電子決裁の仕組みと活用法｜導入メリットとを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

電子決裁は、紙の書類を使わずにオンライン上で決裁業務を完了できるシステムです。業務の効率化や承認スピードの向上、コスト削減など、多くのメリットがあります。特にテレワークの普及に伴い、導入を検討する企業が増えているのが現状です。

そこで本記事では、電子決裁の基本的な仕組みや紙の決裁との違いを解説し、活用できる業務の種類についても詳しく紹介します。さらに、導入のメリットやデメリット、システムの選び方、成功事例を取り上げ、電子決裁を効果的に活用する方法を提案します。電子決裁の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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電子決裁とは？

電子決裁とは、企業や組織の承認・決裁業務をデジタル化し、オンライン上で完結させる仕組みです。従来の紙の稟議書や承認フローを電子システムで処理することで、業務の効率化が図れます。また、ペーパーレス化の推進にもつながり、コスト削減や文書管理の負担軽減にも貢献します。

電子決裁の基本的な仕組み

電子決裁は、承認フローをデジタル化し、専用のシステムやソフトウェアを通じて決裁を行う仕組みです。一般的な流れは以下の通りです。

1. 申請：従業員が電子決裁システム上で申請書を作成し、提出する。

2. 承認フローの進行：あらかじめ設定された承認者に順次、承認依頼が送信される。

3. 承認・決裁：承認者はシステム上で内容を確認し、承認または差し戻しを行う。

4. 決裁完了：すべての承認が完了すると、決裁済みの文書として保存される。

このように、電子決裁では手書きや印鑑を使用せず、オンライン上でスムーズに承認プロセスを進めることが可能です。従来の紙ベースの決裁に比べ、時間や手間を削減できる点が大きな利点となります。

紙の決裁との違い

紙の決裁と電子決裁には、いくつかの大きな違いがあります。

このように、電子決裁は業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化などの点で大きな利点があります。

電子決裁はどのような業務で活用できる？

電子決裁は、さまざまな業務に適用できます。主な活用例として、以下のような業務が挙げられます。

• 社内稟議：予算申請や設備投資の承認プロセス

• 契約書の承認：取引先との契約締結前の承認

• 経費精算：出張費や交際費の申請・承認

• 人事関連：休暇申請や人事異動の承認

• 購買申請：物品購入や外注業務の決裁

これらの業務を電子決裁システムで処理することで、承認のスピードが向上し、管理の効率化も期待できます。従来の紙ベースの手続きと比べ、業務の流れがスムーズになり、負担の軽減につながる点も大きなメリットです。

電子決裁を導入するメリット

電子決裁の導入により、コスト削減や業務効率の向上が期待できます。承認スピードが速まり、テレワークにも柔軟に対応可能です。さらに、決裁プロセスの可視化や文書管理の安全性が強化され、企業全体の運用がスムーズになります。ここでは、電子決裁の具体的なメリットについて解説します。

紙の使用を削減し、コストをカットできる

電子決裁を導入することで、紙の印刷や郵送にかかるコストを削減できます。従来、稟議書や契約書の決裁には多くの紙を使用し、印刷費や郵送費に加えて、保管スペースも必要でした。しかし、電子決裁に移行すれば、すべてのプロセスがデジタル上で完結し、コストを大幅に削減できます。

また、紙の使用量が減ることで環境負荷が軽減され、企業のエコ活動にも貢献できます。持続可能な経営を目指すうえでも、電子決裁の導入は有効な手段といえるでしょう。

承認スピードが向上し、業務効率が改善される

紙の決裁では、書類の回覧に時間がかかり、担当者が不在の場合は決裁が滞ることがありました。一方、電子決裁を導入すれば、システムを通じて申請が即座に承認者へ届き、オンラインでの確認・決裁が可能になります。

さらに、リアルタイムの通知機能を活用することで、承認依頼の見落としを防ぎ、迅速な対応を促せます。その結果、業務全体の流れがスムーズになり、企業の意思決定スピードも向上します。ワークフローシステムの中には、SlackやTeamsといったチャットツールと標準連携し、通知や承認ができるものもあります。

どこからでも決裁が可能になり、テレワークにも対応できる

クラウド型の電子決裁システムを導入すれば、社内だけでなく、自宅や外出先からも決裁が可能になります。特に、テレワークの普及が進む企業にとっては、大きなメリットです。

従来の紙の決裁では、出社しなければ承認できないケースが多く、決裁の遅れが発生しやすい傾向にありました。一方、電子決裁ならスマートフォンやタブレットからでもアクセスでき、場所を問わずスムーズに承認が行えます。この柔軟性により、社員の働き方の選択肢が広がると同時に、業務の継続性も確保されます。

決裁プロセスの可視化で内部統制が強化される

電子決裁システムでは、すべての決裁履歴が記録されるため、承認の過程が明確になります。従来の紙の決裁では、誰がいつどのように判断を下したのかを追跡することが難しく、不透明になりがちでした。しかし、電子決裁ならシステム上で簡単に確認でき、意思決定の透明性が向上します。

