ワークフローシステムの主な機能とは？業務効率化を支える仕組みを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

日々の申請・承認業務が煩雑で「もっと効率化できないか」と感じていませんか？そのような課題を解決するのが、申請フローを一元管理できる「ワークフローシステム」です。近年は、基本的な申請・承認機能にとどまらず、通知・検索・外部連携など多彩な機能を備えた製品も増えており、自社に合った機能を見極めることが重要になっています。

そこで今回は、ワークフローシステムの主な機能や選定時のポイント、導入メリットについて詳しく解説します。自社の業務課題にフィットするシステムを見つけるための第一歩として、参考にしてみてください。

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、申請から承認・決裁までの業務フローを電子化し、効率的に処理できるようにする仕組みです。従来の紙やExcelでの申請業務に代わり、定型フォーマットの申請書作成、承認ルートの自動制御、通知、履歴管理などを一元的に扱えます。特にリモートワークの普及に伴い、時間や場所を問わず柔軟に業務を運用できる手段として注目されています。

システムを導入することで業務の見える化や標準化が進み、内部統制やコンプライアンス強化にもつながります。多機能化が進むなかで、導入時には自社の課題や運用体制に即した機能を選定することが欠かせません。

※関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや選び方、導入の進め方のコツを解説

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムは多機能化が進んでいますが、まず押さえておきたいのが申請・承認業務に不可欠な基本機能です。ここでは、主要な4つの基本機能について詳しく解説します。

申請・起票機能

申請・起票機能は、ワークフローシステムの基盤となる基本機能です。各種申請書をテンプレートやExcel形式で作成し、必要事項を入力すれば簡単に申請を開始できます。添付ファイルの追加やコメントの記入も可能で、業務内容に応じた柔軟な運用が行えます。

さらに、入力必須項目の設定や自動チェック機能によって記入漏れや形式ミスを防げたり、代理での申請作成や提出を許可する設定も用意されており、現場の実務に合わせた活用がしやすい点も特徴です。これにより申請プロセスの属人化が排除され、誰がどの申請をどのタイミングで起票したのかが明確になります。

承認・決裁機能

承認・決裁機能は、申請に対するレスポンス処理を効率化するワークフローシステムの中核です。承認、差し戻し、保留、委任、破棄など多様な操作に対応しており、案件ごとに柔軟な処理が可能です。承認ルートの確認や変更、後続承認者の設定調整といった「案件フロー操作」によって、実務に即して対応できます。

また、申請書を関係者間で回覧し閲覧できる「情報共有」機能も備えており、意思決定の透明性とスピードが向上します。

通知・リマインド機能

通知・リマインド機能は、申請から承認・決裁までの進行を円滑にするために欠かせない仕組みです。申請の開始や承認依頼、処理結果などを関係者に自動で通知し、対応漏れや遅延を防ぎます。通知手段はメール送信、画面上のポップアップ、スマートフォンのプッシュ通知など多様に用意されており、業務スタイルに応じた柔軟な運用が可能です。

さらに、承認期限が近づいた申請にリマインド通知を送る機能も備わっており、滞留案件の発生防止に有効です。

履歴管理・検索機能

履歴管理・検索機能は、業務の透明性や内部統制を強化するうえで欠かせない要素です。ワークフローシステムでは、誰がいつどのような申請を行い、誰がどのタイミングで承認や決裁をしたのかといった操作履歴が自動的に記録されます。これにより、不正の防止やトラブル発生時の原因特定が円滑に進められます。

さらに、過去の申請書類や処理状況をキーワード、日付、申請者名など多様な条件で検索でき、監査対応や情報の再利用にも役立ちます。紙運用と比べて探しやすさが大きく向上し、業務効率化と情報資産の有効活用を支える機能となるでしょう。

ワークフローシステムの拡張機能や便利機能も活用しよう

基本機能に加えて、拡張機能や便利機能を活用することで、ワークフローシステムの導入効果をさらに高めることが可能です。ここでは注目すべき拡張機能を紹介します。

マルチデバイス対応（モバイル含む）機能

スマートフォンやタブレットに対応したワークフローシステムであれば、出張先やテレワーク中でも申請や承認作業を円滑に行えます。場所や時間を問わず操作できるため、承認の滞留や業務の停滞を防ぐだけでなく、決裁スピードの向上にも役立ちます。特に多拠点で事業を展開している企業や外出の多い部門では、モバイル対応の有無が業務効率を大きく左右する要素です。

さらに、端末に最適化されたUIを備えたシステムであれば、操作ミスのリスクを減らし、全社的な利用拡大も期待できます。多デバイス対応は柔軟な働き方を支えるうえで欠かせない機能といえるでしょう。

