グループ・関連会社も含め80社以上で展開！ kickflow導入で一気に進んだ“DX推進”

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。 

原　ツネイシホールディングスは、祖業の海運や中核の造船に加え、環境、商社・エネルギー、ライフ＆リゾートの五つの事業セグメントを展開する常石グループの持ち株会社です。

デジタル戦略部では、IT戦略立案、企画、構築・導入・保守運用、インフラやアプリケーション開発などを行っています。本日は、kickflow導入に携わったメンバーが参加しています。

インタビュイーの方の役割やキャリア

ーーーよろしくお願いいたします。みなさまのキャリアや現在の役割も教えてください。

原　1998年入社以来、私は常石グループのITインフラ環境の整備、保守管理を行う情報システム部門に所属しています。

行廣　新卒で入社後「サービスデスク」に所属し、グループ従業員のユーザーサポートを担当しています。今年で7年目になりますが、製造業からサービス業まで、事業が多岐にわたるため、従業員一人ひとりのITリテラシーに沿った対応の必要性を日々感じています。

武田　アプリケーションの開発や基幹システム導入支援などを行うDX推進グループに所属しています。前職は、東京の企業テレビ番組のマーケティング企画職でした。地元が福山市ということもあり、2023年に異業種Uターンでキャリアチェンジしました。

日高　私は新卒で常石造船に入社し、情報部門に所属していました。2023年までの4年間は人事部門で労務業務を経験し、デジタル戦略部に戻ってきました。

抱えていた課題

ーーーkickflow導入前に抱えていた課題について教えてください。

原　当時のワークフローは、稟議も作業依頼などの社内申請も、すべてオンプレミス型の社内情報共有システムを使っていました。ところがそのサービスの保守が切れるタイミングが迫り、リプレースするか、継続するかの検討を始めました。

社内協議の結果、リプレースし、2022年からクラウドワークフローシステムを導入することに決まりました。それは、kickflowではなく、別のシステムです。

そのシステムでは、まず稟議のリプレースを行いました。社内運用しながら、稟議以外の申請ワークフローも切り替えを進めるつもりでしたが、そのシステムは、ちょっとした変更などの融通がきかないという課題がありました。

デジタル化したい申請系ワークフローは、常石グループ内の会社に多数存在していました。細かい設定が必要なものが多く、開発スキル・リソース確保しなければならないという現実があり「新しく導入したシステムでは対応しきれないのではないか…」という不安が発生していました。

行廣　また、メールやエクセルで受け付けている申請も残っていました。これらもシステムで一元化し、整理したいと考えていました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

原　2023年になり、手付かずだった申請系ワークフローシステムの移行を進めていきました。まずは社内で活用しているMicrosoft 365 のシステム内で代用できるものはないか、という検討からはじめ、他社のクラウドワークフローシステムも検討を始めました。

Microsoft 365 を使ったワークフローシステムの構築は、ある程度うまくいきましたが、ユーザー管理など、マネジメントが予想以上に煩雑になりました。

オンプレミス型のActive Directryでユーザー情報を管理していたのですが、 Microsoft 365 との連携がうまくいかないことが多く、メンテナンスに不安がありました。ユーザーも使いやすく、管理側もメンテナンスがしやすいワークフローシステムはないか、と探し始めたのはこのタイミングです。

ーーーkickflowにお声がけいただいたのは、その時期だったんですね。

原　はい。2023年12月頃でしたね。

行廣　2022年に導入した稟議系ワークフローには、従来の申請系ワークフローを載せられなかったため、申請系ワークフローシステムの導入は、ずっと懸念事項として上がっていました。オンプレミス型のシステムを使っていたので、保守が切れるということも話題になっていたんです。優先順位は上がりにくいものの、メンバー内では「数年以内に保守が切れてしまう」ということがよく話題になっていたんです。

原　kickflowとの最初のミーティングで、ノーコードでワークフローフォームを作成していくデモを拝見して、「こんなに簡単にできるのか！これならユーザー部門でも簡単に設定できる！」と驚きました。

ーーー導入検討はどう進みましたか？

原　kickflowの無料トライアルでは、運用中だった20本程度の申請フォームをしっかり作り込めるのかどうかを検証しました。申請の内容自体をほぼ変えることなく、ノーコードで柔軟に実装できるのがすごいと思いましたね。

ーーー決裁はいかがでしたか？

原　上層部には、2022年に導入した稟議系ワークフローとの違いや併用の意義についての説明を求められました。現行のワークフローシステムでは対応しきれていなかった作業依頼申請や、そもそもデジタル化できていない領域にも広げることができるkickflowの拡張性を説明しました。

また、kickflowはユーザー部門が主体的に運用することも可能な、操作も簡単なツールであり、他部門への拡張性もメリットとして説明しました。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

