ワークフローソフトとは？導入メリットと失敗しない選び方・運用保守の重要性を徹底解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

テレワークの普及やDXの推進により、企業の意思決定プロセスをデジタル化する「ワークフローソフト」への注目が高まっています。しかし、市場には多くの製品が存在し、「どれを選べばいいのか分からない」「導入したものの、現場に定着しなかった」という悩みも少なくありません。

本記事では、ワークフローソフトの基本的な役割から導入メリット、そして多くの比較記事では見落とされがちな「運用開始後のメンテナンス性」まで踏み込んだ選び方のポイントを解説します。

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ワークフローソフトとは？

ワークフローソフトとは、社内の稟議（りんぎ）や申請・承認業務を電子化し、システム上で完結させるツールのことです。

従来、紙の書類にハンコを押して回覧していた経費精算、休暇申請、契約稟議などの業務をデジタル化することで、物理的な書類の移動をなくし、PCやスマートフォンからいつでもどこでも申請・承認が可能になります。

稟議システムとの違い

一般的に「稟議システム」と呼ばれるものと「ワークフローソフト」はほぼ同義です。ただし、近年ではワークフローソフトは単なる承認だけでなく、チャットツールや会計システムなどの外部ツール連携機能が強化されたものが多く、「業務プロセスのハブ」としての役割も担うようになっています。

ワークフローソフト導入の3つのメリット

なぜ多くの企業がワークフローソフトを導入するのでしょうか。主なメリットは以下の3点です。

1. 意思決定のスピードアップ

最大のメリットは「スピード」です。紙の運用では、承認者が不在の場合に書類が机の上で止まってしまったり、拠点が離れている場合に郵送の日数がかかったりします。ワークフローソフトであれば、承認依頼がリアルタイムに通知され、外出先や自宅からでも承認作業が可能なため、意思決定の速度が劇的に向上します。

2. ペーパーレス化とコスト削減

物理的な紙、印刷代、郵送費、そして書類を保管するためのキャビネットや倉庫代などのコストを削減できます。また、ファイリング作業や過去の書類を探す手間の削減など、見えない人件費の削減効果も大きなメリットです。

3. 内部統制の強化とミスの防止

「誰が、いつ、何を承認したか」というログがシステム上に確実に残るため、改ざんのリスクがなくなり、内部統制が強化されます。また、必須項目の入力チェックや、金額に応じた承認ルートの自動分岐機能などにより、申請ミスや承認者の権限規定違反ミスをシステム的に防ぐことができます。

（基本編）失敗しないワークフローソフトの選び方

自社に合ったソフトを選ぶために、まずは基本的な比較ポイントを押さえましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

近年は初期費用が安く、サーバー管理の手間がない「クラウド型（SaaS）」が主流です。常に最新の機能が利用でき、テレワーク対応も容易です。一方、極めて特殊なセキュリティ要件がある場合や、完全なカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型が選ばれることもありますが、DXの観点からはクラウド型が推奨されます。

自社の業務フローに対応できる柔軟性

「条件分岐」「合議」「代理承認」など、日本の商習慣に特有の複雑な承認ルートに対応できるかを確認しましょう。また、組織変更があった際に、承認ルートのメンテナンスが容易かどうかも重要なポイントです。

スマホ対応とUI

どれほど高機能でも、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。直感的に操作できるUIであること、スマートフォンアプリやブラウザからストレスなく操作できることは、定着化の必須条件です。

（応用編）長く使うために見落とせない「運用保守」の機能

ここまでは一般的な比較ポイントですが、導入後に後悔しないためにさらに重要なのが「運用保守」に関する機能です。これらはカタログスペックの「◯✕表」では見えにくい部分ですが、システム管理者にとっては生命線となります。

1. フォームや経路の変更が容易か

ワークフローは一度作成して終わりではありません。組織改編や業務ルールの変更に伴い、頻繁に修正が発生します。組織変更や人事異動のたびに、ベンダーに設定変更を依頼したり、エンジニアがコードを書いたりする必要があるシステムは運用コストが高くなります。

ドラッグ＆ドロップで承認ルートを変更できたり、ノーコードで申請フォームを作成できたりする、管理者に優しいシステムを選びましょう。

2. バックアップと復元機能

管理者が誤って設定を削除してしまったり、意図しない変更を加えてしまったりする事故はゼロにはできません。
万が一のトラブルに備え、ワークフローの設定や組織図などの設定情報を自動でバックアップし、必要な時点の状態に復元できる機能があるか確認しましょう。特に、バックアップから「どの粒度で復元できるか」は、復旧作業の工数を大きく左右します。

3. 機能アップデートの頻度

クラウドシステムの場合、機能アップデートはメーカーに依存することになります。

ワークフローに特化していないシステムの場合、もしくは、安さを売りにしているワークフロー製品の場合、機能アップデート回数が年に数回以下であったり、今後の機能拡張が期待できない場合があります。

ワークフローシステムは1度導入したら末長く利用するシステムであることから、導入後にシステムが陳腐化しないためにも、機能アップデートの頻度も考慮した方が良いでしょう。

圧倒的な使いやすさと運用性を両立する「kickflow」

ここまで解説したポイントを踏まえ、これからワークフローシステムを導入・刷新するのであれば、クラウドワークフロー「kickflow」の導入をぜひご検討ください。

1. 管理者も納得の「メンテナンス性」

kickflowは、先述した「ノーコードでカンタンに作成できるUI・UX」や「各種設定のバージョン管理・バックアップ・復元」機能を標準で備えています。
数万件のアイテムを含む汎用マスタや、複雑な承認経路の設定も、カンタンに。組織変更や業務フローの改修時にも、組織図事前予約機能等で管理者の負担を最小限に抑え、ラクな運用を実現します。

2. 外部ツールとのシームレスな連携

Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどのチャットツールと深く連携しており、承認依頼の通知を受け取るだけでなく、チャット上で承認作業を完結させることも可能です。日常的に使うツールの中で業務が完結するため、承認スピードが格段に上がります。

3. 高頻度な機能アップデート

kickflowは、高頻度での機能アップデートをしており、ワークフローシステムを長年ご利用いただいても陳腐化することがありません。

トライアル中に「ユーザー情報をCSVで一括更新したい」という要望を出したところ、すぐに標準仕様として改善対応いただけました。このスピード感と柔軟な対応力は他社にはなかった強みで、どんどん使いやすくなっていくのかと期待が持てました。

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まとめ

ワークフローソフトを選ぶ際は、現在の業務が電子化できるかという視点だけでなく、「将来の組織変更に耐えられるか」「運用管理者の負担は少ないか」という視点を持つことが重要です。

直感的な使いやすさと、情シス・管理部門が求める高度な運用機能を兼ね備えたkickflowで、御社の意思決定プロセスを加速させませんか？