グループウェアのワークフロー機能で十分？ワークフローシステムとの違いとは

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

多くの企業で導入されているグループウェアでは、ワークフロー機能として簡易的なワークフローを作成できる仕組みが備わっています。手軽に利用できるグループウェアのワークフロー機能ですが、本格的にワークフローを構築する場合、専門のワークフローシステムを導入することも検討すべきです。

今回は、グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いと、両者をどのように選択するべきかについて、詳しくご紹介します。

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グループウェアのワークフロー機能とは？

そもそもグループウェアとは、従業員のスケジュール管理やタスク管理、ドキュメント管理などを行えるツールであり、従業員同士のコミュニケーション活性化や業務効率化を目指すものです。

グループウェアで利用できる機能の一つとして、ワークフロー機能が挙げられます。グループウェアのワークフロー機能では、グループウェア内の他の機能と連動し、申請や承認を行うことができます。

たとえば、グループウェアのタスク管理機能上でタスクを登録すると、タスクの担当者に自動的にメールが送られ、タスクの処理を依頼します。タスク管理機能上でタスクを完了状態にすると、次にレビュー担当者にメールが送られ、タスクのレビューが依頼されます。

このようにワークフロー機能を利用することで、これまで紙や個別の実施依頼で運用してきた業務を効率化できます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、組織内で承認フローを実施するための専用システムです。ワークフローに特化したシステムであり、複雑な承認フローへの対応や内部統制強化のための機能など、様々な機能が搭載されています。

ワークフローシステムの導入により、紙の承認フローの電子化はもちろん、ガバナンスの強化やシステム間連携による業務効率化といった効果を得ることもできます。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違い

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムにはどのような違いがあるのでしょうか。以下では、各観点で比較していきます。

導入目的

グループウェアとワークフローシステムは、異なる目的で導入されます。

大きくは、情報共有やコラボレーション強化を目的とするグループウェアに対して、承認フローの効率化や不正防止といった目的で導入されるワークフローシステムという違いがあります。

【グループウェアのワークフロー機能】
グループウェアは企業内外の情報共有やコラボレーション強化を目的として導入されるものです。日報管理やドキュメント管理など幅広い領域をターゲットとし、ワークフロー機能はその付属という位置づけとなります。

【ワークフローシステム】
ワークフローシステムは、企業内の決裁や申請、作業指示などを円滑かつ効率的に進めることを目的に導入されるものです。決裁を適切に行い不正を防止する、多数の・複雑な承認フローを実施するために効率化するといった観点が重要となります。

導入方法

グループウェアに付随するワークフロー機能は、一般的に特段の追加コストなく利用できます。一方で、ワークフローシステムを導入するためには個別に環境を構築する必要があります。

【グループウェアのワークフロー機能】
製品にもよるものの、基本的にグループウェアのワークフロー機能はグループウェアを導入することで利用できます。ワークフロー機能の利用にあたって追加コストがかかるケースは少ないといえます。
ただし、専用ツールではないため、申請フォームの作成や承認フローの設定を行うためには一定のスキルを求められることもあります。

【ワークフローシステム】
ワークフローシステムを利用するためには、個別に製品を選定し環境を構築する必要があります。
ただし、近年では手軽に利用を開始できるSaaS型の製品も登場しています。自社でサーバーを用意することなく、素早く利用を開始できる点が特徴です。

利用できる機能

以下では、それぞれが利用できる機能を比較していきます。

専用の仕組みであるワークフローシステムは、グループウェアのワークフロー機能と比較すると機能面で充実しており、内部統制の強化も実現できます。

申請フォームの開発

【グループウェアのワークフロー機能】
グループウェアのワークフロー機能では定型的な申請フォームを作成することはできますが、機能面では不足もあります。複雑な申請フォームとなるとワークフロー機能で実現できず、Excelなどでの代替も必要となります。

【ワークフローシステム】
ワークフローに特化した機能が用意されており、複雑な申請フォームも作成可能です。
入力内容が正しいか確認するバリデーションチェックやマスタからの情報取得による選択式での入力機能を利用し、申請ミスを減らすこともできます。

申請・承認フロー

【グループウェアのワークフロー機能】
固定の承認フローであれば実現できますが、代理承認や複数部門宛ての並列での承認などには対応していないケースも多いといえます。
複雑なフローは個別のメールで承認依頼を行うなど、代替策が必要です。承認までの期間も長期化しがちとなります。

【ワークフローシステム】
並列承認機能や回覧機能、フローの条件分岐など、複雑な承認フローを実現できる機能が備わっています。
代理申請機能や代理承認機能により、一時的に申請者・承認者を変更することも可能です。

組織・ユーザー管理

【グループウェアのワークフロー機能】
ユーザー単位での管理となり、組織や役職単位での権限の割り当てには対応していないこともあります。よって、部長や課長などの役職者が変更となると都度承認先を変更しなければなりません。

