稟議書とは？書き方や目的、スムーズに通すための6つのコツを紹介！
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
稟議書をスムーズに通すための方法を調べている経営者や担当者も多いのではないでしょうか。稟議書を効率的に決裁者まで通すには、書き方や含めるべき項目を理解したうえで作成することと、スムーズに通すための環境づくりが必要です。
この記事では、稟議書をスムーズに通す6つのコツを紹介します。稟議書とは何か、目的や書き方、基本的な流れも解説。稟議によく見られる課題と問題点、稟議書を効率化するおすすめツールも参考にしてください。
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この記事の要点
- 稟議書とは、稟議を行うために作成し回覧する書類で、ビジネスでは事案の承認・決裁を得ることや、関係者へ情報を共有するための書類と考えるのが一般的です
- 稟議書の目的・必要性は、起案から決裁を効率化することと、起案内容を共有することです
- 稟議書の起案から決裁までの基本的な流れは、起案者による稟議書の作成、書類番号の取得、回覧による承認です
- 稟議書をスムーズに通す6つのコツは、端的に伝える、具体的なメリット・デメリットの提示、デメリットの対策・対処法の提示、判断に不要なデータを掲載しない、関係者との事前調整、部署内のフォーマットや例文の使用です
- 稟議によく見られる課題・問題点は、起案から承認まで時間がかかる、責任の所在が明確になりづらい、紙の資料等の保存にコストがかかる、テレワークに対応できない、の4点です
稟議書とは？作成する意味
稟議書とは、稟議を行うために作成し回覧する書類です。稟議とは上層部などの立場が上の人間に対して、提案や意見、相談をすることを指します。ビジネスにおける稟議書は、事案の承認・決裁を得ることや、関係者へ情報を共有するための書類と考えるのが一般的です。
通常、企業で何かの事案がある場合は会議でプレゼンなどをして承認・決裁へと進みます。会議を開催するには、出席者のスケジュール調整などに手間がかかるため効率的な方法とはいえません。稟議書なら、会議の手間を省いてスピーディに事案の決裁へと進めます。
起案・承認・稟議・決裁の違い
起案・承認・稟議・決裁は、混同されやすい言葉ですが、それぞれ以下のように別の意味があります。
用語 | 意味 | 稟議との違い |
|---|---|---|
起案 | 作成：事案について書類を「作成する」こと | 起案は、あくまでも書類を作成することです。稟議に上げたい事案をまとめて稟議書を作成する段階なので稟議とは異なります |
承認 | 同意：起案の内容に「同意する」こと | 承認は、起案内容への同意です。例えば稟議書の場合なら、複数の承認者が回覧された稟議書の内容を確認して同意することなので稟議とは異なります |
稟議 | 依頼：上層部など複数の人間から承認を得るために「依頼する」こと | － |
決裁 | 意思決定：権限のある立場の人が起案に対し「意思決定する」こと | 決裁は、決裁者のみが事案を承認し意思決定する行為を意味します。承認を得るために、複数の人間へ事案を回覧し承認を依頼する稟議とは異なります |
とくに稟議と混同されやすいのが決裁です。
稟議書は無駄？稟議書の目的・必要性を解説
稟議書は無駄なものではなく、起案から決裁までをスムーズに進めるためには必要な書類といえます。稟議書の目的や必要性は、以下のとおりです。
- 起案から決裁を効率化するため
- 起案内容を共有するため
先述のとおり、会議の開催には出席者のスケジュール調整や費用がかかります。関係者に稟議書を回覧する方法なら、起案内容の周知・承認をスムーズに得られます。
あらかじめ合意している内容を共有することも、稟議書の目的の一つです。事案が前触れもなく稟議に上がることはほとんどなく、事前に関係各所と調整し合意を得ているケースが多くあります。稟議書を起案し回覧することで、内容の再確認ができたり認識違いを防いだりできるのです。
稟議書の起案から決裁までの基本的な流れ
