グループウェアのワークフロー機能で十分？ワークフローシステムとの違いとは

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

多くの企業で導入されているグループウェアには、簡易的なワークフローを作成できるワークフロー機能が備わっています。手軽に利用できる一方で、本格的にワークフローを構築する場合は、専門のワークフローシステムの導入も検討すべきです。

今回は、グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いと、両者をどのように選択するべきかについてご紹介します。

この記事の要点

• グループウェアのワークフロー機能では、グループウェア内の他の機能と連動し、申請や承認を行うことができます
• ワークフローシステムとは、組織内で承認フローを実施するための専用システムであり、複雑な承認フローへの対応や内部統制強化のための機能など、様々な機能が搭載されています
• グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムは、導入目的、導入方法、利用できる機能（申請フォームの開発、申請・承認フロー、組織・ユーザー管理、内部統制・権限管理）が異なります
• 必要最小限の機能で問題ない場合や、グループウェアを活用した業務効率化を図る場合は、グループウェアのワークフロー機能で十分に対応可能です
• 一定規模以上の企業である場合、多数の申請フォームを管理している場合、業務を効率化したい場合、内部統制を強化したい場合は、専用のワークフローシステムを導入すべきです

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グループウェアのワークフロー機能とは？

そもそもグループウェアとは、従業員のスケジュール管理やタスク管理、ドキュメント管理などを行えるツールであり、従業員同士のコミュニケーション活性化や業務効率化を目指すものです。

その機能の一つがワークフロー機能です。グループウェア内の他の機能と連動し、申請や承認を行うことができます。

たとえば、グループウェアのタスク管理機能上でタスクを登録すると、タスクの担当者に自動的にメールが送られ、タスクの処理を依頼します。タスクを完了状態にすると、次にレビュー担当者にメールが送られ、タスクのレビューが依頼されます。

このようにワークフロー機能を利用することで、これまで紙や個別の実施依頼で運用してきた業務を効率化できます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、組織内で承認フローを実施するための専用システムです。ワークフローに特化しており、複雑な承認フローへの対応や内部統制強化のための機能など、様々な機能が搭載されています。

導入により、紙の承認フローの電子化はもちろん、ガバナンスの強化やシステム間連携による業務効率化といった効果も得られます。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違い

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムには、導入目的、導入方法、利用できる機能に違いがあります。以下では、各観点で比較していきます。

グループウェアとワークフローシステムの導入目的の違い

グループウェアは情報共有やコラボレーション強化を目的とするのに対して、ワークフローシステムは承認フローの効率化や不正防止といった目的で導入されます。

【グループウェアのワークフロー機能】
グループウェアは企業内外の情報共有やコラボレーション強化を目的として導入されるものです。日報管理やドキュメント管理など幅広い領域をターゲットとし、ワークフロー機能はその付属という位置づけとなります。

【ワークフローシステム】
ワークフローシステムは、企業内の決裁や申請、作業指示などを円滑かつ効率的に進めることを目的に導入されるものです。決裁を適切に行い不正を防止する、多数の・複雑な承認フローを効率的に実施するといった観点が重要となります。

グループウェアとワークフローシステムの導入方法の違い

グループウェアに付随するワークフロー機能は、一般的に特段の追加コストなく利用できます。一方で、ワークフローシステムを導入するためには個別に環境を構築する必要があります。

【グループウェアのワークフロー機能】
製品にもよるものの、基本的にグループウェアを導入することで利用でき、追加コストがかかるケースは少ないといえます。
ただし、専用ツールではないため、申請フォームの作成や承認フローの設定には一定のスキルを求められることもあります。

【ワークフローシステム】
ワークフローシステムを利用するためには、個別に製品を選定し環境を構築する必要があります。
ただし、近年では手軽に利用を開始できるSaaS型の製品も登場しています。自社でサーバーを用意することなく、素早く利用を開始できる点が特徴です。

