紙の承認から電子承認へ｜失敗しない導入ステップと成功事例を紹介

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

多くの企業では、いまだに紙ベースで申請や承認業務を行っており、手間や時間がかかる非効率なフローが課題となっています。特にテレワークの浸透や複数拠点での業務展開が進む中、物理的な書類のやり取りが意思決定の遅れを引き起こす要因となることも。

こうした背景から、近年注目を集めているのが「電子承認」です。そこで今回は、電子承認の基本的な仕組みに加え、導入までの具体的なステップやメリット・デメリットを紹介します。

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電子承認とは？

近年、業務効率化やペーパーレス化の流れを受けて、紙の申請書に代わる「電子承認」が注目されています。申請から承認、記録・保管までの一連のプロセスをすべてオンラインで完結できるこの仕組みは、社内稟議のスピード向上に加え、業務の見える化にも貢献します。

ここでは、電子承認の基本的な仕組みと、従来の承認業務との違いをわかりやすく整理していきます。

従来の承認業務との違い

従来の承認業務では、紙の申請書を作成し、上司に直接提出して押印を得るというアナログなフローが一般的でした。承認者が不在の場合は出直しが必要になり、複数の承認者を経る場合には、その分だけ手間と時間がかかります。さらに、申請書の印刷や説明、保管といった一連の作業も発生するため、担当者にとって大きな業務負担となっていました。

一方、電子承認では、これらのプロセスをすべてオンライン上で完結できます。申請から承認、記録・保管までをワークフロー上で処理できるため、物理的なやり取りが不要となり、承認にかかる時間を大幅に短縮できます。加えて、場所を選ばずリモートでの対応も可能なため、業務の柔軟性が高まる点も大きな特徴です。

電子承認は、単なる「紙からデジタルへの置き換え」ではなく、業務全体の効率化と生産性の向上を実現する仕組みといえるでしょう。

電子承認が注目されるようになった背景

リモートワークの普及やペーパーレス化の推進を背景に、業務効率化は企業にとって重要な課題となっています。このような背景の下、申請・承認のプロセスをオンラインで完結できる電子承認が注目されるようになりました。

従来の紙ベースの承認業務では、申請書の印刷や物理的な回覧、押印、保管など、多くの工程を要し、時間と手間がかかっていました。その点、電子承認システムであれば、場所や時間にとらわれずに申請・承認が行えるため、業務の柔軟性が大きく向上し、内部統制の強化やコスト削減といった効果も期待できます。

電子印鑑・電子署名との違い

電子承認とは、単に電子印鑑や電子署名を用いるだけでなく、申請から承認までの一連の業務をシステム上で完結させる仕組みです。電子印鑑は印影の画像データで、見た目は印鑑に似ているものの、本人確認や改ざん防止といった機能は限定的です。一方、電子署名は電子証明書を活用することで、署名者の本人性や文書の非改ざん性を証明でき、法的効力も高いとされています。

電子承認システムでは、電子署名の仕組みや承認用URLの発行機能などを活用することで、本人確認や証拠性の担保を実現するとともに、文書の履歴管理も可能となります。つまり、電子印鑑や電子署名は電子承認を構成する一部であり、それらを組み合わせて承認プロセス全体を安全かつ効率的に運用できる点が、電子承認システムの大きな特徴です。

電子承認の法的な有効性

電子承認の導入にあたって、多くの企業が気にする点の一つが「法的な有効性」です。結論から言えば、電子承認は法的にも有効とされています。特に、電子署名法に基づく「電子署名」を活用した承認は、紙の書類に押印したものと同等の効力を持つと認められています。

有効な電子署名を行うためには、認証局と呼ばれる第三者機関による電子証明書の取得が必要です。これにより、承認者の「本人性」や文書の「非改ざん性」が担保され、証拠力の高い文書として扱われます。さらに、タイムスタンプを付与することで、文書の存在時点や改ざんの有無を証明することも可能です。

どのような文書・業務に電子承認が使えるか

電子承認は、契約書や稟議書、発注書、報告書、各種申請書など、社内・社外の承認が必要な文書に幅広く活用できます。たとえば、経費精算や勤務変更届といった日常的な手続きから、取引先との契約書締結まで、さまざまな業務に対応可能です。