稟議書の起案から決裁までの基本的な流れは、以下のとおりです。
- 起案者が稟議書を作成する
- 稟議書の書類番号を取得する
- 稟議書を回覧して承認を得る
まず、起案者が稟議書を作成します。稟議書は書類番号で管理されるケースがほとんどです。社内の取り決めに従って番号を取得し、管理するための台帳があるなら記入しましょう。
次に、稟議書を上層部へ回覧します。社内でフローが決まっていることがほとんどですが、役職の低い人から高い人の順で回覧されていくのが一般的です。複数の関係者の承認を経て、決裁者により決裁されます。
稟議書の書き方と記入必須項目
稟議書には目を通してもらい承認してもらう目的があるので、関係者が見て理解できる内容でなければいけません。そのためには、書き方や記入すべき項目を理解しておく必要があります。
基本的な書き方や稟議書を作成するときのポイントは、以下のとおりです。
- 例文やフォーマット・テンプレートの利用
- 必要項目を記載
- 決裁者が判断に必要な情報の調査・追記
1. 稟議書での例文やフォーマット・テンプレートの利用
稟議書はフォーマットやテンプレートを利用したり、過去に作成された書類を例文にして作成しましょう。理由は、様式が定まっていれば関係者の誰が見ても理解しやすく、承認作業をスムーズにできるからです。
稟議書の様式を指定している企業も少なくありません。起案者も承認者も、見慣れた書式の稟議書ならどこに何の内容があるのかを把握しています。
フォーマットやテンプレートがないなら、過去の書類を参考に起案する方法もあります。過去の書類がわかりづらかったり残っていなかったりするなら、記入すべき必要項目を含めたテンプレートを準備して起案しましょう。
2. 稟議書に必要項目を記載
稟議書に記入すべき必要項目は、以下のとおりです。
- 起案日と決裁日
- 起案者
- 書類番号（申請番号や決裁番号）
- タイトル
- 稟議目的
- 稟議理由
- 事案にかかるコスト
起案日だけでなく決裁日欄も入れておくと、いつから稟議内容に効力が発生したかを明確にできます。
稟議目的には、その事案によりどのようなメリットが得られるのかを書きます。承認者にメリットを伝えられる内容にすると、スムーズな承認につながるでしょう。稟議理由に、その事案がなぜ必要なのかの経緯を含めれば、承認者にとってさらにわかりやすい書類になります。
説得力のある書類を作成するには、コストを正確に算出しなければなりません。内容や金額によっては概算でもいいですが、できるだけ見積もりをとり、内訳などの説明を加えておきましょう。
3. 決裁者が判断に必要な情報の調査・追記
決裁者が意思決定に必要とする情報を調査して追記するのもポイントです。判断材料があれば、よりスムーズな決裁を促せます。
事案による効果やリターン、想定リスクなど決裁の決め手となる内容も含める必要があります。一方で、決裁者のタイムリーな判断を促すには、無駄な内容やデータは省き、必要な情報だけを選んで記載します。
稟議書をスムーズに通すための6つのコツ
稟議書をスムーズに通すためのコツは、以下の6つです。
- まとまりのない文章を避け、端的に伝える
- 具体的なメリット・デメリットの提示
- デメリットの対策・対処法までを示す
- 判断に不要なデータを掲載しない
- 関係者と事前調整をしておく
- 部署内のフォーマットや例文を使用
判断しづらい稟議書では、戻されたり承認者で停滞したりするので、通るまでに多くの時間を要してしまいます。通りやすい稟議書を理解して、スムーズな決裁を促しましょう。
コツ1. まとまりのない文章を避け、端的に伝える
稟議書では、内容を端的に伝えるのがポイントです。伝えたいことが多いからといって、長々とまとまりのない文章にするのは逆効果です。情報量が多すぎると何を伝えたいのかがぶれ、理解を得るのが難しくなります。
理解されにくい書類は決裁までに時間を要します。稟議書はひと目で理解できるくらいにまとめ、箇条書きなども使って関係者の誰が見ても理解しやすい内容にしましょう。
コツ2. 具体的なメリット・デメリットの提示
