ワークフローシステムとは？導入メリットや選び方、導入の進め方のコツを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

企業の業務効率化が求められる中、ワークフローシステムの導入が進んでいます。紙ベースで行われていた申請や承認のプロセスをデジタル化することで、業務のスピードが向上し、コスト削減にもつながります。さらに、承認履歴の記録が容易になるため、内部統制の強化にも貢献します。

しかし、導入を成功させるには、自社の業務に適したシステムを選ぶことが重要です。適切なシステムを導入すれば、業務の標準化や効率化を促進でき、組織全体の生産性向上が期待できます。そこで本記事では、ワークフローシステムの概要や導入メリット、選び方に加え、導入の進め方のコツについて詳しく解説します。

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ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化し、申請・承認・決裁といったプロセスを一元管理するためのシステムです。従来の紙ベースやメールを用いた業務フローでは、申請の遅れや承認の見落としが発生しやすく、管理の負担も大きくなりがちでした。

一方、ワークフローシステムを導入すると、業務プロセスが可視化され、作業の効率が向上します。また、ペーパーレス化によってコスト削減が可能となり、承認履歴がデータとして蓄積されるため、内部統制の強化にもつながります。

ワークフローシステムと従来の業務管理の違い

従来の業務管理では、紙の書類やメールを使った申請・承認プロセスが一般的でした。しかし、この方法では手続きの遅延や管理の煩雑さが課題となります。一方、ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化が期待できます。申請や承認がシステム上で完結するため、処理スピードが向上し、現在どの段階にあるのかをリアルタイムで把握することが可能になります。

また、ペーパーレス化によるコスト削減も実現できます。紙の印刷や保管、郵送にかかるコストが削減され、業務全体の無駄が減少します。さらに、承認履歴がデータとして記録されるため、監査対応がしやすくなり、内部統制の強化につながります。不正防止の観点でも、ワークフローシステムの導入は有効です。

ワークフローシステムの導入が進んでいる理由

近年、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。その背景には、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進があり、業務のデジタル化が求められる中で、ワークフローシステムは業務プロセスの自動化を支援する重要なツールとなっています。

また、テレワークの普及も導入を後押しする要因の一つです。クラウド型のワークフローシステムを活用すれば、場所を問わず業務を遂行できる環境が整います。さらに、コンプライアンス強化の観点からも、承認履歴の保存や業務プロセスの透明化が可能になり、多くの企業で採用が進んでいます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入すると、業務の可視化や標準化が進み、効率的な運用が可能になります。ペーパーレス化によるコスト削減や申請・承認の迅速化、コンプライアンス強化にも貢献し、テレワーク環境にも適応しやすくなります。ここでは、ワークフローシステムの導入によって得られる主なメリットについて解説します。

業務の可視化と標準化を実現できる

ワークフローシステムを導入すると、業務の流れをシステム上で一元管理できるようになります。申請や承認のステータスをリアルタイムで把握できるため、業務のどの段階で停滞しているのかをすぐに特定できます。

また、業務プロセスが統一されることで、担当者ごとの対応のばらつきを防ぎ、標準化が進みます。たとえば、紙での稟議であれば、「入力規則を無視した申請による頻繁な差し戻しが発生する」といった不備がたびたび生じますが、システム上で入力フォーマットを型化することで、このような事象を防ぐことができます。これにより、業務の効率が向上し、ミスの発生も抑えられます。

ペーパーレス化でコストを削減できる

紙の書類を使った申請・承認業務では、印刷費や保管費が発生し、コスト負担が大きくなります。ワークフローシステムを導入すると、これらのコストを大幅に削減できるだけでなく、書類の検索や管理が容易になり、業務の効率化が進みます。

さらに、情報の整理や共有がスムーズになり、企業全体の生産性向上にも寄与します。ペーパーレス化が進むことで、コスト削減だけでなく環境への配慮にもつながる点も大きなメリットです。

申請・承認のスピードが向上する

従来の紙やメールを用いた申請・承認業務では、担当者が不在の際や書類の確認が遅れた場合、業務の進行が滞ることがありました。ワークフローシステムを導入すると、申請や承認をシステム上でリアルタイムに処理できるため、業務の停滞を防ぎ、スムーズな運用が可能になります。

さらに、スマートフォンやタブレットからも承認できるため、リモートワーク中でも迅速な対応が可能です。これにより、業務の処理スピードが向上し、全体の生産性を高める効果が期待できます。

ワークフローシステムの中には、チャットツールとの標準連携により、チャットツール上での通知・承認ができる製品もあり、承認スピードの更なる向上が期待できます。

内部統制とコンプライアンスを強化できる

ワークフローシステムは、すべての申請・承認履歴をデータとして記録します。これにより、不正な申請や承認を防ぐとともに、監査対応の負担を軽減できます。特に、法令遵守が求められる業界では、承認プロセスの透明性を確保することが不可欠です。