【ワークフローシステム】
役割単位で権限を割り当てられるので、異動時の対応も効率化できます。組織変更に対応するための組織図の管理機能や日付指定による組織変更対応などにも対応しています。

内部統制・権限管理

【グループウェアのワークフロー機能】
証跡管理や承認結果の検索機能など、監査時に利用できる機能はあまり備わっていません。

ワークフローの作成や変更に関する権限管理の柔軟性もあまりないため、ユーザーに部分的に権限を付与するといったことも実施しにくいです。グループウェアの管理者が社内すべてのワークフローを管理することとなり負荷もかかりがちとなります。

【ワークフローシステム】
ログ管理や承認結果・証跡の出力など、監査対応を効率化できる機能が備わります。監査時には適切な決裁が実施されているか確認され、大量の証跡を提供することが求められますが、そのような対応も効率的に行えます。

また、管理者権限が柔軟なワークフロー製品であれば、ユーザーに対して適切な範囲で権限を付与し、管理者によるワークフローの作成やメンテナンスや手間を抑えつつ、ガバナンスも担保することもできます。

グループウェアのワークフロー機能で対応できるケース

ここまでグループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いについて比較してきました。それでは、ワークフローを構築したい場合、どちらを選択すべきなのでしょうか。

まずは、グループウェアのワークフロー機能が適したケースをご紹介します。以下の場合、グループウェアのワークフロー機能で十分に対応可能です。

必要最小限の機能で問題ない場合

グループウェアのワークフロー機能には高度な機能は備わっていないものの、グループウェアを導入すれば利用できるという手軽さにメリットがあります。新たなシステム導入の手間もかからず、コストも抑えて利用できます。

グループウェアのワークフロー機能には基本的な申請・承認のための機能が備わっています。企業の規模が小さい場合や、承認件数が多くない場合は、グループウェアのワークフロー機能で十分に対応できるケースもあります。

グループウェアを活用した業務効率化を図る場合

タスク管理やドキュメント管理など、グループウェアの各機能とグループウェアのワークフロー機能は親和性が高いといえます。

たとえばグループウェア内でタスクの実施からレビュー、承認までのプロセスを効率化したい場合には、グループウェアのワークフロー機能を活用するとよいでしょう。

ワークフローシステムを導入すべきケース

一方で以下のケースであれば、専用のワークフローシステムを導入すべきです。

一定規模以上の企業である場合

組織の拡大とともに関連部署や決裁者が増え、承認のためのプロセスはどうしても複雑化します。複雑な承認フローに対応するためには、ワークフローシステムが必要です。ワークフローシステムには並列承認や回覧機能などの機能が備わっており、複雑な承認フローにも対応できます。

また、企業の規模が大きくなると組織再編時のメンテナンスだけでも苦労します。製品にもよりますが、ワークフローシステムでは承認フローをバイネームで指定するのではなく、職位や所属組織から動的に指定することもできます。また、指定日時での新旧組織の切り替え機能などを備えているワークフローシステムもあります。

このような機能を持ったワークフローシステムを導入すれば、組織再編時の作業も効率化されます。

多数の申請フォームを管理している場合

多数の申請フォームを運用すると情報システム部門の負荷は高まります。グループウェアのワークフロー機能では権限管理機能が不十分であり、情報システム部門に負荷が集中しがちです。

ワークフローシステムでは、ユーザーや組織単位で柔軟に権限付与を実施できます。適切な権限下で申請フォームの作成やメンテナンスをユーザー部門に任せることで、情報システム部門の作業負荷を下げることができます。

情報システム部門の負荷を下げるためにも、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

業務を効率化したい場合

ワークフローシステムには、申請や承認に関する作業を効率化するための様々な機能が備わっています。

たとえば、入力間違いによるワークフローの差し戻しを減らすためには、入力補助機能や入力内容のバリデーションチェック機能を備えたワークフローシステムの導入が有効です。また、ワークフローへ入力した内容を他のシステムへ再度入力する手間を省くためには、

システム間の連携が有効となります。

業務を効率化するためにワークフローシステムを導入するという選択肢もあります。

内部統制を強化したい場合

上場企業はもちろん、これからIPOを目指す企業においても内部統制の強化は必須となります。内部統制を強化するためには、専用のワークフローシステムを導入すべきでしょう。

操作ログの取得や承認履歴の検索・抽出など、ワークフローシステムには内部統制の強化のための機能が備わっています。これらを活用することで、不正防止や監査対応の効率化を実現できます。

まとめ

今回は、グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの比較を行いつつ、両者はそれぞれどのようなケースに適しているかを解説しました。

グループウェアのワークフロー機能は手軽に利用でき、グループウェア内の他機能との連携にも適しています。一方で、一定規模以上の企業や内部統制の強化が求められている企業などでは、ワークフローシステムを導入すべきです。

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