事案によって具体的にどのようなメリットがあるのかだけでなく、デメリットも提示しましょう。デメリットやリスクを提示すれば事案による影響をひと目で理解できるので、決裁者のスムーズな意思決定を促せます。
決裁者は、稟議を決裁することで事案による影響のすべての責任を負う立場です。デメリットやリスクが提示されていなければ、決裁者は一からそれらを洗い出さなければなりません。また、わかりづらい書類として承認者の段階で戻されるケースもあります。
コツ3. デメリットの対策・対処法までを示す
デメリットやリスクは提示するだけでなく、対策プランや対処法まで示しておけば、よりスムーズな決裁を促せるでしょう。前述したように、決裁者は決裁することで事案すべての責任を負います。デメリットやリスクが提示されているだけでは、対策を考える時間を要してしまうのです。
対策や対処法が示されていれば、承認者や決裁者はそれを一から考える必要がなく、示された対策を精査するだけで済みます。
コツ4. 判断に不要なデータを掲載しない
意思決定に不要なデータを掲載しないことも、稟議書をスムーズに通すためのコツです。多くのデータを載せて、少しでも伝わりやすくしたい気持ちはあります。ただ、不要なデータを多く載せると論点がぶれ、何を伝えたい書類かがわかりづらくなります。
稟議書は、情報やデータ収集の過程をアピールする書類ではありません。「これだけ情報を集めてこの稟議を上げている」という主張は不要です。事案の目的や理由、コストなどについての必要最低限のデータでまとめるのがポイントです。必要な情報だけが載っていれば、承認者・決裁者もスムーズに判断できます。
コツ5. 関係者と事前調整をしておく
関係者と稟議する内容を事前に調整しておくことも、稟議書をスムーズに通すためのコツです。いきなり稟議書を回覧すると、承認者や決裁者は精査する時間を必要とします。リスクやデメリットはないかなど警戒するので、すぐに稟議書が通ることはほとんど期待できません。
事前に内容を伝えておけば、話が通っているため警戒されずに進められます。口頭で相談しておくだけでも、いきなり書類を回すよりはスムーズな処理が期待できるでしょう。
コツ6. 部署内のフォーマットや例文を使用
企業のフォーマットや過去書類の例文を使用するのもコツです。作成がスムーズになり、承認者や決裁者も理解しやすい書類ができます。実際に通った稟議書なら、通りやすい内容を確認することもできます。
企業にフォーマットがない場合は、部署内だけでも様式を統一しましょう。様式に慣れることで、作成・承認・決裁がスムーズに進められます。また、稟議書のフローを効率化するツールの活用もおすすめです。
稟議によく見られる4つの課題・問題点
一般的に、稟議書で課題や問題点として挙げられているのは以下の4点です。
- 起案から承認まで時間がかかる
- フローが曖昧で責任の所在が明確になりづらい
- 紙の資料等、保存のためにコストがかかる
- テレワークという新しい働き方に対応できない
自社の稟議書フローなどで悩みを抱えているケースはないでしょうか。稟議によく見られる課題や問題点を理解しておくことで、改善には何が必要なのかが見えてきます。
課題1. 稟議の起案から承認まで時間がかかる
稟議書は会議を実施する手間や時間、コストを省ける書類ですが、それでも起案から承認までには時間を要します。複数の承認者を経て決裁されるため、書類がすべての関係者へ回るのに時間がかかるのです。
承認者の全員が同じオフィス内で働いているとは限らず、出張などで不在のケースもあります。そのためタイミングによっては、起案から承認にかなりの期間が必要になります。
タイムリーな承認・決裁を必要とする稟議の場合は、スムーズに承認・決裁ができる環境づくりも重要です。
課題2. 稟議のフローが曖昧で責任の所在が明確になりづらい
フローが曖昧で、責任の所在が明確になりづらい問題もあります。複数人が承認したうえで決裁者が意思決定するフローなら問題ありません。しかし、決裁者がはっきりせず複数承認者で決裁される場合は問題になりがちです。