ワークフローシステムを導入すれば、適切なガバナンス体制を整えやすくなり、コンプライアンスの強化につながります。結果として、企業の信頼性向上にも貢献する重要なツールとなります。

テレワーク環境に対応できる

テレワークの普及により、社内での紙ベースの申請・承認業務が課題となるケースが増えています。ワークフローシステムを導入すれば、インターネット環境があればどこからでも申請・承認が可能となり、業務の柔軟性が向上します。

リモートワークでもスムーズに業務を進められ、オフィスへの出社が不要な働き方を実現できます。さらに、ワークフローシステムの活用は、業務の効率化やコスト削減にとどまらず、企業全体の生産性向上にも寄与します。適切なシステムを選び、自社の業務に最適化することで、その効果を最大限に引き出せます。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、申請・承認の電子化や業務の自動化、進捗状況の可視化など、業務効率化を支援する多様な機能が備わっています。システムによって搭載される機能は異なるため、導入前に自社の業務フローに適した機能を把握することが重要です。

ここでは、ワークフローシステムの主な機能について解説します。

申請・承認・決裁の電子化

ワークフローシステムの基本機能の一つは、申請から承認、決裁までのプロセスを電子化することです。紙の書類を使用する場合と比べ、申請の進捗状況が明確になり、承認の遅れや申請ミスを防ぐことができます。

さらに、過去の申請履歴をシステム上で簡単に確認できるため、業務の透明性が向上し、管理の効率も大幅に改善されます。

進捗状況をリアルタイムで可視化

ワークフローシステムを活用すると、申請や承認の進行状況をリアルタイムで把握できます。管理者は業務の遅延が発生しているポイントを特定し、適切な対応を取ることでスムーズな運営を支援できます。

特に、大企業や複数の部署が関与するプロジェクトでは、業務の進行状況を即座に確認できるため、全体の生産性向上に大きく貢献します。

外部システムとの連携

他の業務システムと連携できる機能も、ワークフローシステムの重要な要素です。たとえば、文書管理システムや電子契約システムと連携させることで、申請業務をよりスムーズに・シームレスに処理できます。

さらに、CRM（顧客管理システム）やERP（基幹業務システム）と統合できるシステムを選べば、業務の一元管理が可能となり、企業全体のデジタル化を加速できます。

アクセス権限の管理

申請や承認のプロセスには機密情報が含まれることが多いため、アクセス権限の管理機能が欠かせません。ワークフローシステムでは、部署や役職ごとに閲覧・編集の権限を細かく設定できるため、不適切な情報共有を防ぐことが可能です。

特に、金融機関や医療機関など、厳格なセキュリティ管理が求められる業界では、この機能の有無が重要なポイントとなります。ワークフローシステムの機能を適切に活用すれば、業務の効率化と管理体制の強化が実現できます。導入にあたっては、自社の業務に最も適した機能を見極め、最適なシステムを選定することが求められます。

ワークフローシステムの種類と選び方

ワークフローシステムには、クラウド型、オンプレミス型、業務特化型、汎用型など、さまざまな種類があります。自社の業務フローや必要な機能に応じて、最適なシステムを選定することが重要です。ここからは、ワークフローシステムの種類と選び方について解説します。

手軽に導入するならクラウド型ワークフローシステム

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、導入のハードルが低く、初期コストも抑えられます。ベンダーがシステムの管理・運用を行うため、自社でサーバーを維持する必要がなく、メンテナンスの負担も軽減されます。

また、テレワークの推進にも適しており、場所を問わずに申請や承認が可能です。これにより、業務の柔軟性が向上し、効率的な運用が実現します。

高度なカスタマイズを求めるならオンプレミス型ワークフローシステム

自社のサーバーにシステムを構築するオンプレミス型は、高いセキュリティ性と柔軟なカスタマイズが可能な点が魅力です。独自の業務フローに合わせた設定ができ、社内システムとの統合も容易に行えます。

ただし、導入コストが高く、システム管理やメンテナンスの負担が発生するため、IT部門のサポート体制が求められます。厳格な情報管理が必要な金融機関や医療機関では、オンプレミス型の導入が推奨されるケースが多いです。

特定業務を効率化するなら業務特化型ワークフローシステム

経費精算や勤怠管理、契約書の承認など、特定の業務に特化したワークフローシステムも存在します。これらのシステムは、目的に応じた機能が最適化されているため、短期間でスムーズに運用を開始できる点が強みです。

ただし、特定の業務向けに設計されているため、汎用的なワークフロー機能は弱かったり、他の業務プロセスと統合しにくい場合があります。そのため、導入時には自社の業務全体との適合性を慎重に検討することが重要です。

