ワークフローをTeamsで完結させるには？標準機能「承認」の使い方から専用ツール連携まで徹底解説
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
近年、テレワークやハイブリッドワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teams（以下、Teams）を活用する企業が急増しています。チャットやWeb会議だけでなく、ファイル共有やタスク管理など、業務のハブとして機能するTeamsですが、実はワークフローもTeams上で完結できることをご存知でしょうか？
「申請のためだけに別のシステムにログインするのが面倒」
「承認依頼のメールに気づかず、業務が滞ってしまった」
こうした課題は、日常的に使っているTeamsにワークフローを統合することで改善できます。本記事では、Teamsを使ってワークフローを構築・運用する具体的な方法と、それぞれのメリット・デメリット、そして自社に最適な運用方法の選び方について解説します。
なぜ今、Teamsでのワークフロー化が求められるのか
Teamsに備わるワークフロー機能の利用が進んでいる背景には、以下のようなメリットがあるためです。
1. 承認スピードの向上
従来のワークフローにおける最大の課題は承認の停滞です。承認者が申請に気づかない、あるいは外出先から承認できないといった理由で、意思決定が遅れることがあります。
Teams上でワークフローを実現すれば、チャット通知と同じ感覚で承認依頼が届くため、見落としが減ります。また、スマホアプリから即座に内容を確認し、スタンプ感覚で承認できるため、リードタイムが大幅に短縮されます。
2. ツール切り替えのストレス削減
業務中に複数のアプリケーションを行き来することは、意外と集中力を削ぐものです。普段業務連絡を行っているTeamsの画面内で、申請や承認作業が完結すれば、業務の動線をシンプルに保つことができ、生産性が向上します。
3. 脱ハンコとペーパーレス化の促進
Teamsでワークフローを完結させることは、必然的にデジタル化を意味します。紙の書類を回覧する必要がなくなり、物理的な出社やハンコの押印という手間から解放されます。
Teamsでワークフローを実現する3つの方法
Teams上でワークフローを運用するには、大きく分けて3つのパターンがあります。
方法1：Teams標準の「承認」アプリを利用する
Teamsには、Microsoftが提供している「承認」というアプリが標準搭載されています。
【特徴】
特別な開発や追加費用なしで、すぐに利用開始できます。チャット画面から「承認」アイコンを選び、申請内容と承認者を指定して送信するだけで、簡易的なワークフローが成立します。
【メリット】
- Microsoft 365のライセンスのみで運用できるため、追加コストがかからない。
- 直感的に操作でき、導入のハードルが低い。
- チャットの流れの中で手軽に承認依頼ができる。
【デメリット】
- 条件分岐や多段階承認などの複雑な承認ルートの設定が難しい。
- 過去の申請データの検索や集計、監査対応が弱い。
- 組織変更時のメンテナンスが属人化しやすい。
方法2：Power Automateで独自のフローを構築する
Microsoftが提供する自動化ツール「Power Automate」を活用し、Teamsと連携させる方法です。
【特徴】
フォームから投稿があったらTeamsに通知し、上長が承認したらSharePointに保存するといった一連の流れを、ローコードで構築できます。
【メリット】
- 自社の業務フローに合わせて、かなり柔軟なカスタマイズが可能。
- Excel、Outlookなど他のMicrosoft 365アプリとの連携が強力。
【デメリット】
- 構築には一定のITリテラシーと学習コストが必要。
- フローが複雑になると管理が難しくなり、作成者が退職すると「ブラックボックス化」するリスクがある。
方法3：外部のワークフローシステムとTeamsを連携させる
専門のクラウドワークフローシステムを導入し、その通知や承認操作をTeams上で行えるようにする方法です。
【特徴】
