代理承認の設定は、本人だけに持たせて足りるか

代理承認の設定は、承認者本人に開放してよいのか

代理承認の設定を承認者本人に開放してよいか。ワークフローの設計で、この問いは終盤に出てきます。足りるかどうかは、承認者の不在が予定されたものか、予定外か、席そのものが空いているかで変わります。

経理部長が来週から出張で不在になる、という連絡が情シスに回ってくる。設定画面を開けるのは情シスの数名だけで、部長本人は自分の代理を指定できません。その設定だけ部長に開けられないか、と考えるのは自然な流れです。代理承認は本人に設定させるのが一般的で、実際そう作られている製品が多くあります。

それでも、本人に開けた時点では片付かないものが残ります。本人が設定できない不在があり、代理で押された決裁を規程のどの行と突き合わせるのか、という問いが別に立つためです。

本記事では、代理承認の設定を誰に持たせるかを、不在の型と記録の残り方から並べ直します。線をどこに引くかを選ぶときの、たたき台として使ってください。

代理承認の設定は、どこまで現場に下ろせますか

下ろせる範囲は、製品が本人に設定させられるかではなく、代理承認の設定だけを切り出して配れるかで決まります。切り出せない製品では、その画面を開けるために経路や書式の設定まで同じ人に開くことになります。

代理承認とは、承認者本人の代わりに指定された人が承認の操作を行い、それを本人の段の承認として成立させる仕組みです。承認者そのものを別の人に置き換えるのではなく、本人の段のまま操作する人だけが変わります。

本記事では、次の1週間を通し例として使います。経理部長が金曜から翌週の木曜まで出張で不在になる。その出張をはさんで部長の段に来るのは、日常の支払依頼が20件ほどと、200万円の備品購入の稟議が1件。支払依頼は毎日流れてくる定型のもので、備品購入の稟議は決裁権限規程で部長決裁の範囲に入っています。

設定を配る先は、実務では管理者だけ・本人だけ・本人と管理者・本人と上位の職制の4つのどれかに落ち着きます。どれを選んでも、代理承認の機能そのものは動きます。分かれるのは、機能が動かない場面に誰が立つかのほうです。

承認者の不在は、代理承認でどこまで埋まりますか

承認者の不在を、予定された不在・予定外の不在・席そのものが空いている不在の3つに分けると、代理承認が届くのは前の2つです。3つ目は経路の側の手当てになります。

1つ目は、予定されている不在です。 出張、有給休暇、研修、産休の入り。いつから不在になるかが事前に分かっており、不在に入る前に代理を入れておける段階があります。

ただし出張は、承認の操作ができない不在とは限りません。社外から接続できる環境があるなら、部長は移動中に20件を押せます。代理を立てる理由が立つのは、社外からのアクセスを許していない場合や、入院や産休のように期間が長い場合です。

2つ目は、予定されていない不在です。 急な病気、事故、忌引。本人はもう設定できません。本人以外にも設定を開けていれば、当日のうちに動かせます。本人だけに開けている形では、代理承認では手が出せません。

3つ目は、席そのものが空いている不在です。 後任が決まっていない、退職した直後、新設部署でまだ誰も座っていない。代理承認は本人を指定して設定する仕組みなので、指定する本人がいない状態では設定自体が成り立ちません。ここは経路の側を直す話で、組織変更のときに当日まで残る作業と重なります。ワークフローの組織変更、当日に残る作業は2つに分かれるで整理しています。

この3つは、排他ではなく時間で移ります。産休は1つ目として始まりますが、復帰までの後任が決まらなければ、途中から3つ目に変わります。

そして設定を誰に配るかは、3つの型で効き方の質が違います。

1つ目では、配り先は保険として効きます。本人が忘れずに設定できていれば、本人だけに開けていても回るためです。効いてくるのは、設定を忘れて出張に出た月曜の朝と、解除を忘れた代理が残っていることに気づく棚卸しのときです。

2つ目では、配り先が動くか止まるかを直接決めます。本人が操作できないので、代わりに入れられる人がいなければ、代理承認という手そのものが使えません。本人だけに持たせた形は、本人が倒れた日にいちばん効かない形でもあります。