複数の業務を一元管理するなら汎用型ワークフローシステム

さまざまな業務プロセスを一元管理できる汎用型ワークフローシステムは、社内全体の業務最適化に適しています。申請・承認フローを自由にカスタマイズできるものが多く、多様な部門の業務を統合しやすい点が強みです。

特に、大企業や業務フローが複雑な組織では、汎用型を導入することで、管理の効率化や業務プロセスの標準化が期待できます。

他システムと連携するならAPI・Webhook対応のワークフローシステム

既存の業務システムと連携を図る場合、API・Webhook対応のワークフローシステムが適しています。たとえば、CRM（顧客管理システム）やERP（基幹業務システム）と統合すれば、申請・承認業務の効率化が可能です。

特に、中堅・大手企業にありがちな、社内に複数のシステムが導入されておりシステム間の自動化やデータの一元管理を重視する企業にとって、API・Webhook対応のシステムは大きな利点となります。ワークフローシステムを選定する際は、導入の目的や業務内容を明確にし、それに適した種類を選ぶことが成功の鍵を握ります。システムの特徴を理解し、自社に最適なものを慎重に検討することが重要です。

ワークフローシステム導入の流れ

ワークフローシステムを効果的に活用するには、適切な導入プロセスを踏むことが不可欠です。まず、現状の業務フローを見直し、課題を明確にすることが重要となります。そのうえで、自社に適したシステムを選定し、スムーズな導入を進めましょう。一般的な導入フローは以下のとおりです。

1. 導入目的を明確にする

ワークフローシステムを導入する際は、まず目的を明確にすることが重要です。業務の効率化、コスト削減、内部統制の強化など、解決すべき課題を整理する必要があります。

目的が曖昧なまま導入を進めると、システムの選定や運用方針が定まらず、期待した効果を得られない可能性があります。そのため、導入前に目的を明確にし、適切なシステムを選択することが求められます。

2. 現状の業務フローを分析する

次に、現在の業務フローを詳細に分析し、最適化が必要なプロセスを特定します。紙やメールを用いた承認業務に時間がかかっているのか、それとも申請・承認のルールが複雑化しているのか、具体的な課題を洗い出すことが重要です。

この段階では、関係者の意見を収集し、業務フローの問題点を明確にする必要があります。適切な改善策を講じることで、より効率的なワークフローの構築が可能になります。

3. システム要件を定義する

導入目的と業務フローの分析を踏まえ、必要なシステム要件を定義します。クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶのか、必要な機能は何か、どのシステムと連携させるのかなど、具体的な要件を整理することが重要です。

これにより、適したワークフローシステムの候補を明確にし、導入後の運用をスムーズに進めることができます。

4. ワークフローシステムを選定する

市場にある複数のワークフローシステムを比較し、自社の要件に適したものを選定します。操作性、機能、コスト、セキュリティ、カスタマイズ性など、さまざまな観点から最適なシステムを検討することが重要です。

これにより、業務に適したシステムを導入し、効率的な運用を実現できます。

5. 無料トライアルやデモを実施する

選定したワークフローシステムが業務に適しているかを確認するため、無料トライアルやデモを実施します。実際に操作し、使い勝手や機能に不足がないかをチェックすることが重要です。

この段階では、現場の意見を取り入れながら評価を行い、最終決定につなげます。適切なシステムを選択することで、導入後のスムーズな運用が可能になります。

6. システムを導入・設定する

導入するワークフローシステムが決まったら、設定作業を進めます。業務フローの登録、承認ルールの設定、外部システムとの連携など、スムーズな運用を実現するための環境を整えることが重要です。

この段階では、実際の業務に即したカスタマイズ、システムに合わせた運用見直しが必要になる場合もあります。円滑に運用を開始できるよう、事前の準備を十分に行うことが求められます。

7. ユーザーへの研修を実施する

新しいシステムを円滑に定着させるには、従業員向けの研修が欠かせません。基本的な操作方法や申請・承認の流れを説明し、現場での活用を促進することが重要です。

研修を実施することで、従業員のITリテラシーに関係なく、スムーズな導入が可能になります。適切な教育を行うことで、システムの定着を早め、業務の効率化につなげることができます。

8. パイロット運用で課題を洗い出す

正式な運用に入る前に、特定の部署や業務でパイロット運用を実施、いわゆるスモールスタート方式を取るケースもあります。実際の業務で発生する可能性のある問題を確認し、必要な調整を行うことが重要です。

この段階で改善を重ねることで、本格導入後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用につなげることができます。

9. 正式運用を開始する

パイロット運用の結果を踏まえ、必要な調整を行ったうえで正式運用を開始します。業務フローが円滑に機能しているかを確認しながら、システムの定着を促進することが重要です。