電子承認システムの主な機能と役割

電子承認システムは、単に紙の稟議書をデジタル化するだけの仕組みではありません。申請から承認までの流れを自動化し、業務全体の効率化を支える基盤として機能します。

ここでは、電子承認システムが担う具体的な役割と、実務における活用のポイントを解説します。

申請・承認のプロセスを自動化するワークフロー機能

電子承認システムの中核をなすのが、申請から承認までのプロセスを自動化するワークフロー機能です。紙ベースでの運用では、申請書の印刷や手渡し、承認者の押印に加え、進捗状況の確認にも個別連絡が必要となり、手間と時間がかかっていました。

ワークフロー機能を活用すれば、申請内容の入力から承認者への自動通知、進捗状況の可視化、履歴の記録まで、すべての工程をシステム上で一元管理できます。これにより、申請・承認業務のスピードが大きく向上し、承認漏れや属人的なミスも防止しやすくなります。

さらに、申請ルートを柔軟に設定できるため、組織や業務の特性に応じた運用が可能です。こうした特徴が、電子承認システムによる業務効率化を支える重要な要素となっています。

承認の証拠を担保する「本人性の証明」と「非改ざん性証明」

電子承認システムが信頼されるには、「本人性の証明」と「非改ざん性の証明」が不可欠です。本人性の証明では、電子署名やメール認証などを活用し、承認者が本人であることを技術的に担保します。なかでも電子署名は、認証局が発行する電子証明書を用いることで、なりすましや不正承認のリスクを低減させます。

一方、非改ざん性の証明には、タイムスタンプやブロックチェーン技術が有効です。これらを用いることで、承認後の文書が変更されていないことを証明できます。こうした機能により、電子承認は法的な有効性が高まります。

文書管理と履歴の可視化で内部統制を強化

電子承認システムを導入すれば、申請から承認、保存までの文書管理を一元化できます。承認日時や承認者、変更履歴は自動で記録されるため、改ざんのリスクを最小限に抑えられます。さらに、承認ログや処理状況をリアルタイムで確認できるため、監査対応やトラブル発生時の原因究明もスムーズです。

こうした仕組みによって業務プロセスの透明性が高まり、内部統制の強化にもつながります。

リモートワークや外出先からの承認にも対応可能

電子承認システムは、場所を問わず承認業務ができる点も大きな特徴です。インターネット環境さえあれば、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも対応可能です。

たとえば、移動中や会議の合間といった隙間時間を活用して、迅速に承認処理を行えます。これにより、「オフィスに戻らなければ承認できない」といった物理的な制約がなくなり、意思決定のスピードが大幅に向上します。

さらに、承認の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、申請者・承認者の双方にとってストレスの少ない運用を実現します。

導入企業の業務に合わせたカスタマイズ機能

電子承認システムは、企業ごとに異なる業務フローに対応できるカスタマイズ性の高さが特徴です。たとえば、申請書の様式や承認ルート、承認段階の分岐などを、自社の業務内容に合わせて柔軟に設定できます。

また、経費精算や勤怠管理といった周辺業務と連携可能なシステムであれば、システム間を連携させて更なる効率化や業務改善にもつながります。

電子承認を導入する5つのメリット

ここでは、電子承認を導入することで得られる代表的なメリットを5つ紹介します。

承認スピードの向上

電子承認を導入する大きなメリットの一つが、承認スピードの向上です。従来の紙ベースでは、申請書の印刷や押印、回覧、保管といった工程に多くの手間と時間がかかり、承認者が不在の場合は対応が遅れることもありました。

一方、電子承認では申請から承認までをシステム上で完結できるため、リアルタイムでの対応が可能になります。進捗状況の自動通知や履歴管理機能も備わっており、確認漏れや承認の遅延を防ぐこともできます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースの承認業務では、印刷費や紙代、保管スペースなど、さまざまなコストが発生します。電子承認システムを導入すれば、これらのコストを軽減できます。

多様な働き方への対応

電子承認システムを導入することで、リモートワークなどの多様な働き方に対応しやすくなります。

電子承認であれば、申請から承認までをすべてオンラインで完結できるため、時間や場所にとらわれずスムーズな業務遂行が可能です。さらに、スマートフォンやタブレットに対応したシステムを活用すれば、外出先や出張中でも即座に承認対応が行えます。

