総務の業務効率化はワークフローから！システム化すべき業務一覧と選び方のポイント

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

企業の縁の下の力持ちである総務部門。その業務範囲は非常に広く、備品管理から契約書管理、稟議の進行管理、さらには社内イベントの運営まで多岐にわたります。こうした業務の中で、多くの総務担当者を悩ませているのが「紙やハンコによる申請・承認業務」の非効率さではないでしょうか。

「承認者が不在で稟議が進まない」「過去の申請書が見つからない」「組織変更のたびに経路設定が大変」——そんな悩みを抱えていませんか？

本記事では、総務部門がワークフローシステムを導入すべき理由と、具体的にどのような業務をシステム化すべきか、そしてシステム選定のポイントについて解説します。

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総務部門でワークフローシステムが注目される背景

昨今、多くの企業でバックオフィスのDXが叫ばれていますが、特に注目されているのが総務部門のワークフローシステム刷新です。なぜ今、これほどまでに注目されているのでしょうか。

脱ハンコ・ペーパーレス化の加速

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入など、ペーパーレス化を後押しする法制度の整備も進んでいます。従来の紙とハンコのリレーによる承認フローは、物理的な出社を強制するだけでなく、書類の紛失リスクや保管スペースのコスト増大にもつながります。これらを解消する手段として、クラウド型のワークフローシステムが注目されているのです。

テレワーク・ハイブリッドワークへの対応

働き方が多様化し、テレワークやハイブリッドワークが定着した現在、物理的な押印のために出社することは生産性を著しく低下させます。いつでも、どこからでも申請・承認ができる環境を整備することは、従業員エンゲージメントを高める上でも総務の重要なミッションです。

内部統制・ガバナンスの強化

スタートアップや上場を目指す企業にとって、「誰が、いつ、何を承認したか」の証跡を残すことは非常に重要です。紙の運用では改ざんのリスクや日時記録の不正確さが残りますが、システム化することで強固なガバナンスを効かせることが可能になります。

総務がシステム化すべき代表的な申請業務一覧

一口に「ワークフロー」と言っても、対象となる業務は多岐にわたります。ここでは、総務部門に関する主な申請業務を整理します。

1. 稟議・決裁関連

一つは、経営の意思決定に直結する「稟議・決裁関連」です。具体的には、日々の購買稟議や重要な契約締結稟議、さらには交際費や出張の申請などが挙げられます。ビジネスのスピードを止めないためには、これらのフローが滞りなく流れることが不可欠です。

2. 総務・ファシリティ関連

オフィス環境を整える備品購入や名刺作成、入館証の発行依頼などが代表的な申請業務です。全社員が利用するため件数が非常に多く、事務処理が煩雑になりやすいのが特徴です。

3. 人事・労務関連

総務部が人事の役割も担う場合、従業員管理に関わる申請も代表例といえるでしょう。引越しに伴う住所変更や通勤経路の届出、慶弔時の申請、休職・復職の願い出などが具体例です。

4. 契約書・法務関連

法務の役割を総務が担っている企業においては、契約書や法務業務に関する申請への対応も総務の役割です。締結前の契約書審査や、取引先の反社チェック依頼など、企業を守るための専門的なチェックフローが求められます。

失敗しない総務向けワークフローシステムの選び方

市場には多くのワークフローシステムが存在しますが、選定する際に特に重視すべきポイントがあります。

現場が直感的に使えるUIであるか

機能が豊富でも、画面が複雑でマニュアルを読まないと使えないシステムは定着しません。「直感的に操作できるか」「スマートフォンからも使いやすいか」は、全社員が利用するシステムにおいて最も重要な要素です。

組織改編や人事異動に柔軟に対応できるか

ワークフローシステムを運用する上での山場は、人事異動や組織改編の時期です。承認ルートのメンテナンスが複雑なシステムだと、設定変更に膨大な工数がかかり、業務が回らなくなります。「人事異動時の設定変更が容易か」「組織図と連動して経路が自動判別されるか」は必ず確認しましょう。

外部システムとの連携性

Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなど、すでに導入しているチャットツールや、クラウドストレージ、電子契約サービスと連携できるかも重要です。通知をチャットで受け取れたり、承認完了後に自動で契約書が送付されたりと、システム間の連携が業務自動化のカギを握ります。

kickflowが総務部門のDXを強力にサポートする理由

最後に、私たちが提供する「kickflow」が、なぜ多くの企業の総務部門に選ばれているのか、その理由をご紹介します。

複雑な承認ルートもノーコードで設定

総務部門は情報システム部門ではないことから、必ずしもシステムに強いメンバーがいるとは限りません。自分自身でメンテナンスができる、カンタンさが求められます。

kickflowでは、条件分岐、合議、並列承認など、日本企業特有の複雑な承認ルートも、直感的に設定可能です。組織図と連携したメンテナンス機能も充実しており、人事異動時の設定変更工数を大幅に削減します。

柔軟な管理者権限

ワークフローは申請業務によっては総務のみならず、情報システム部門・経理部門といった多岐にわたる部門が主管することもあり、担当する部門に管理を移譲したい場合もあります。

kickflowは管理者権限を柔軟に区切れるため、たとえば、契約書レビューのワークフローは法務部門に管理権限を渡す等、総務部門も法務部門もWin-Winになれる仕組みがあります。

「直感的な使いやすさ」と「管理者の運用のしやすさ」を追求したkickflowは、総務部門の皆様が本来注力すべきコア業務に集中できる環境作りをお手伝いします。

まとめ

総務部門におけるワークフローシステムの導入は、単なるペーパーレス化にとどまらず、全社の意思決定スピードの向上、ガバナンス強化、そして総務担当者の業務負荷軽減に直結します。

システム選定の際は、現場の使いやすさはもちろん、「運用開始後のメンテナンスがいかに楽か」という視点を持つことが重要です。組織の変化に強く、安心して使い続けられるシステムを選び、総務業務のDXを成功させましょう。