MonotaROが取り組む「自社が主体となって運用できる」ワークフロー改革

テクノロジーの力で、間接資材の調達を改革

ーーーまずは貴社の事業についてお聞かせいただけますでしょうか？

奥田：「モノタロウ」という、間接資材に特化したmonotaro.comのECサイトや、大企業様向けの購買ソリューションを提供しています。「間接資材」とは、生産に直接関わらない工具や部品、事務用品や消耗品など、製品原材料以外の全ての資材を指します。

間接資材は種類が豊富であり、その選定や調達には多くの手間がかかります。この問題を解決することに商機があると見て、モノタロウは誕生しました。

モノタロウでは、間接資材の調達において、価格と納期を即座に確認し、そのまま購入できる利便性の高い調達サービスとして広くご利用いただいており、現在も成長しています。

ーーー皆さまの部署についても教えて下さい

奥田：私はコアシステムエンジニアリング部門の部門長を務めています。MonotaROのシステムは大きく2つに分かれます。まず、お客様との直接的な接点となるmonotaro.comを中心としたウェブサイトや購買管理システムとの連携。そして、ご注文後の処理を担う基幹システムです。コアシステムエンジニアリング部門は後者の部分、およびEC業界ではフルフィルメントと言いますが、注文されてから納入先に商品が届くまでを管理するシステム全般の開発と運用を担当しています。

佐々木：私はコーポレートエンジニアリング部門 コラボレーションインフラグループのグループマネージャーを務めています。全社で利用するグループウェアやチャットツール、WEB会議システム、今回のkickflowのようなワークフローシステムなどの導入から運用までを担当しています。

一廼穂：私も佐々木と同じチームで働いています。社内システムの導入や運用を行っており、今回、kickflowの導入にも携わりました。

モノタロウの拡大に伴い、ワークフロー課題が顕在化

ーーーkickflow導入前のご状況について教えていただけますか？

奥田：以前、ワークフローはいくつかのシステムに分散していました。当時、稟議ワークフローはERPシステム上に実装されていましたが、一部のワークフローはBPM（Business Process Management）ツール上でも構築されていました。さらに、紙での申請業務も多く残っていました。

ーーーどのような課題が生じていましたか？

佐々木：モノタロウの事業が拡大するにつれて、課題も大きくなっていきました。モバイルでの利用ができず、VPNを介さなければアクセスできないなど、ユーザー体験にいくつかの問題がありました。しかしながら、当時のシステムは開発・修正が難しく、外部委託先に都度システムの改修を依頼する必要がありました。結果、ワークフローの改善が滞っていたのも事実です。

システムは導入しただけでなく、その後の「運用」が重要です。ワークフローの領域においても自社でマネージ可能な、いわば「自社が主体となって運用できるシステム」が望ましいと考えましたが、長らくその理想とのギャップが存在していました。

ーーーワークフローを切り替える発端となった「きっかけ」は何だったのでしょうか？

佐々木：当社の稟議は、先述の通りERP上に実装されていました。しかしながら、ERP自体のリプレイスが決定されました。これに伴い、稟議ワークフローの移行先の選定が急務となりました。

すでに利用していたBPMツールや、水面下で導入を進めていたローコードツール上でワークフローが実装できないか？と検討したのですが...BPMツールは純粋な稟議や申請承認ワークフローを実装する専門ソフトではないという理由で、またローコードツール上でのワークフロー開発は学習・運用コストの観点から、断念しました。

過去の経験から、自社でワークフローを開発・修正・継続運用ができる「自社が主体となって運用できるな管理が可能なワークフローシステム」を探すことにしました。

６つの評価軸で製品を比較・選定

ーーー数多くのワークフローシステムの中からkickflowを選定された理由をお聞かせいただけますか？

佐々木：以下の6つのポイントを評価軸として決め、複数の製品を比較・検証しました。

1. UIが見やすく、使いやすいこと
2. フォームの編集を担当者・担当部署レベルで行えること
3. （利用効率の観点から）SaaSであること
4. 承認・確認が場所を問わず簡単にできること
5. APIによる業務自動化ができること
6. SSO（シングルサインオン）に対応していること

使いやすさや学習コストの低さ、情シス目線でのAPIやSSOなどの観点から調査を進めた結果、kickflowが私たちの理想を叶えてくれるシステムと判断しました。

機能的にも組織図のバージョン管理機能や、複雑なフォーム・ルートへの対応力など、かなり魅力的でした。

ーーー導入が決定した後、リリースまでどのように進めましたか？

佐々木：関連部署へのヒアリングをまずは実施しました。経理、財務、人事、法務、内部監査など、コーポレート関連の部署に一通りワークフローに関する課題感を聞いて回りました。

その後はkickflow上でプロトタイプを実装し、関連部署から意見をもらう、再度プロトタイプを修正...というサイクルを迅速に回しました。最終確定してからは本番リリースに向けて各種設定の見直しやSSOシステムとの接続、社内告知などの手順を踏みました。

IT部門とコーポレート部門が参画する定例の会議を組み、細かく確認しながら進めました。

自社が主体となって運用できるワークフロー開発を実現

ーーー導入後の効果はいかがでしょうか？

佐々木：社内からは「kickflowを導入して良かった」という声が多く寄せられており、安心しています。

経営・マネジメント層からは、「承認のリードタイムが短縮された」「承認が実施しやすくなった」点を評価されています。従来できなかったモバイルなどの別端末からの承認・確認ができるようになったことは、多くの従業員から喜ばれています。

一廼穂：コーポレート部門からは、自分たちでフォームや承認ルートの修正ができるようになったことが喜ばれています。学習コストが下がったことでワークフローの運用負担が減り、改修スピードも向上しました。

ーーー今後のkickflow活用の展望をお聞かせいただけますか？

一廼穂：kickflowを活用する余地はまだまだあると考えています。今回、ERPリプレイスに伴ってまずは稟議をkickflowに移行しました。今後は紙で行っている押印ワークフローや時短勤務申請・フレックス勤務申請・休職/復職申請などの総務系申請も実装していきたいです。

kickflowには条件に応じた表示項目のON/OFF機能や条件に応じた分岐、自動計算など多彩な機能がありますので、順次活用していきたいと考えています。

佐々木：システム利用申請など、IT系ワークフローでの活用も想定しています。APIを活用した後工程の業務の自動化にも期待しています。

課題を見極め、解決策を考えるIT系部門の存在価値

ーーー最後に、同じ悩みを抱える企業の情報システム部門の方々へのメッセージをお願いします。

一廼穂：kickflowは「素早く形にできる」点が魅力です。そのため、サンプルワークフローを作って実際に見てもらって意見をもらう、修正する、また確認してもらう...とアジャイルに進めることができます。

今回の成功要因を考えると、意思決定者を巻き込みながら定例会を組み、細かく確認しながら進めたやり方が良かったのかなと思います。参考になれば幸いです。

佐々木：ワークフローシステムに限らず、今行っている業務をそのまま新しいシステムに移行しようとするのは危険です。課題やあるべき姿、現状を整理し、現行の踏襲ではなく必要に応じて「業務を再設計」することも時には重要です。

各企業には課題・やりたいことを伝える現場部門・コーポレート部門と、解決策を考えるITの専門家である情報システム部門が存在すると思います。それぞれの役割分担の「線」が明瞭であり、足並みがそろったとき、より良い成果が生まれるのではないかと思います。