グループウェアとワークフローシステムで利用できる機能の違い

専用の仕組みであるワークフローシステムは、グループウェアのワークフロー機能と比較すると機能面で充実しており、内部統制の強化も実現できます。以下では、それぞれが利用できる機能を比較していきます。

申請フォームの開発機能の違い

【グループウェアのワークフロー機能】
定型的な申請フォームを作成することはできますが、機能面では不足もあります。複雑な申請フォームはワークフロー機能で実現できず、Excelなどでの代替も必要となります。

【ワークフローシステム】
ワークフローに特化した機能が用意されており、複雑な申請フォームも作成可能です。
入力内容が正しいか確認するバリデーションチェックやマスタからの情報取得による選択式での入力機能を利用し、申請ミスを減らすこともできます。

申請・承認フローの違い

【グループウェアのワークフロー機能】
固定の承認フローであれば実現できますが、代理承認や複数部門宛ての並列での承認などには対応していないケースも多いといえます。
複雑なフローは個別のメールで承認依頼を行うなど、代替策が必要です。承認までの期間も長期化しがちです。

【ワークフローシステム】
並列承認機能や回覧機能、フローの条件分岐など、複雑な承認フローを実現できる機能が備わっています。
代理申請機能や代理承認機能により、一時的に申請者・承認者を変更することも可能です。

組織・ユーザー管理の違い

【グループウェアのワークフロー機能】
ユーザー単位での管理となり、組織や役職単位での権限の割り当てには対応していないこともあります。そのため、部長や課長などの役職者が変更となると、都度承認先を変更しなければなりません。

【ワークフローシステム】
役割単位で権限を割り当てられるので、異動時の対応も効率化できます。組織図の管理機能や日付指定による組織変更対応など、組織変更に対応するための機能も備えています。

内部統制・権限管理の違い

【グループウェアのワークフロー機能】
証跡管理や承認結果の検索機能など、監査時に利用できる機能はあまり備わっていません。

ワークフローの作成や変更に関する権限管理の柔軟性もあまりないため、ユーザーに部分的に権限を付与することも実施しにくいです。グループウェアの管理者が社内すべてのワークフローを管理することとなり、負荷もかかりがちです。

【ワークフローシステム】
ログ管理や承認結果・証跡の出力など、監査対応を効率化できる機能が備わります。監査時には適切な決裁が実施されているか確認され、大量の証跡の提供が求められますが、その提供も効率的に行えます。

また、管理者権限が柔軟なワークフロー製品であれば、ユーザーに対して適切な範囲で権限を付与し、管理者によるワークフローの作成やメンテナンスの手間を抑えつつ、ガバナンスも担保できます。

グループウェアのワークフロー機能で対応できる2つのケース

ここまで両者の違いを比較してきました。それでは、ワークフローを構築したい場合、どちらを選択すべきなのでしょうか。

まずは、グループウェアのワークフロー機能で十分に対応可能なケースをご紹介します。

グループウェアのワークフロー機能で対応できるケース1：必要最小限の機能で問題ない場合

グループウェアのワークフロー機能には高度な機能は備わっていないものの、グループウェアを導入すれば利用できるという手軽さにメリットがあります。新たなシステム導入の手間もかからず、コストも抑えて利用できます。

基本的な申請・承認のための機能は備わっているため、企業の規模が小さい場合や、承認件数が多くない場合は、グループウェアのワークフロー機能で十分に対応できるケースもあります。

グループウェアのワークフロー機能で対応できるケース2：グループウェアを活用した業務効率化を図る場合

タスク管理やドキュメント管理など、グループウェアの各機能とそのワークフロー機能は親和性が高いといえます。

たとえばグループウェア内でタスクの実施からレビュー、承認までのプロセスを効率化したい場合には、グループウェアのワークフロー機能を活用するとよいでしょう。

ワークフローシステムを導入すべき4つのケース

一方で以下のケースであれば、専用のワークフローシステムを導入すべきです。

ワークフローシステムを導入すべきケース1：一定規模以上の企業である場合

組織の拡大とともに関連部署や決裁者が増え、承認のためのプロセスはどうしても複雑化します。ワークフローシステムには並列承認や回覧機能などが備わっており、複雑な承認フローにも対応できます。

