ワークフローシステム導入の「費用対効果」の考え方
こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。
ワークフローシステムの「費用対効果」について、算出がむずかしく導入を決めかねている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ワークフローシステムの費用対効果の考え方を解説します。特に、ワークフローシステムを未導入の企業がクラウドワークフローを導入するケースに焦点を当てます。
この記事の要点
- ワークフローシステム導入の主要な3つの効果は、意思決定スピードUP、転記作業の撲滅、チームを横断した業務の効率化です
- ワークフローシステムの費用対効果を正確に計算するのは難しく、その理由は給料やITツールのコストなどの「顕在的な額面コスト」だけでは、効果の測定が困難だからです
- 費用対効果を計算する際には、顕在的なコストだけでなく、潜在的なコストも考慮する必要があります
- まずは業務にかかっている時間を算出し、属人性、退職、教育、引き継ぎ、セキュリティや紛失対策にかかるコストなど、コスト算出の難しいコストも出してみることが大切です
ワークフローシステムの3つの効果
ワークフローシステムの導入にはさまざまな効果が期待できます。その中でも主要な3つを解説します。
効果1. 意思決定スピードUP
ワークフローシステムを導入すると、紙を使った手続きに比べて承認プロセスが迅速になり、意思決定のスピードが向上します。
紙の手続きでは、承認者がオフィスにいなければならず、承認までに時間がかかることがありました。ワークフローシステムならスマートフォンやタブレットで承認できるため、リモートワーク中でも業務を進められます。
効果2. 転記作業の撲滅
エクセルからエクセルへのデータ転記や、紙からエクセルへの変換などの手間を省けます。承認が完了した後も、会計ソフトへの手打ち作業などが不要になります。
従来の手続きでは、データの転記や変換に時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすかったため、作業の品質向上も期待できます。
効果3. チームを横断した業務の効率化
多くのワークフローは、営業から経理、法務など、部署を横断するプロセスを含んでいます。工場と本社部門をつなぐようなワークフローもあります。ワークフローシステムを導入すると、こうしたプロセスがシームレスになり、チーム全体の業務効率が向上します。
例えば、営業部門が受注情報を入力し、経理部門が請求書を作成し、法務部門が契約書を確認するといった連携がスムーズに行われるため、情報の抜け漏れや連絡ミスが少なくなります。
ワークフローシステムの費用対効果をどう計算するか？
ワークフローシステムの導入には、初期投資やランニングコストがかかります。それに対してどの程度の効果が得られるのか、費用対効果を計算するためのポイントを説明します。
前提：ワークフローシステムの費用対効果の計算は難しい
ワークフローシステムの費用対効果を正確に計算するのは難しいです。なぜなら、給料やITツールのコストなどの「顕在的な額面コスト」だけでは、効果の測定が困難だからです。
エクセルや紙を使うことによる「タダ」のコストも存在します。費用対効果を計算する際には、顕在的なコストだけでなく、潜在的なコストも考慮する必要があります。
業務にかかっている時間をまずは算出しよう
まずは、業務にかかっている時間を算出することから始めましょう。具体的な業務プロセスを分析し、従来の手続きと比較して、どれだけの時間短縮が見込めるのかを評価します。これにより、潜在的なコストを把握できます。
コスト算出の難しいコストも出してみよう
ワークフローシステムの導入により、以下のようなコストが発生する可能性があります。これらのコストも考慮に入れて、費用対効果を計算しましょう。
- 属人性によるコスト：従業員が特定の業務に依存し、他の人に引き継ぎが難しい場合に発生
- 退職によるコスト：業務の担当者が退職した場合に、再教育にかかるコスト
- 教育コスト：ワークフローシステムの導入に伴い、従業員に対する研修や教育のコスト
- 引き継ぎコスト：業務の引き継ぎがスムーズに行われない場合に発生
- セキュリティや紛失対策にかかるコストなど：情報のセキュリティ対策やデータの紛失対策にかかるコストが増える場合も
企業の状況やニーズに合わせて費用対効果を計算し、ワークフローシステム導入の判断に役立ててください。
まとめ：ワークフローシステムの費用対効果の考え方
ワークフローシステムの導入には多くの利点があり、企業の競争力向上や業務効率化に貢献します。ただし、その費用対効果を正確に評価するためには、顕在的なコストだけでなく、隠れたコストや時間の変化を考慮する必要があります。
ワークフローシステムは、適切に導入および評価されれば、企業の未来における重要なツールとなることでしょう。本記事の内容を参考に、ぜひ費用対効果を算出してみてください。
今後も役に立つ情報を発信していきますので、ぜひよろしくお願いします。
よくある質問
費用対効果は、システムの利用料と人件費を比べるだけで出せますか
それだけでは出せません。給料やツール代のように金額で見えるものに加えて、エクセルや紙の運用に隠れている作業時間や、担当者の退職・引き継ぎで生じる負担も比べる対象に入ります。金額で見える項目だけで比べると、導入で減る分が数字に表れにくくなります。
すでにエクセルで申請を回せている場合でも、導入の効果はありますか
あります。エクセル同士の転記や会計ソフトへの手入力がなくなる点は、エクセルで回せている会社にもそのまま当てはまります。エクセルの運用は費用がかからないように見えても、転記の手間やミスの手直しに時間を使っているため、その時間を出してみると効果の有無を判断しやすくなります。
導入すると研修の手間が増えますが、それも費用に入れるべきですか
入れます。導入直後は従業員への研修や教育に時間がかかるため、その分も費用対効果の計算に含めます。そのうえで、属人化した業務の引き継ぎや退職時の再教育にかかっていた負担がどう変わるかと合わせて見ると、全体の増減を判断できます。