを見直し、無駄な承認ステップを削減すれば、より効率的な決裁プロセスを構築できます。

ポイント2. 電子決裁システムのクラウド型とオンプレミス型の違いを理解して選ぶ

電子決裁システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。導入目的や運用環境に合わせて選びましょう。

ポイント3. 必要な機能を明確にし、無駄のない電子決裁システムを導入する

電子決裁システムには、申請・承認フローの設定、電子署名、文書管理、検索機能など、さまざまな機能が搭載されています。しかし、すべての機能が必要とは限らず、不要な機能が多いと、かえって使いにくくなることがあります。

自社の業務に必要な機能を明確にし、過不足のないシステムを選びましょう。将来の業務拡張を見据え、必要に応じて機能を追加できるシステムを選ぶのも有効です。

ポイント4. 電子決裁システムのセキュリティ対策が充実しているかを確認する

電子決裁システムは機密情報を扱うため、セキュリティ対策の確認は欠かせません。特に次の点を確認しましょう。

• データの暗号化が施されているか
• アクセス権限の設定が細かく行えるか
• 操作ログの記録機能があるか
• 二要素認証やIP制限などのセキュリティ機能が備わっているか

クラウド型システムを利用する場合は、サービス提供会社のセキュリティポリシーやデータセンターの安全対策についても事前に確認しておくと安心です。

ポイント5. 電子決裁システムの操作性・ユーザビリティが高いかを検討する

導入が成功するかどうかは、利用者がスムーズに操作できるかに左右されます。システムが複雑すぎると従業員が使いこなせず、導入が失敗するリスクが高まります。

シンプルなインターフェースで直感的に操作できるか、スマートフォンやタブレットでも利用できるかを確認しましょう。無料トライアルで実際に操作性を確かめるのも有効です。

ポイント6. 電子決裁システムと既存システムとの連携が可能か確認する

既存の業務システムと連携できるかも事前に確認します。例えば、ERP（統合基幹業務システム）や各種SaaSと連携できれば、業務全体の効率化が期待できます。

API連携の有無や、データのインポート・エクスポート機能が備わっているかをチェックしましょう。

ポイント7. 無料トライアルやデモを活用して電子決裁システムを事前に検証する

無料トライアルやデモで、実際の操作感を確認しましょう。導入後に「想定より使いにくい」「必要な機能が不足していた」といった問題が起きると、業務の混乱を招きかねません。

トライアル期間中にフォーム作成や承認フローの設定などの使い勝手をテストし、現場の意見を集めれば、より適切なシステムを選べます。導入後のサポート体制も事前に確認し、トラブル発生時に迅速に対応してもらえるかを見極めましょう。

電子決裁を導入して、業務効率を向上させよう

電子決裁システムを導入すると、業務のスピードが上がり、コスト削減やセキュリティ強化につながります。紙の決裁にあった、時間がかかる、物理的な移動や書類の保管に負担がかかるといった課題を解決できます。

リモートワークの普及やデジタル化の進展により、電子決裁の重要性は高まっています。どこからでも承認できる環境は柔軟な働き方と生産性の向上につながり、決裁プロセスの可視化は内部統制を強化して不正や承認遅延のリスクを抑えます。

導入にあたっては、初期コストや業務フローの調整、セキュリティ対策などの課題を踏まえ、自社に合ったシステムを選びます。クラウド型とオンプレミス型の違いを理解し、必要な機能を明確にしたうえでトライアルを実施し、使いやすさや既存システムとの連携を確認しましょう。

電子決裁は企業の競争力を高めるツールです。導入して、業務の効率化と迅速な意思決定を実現しましょう。

kickflow（キックフロー）は、中堅・大企業向けに開発された、「シンプルなのに、多機能。」な、クラウド型のワークフローシステムです。

従来のワークフロー製品は、学習コストが高くて使いにくいオンプレミス型、もしくは、機能が物足りないクラウド型、の2択でしたが、kickflowは、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった、良いとこどりの特徴があります。チャットツール（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Chatwork等）と連携が可能で、承認がよりスピーディーに。

また、AIやオートメーションといった次世代の機能も取り入れており、ワークフロー担当者の運用・メンテナンスの課題を劇的に解決します。ワークフローシステムを検討の際にはぜひ候補の1つとしてご参考ください。

よくある質問

紙での決裁に慣れた社員が多い場合は、全社一斉に切り替えるべきですか

一斉に切り替えるより、段階を踏むほうが混乱を抑えやすくなります。まず一部の部署で試しに運用し、紙と電子を並行させる期間を置けば、操作に不安がある人も少しずつ慣れていけます。

一部の書類が電子決裁で扱えない場合は、導入する意味が薄れますか

薄れません。どの決裁を電子で回し、どれを紙に残すかを先に線引きしておけば、扱える業務の分だけ効果が出ます。公的機関に出す書類のように紙が要るものは、その部分だけ紙の決裁を残せば足ります。

迷ったら、機能の多い製品を選んでおけば安心ですか

安心とは限りません。使わない機能が並ぶと画面が込み入り、現場が使いこなせなくなるおそれがあります。今の業務に要る機能を見極めたうえで、あとから機能を足せるかどうかを確かめておくほうが確実です。