また、企業の規模が大きくなると組織再編時のメンテナンスだけでも苦労します。製品にもよりますが、ワークフローシステムでは承認フローをバイネームで指定するのではなく、職位や所属組織から動的に指定することもできます。指定日時での新旧組織の切り替え機能などを備えている製品もあります。

こうした機能を持ったワークフローシステムを導入すれば、組織再編時の作業も効率化されます。

ワークフローシステムを導入すべきケース2：多数の申請フォームを管理している場合

多数の申請フォームを運用すると情報システム部門の負荷は高まります。グループウェアのワークフロー機能では権限管理機能が不十分であり、情報システム部門に負荷が集中しがちです。

ワークフローシステムでは、ユーザーや組織単位で柔軟に権限付与を実施できます。適切な権限下で申請フォームの作成やメンテナンスをユーザー部門に任せることで、情報システム部門の作業負荷を下げられます。

ワークフローシステムを導入すべきケース3：業務を効率化したい場合

ワークフローシステムには、申請や承認に関する作業を効率化するための様々な機能が備わっています。

たとえば、入力間違いによるワークフローの差し戻しを減らすためには、入力補助機能や入力内容のバリデーションチェック機能が有効です。ワークフローへ入力した内容を他のシステムへ再度入力する手間を省くためには、システム間の連携が有効となります。

業務を効率化するためにワークフローシステムを導入するという選択肢もあります。

ワークフローシステムを導入すべきケース4：内部統制を強化したい場合

上場企業はもちろん、これからIPOを目指す企業においても内部統制の強化は必須となります。内部統制を強化するためには、専用のワークフローシステムを導入すべきでしょう。

操作ログの取得や承認履歴の検索・抽出など、ワークフローシステムには内部統制の強化のための機能が備わっています。これらを活用することで、不正防止や監査対応の効率化を実現できます。

まとめ：グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの選び方

今回は、グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムを比較しつつ、両者がそれぞれどのようなケースに適しているかを解説しました。

グループウェアのワークフロー機能は手軽に利用でき、グループウェア内の他機能との連携にも適しています。一方で、一定規模以上の企業や内部統制の強化が求められている企業などでは、ワークフローシステムを導入すべきです。

当社では、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。kickflowはシンプルな操作で利用でき、かつ多機能であるという特徴があります。導入前トライアル支援や業務フロー設計支援など、手厚いサポートもご提供しております。

無料でデモの実施も可能です。ワークフローの構築を検討されている方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。

よくある質問

規模は小さくても、上場を目指している場合はどう考えればよいですか

内部統制を強める必要があるなら、規模が小さくても専用のワークフローシステムを検討する理由になります。グループウェアのワークフロー機能は、承認結果の検索や証跡の出力といった監査で使う機能が手薄なことが多いためです。承認件数の面で足りるかと、監査に出せる記録が残るかは、分けて確かめるとよいでしょう。

グループウェアに追加費用なしでワークフロー機能が付いているなら、専用システムは割高ではありませんか

費用だけで比べると割高に見えますが、運用の手間も含めて比べる必要があります。役職者が変わるたびに承認先を直す作業、複雑なフォームをExcelで補う手間、管理者にフォームの作成や変更が集中する負荷は、グループウェア側で残りがちです。こうした手間がどれだけ発生しているかで、割に合うかの判断が分かれます。

グループウェアの機能で始めた場合、専用システムへの切り替えは何を目安に考えればよいですか

機能の不足を別の手段で補う場面が増えてきたときが目安になります。複雑な承認をメールで個別に依頼する、フォームが足りずExcelで代用する、役職者が交代するたびに承認先を手で直すといった作業が日常になっているなら、専用システムの機能が効く状態です。どの程度で切り替えるかは、承認件数や組織変更の頻度によって会社ごとに分かれます。