会計・人事で活用する外部システムとの連携機能

会計システムや人事システムとの連携機能は、ワークフローシステムの運用効率を大きく高める要素です。例えば経費精算申請と会計処理を自動連携させれば、二重入力や転記ミスを防止でき、処理工数の削減にもつながります。

さらに、人事異動や組織変更といったマスターデータもリアルタイムで反映され、承認ルートの自動更新に対応できます。加えて、CSVやExcel形式のデータ取り込みが可能なシステムであれば既存業務との親和性が高く、スムーズな導入も期待できます。自社システムとの連携を前提に設計することで、業務全体の自動化と一元管理を実現し、バックオフィス全体のDX推進を加速させられるでしょう。

自動ルーティング・承認フローの柔軟設定機能

申請内容に応じて承認経路を自動で分岐させる「自動ルーティング機能」は、ワークフローシステムにおける拡張機能のひとつです。金額や申請種別、申請者の所属などを条件に最適な承認フローを自動で選定できるため、手動によるルート選択ミスや設定漏れを防ぎ、業務の正確性と効率を同時に高められます。

加えて、組織改編や役職変更といった体制の変化にも柔軟に対応可能で、承認ステップの追加や条件分岐の設定も容易に行えます。複雑な稟議・決裁プロセスを抱える大企業から、少人数体制の中小企業まで幅広く適用できる仕組みです。

データの一元管理・分析機能

ワークフローシステムに蓄積される申請・承認データを一元管理できることは、業務の透明性向上と意思決定の迅速化に直結します。すべての履歴や進捗状況をリアルタイムで把握できるだけでなく、集計や分析機能を活用すれば申請件数の傾向や処理スピードのボトルネックも可視化できます。

さらに、CSVやExcel形式でのデータ出力に対応していれば、他システムとの連携やレポート作成も円滑に進められます。個別案件の確認にとどまらず、組織全体の業務改善やリソース最適化にも貢献する拡張機能といえるでしょう。

ワークフロー機能の導入で得られる主なメリット

ワークフローシステムは、業務の効率化にとどまらず、組織全体の生産性や統制力を高める効果が期待できます。

例えば、業務の標準化と工数削減は、ワークフローシステム導入の大きな利点のひとつです。申請書や承認ルートをあらかじめテンプレート化・自動化することで属人的な対応を排除し、誰が行っても同じ手順と品質で業務を遂行できる環境が整います。

また、ワークフローシステムを導入すれば、決裁までのスピードは飛躍的に向上します。申請書の自動通知や承認ルートの事前設定によって、手作業での回覧や承認者の確認といった負担がなくなり、申請から決裁までの流れが滞りなく進行します。

ワークフローシステムは、内部統制の強化と業務の透明性向上にも大きく貢献します。すべての申請・承認・決裁の履歴が自動的に記録されるため、「誰が・いつ・何を・どのように処理したか」が明確になり、不正の抑止や監査対応にも有効です。

機能面から見るワークフローシステムの選定ポイント

ワークフローシステムの導入効果を最大化するには、機能面での見極めが欠かせません。具体的には、以下のポイントをチェックしましょう。

〇必要な機能の洗い出しと優先順位付け
自社の業務課題に直結する機能を明確化し、関係部署のヒアリングを通じて優先順位を整理しましょう。

〇ユーザーインターフェースの使いやすさ
ITリテラシーに関係なく誰でも直感的に操作できるUIであるかを、実際の画面で評価することが導入成功の鍵です。

〇既存システムとの連携のしやすさ
会計・人事などの既存システムと連携できることで、二重入力の防止や業務効率化が実現できます。

さらに詳しくワークフローシステムの選定方法について知りたい方は、以下の記事もおすすめです。ぜひ、併せてチェックしてみてください。

※関連記事：ワークフローシステムを比較するポイント！選定のための9つのチェックポイントを解説

自社に必要なワークフロー機能を見極めよう

ワークフローシステムは、単なる申請・承認ツールではなく、業務全体の効率化やガバナンス強化を支える重要な基盤です。基本機能だけでなく、外部連携や自動ルーティング、分析機能など、現場の業務フローに直結する機能を優先的に検討しましょう。

また、UIの使いやすさやサポート体制、セキュリティとの整合性も評価軸となります。部門横断でのヒアリングや業務棚卸しを通じて、目的に合致した機能要件を明確にし、自社に最適なワークフローシステムを選定しましょう。

当社では、ワークフローの電子化を実現できる、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備え、初めてワークフローシステムを利用される方にとっても使いやすいシステムとなっています。

無料でのデモンストレーションも可能です。ワークフローシステムの導入を検討されている方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。