例えば、トラブルがあっても複数人の承認者で決めたことなので、誰がどう行動すべきかが明確になりません。担当者も誰に相談・報告すべきかわからず、スムーズに対応できないケースもあります。
内容によっては企業の信用にも関わるので、責任の所在を明確にしておくことが重要です。
課題3. 紙の資料等、保存のためにコストがかかる
紙の稟議書には、用紙代や印刷費用、保管費用などのさまざまなコストがかかります。資料などを付ける場合は、用紙や印刷のコストがさらに必要です。
保管期限を定めている企業では数年間はファイル等で保管することになり、保管スペースのコストもかかります。ほかの書類も合わせると、オフィスのスペースが制限されます。
無駄なコストを削減するには、稟議書を効率化するためのシステムを導入するなどの改善が必要です。
課題4. 紙の稟議書ではテレワークという新しい働き方に対応できない
紙の書類を回覧する稟議書では、テレワークなどの新しい働き方に対応できません。紙の稟議書は複数の関係者を経由するうちに、紛失や内容の漏洩、改ざんなどの危険性があります。
決裁者が、決裁印を押すためだけにオフィスへ出社することもあります。テレワークなど新しい働き方に対応した稟議書にするには、稟議を効率化するための環境づくりが必要です。
稟議を効率化するにはkickflowがおすすめ
稟議をスムーズにするなら、業務効率化を図れるクラウドワークフローシステム「kickflow」がおすすめです。
kickflowは、稟議をシステム化できるので起案から意思決定までのスピードが迅速になります。申請から承認までの流れが可視化されるので、無駄な手間を省き業務の効率化を進められます。
kickflowの特徴は以下の通りです。
- ユーザー目線での開発
- 柔軟性が高いクラウドサービス
- ビジネスツールと連携可能
- REST APIによるスピーディなデータ連携
- 無料トライアルで試して検討できる
kickflowは、ワークフローシステムに課題を感じていた300以上の企業への調査やヒアリング結果を参考に開発されています。したがってkickflowは、多くの企業が求める利便性や機能性、柔軟性を備えているワークフローシステムです。
kickflowは稟議の課題や問題点を改善できるシステムです。稟議の効率化を図るなら、ぜひ無料トライアルをお試しください。
まとめ：稟議書をシステム化し業務の効率化を図りましょう
稟議書について、スムーズに通すための6つのコツと書き方などを中心に解説しました。
稟議書とは、複数の関係者に回覧し承認を得るための書類です。稟議書により会議の手間やコストを削減できますが、紙の書類ではテレワークなどの新しい働き方に対応できません。
稟議のタイムリーな承認・意思決定には、システムの導入など業務の効率化を図れる環境づくりが必要です。ただ自社が求めるシステムかは、実際に利用しなければわからない部分もあります。
kickflowは、本番と同じ環境で無料トライアルのお試しが可能です！稟議を効率的にするなら、ぜひkickflowを試してみてください。
よくある質問
関係者と事前に話をつけてあれば、稟議書は回さなくてもよいですか
回さずに済ませないほうがよいです。口頭で合意したつもりでも、金額や範囲の受け取り方が人によって食い違っていることがあり、書面で全員が同じ内容を見直すことで、そのずれを決裁前に拾えます。決裁日を書き込んでおけば、いつから効力が生じたかも後から確かめられます。
判断材料はできるだけ多く添えたほうが、決裁者は安心しませんか
量を増やせば安心されるとは限りません。決裁者が知りたいのは、効果やリスク、その手当て、コストといった決め手になる情報で、集めた資料の多さではないためです。論点が埋もれると読み解くのに時間がかかり、差し戻しや承認待ちの原因になります。
社内に稟議書の決まった書式がない場合は、どうすればよいですか
過去に通った稟議書を手本にし、それも見当たらなければ、起案日・決裁日・目的・理由・コストなどの欄を並べたひな形を自分たちで用意します。全社で決まっていなくても、部署の中で形をそろえるだけで、書き手も読み手もどこに何があるかを探さずに済みます。