ワークフローシステムを比較するポイント！選定のための9つのチェックポイントを解説

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

申請や承認などの社内業務を効率化したいと考える企業にとって、ワークフローシステムの導入は効果的な手段です。しかし、導入を検討する段階で「どのサービスが自社に合っているのかわからない」といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ワークフローシステム選定時のチェックポイントや費用相場を網羅的に解説します。ぜひ、自社に最適なワークフローシステムを見つけるための参考にしてみてください。

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ワークフローシステムとは？

申請や承認、決裁といった業務プロセスの効率化を目的に、多くの企業で導入が進んでいるのが「ワークフローシステム」です。ここでは、ワークフローシステムの基本的な役割や導入形態の違いについてわかりやすく解説します。

ワークフローシステムが注目される理由とは

業務効率化へのニーズやテレワークの普及により、ワークフローシステムへの関心が高まっています。

従来の紙やメールを使った申請・承認業務では、処理の遅れや担当者への依存、申請ミスなどが起こりやすく、生産性の低下や内部統制上のリスクにつながっていました。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認・決裁までのプロセスをデジタル化・自動化でき、業務スピードの向上に加えて、作業の見える化や履歴の管理も実現します。

クラウド型とオンプレミス型の違い

ワークフローシステムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」という2つの導入形態があります。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形式で、初期費用が抑えられ、短期間での導入が可能です。サーバー構築やメンテナンスの手間が不要で、自動アップデートなど運用面の利便性も高いため、ITリソースの限られた企業やスモールスタートを望む企業に適しています。

一方、オンプレミス型は自社内にサーバーを構築して運用する方式で、導入や保守にコストと手間がかかりますが、柔軟なカスタマイズや高度なセキュリティ対策が可能です。機密性の高いデータを扱う企業や、業務要件に合わせた細かな設計が求められる組織では、オンプレミス型が選ばれる傾向にあります。

より詳しくワークフローシステムについて知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。ぜひ併せてご覧ください。

※関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや選び方、導入の進め方のコツを解説

ワークフローシステムの選び方 9つのチェックポイントで紹介

ワークフローシステムを導入する際は、業務内容や運用体制に合った製品を選ぶことが成功のカギとなります。ここでは、自社に最適なシステムを見極めるための具体的なチェックポイントを解説していきます。

チェックポイント①：導入目的に合っているか

ワークフローシステムを選定する際は、導入の目的に合致した機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

例えば、経費精算や稟議申請など、特定業務の効率化を目的とする場合には、それに対応したテンプレートや承認ルートの設定機能が必要です。複数部門にまたがる業務に対応するには、柔軟なフロー設計や条件分岐機能が求められます。

さらに、進捗の可視化やリマインド通知など、日常運用を支える補助機能の有無も重要なチェックポイントです。

チェックポイント②：企業規模や利用人数に適しているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の企業規模や利用人数に合ったサービスを選定することも重要です。

例えば、小規模な企業では、機能がシンプルで低コストなクラウド型サービスが適しています。初期費用を抑えられ、導入や運用の負担も少なく済むため、スムーズに活用を始められます。

一方、従業員数が多い大企業や複数部門を抱える組織では、柔軟な権限設定や複雑な承認ルートに対応できる高機能なシステムが必要です。業務の拡大や人員増加を見据えた拡張性も欠かせません。

チェックポイント③：既存の業務システムと連携可能か

ワークフローシステムを選定する際は、既存の業務システムとスムーズに連携できるかも重要なポイントです。例えば、勤怠管理や会計、人事などのシステムと連携できれば、申請データの自動反映や確認作業の一元化が可能となり、業務全体の効率が大きく向上します。

特に、基幹システムやクラウドサービスとのAPI連携に対応している製品であれば、導入後の運用負担が軽減され、社内への定着もしやすくなります。また、システム間でのデータ連携が円滑に行えることで、二重入力や人為的ミスのリスクも抑えられます。

チェックポイント④：操作性・UIは直感的で使いやすいか

ワークフローシステムを導入する際は、操作性やUI（ユーザーインターフェース）のわかりやすさも重視すべきポイントです。画面構成が複雑だったり、直感的に操作できない仕様だったりすると、社内での定着に時間がかかり、入力ミスや承認漏れといったトラブルの原因になりかねません。

特に、日常的に現場の従業員が使うツールであるため、パソコン操作に不慣れな人でも迷わず使えるかどうかを確認することが重要です。実際の使用感を把握するには、事前にデモ画面を見たり、無料トライアルを活用したりするとよいでしょう。

チェックポイント⑤：クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムを選ぶ際は、運用形態の違いを踏まえて検討することも重要です。

クラウド型はインターネット環境さえあればどこからでも利用でき、初期費用が抑えられるうえに、短期間での導入が可能です。ITリソースが限られる中小企業や、スピーディーな導入を重視する企業に向いています。

一方でオンプレミス型は、自社サーバーに構築することで高度なカスタマイズや厳格なセキュリティ管理が行える点が特徴です。ただし、導入や運用にかかるコストや手間が大きいため、体制の整備も求められます。

自社の業務内容や運用体制、情報管理の厳しさなどを考慮し、どちらの運用形態が適しているかを見極めましょう。

チェックポイント⑥：セキュリティや内部統制へ対応できるか

ワークフローシステムを導入する際は、セキュリティ対策や内部統制への対応状況も必ず確認しておきたいところです。申請・承認に関わる業務データには、個人情報や機密情報が含まれるケースも多いため、通信の暗号化やアクセス権限の設定、多要素認証といった基本的な機能が備わっているかを確認しましょう。