3つ目では、誰に配っても動きません。

本人に開放すれば情シスの手離れが良くなる、という見立ては1つ目については正しく、2つ目では逆に効きます。

代理承認と承認者の差し替えは、記録がどう違いますか

代理承認では、本人の段の承認として記録が残ります。承認者を差し替えた場合は、差し替えた後の人の承認として残ります。規程と突き合わせられるのは前者です。

同じ「部長の承認待ち」でも、支払依頼20件と200万円の稟議では、代理に出したときの重さが違います。そして代理で通したのか承認者を差し替えたのかは、画面の上ではどちらも「止まっていた申請が動いた」に見えます。分かれるのは、半年後に監査でその1件を開いたときです。

200万円の備品購入の稟議が、規程で部長決裁と決まっているとします。代理承認で通した場合、その稟議は経理部長の決裁として残ります。操作した人が記録に併記される製品なら、部長不在の週に課長が代理で操作したことまで追えます。併記されない製品では、部長本人が押したのと見分けが付きません。

承認者を差し替えた場合は、経理部長の名前がその段から消えます。部長決裁が要る稟議に、部長の決裁が付いていない状態です。規程を満たしていないのではなく、規程を満たしたかどうかを記録から確かめられない状態です。 経路の承認者そのものを割り当て直す話は、承認経路のメンテが終わらない理由で扱っています。

代理の設定漏れで申請が止まるのは、対策できる側です。誰かが気づきますし、期限で上位者へ引き上げる設定を持つ製品もあります。

一方、記録に代理の事実が残らなかった1件は、後から代理だったと書き足せません。 操作した人を記録に残すかどうかは製品側の仕様で決まっていて、運用でも設定でも埋められない場合があります。代理承認を使ってよい範囲を決める前に、まず確かめておきたい一点です。

設定を誰に配ると、何を引き受けますか

4つのうち、いちばん軽いものはありません。管理者だけの形と本人だけの形は、別の方向に重くなります。

4行目でいちばん問われるのは、代理承認の設定だけを切り出して配れるかどうかです。管理者の権限が1つのまとまりになっている製品では、担当役員に承認経路の編集権限まで渡すことになります。情シスの一存では決めにくい範囲です。権限を細かく分けて配れる製品なら、代理承認の設定だけを持つ役割を作れます。

3行目を選ぶ場合、残るのは依頼の受け付け方です。口頭やチャットで受けると記録が残らず、誰の依頼で誰を代理に立てたのかが後から辿れません。代理設定の依頼そのものを申請にして、ワークフローに載せる企業もあります。代理承認の設定を管理者が握ると、その依頼を回すためのワークフローが1本増えます。

誰を代理に立てるかを本人が決められるということは、部下を自分の代理に立てることもできるという意味です。それが困るかどうかは、規程の側に書いてあります。

決裁権限規程は、代理をどう扱っていますか

規程の側には、代決という言葉で先に答えが書かれていることが多くあります。ただし、その答え方がシステムの代理承認とは噛み合いません。

紙の稟議には、代決と後閲という運用がありました。代決は、決裁権者が不在のときに、あらかじめ規程で定められた者が一時その者に代わって決裁すること。後閲は、代決した案件を決裁権者が戻ってから閲覧に供することです。

規程の書き方には、もう1つ特徴があります。定例のものや軽易なものは後閲を要しない、という但し書きが付いていることです。 代決してよいかどうかではなく、代決したあとに本人が見るかどうかを、案件の重さで分けています。

システムの代理承認と噛み合わないのは、次の2点です。

• 規程の代決者は、職位であらかじめ特定されている。定められた者以外は、上位者であっても代決できない。一方、システムの代理承認は本人が相手を指名する形が基本で、機能としては誰を指名しても止まらない
• 規程には後閲があるが、代理で下りた決裁を本人が戻ってから確認する手順は、標準では用意されていない製品が多い

ずれたままにすると、機能としては正しく動きながら、規程の外側で決裁が下りていきます。200万円の稟議を、部長が課長を指名して通した場合。記録の上では部長決裁ですが、規程の代決者が別の職位で定められているなら、この1件は規程から外れています。

閉じ方は、製品によって置ける場所が違います。

1. 代理に指定できる相手を、役職や階層で絞る
2. 書式ごとに、代理承認を許す書式と許さない書式を分ける
3. 金額の条件で、代理を通さない範囲を作る
4. 代理で下りた決裁の一覧を出して、本人が戻ってから見る運用を足す

上の3つは、規程が「定例・軽易」で引いていた線を、システムの側で引き直す作業に当たります。書式単位で分けられるか、金額の条件を書けるかは製品によって違うため、規程の線をそのまま持ち込めるとは限りません。