ワークフロー専用のシステムが持つ高度な管理機能と、Teamsの利便性のいいとこ取りができます。
【メリット】
- 複雑な組織図や条件分岐、代理承認などに標準対応している。
- 監査ログや権限管理など、内部統制機能が充実している。
- システム側でメンテナンスされるため、自社での開発・保守負担がない。
【デメリット】
- 別途、ワークフローシステムの利用料金が発生する。
「標準機能」と「専用システム」どちらを選ぶべき？
Teamsの承認アプリで十分なのか、それとも外部の専用システムを導入すべきなのか。その判断は組織の規模と承認ルートの複雑さがポイントです。
小規模チームやプロジェクト単位なら「承認アプリ」
数名〜十数名のチームで、簡単な休暇申請や備品購入の確認を行う程度であれば、Teams標準の承認アプリで十分に対応できます。設定不要ですぐに始められ、コストもかかりません。「とりあえず承認の履歴を残したい」というニーズに応えられます。
全社運用や内部統制が必要なら「専用システム連携」
従業員数が数十名を超え、部署が多岐にわたる場合や、金額による条件分岐、合議、差し戻しといった複雑なルートが必要な場合は、Teamsの承認アプリでは限界があります。
また、IPO準備中や上場企業など、内部統制が求められるケースでは、変更履歴の保存や詳細な権限設定が必須となるため、専用のワークフローシステムを選定し、それをTeamsと連携させる運用が推奨されます。
ワークフローシステム選定で失敗しないためのポイント
Teams連携を前提としたワークフローシステムを選ぶ際は、以下の点に注目してください。
1. Teams連携の「深さ」を確認する
単にTeamsに通知が来るだけでは不十分です。通知にあるURLをクリックしてブラウザを立ちあげる必要があると、手間は変わりません。Teams上の通知内で、内容確認から承認ボタンのクリックまで完結するかを確認しましょう。このワンクリックの差が、全社の承認スピードに大きく影響します。
2. 組織改編への対応力
企業が成長すれば、組織図の変更や人事異動は頻繁に発生します。このメンテナンス負荷が高ければ、他の業務を圧迫する原因となります。人事マスタとの連携や、組織変更予約機能など、管理者が楽に運用できる機能が備わっているかを確認しましょう。
3. UI/UXの使いやすさ
多機能でも、画面が複雑でマニュアルを見ないと申請できないようでは、現場に定着しません。直感的に使えるデザインであることは、システム選定の最重要項目の一つです。
Teams連携で圧倒的効率化を実現する「kickflow」
もし、Teamsでの利便性と大企業レベルの管理機能の両立を求めているなら、クラウドワークフロー「kickflow」が最適解の一つとなります。
kickflowはTeamsなどのチャットツールと深く連携し、チャット画面上で申請内容の確認から承認・却下・コメント入力までを完結させることができます。ブラウザを開く必要はなく、スマートフォンからスタンプを押すような感覚で稟議が完了するため、承認の滞留が劇的に解消されます。
また、kickflowは変化に柔軟に対応できる機能を採用しています。複雑に入り組んだ組織図や承認ルートも直感的に設定でき、APIによる外部システム連携も備わっています。急成長するベンチャー企業から、厳格な統制を求めるエンタープライズ企業まで、管理部門の工数を圧迫することなく、スムーズなワークフロー運用を実現します。
「Teamsでワークフローを完結させたいけれど、標準機能では管理面が不安」
「今のシステムはスマートフォンで使いづらく、承認が遅れがち」
このようにお考えの際は、ぜひkickflowの導入をご検討ください。
まとめ
Teamsでのワークフロー化は、業務効率化の大きな一歩です。
小規模なチーム内での確認事項であれば、Teams標準の承認アプリが手軽で便利です。一方で、全社的な稟議や運用工数、内部統制を意識した運用を行うのであれば、専用のワークフローシステムとTeamsを連携させる方法が、長期的には最もコストパフォーマンスの高い選択となります。
自社の課題や組織規模に合わせて最適な方法を選択し、ストレスのないスムーズな意思決定フローを構築してください。