また、この記録機能により、不正な決裁を防ぎ、監査時のデータ確認も迅速に行えます。その結果、監査対応の負担が軽減され、内部統制の強化にもつながります。企業のガバナンスを強化するうえで、電子決裁の導入は有効な手段といえるでしょう。

文書の紛失リスクを減らし、安全に管理できる

紙の書類は紛失や破損のリスクが伴いますが、電子決裁ならデジタルデータとして保管されるため、安全性が向上します。従来の紙管理では、保管スペースが増え続けるだけでなく、必要な書類を探す手間もかかっていました。一方、電子決裁では検索機能を活用することで、必要な文書を迅速に見つけることが可能です。

さらに、アクセス権限を設定すれば、機密性の高い書類を特定の人のみが閲覧できるようになります。また、システムのバックアップ機能を活用することで、万が一のデータ消失にも備えられます。このように、電子決裁は安全性と利便性の両面で優れた管理手段といえるでしょう。

電子決裁のデメリットと導入時の注意点

電子決裁には多くのメリットがありますが、導入にあたっては課題も存在します。特に、初期コストの負担や業務フローの見直し、セキュリティ対策など、慎重な検討が必要です。

これらの課題を理解し、適切な準備を整えることで、スムーズな導入が可能になります。ここでは、電子決裁のデメリットや導入時の注意点について詳しく解説します。

初期導入コストがかかるため、費用対効果の検討が必要

電子決裁システムを導入する際には、ソフトウェアのライセンス費用やカスタマイズ費用、運用コストが発生します。特に、オンプレミス型（社内サーバー設置型）の場合、初期費用が高額になるケースがあり、クラウド型でも月額利用料が継続的にかかる点には注意が必要です。

導入前に、業務効率の向上やコスト削減の効果を具体的に試算し、費用対効果を慎重に見極めることが求められます。また、無料トライアルやデモを活用し、実際の運用イメージを事前に確認することで、導入後のギャップを防ぐことができます。

システムの操作に慣れるまで時間がかかる

新しいシステムを導入すると、従業員が操作に慣れるまで一定の時間を要します。特に、ITに不慣れな社員が多い場合、導入初期には混乱が生じやすく、業務の遅延につながる可能性もあります。

この課題を解決するには、導入前に適切なトレーニングを実施し、操作マニュアルやFAQを用意することが有効です。さらに、ヘルプデスクを設置し、困った際にすぐ問い合わせできる環境を整えれば、スムーズな運用が可能になります。また、一部の部署で試験運用を行った後に全社展開する方法も、段階的な移行を進めるうえで効果的です。

セキュリティリスクがあるため、対策が必要

電子決裁システムでは、企業の重要な文書やデータがデジタル化されるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴います。

安全に運用するには、システムのアクセス管理を厳格にし、二要素認証やIP制限、シングルサインオンなどのセキュリティ機能を活用することが重要です。また、定期的な監査やセキュリティ教育を実施し、従業員の意識向上を図ることも欠かせません。さらに、導入を検討するシステムが十分なセキュリティ対策を備えているか事前に確認し、必要に応じて追加の対策を講じることが求められます。

既存の業務フローとの調整が必要

電子決裁の導入により、従来の紙ベースの業務フローが大きく変わるため、社内での調整が不可欠です。特に、承認プロセスが複雑な企業では、システムの導入に伴い承認フローの見直しが求められる場合があります。

スムーズな移行を実現するには、まず現行の業務フローを分析し、電子決裁に適した形へ整理することが重要です。現場の意見を反映しながら新しいフローを設計し、運用テストを経て本格導入することで、業務の混乱を最小限に抑えられます。

旧来の紙文化が根強い企業では導入に抵抗がある

長年、紙の書類で決裁を行ってきた企業では、電子決裁の導入に対して抵抗を示すことがあります。特に、年配の社員や従来の方法に慣れた人ほど、デジタル化への適応に時間を要する傾向があります。

このような場合は、電子決裁のメリットを丁寧に説明し、導入の意義を理解してもらうことが重要です。また、紙と電子決裁を併用する移行期間を設けることで、段階的に適応を進める方法も効果的です。さらに、使いやすいシステムを選択すれば、従業員の負担を軽減し、スムーズな移行を促せます。

電子決裁が適用できないケースがある

電子決裁は多くの業務に活用できますが、すべての決裁プロセスに適用できるわけではありません。特に、公的機関への申請書類などは、電子決裁だけでは対応できない場合があります。

そのため、導入前に電子決裁の適用範囲を明確にし、紙での決裁が必要な業務との棲み分けを適切に行うことが重要です。一部の決裁業務を電子化しつつ、必要に応じて紙の決裁を併用することで、業務のスムーズな進行が可能になります。

電子決裁システムの選び方

電子決裁システムを導入する際は、企業の業務フローやニーズに適したシステムを選定することが重要です。適切なシステムを導入することで、業務の効率化やコスト削減の効果を最大限に引き出せます。

ここでは、電子決裁システムを選ぶ際に考慮すべきポイントについて解説します。

自社の業務フローに適したシステムを選ぶ

企業ごとに承認プロセスや決裁ルールは異なるため、導入するシステムが自社の業務フローに適しているかを確認することが重要です。承認ルートの設定が柔軟にできるか、複数の決裁パターンに対応しているかをチェックし、現場の業務負担を軽減できるシステムを選びましょう。