すべての書式で代理を禁じれば、日常の支払依頼20件が出張中ずっと止まります。すべて許せば、200万円の稟議も代理で通ります。規程とシステム設定の対応関係については、決裁権限規程の1行は、ワークフローの4か所に分かれるで扱っています。

経理部長の出張では、どこまで代理で回りましたか

支払依頼20件は代理で回り、200万円の稟議は止まりました。通し例の1週間を追います。この企業は社外からの接続を許していないため、部長は出張中に操作ができません。

出張の前週に、経理部長が自分で代理を設定しました。代理に立てたのは経理課長で、期間は出張に合わせてあります。

出張中、日常の支払依頼20件は代理で流れました。課長が中身を見て操作し、記録には経理部長の段の承認として残っています。操作した人が記録に併記される製品だったため、どの1件を課長が触ったかは後から辿れます。

200万円の備品購入の稟議は、最初に出張前の決裁を検討しました。ただし、この稟議が部長の段に上がったのは木曜の夕方です。翌朝からもう出張で、しかも相見積の内訳について申請者に確かめたい点が残っていました。

そこで代理か停止かの選択になり、この企業は金額の条件で代理を通さない範囲を作る形を選んでいます。稟議は部長が戻る翌週の金曜まで止まり、そのあいだ発注は動きませんでした。

同じ週に、経理課の別の承認者が急に休みました。 こちらは2つ目の不在です。本人は設定できていません。この企業は本人と管理者の両方に設定を開けていたため、情シスが当日のうちに入れました。本人だけに開けている形だったら、経路の承認者を差し替えるか、管理者が申請を進めるかの選択になっていたはずです。そのどちらでも、記録の残り方は代理承認と変わります。

ここまでが1社の選び方で、線の引き方そのものは企業ごとに違います。代理に指定できる相手を役職で絞れるかどうかは、仕様として確かめられる話です。ただし、代決者をどの職位に定めるかは、規程を持っている側でしか決められません。

なお、規程を確かめずに「部長職以上に開けるのが一般的」といった相場観で設定を組むと、規程の側で代決者が職位により特定されている場合に、本人が相手を指名する前提の設定と衝突します。規程の該当条文を先に見ておくと、この手戻りは避けられます。

まとめ

本人だけに持たせて足りるのは、本人が忘れずに設定できた予定の不在だけです。予定外の不在と、席が空いている不在では足りません。

• 承認者の不在は3つに分かれる。代理承認が届くのは2つ目まで。3つ目は経路の側の手当て
• 配り先の効き方は型で違う。1つ目では設定漏れを拾う保険として、2つ目では動くか止まるかを決める唯一の手段として効き、3つ目では効かない
• 代理承認は本人の段の承認として残り、承認者の差し替えは差し替えた人の承認として残る
• 設定漏れや解除忘れは対策できるが、記録に代理の事実が残らなかった1件は書き足せない
• 規程の代決者は職位で特定され、システムの代理承認は本人が指名する。規程が「定例・軽易」で引いていた線は、書式や金額の条件で引き直すことになる

代理承認の話が出たら、まず不在の3つのどれを想定しているのかを確かめる。そのうえで、本人だけに閉じるか、誰を足すかを決めることになります。

よくある質問

代理で承認した記録は、監査で本人の決裁として扱われますか

製品によって残り方が違います。本人の段の承認として記録され、操作した人の名前が併記される製品では、決裁は本人のもので操作は代理者、という形で追えます。併記されない製品では、本人が操作したものと見分けが付きません。監査で問われるのは代理が規程に沿っていたかなので、併記されない場合は、誰にいつ代理を設定したかの記録を別に残しておくことになります。

産休や長期の休職で代理を立てるときは、何が変わりますか

不在の期間が長いほど、代理承認だけでは足りなくなります。承認の依頼通知が本人にも届く設定のままだと、休職中の人に通知が流れ続けます。復帰までの後任が決まらなければ、途中で席が空いている状態に移ります。どこで代理から経路の修正に切り替えるかを先に決めておくと迷いません。

後任が決まっていない席の承認は、代理で回せますか

回せない場合が多くなります。代理承認は被代理人を指定して設定するため、その席に誰も座っていないと設定そのものが成り立ちません。退職者のアカウントを無効化した時点で、その人に紐づいた代理の設定が外れる製品もあります。使えるのは、経路の承認者を上位者に付け替えるか、経路のバージョンを差し替えるかの手当てになります。