申請・承認の流れを可視化

電子承認を導入すると、申請から承認までの流れをシステム上で可視化できるようになります。誰がどの申請を、どの段階で処理しているのかを一目で把握できるため、業務の停滞や承認漏れを軽減可能です。

改ざん防止や本人性の証明

電子承認システムのメリットの一つに、セキュリティの向上があります。電子署名や認証局が発行する電子証明書を活用することで、承認者本人による操作であることを技術的に証明でき、不正アクセスやなりすましのリスクを抑えられます。また、タイムスタンプ機能を使えば、申請や承認が行われた日時を記録できるため、文書の改ざん防止にも効果的です。

仮に内容が変更された場合でも、履歴が明確に残るため、証拠能力の確保にもつながります。

電子承認のデメリット

一方で、電子承認にはデメリットもあります。具体的には以下のとおりです。

初期導入コストや運用負担がかかる

電子承認システムを導入する際に避けて通れないのが、初期コストと運用の負担です。システムの選定やカスタマイズには、たとえ無料ツールであっても一定の時間と労力が求められます。また、業務へ適用するための調整や利用方法などに関する社内研修の実施も必要です。

特に、紙ベースでの運用に慣れている現場では、新しいシステムへの移行に戸惑うことも多く、操作に慣れるまでには一定の時間がかかります。心理的な抵抗感を和らげるためにも、部門間での連携と丁寧な説明が必要です。

電子化できない業務や書類が存在する

電子承認システムの導入が進む一方で、すべての業務や書類が電子化に対応できるわけではありません。たとえば法令にて紙による交付が義務付けられている書類は、引き続き紙ベースでの運用が求められます。

また、取引先の事情により電子契約を受け入れてもらえないケースなど、完全な電子化には限界があります。こうした法的・実務的な制約は、電子承認を導入する際の注意点の一つといえるでしょう。

システムトラブル時に承認業務が停止するリスクがある

電子承認システムは利便性に優れる一方で、システムトラブルが発生した際には承認業務が停止するリスクを伴います。たとえば、クラウドサービスの障害やネットワーク接続の不具合が起きると、申請の提出や承認業務が停止してしまいます。

よって、システムの信頼性や復旧体制の確認は欠かせないチェックポイントです。あわせて、オフライン時の対応策やバックアップの有無についても、導入前に想定し準備しておくことが求められます。

セキュリティ対策を怠ると情報漏洩の恐れがある

電子承認システムは利便性に優れる反面、セキュリティ対策を怠ると重大な情報漏洩を招く恐れがあります。

安全な運用を実現するには、通信の暗号化、多要素認証の導入、アクセスログの監視体制の整備といった、技術面と組織面の双方から対策を講じる必要があります。

電子承認システム導入のステップ

電子承認システムを効果的に活用するには、導入前の準備から運用開始までのステップが必要です。

ここでは、業務の棚卸からフロー設計、担当者の選定、テスト運用を経て本格導入に至るまで、失敗を避けつつスムーズに導入を進めるための手順を具体的に解説します。

1. 業務の棚卸と課題の洗い出し

電子承認システムを導入する前に、現行業務の棚卸と課題の明確化が欠かせません。どの業務が電子化に適しているか、逆に紙のまま運用する必要がある業務はないかを整理します。たとえば、稟議書や経費精算書のような定型的な申請業務は電子化しやすく、業務の効率化にも直結します。

一方で、法的な制約により電子化できない文書が含まれている可能性もあるため、事前の確認が必要です。さらに、現場へのヒアリングを通じて、申請や承認の過程で発生している無駄や二重作業といった課題も洗い出しておくと、より実効性の高い導入計画につながります。

2. 利用範囲と承認フローの設計

次に、利用範囲の明確化と承認フローの設計を行います。

電子化の対象となる業務や文書について、社内規程や部内ルールなどに定められている承認ルートを整理しておきましょう。既存フローに二重作業など非効率な方法が見られる場合は、電子化のタイミングで業務の見直しを行うことで、より高い効果が得られます。

