【2025年版】ワークフローシステム徹底比較！失敗しない選び方と7つの重要ポイントを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

「紙の申請書が多くて管理が大変…」
「稟議の承認がどこで止まっているかわからない」
「内部統制を強化したいが、何から手をつければいいかわからない」

このような課題を解決するために、ワークフローシステムの導入を検討している企業は多いのではないでしょうか。しかし、世の中には数多くのワークフローシステムが存在し、「何を基準に比較すればいいのかわからない」と悩んでしまうことも少なくありません。
適切なシステムを選べば業務効率は劇的に向上しますが、自社に合わないシステムを選んでしまうと、かえって現場の負担が増え、定着せずに終わってしまう可能性もあります。

そこで本記事では、ワークフローシステムの基本的な知識から、失敗しないための選び方のステップ、具体的な比較ポイントまでを網羅的に解説します。この記事を読めば、自社に最適なワークフローシステムを見つけるための道筋が明確になるはずです。
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ワークフローシステムとは？基本を再確認

ワークフローシステムとは、稟議申請や各種届出など、社内で行われる一連の業務手続きを電子化し、自動化するためのツールです。これまで紙や口頭で行われていた申請・承認プロセスをシステム上で行うことで、業務の効率化や可視化を実現します。

ワークフローシステムの主な機能

多くのワークフローシステムには、以下のような基本機能が搭載されています。

• 申請フォーム作成機能: Webブラウザ上で、現在使っている申請書のデザインを再現したり、自由に項目を配置したりして、電子申請フォームを作成する機能。

• 承認ルート設定機能: 「課長→部長→役員」のような、申請内容に応じた承認ルートを柔軟に設定する機能。条件分岐や並列承認など、複雑なルートに対応できるシステムも。

• 申請・承認・差戻し機能: 作成されたフォームを使って申請を行い、承認者がPCやスマートフォンから承認や差戻しを行う機能。

• 通知機能: 申請が提出されたときや、自分の元に承認依頼が来たときに、メールやチャットツールで通知を受け取る機能。

• 検索・レポート機能: 過去の申請内容を検索したり、申請データを集計してレポートとして出力したりする機能。監査対応や業務分析に役立つ。

関連記事：ワークフローシステムの主な機能とは？業務効率化を支える仕組みを解説

導入で得られる3つの大きなメリット

ワークフローシステムを導入することで、企業は主に以下の3つのメリットを享受できます。

1. 業務効率の飛躍的な向上:
   申請者はフォーマットを探す手間なく、いつでもどこでも申請が可能になります。承認者も出張先や移動中にスマートフォンで承認できるため、承認の停滞を防ぎ、意思決定のスピードが格段に向上します。

2. 内部統制とコンプライアンスの強化:
   誰が・いつ・何を承認したのかという記録がすべてシステム上に残るため、不正防止や証跡管理が容易になります。また、承認ルートをシステムで制御することで、承認漏れやルール違反を防ぎ、内部統制の強化に繋がります。

3. ペーパーレス化によるコスト削減と多様な働き方の推進:
   紙の申請書が不要になるため、用紙代、印刷代、保管スペースといった物理的なコストを削減できます。また、場所に縛られずに申請・承認業務を行えるようになるため、テレワークやリモートワークといった多様な働き方を強力に後押しします。

失敗しないワークフローシステムの選び方【5つのステップ】

やみくもに製品カタログを見比べるのではなく、順序立てて検討を進めることが成功の鍵です。以下の5つのステップで、自社に最適なシステムを選びましょう。

ステップ1：導入目的と解決したい課題を明確にする

まず、「なぜワークフローシステムを導入するのか」という目的を明確にしましょう。「ペーパーレス化したい」「稟議のスピードを上げたい」「内部統制を強化したい」など、目的によって重視すべき機能は異なります。現状の業務フローを洗い出し、どこに課題があるのかを関係者間で共有することが重要です。

ステップ2：必要な機能の優先順位を決める

次に、明確になった目的を達成するために必要な機能をリストアップし、優先順位をつけます。「絶対に必要（Must）」「あったら嬉しい（Want）」のように分けることで、比較検討の際に判断軸がブレなくなります。多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多いとコストが無駄になったり、操作が複雑になったりする可能性があります。

ステップ3：提供形態（クラウドかオンプレミスか）を選ぶ

ワークフローシステムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

• クラウド型: サーバーを持たずに、インターネット経由でサービスを利用する形態。初期費用が安く、短期間で導入でき、メンテナンスも不要なため、現在の主流となっています。

• オンプレミス型: 自社内にサーバーを設置してシステムを構築する形態。カスタマイズの自由度が高いですが、初期費用が高額になり、専門知識を持つ運用担当者が必要です。

特別な要件がない限りは、手軽に始められて常に最新の機能を利用できるクラウド型がおすすめです。

ステップ4：予算と運用体制を確認する

システムにかかる費用（初期費用、月額費用）が、自社の予算内に収まるかを確認します。特にクラウド型の場合は、ユーザー数や申請件数によって料金が変動するプランが多いため、自社の規模に合った料金体系かを見極めましょう。また、導入後に誰がシステムの管理（フォーム作成や経路設定など）を行うのか、運用体制もあらかじめ決めておくとスムーズです。