継続的な監視と改善を行うことで、より効率的な運用を実現できます。

10. 運用状況を分析し改善する

導入後も定期的に運用状況を分析し、継続的な改善を図ることが重要です。申請・承認のスピードが向上したか、業務負担が軽減されたかを評価するために、KPI（重要業績評価指標）を設定し、効果を測定します。

必要に応じてフローの見直しや追加設定を行い、業務の最適化を進めることが求められます。ワークフローシステムは、一度導入すれば完了するものではなく、継続的な改善が欠かせません。適切な導入プロセスを経て、業務に最適な形で運用し続けることが成功の鍵となります。

ワークフローシステム導入の注意点や課題

ワークフローシステムを導入することで業務効率化が期待できますが、適切に運用しなければ効果を十分に発揮できません。導入前の準備や運用方法によっては、現場の負担が増えたり、システムが定着しなかったりする可能性もあります。成功させるためには、導入時の注意点や課題を理解し、適切な対策を講じましょう。主な注意点や課題は以下のとおりです。

現行業務フローの見直しを怠ると導入が失敗する可能性がある

ワークフローシステムの導入は業務効率化につながりますが、適切に運用しなければ十分な効果を発揮できません。導入前の準備や運用方法によっては、現場の負担が増えたり、システムが定着しなかったりするリスクもあります。

成功させるためには、導入時の注意点や課題を把握し、適切な対策を講じることが重要です。しっかりと計画を立て、実際の業務に適した形で運用することで、最大限の効果を引き出せます。

場合によっては、現在の業務フローや承認ルートが果たして本当に適切なのかをドラスティックに見直すことも必要です。

従業員のITリテラシーを考慮しないと定着しない

ワークフローシステムを効果的に活用するには、従業員が正しく理解し、適切に操作できることが前提となります。特に、ITに不慣れな社員が多い場合、研修を十分に行わなければシステムが定着せず、業務の混乱を招く可能性があります。

導入時には、ユーザーマニュアルの作成や研修を実施し、誰でも簡単に利用できる環境を整えることが重要です。適切な教育を行うことで、スムーズな運用につなげ、業務の効率化を最大限に引き出せます。

導入コストとランニングコストを見誤ると負担が増える

ワークフローシステムにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ導入費用や運用コストが異なります。クラウド型は初期費用を抑えられるものの、長期的な運用ではランニングコストが増える場合があります。一方、オンプレミス型は初期費用が高いものの、自社で運用することで長期的なコストを抑えられるケースもあります。ただし、オンプレミス型の場合は、サーバー維持費やソフトウェアの定期的な更新作業も含めると、人件費・運用委託費が想像以上に積み重なる可能性があることには、注意が必要です。そのため、導入前に総コストを試算し、自社に適したプランを選択することが重要です。

また、ワークフローシステムは導入するだけではなく、現場の業務に適した形で運用できるよう準備を整えることが成功のポイントとなります。業務フローの見直し、従業員教育、コスト管理を適切に行い、スムーズな導入を目指しましょう。

ワークフローシステムを活用して業務効率を向上させよう

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスを電子化し、業務の可視化や自動化を実現することで、企業の業務効率を向上させる有効なツールです。導入によって、ペーパーレス化によるコスト削減、申請・承認の迅速化、内部統制の強化、テレワーク環境への対応など、多くのメリットが得られます。

しかし、導入を成功させるには、現行の業務フローの見直しや従業員向けの研修、コストの適切な管理が欠かせません。特に、システム選定の段階で、自社の業務に適した機能を備えたものを選ぶことが重要です。クラウド型やオンプレミス型、特定業務向けのシステムなど、それぞれの特徴を理解し、課題を解決できる最適なものを選択する必要があります。

適切な導入プロセスを踏み、継続的な運用改善を行うことで、ワークフローシステムの効果を最大限に引き出せます。業務効率化や働き方改革の実現に向けて、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

kickflow（キックフロー）は、中堅・大企業向けに開発された、「シンプルなのに、多機能。」な、クラウド型のワークフローシステムです。

従来のワークフロー製品は、学習コストが高くて使いにくいオンプレミス型、もしくは、機能が物足りないクラウド型、の2択でしたが、kickflowは、直感的に使えるモダンなUI・UX、ノーコードでも複雑な組織図や承認経路に対応、豊富なAPI・Webhookによる業務自動化といった、良いとこどりの特徴があります。チャットツール（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Chatwork等）と連携が可能で、承認がよりスピーディーに。

また、AIやオートメーションといった次世代の機能も取り入れており、ワークフロー担当者の運用・メンテナンスの課題を劇的に解決します。ワークフローシステムを検討の際にはぜひ候補の1つとしてご参考ください。