また、現在の業務フローを見直し、電子決裁に適した形へ最適化することも欠かせません。無駄な承認ステップを削減することで、より効率的な決裁プロセスを構築できます。

クラウド型とオンプレミス型の違いを理解して選ぶ

電子決裁システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。導入目的や運用環境を考慮し、最適なタイプを選択することが重要です。

クラウド型はインターネットを通じて利用するシステムで、初期費用が低く、導入が容易です。自社でサーバーを管理する必要がないため、セキュリティ対策やアップデートをサービス提供会社に任せられる点も利点といえます。ただし、インターネット環境に依存するため、システム障害の影響を受けやすいというデメリットもあります。

一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して運用するシステムで、カスタマイズの自由度が高く、機密情報を社内で管理できる点が強みです。しかし、導入コストが高く、システムの維持・管理を自社で行う必要があるため、十分なITリソースの確保が求められます。

必要な機能を明確にし、無駄のないシステムを導入する

電子決裁システムには、申請・承認フローの設定、電子署名、文書管理、検索機能など、さまざまな機能が搭載されています。しかし、すべての機能が必要とは限らず、不要な機能が多いと、かえって使いにくくなることがあります。

自社の業務に必要な機能を明確にし、過不足のないシステムを選ぶことが重要です。また、将来的な業務拡張を見据え、必要に応じて機能を追加できる柔軟なシステムを選択するのも有効な手段といえます。

セキュリティ対策が充実しているかを確認する

電子決裁システムでは、機密情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が不可欠です。特に、以下のポイントを確認し、安全性の高いシステムを選択することが重要です。

• データの暗号化が施されているか

• アクセス権限の設定が細かく行えるか

• 操作ログの記録機能があるか

• 二要素認証やIP制限などのセキュリティ機能が備わっているか

また、クラウド型システムを利用する場合は、サービス提供会社のセキュリティポリシーやデータセンターの安全対策についても事前に確認しておくと安心です。

操作性・ユーザビリティが高いかを検討する

電子決裁システムの導入が成功するかどうかは、利用者がスムーズに操作できるかに大きく左右されます。システムが複雑すぎると、従業員が使いこなせず、結果として導入が失敗するリスクが高まります。

そのため、シンプルなインターフェースで直感的に操作できるか、スマートフォンやタブレットでも利用できるかなど、業務の利便性を考慮して選定することが重要です。無料トライアルを活用し、実際に操作性を確認するのも有効な方法といえます。

既存システムとの連携が可能か確認する

電子決裁システムを導入する際は、既存の業務システムとスムーズに連携できるかを事前に確認することが重要です。例えば、ERP（統合基幹業務システム）や各種SaaSと連携できれば、業務全体の効率化が期待できます。

API連携の有無や、データのインポート・エクスポート機能が備わっているかをチェックし、業務の流れを最適化できるシステムを選択しましょう。

無料トライアルやデモを活用して事前に検証する

システムを選定する際は、無料トライアルやデモを活用し、実際の操作感を確認することが重要です。導入後に「想定より使いにくい」「必要な機能が不足していた」といった問題が発生すると、業務の混乱を招く可能性があります。

トライアル期間中に、フォーム作成や承認フローの設定等の使い勝手をテストし、現場の意見を収集することで、より適切なシステムを選択できます。また、導入後のサポート体制も事前に確認し、トラブル発生時に迅速な対応が可能かを見極めることが大切です。

電子決裁を導入して、業務効率を大幅に向上させよう

電子決裁システムの導入は、業務のスピードを向上させ、コスト削減やセキュリティ強化を実現する重要なステップです。従来の紙ベースの決裁は、時間がかかるうえ、物理的な移動や書類の保管に負担がかかるという課題がありました。しかし、電子決裁を活用すれば、これらの問題を解決できます。

近年、リモートワークの普及やデジタル化の進展により、企業における電子決裁の重要性が高まっています。どこからでも承認できる環境を整えることで、柔軟な働き方が可能になり、業務の生産性も向上します。また、決裁プロセスの可視化によって内部統制が強化され、不正や承認遅延のリスクを抑えられる点も大きなメリットです。

導入にあたっては、初期コストや業務フローの調整、セキュリティ対策などの課題を考慮し、自社に最適なシステムを選定することが成功の鍵となります。クラウド型とオンプレミス型の違いを理解し、必要な機能を明確にしたうえでトライアルを実施し、使いやすさや既存システムとの連携を確認することが重要です。

電子決裁を導入し、業務の効率化と迅速な意思決定を実現しましょう。デジタル化が進む現代において、電子決裁は企業の競争力を高める強力なツールとなります。

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従来のワークフロー製品は、学習コストが高くて使いにくいオンプレミス型、もしくは、機能が物足りないクラウド型、の2択でしたが、kickflowは、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった、良いとこどりの特徴があります。チャットツール（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Chatwork等）と連携が可能で、承認がよりスピーディーに。

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