3. 担当者の選定

電子承認システムの導入を成功させるには、プロジェクト担当者の選定が重要です。まずは、要件整理やシステム設定を担当する「導入担当者」を明確にし、社内ルールや業務方針に即した初期設定を行う必要があります。加えて、稼働後にはアカウント管理やトラブル対応を担う「運用・メンテナンス担当者」も必要です。

電子承認システムの導入は全社的な取り組みとなることも多く、部門を越えた協力体制の構築も大切です。導入から定着までを見据えて人員を配置することで、システムを円滑かつ効果的に活用できるようになります。

4. テスト運用と関係者からのフィードバック収集

電子承認システムを本格的に導入する際は、いきなり全社展開するのではなく、まずは一部の部署や限定された業務でテスト運用を実施する方法が効果的です。実際の申請・承認業務を通じて、操作のしやすさやシステムの機能不足・課題などを検証できます。

テスト運用では、利用者からのフィードバックを収集することで、運用上の課題や改善点が具体的に見えてきます。たとえば、入力画面の使いにくさや通知タイミングの不便さといった細かな指摘は、テスト運用を通じて初めて把握できるケースも多くあります。

こうした現場の声を反映しながら調整を行うことで、社内に定着しやすいシステム設計につながります。

5. 本格運用の開始

電子承認システムの本格運用を始めるにあたっては、社内への十分な周知と運用体制の整備が不可欠です。まずは、システム導入の目的や期待される効果、基本的な操作方法について、従業員に説明する場を設けることで、理解と協力を得やすくなります。

あわせて、マニュアルやFAQを事前に整備しておくと、運用開始後の混乱を防げます。さらに、テスト運用で得られたフィードバックを踏まえて、必要な調整や設定変更を済ませておくことも大切です。

加えて、問い合わせ窓口やトラブル対応フローをあらかじめ明確にしておくことで、現場での混乱を最小限に抑え、社内定着を促進できます。こうした準備により、スムーズな本格稼働を実現できます。

自社に合った電子承認システムを選ぶポイント

電子承認システムを選定する際は、機能の充実度やカスタマイズの柔軟性、料金体系、サポート体制など、複数の観点から慎重に比較・検討する必要があります。

ここでは、最適なシステムを選ぶために押さえておきたいポイントをわかりやすく紹介します。

カスタマイズ性

電子承認システムを選ぶ際は、自社の業務フローに柔軟に対応できるカスタマイズ性が備わっているかを確認することが大切です。

企業によって業務プロセスは異なり、申請書の形式や承認ルートの設計にも多様なニーズがあります。たとえば、承認段階の分岐や経路の自動振り分け、部署ごとのルールに対応できるシステムであれば、現行の運用を大きく変えずに導入することが可能です。

また、業務の拡大や組織体制の変更といった将来的な変化にも対応できる仕組みがあれば、長期的にも安心して利用できます。導入前にトライアルも活用し、申請フォームの作成や承認フローの設定がどれほど簡単か、直感的に操作できるかを確認しておくと、導入後のミスマッチを避けやすくなります。

セキュリティ機能

電子承認システムを導入する際は、セキュリティ要件を満たしているかを必ず確認する必要があります。承認業務では稟議書や契約書などの機密性の高い文書を扱うため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ体制が不可欠です。

たとえば、通信の暗号化や二要素認証、アクセス権限の細分化、操作ログの記録と監視などが適切に実装されているかを確認しましょう。さらに、電子署名やタイムスタンプにより、「本人性の証明」や「非改ざん性の証明」が確保されていることも重要です。これらの仕組みは、法的効力の担保や内部統制の強化にもつながります。

特にクラウド型のシステムを導入する場合には、データセンターの安全性や、ISO27001などの第三者認証の有無を事前に確認しておくと安心です。

料金プラン

電子承認システムを選定する際は、機能性や操作性に加え、自社の利用人数や組織体制に合った料金プランかどうかも重要な検討材料となります。多くのサービスは1ユーザーあたりの月額課金制を採用しており、プランごとの機能差によって総コストに差が生じます。

小規模なチームで導入を始める場合は、最低利用人数が少なく、初期費用が発生しないプランが適しているでしょう。一方で、将来的に利用規模の拡大を見込んでいる場合は、追加ユーザーへの対応や柔軟なプラン変更が可能なサービスを選んでおくと安心です。