ステップ5：トライアルで操作性を試す

候補となるシステムを2〜3製品に絞り込んだら、必ず無料トライアルを試しましょう。実際に申請フォームを作成したり、承認ルートを設定したりして、現場の担当者が直感的に使えるかどうかを確認することが非常に重要です。いくら高機能でも、使いにくければ社内に浸透しません。

【重要】ワークフローシステムの比較ポイント7選

選び方のステップを踏まえた上で、実際にシステムを比較する際にチェックすべき7つの重要ポイントを解説します。

1. 機能の網羅性と拡張性

自社の課題解決に必要な機能が揃っているかを確認します。基本的な申請・承認機能だけでなく、組織独自の複雑なルールに対応できるかどうかがポイントです。例えば、「代理承認」や「複数部署への回覧」、「条件による経路の自動分岐」といった機能は、多くの企業で必要とされます。

2. 操作性｜誰でも直感的に使えるか？

ポイントの一つが「操作性」です。ITに不慣れな従業員でもマニュアルなしで使えるような、直感的でわかりやすいインターフェースかを確認しましょう。特に、毎日使う申請者や承認者の画面だけでなく、たまにしか使わない管理者向けの画面（フォーム作成や経路設定）の使いやすさも重要です。

3. 連携性｜既存システムとスムーズに繋がるか？

ワークフローシステムは単体で使うだけでなく、他のシステムと連携させることで真価を発揮します。例えば、チャットツール（Slack, Microsoft Teamsなど）と連携して承認依頼を通知したり、会計システムと連携して経費精算データを自動で取り込んだりできます。API連携に対応しているか、どのようなシステムとの連携実績があるかを確認しましょう。

4. 料金体系｜自社の規模に適しているか？

料金体系はシステムによって様々です。ユーザー数に応じた課金が一般的ですが、「最低利用ユーザー数」が設定されている場合もあります。自社の従業員数や利用規模を考慮し、無駄なコストが発生しない料金体系のシステムを選びましょう。

5. サポート体制｜導入後も安心できるか？

導入時の設定支援はもちろん、運用開始後に不明点やトラブルが発生した際に、どのようなサポートを受けられるかは重要です。メールや電話での問い合わせ対応、FAQサイトの充実度などを確認し、自社が安心して運用できるサポート体制が整っているかを見極めましょう。

6. セキュリティ対策｜情報を安全に守れるか？

ワークフローシステムでは、企業の機密情報や個人情報を含む申請を扱います。そのため、通信の暗号化（SSL/TLS）、IPアドレス制限、二要素認証といったセキュリティ対策が万全であるかを確認することは必須です。第三者機関によるセキュリティ認証（ISMS認証など）を取得しているかも、信頼性を判断する上での良い指標となります。

7. 組織変更への対応力｜長期的な運用に耐えられるか？

見落としがちですが、長期的に運用する上で重要なのが、組織変更や人事異動への対応力です。組織図の変更があった際に、承認ルートの設定を簡単に更新できるか、過去の申請データの所属情報は維持されるかなどを確認しましょう。メンテナンスが煩雑なシステムだと、人事異動のたびに管理者が多大な工数を割かれることになります。

使いやすさと柔軟性を両立するなら「kickflow」

ここまでワークフローシステムの選び方と比較ポイントを解説してきましたが、「自社に合うシステムを選ぶのは、やはり難しい」と感じる方もいるかもしれません。

もし、誰でも直感的に使える操作性と、複雑な社内ルールにも対応できる柔軟性を両立したいなら、kickflowが最適です。

当社が提供するkickflowはシンプルで洗練されたインターフェースが特長です。ITに不慣れな方でもマニュアルなしで使いこなせるため、導入後の社内浸透が非常にスムーズです。

また、使いやすいだけでなく、日本の大企業が求める高度な要件にも対応できる柔軟性を備えています。

• 柔軟な経路設定: 役職や所属チーム、さらには雇用形態など、様々な条件を組み合わせて複雑な承認ルートを簡単に設定できます。

• 強力なAPI連携: 公開APIを活用することで、現在お使いの会計システムや人事システムなど、あらゆる外部サービスと自由に連携させることが可能です。

• 組織変更に強い設計: 組織図の改編や人事異動があっても、簡単な操作でメンテナンスが完了します。過去のデータと新しい組織図を分けて管理できるため、長期的な運用でも安心です。

「使いやすさ」と「高度な要件への対応力」を両立したkickflowで、理想の業務フローを実現しませんか？

まとめ

本記事では、ワークフローシステムの比較方法と、失敗しないための選び方のポイントについて解説しました。

ワークフローシステムの導入は、単なるツールの導入ではなく、社内の働き方そのものを変革する大きなプロジェクトです。成功のためには、以下の点を意識することが重要です。

• 導入目的を明確にし、関係者間で共有する

• 機能、操作性、連携性、サポートなど多角的な視点で比較する

• 必ず無料トライアルで実際の使用感を確かめる

• 組織変更など、長期的な運用を見据えた視点を持つ

この記事が、あなたの会社に最適なワークフローシステムを見つける一助となれば幸いです。まずは各社の製品資料を取り寄せ、比較検討の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。