また、ログ管理や承認履歴の追跡といった内部統制を支援する仕組みがあるかどうかもチェックポイントです。特にクラウド型のシステムを選ぶ場合は、データセンターがISO27001やSOC2などの国際的なセキュリティ基準に準拠しているかどうかも事前にチェックしておくと安心です。

チェックポイント⑦：サポート体制や導入支援は充実しているか

ワークフローシステムを円滑に導入・運用するには、サポート体制や導入支援の充実度を確認しておくことも重要です。特に初めて導入する企業や、社内にIT専任者がいない場合は、初期設定のサポートや操作トレーニング、運用に関する相談窓口の有無をチェックしましょう。

導入前後のコンサルティングやオンボーディング支援、FAQやチャット対応などが充実していれば、社内への定着もスムーズに進みます。また、トラブル発生時のレスポンス体制や、担当営業によるフォローの有無も確認しておくと安心です。

チェックポイント⑧：初期費用・月額料金を踏まえたコストパフォーマンスは？

ワークフローシステムを選ぶ際は、初期費用や月額料金に加えて、長期的なコストパフォーマンスにも注目することが大切です。

クラウド型は初期費用を抑えて導入しやすく、月額制でスモールスタートにも適しています。ただし、利用人数の増加や機能追加により、トータルコストが上がる可能性もあるため注意が必要です。

一方で、オンプレミス型は導入時にまとまった費用がかかりますが、長期的にはコストが安定しやすいという利点があります。

導入期間や利用規模、将来的な拡張性を踏まえて、総コストの見通しを立てたうえで比較することが重要です。

チェックポイント⑨：無料トライアルを実施してみる

ここまでさまざまなワークフローシステムのチェックポイントをご紹介してきましたが、これらの観点でチェックを行うためにも、無料トライアルを活用して、実際の製品を利用してみることをおすすめします。トライアルにより、カタログや仕様書だけでは伝わりにくい画面の見やすさや、申請から承認までの流れが自社の業務に適しているかを体感できます。

導入後のギャップを防ぐだけでなく、関係者の理解や納得を得やすくなる点もメリットです。多くのサービスでは一定期間の無料トライアルが提供されており、複数製品の比較材料としても役立ちます。

ワークフローシステムの費用相場と料金体系

ワークフローシステムを比較する際には、費用面での調査も欠かせません。ここでは、ワークフローシステムの費用相場や料金体系の違いを詳しく解説します。

ワークフローシステムの初期費用は0〜50万円程度が相場

ワークフローシステムの初期費用は、導入形態によって大きく異なります。一般的にクラウド型は、初期費用が無料または数万円程度となっており、コストを抑えて導入できるのが特徴です。特に、小規模企業や初めてワークフローシステムを導入する企業にとっては、手軽に始めやすい選択肢といえます。

一方、オンプレミス型は自社サーバーの構築やカスタマイズが必要なため、初期費用が50万〜500万円程度にのぼるケースも少なくありません。

なお、初期費用はシステムの規模や導入支援の有無によっても変動します。

月額費用は1ユーザーあたり300〜1,000円が一般的

クラウド型ワークフローシステムの月額費用は、1ユーザーあたり300〜1,000円程度が一般的です。ただし、サポート体制の充実度や追加機能の有無によって月額料金には幅があります。そのため、必要な機能とコストのバランスを見極めることが大切です。

一方でオンプレミス型では、主にサーバー管理や保守など、システムの運用保守にかかる費用が発生することとなります。一般的にはクラウド型よりも運用にかかるコストは低くなる傾向にあります。

料金体系は「ユーザー数課金」「機能別課金」が多い

ワークフローシステムの料金体系は、主に「ユーザー数課金」と「機能別課金」の2種類が一般的です。

ユーザー数課金は、利用者の人数に応じて料金が変動する仕組みで、クラウド型の多くが採用しています。少人数で利用する中小企業などではコストを抑えやすく、段階的な導入にも向いています。

一方、機能別課金は、基本機能に必要なオプションを追加するごとに料金が加算される形式です。カスタマイズ性に優れる反面、導入規模や機能数によっては費用が膨らむケースもあります。

チェックポイントを活用して、自社に最適なワークフローを選ぼう

ワークフローシステムは、業務の効率化や内部統制の強化、テレワーク対応の推進など、さまざまな課題を解決する効果的な手段です。しかし、自社に最適な製品を見極めるには、機能・費用・運用形態・サポート体制など、複数の視点での比較検討が欠かせません。

本記事で紹介したチェックポイントを参考に、現場の業務フローや将来の拡張性まで見据えた導入計画を立てましょう。無料トライアルも活用しながら、自社にとって最も費用対効果の高いワークフローシステムを選定し、円滑な定着と業務改革の実現を目指してみてはいかがでしょうか。

当社では、SaaS型のワークフローシステム「kickflow」を提供しています。kickflowはシンプルな操作で利用でき、かつ多機能であるという特徴があります。導入前トライアル支援など、手厚いサポートもご提供しております。

無料でデモの実施やトライアルも可能です。ワークフローシステムの構築を検討されている方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。