サポート体制

電子承認システムを導入する際は、導入から運用開始までのサポート体制を事前に確認しておくことが大切です。

初めてシステムを扱う場合、操作方法の習得や設定作業に不安を感じる方も少なくありません。そのため、マニュアルの提供に加え、導入支援や設定代行、操作説明などのオンボーディングが充実しているベンダーを選ぶと安心です。

加えて、運用開始後のトラブル対応や機能に関する問い合わせに迅速に対応できる体制が整っているかも、重要なチェックポイントです。チャットや電話で気軽に相談できるサポート窓口の有無は事前に確認しておきましょう。

他システムとの連携可否

電子承認システムを選定する際は、自社ですでに利用しているシステムと連携できるかを確認しておきましょう。APIやCSVによる連携機能があれば、電子承認前後のプロセスを効率化できます。

特にクラウド型のシステムを導入する際は、外部サービスとの連携実績や対応範囲について、事前にベンダーへ確認しておくことが重要です。

導入成功企業の事例に学ぶ電子承認活用のコツ

電子承認システムの導入を検討するうえで、実際に成功した企業の事例は有益なヒントとなります。ここでは、意思決定の迅速化や業務フローの最適化、部門間の連携強化など、導入効果を具体的に実感した企業の取り組みを紹介します。

稟議書の電子化で意思決定のスピードを劇的に改善した事例

まず紹介するのは、稟議書の電子化によって、意思決定のスピードが大幅に向上した企業の事例です。

ある自動車メーカーでは、上司の不在による承認遅れがプロジェクト進行の妨げとなっていました。そこで稟議決裁システムを導入した結果、申請から承認までの流れがすべてオンライン上で完結するようになり、承認速度は従来の約10分の1に短縮されました。

この仕組みにより、社内フローのボトルネックが解消され、社員は稟議に費やしていた時間を本来の業務に集中できるようになりました。さらに、スムーズな承認プロセスが新規取引の迅速な成立を後押しし、社内全体の成長意欲や業務改善への積極性にもつながっています。

承認ルートの最適化で業務効率と統制を両立させた事例

ある製造業の中堅企業では、紙による複雑な承認ルートが原因で申請の滞留や承認ミスが相次ぎ、業務効率と内部統制の両立に課題を抱えていました。

そこで導入されたのが、承認ルートを柔軟に設定できるワークフローシステムです。各部門の実情に合わせたルート設計を行い、並列承認や分岐条件を取り入れることで、承認フローが最適化されました。

申請状況や承認者の進捗もリアルタイムで把握できるようになり、意思決定のスピードが大幅に向上。さらに、承認履歴や変更内容が自動で記録されるため、内部監査にも対応しやすくなりました。

システム連携により会計・人事業務も一元化した成功例

ある中堅の製造業では、経費精算や人事諸届を紙で処理していたため、入力ミスや二重作業が頻発し、業務効率の低下が課題となっていました。そこで同社は、電子承認システムを「会計」「人事給与」システムとシームレスに連携できる形で導入しました。

たとえば、旅費申請のデータは承認後に自動で会計システムへ反映され、精算処理までを一元化。住所変更などの人事情報も承認後に人事システムへ自動登録されるため、手動入力による負担とミスが大幅に削減されました。

その結果、申請から処理完了までのリードタイムが短縮され、内部統制の強化にもつながっています。管理部門の作業工数が減少し、組織全体の業務精度と生産性の向上を実現した事例といえるでしょう。

電子承認のメリットを活かし、業務効率化を進めよう

本記事では、電子承認の仕組みや法的有効性に加え、具体的な機能や導入手順、成功事例までを網羅的に紹介しました。

電子承認システムは、申請から承認までのプロセスを効率化し、承認スピードの向上やペーパーレス化によるコスト削減、柔軟な働き方への対応など、さまざまなメリットをもたらします。

なお当社では、電子承認を実現できるSaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。

kickflow（キックフロー）は「シンプルなのに、多機能。」という点が特徴であり、直感的に使えるモダンなUI・UXを備え、システムに不慣れな方にとっても使いやすいシステムとなっています。

無料でのデモンストレーションも可能です。手軽に電子承認の仕組みを構築されたい企業の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。