原　まずは保守切れを迎えるオンプレミス型サービスから完全に脱却することができ、ほっとしました！ その後、メールやエクセルで受け付けていた作業依頼もkickflowに移管することができ、一元的な管理に向けて良い流れができたと思っています。

グループ全体の「DX推進」についても経営方針としてはありました。しかし、どうしていくか具体的な方針が定まっていない状態でした。kickflow導入によって、一気にデジタル化が進んだという実感があります。あらゆるものを集約できるようになり、経営陣からも「これはkickflowで対応できないのかな」と話題に上がるようになったと聞いています。

ユーザーもどんどん増えてきました。例えば、グループ会社の中で、独自に紙で管理していた申請系のワークフローをkickflowで作ることになりました。以前は、各社それぞれが対応し、完結していた業務もkickflowがあることでデジタルメインですすめていく流れができました。

具体的には、昨年10月に一気にユーザー数が増えたタイミングがあったと思いますが、これは、一部のグループ会社で「取引印」や「銀行印」の捺印申請フローをkickflowに移行したためだったんです。この流れが起点になり、紙やエクセルで個別に対応・管理していた申請をkickflowに移管できないかと、業務担当者からも問い合わせが増え、グループ全体のDXが進みはじめています。

ーーー役に立った機能はありますか？

日高　「オートメーション機能」がすばらしいです。今までは、ファイルサーバーの台帳をExcelで管理していましたが、汎用マスタに置き換えることで、新規依頼から完了までのフローを汎用マスタへ自動的に登録することができるため、業務フローの自動化を実現することができました。それにより、マスタへの登録漏れなどのミス削減につながっています。

kickflowからのアップデート通知見て、メンバー内で「こんな機能が出てきた！」と話題になったんです。すぐに「使えそう！」と思い、わからない部分は御社の担当者に相談しながら設定しました。とても便利です！

▶︎オートメーション機能とは
申請したチケットに対し、トリガーとアクションのルールをもとに、ルールに沿った対応を自動で実行することができる機能です。例えば「取引先申請が承認完了したら、自動的に取引先マスタに登録したい」「特定のフォーム内容で申請されたら、自動的に特定のラベルをつけたい」などが可能です。

※オートメーション機能の使い方：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/36919697053465

行廣　ラベル機能も便利です。各社からたくさんの申請が上がってくるものをサービスデスクのメンバーで分担しているのですが、これにラベル機能を使っています。今まではワークフローの中まで開けないと誰がどれくらい担当しているかわからなかったのですが、ラベル機能を使って各担当の振り分けをするようにしたんです。ラベル機能は種類の違うすべてのワークフローを横断して検索をかけることができるので、ファーストビューで担当割り当てが把握でき、非常に便利です。

サービスデスク全体の業務を見渡すことができるため、作業抜けや対応漏れなどのミスもなくなりました。

 ▶︎ラベル機能とは
kickflowのラベル機能は、優先度やカテゴリなど付加的な情報をチケットに対して付与することができます。
ラベル機能を使うには：https://support.kickflow.com/hc/ja/articles/30025426510745

ーーーkickflowの強みである、外部システム連携は活用されていますか？

行廣　やはりMicrosoft Teamsとの連携です。チャットを使った承認は大変便利で、承認者の承認スピードが上がりました。承認依頼通知から承認までをMicrosoft Teams内で完了することができる手軽さが大きいと思います。

原　ユーザー情報の登録・削除の自動化も試みています。MicrosoftのEntraIDにてユーザー情報のマスタを作っているのですが、BundleというSaaSの一元管理ツールを仲介させ、ユーザー登録・削除の自動化しようとしています。現状では削除はできるようになりました。ユーザー登録自体はできているのですが、会社や部署などユーザーの属性設定はkickflow内での作業が必要なので、開発中という感じです。

導入に向けて

ーーー導入に向けて苦労したことはありますか？

行廣　ワークフロー設定より、前提となる社内ルールや命名規則などの整理が大変でした。当時の担当者がすでに退社されていたり、異動されていることもありました。

日高　組織マスタの整備も苦労しました。多数のグループ会社のなかで、役職や職群などもさまざまです。海外にも拠点があるため、例えば、同じ役職でも、日本語と中国語では表現が異なるため、あらゆるパターンでの設定を増やしていっていたら、kickflowで設定できる役職の上限数255を超えてしまったんです。

それらをkickflow上でどのように設定すべきか、考えるのに苦労しましたね。最終的には、経路の設定に関係しない役職は、kickflow上には登録しないという方針に変えることで解決しました。

行廣　グループ会社の数が多いため、いわゆる一般的な「役職」とkickflowの承認経路に関わる「役職」にギャップが生じ、その変換作業が必要だったんですよね。

ーーーリリースに向けたスケジュールや役割を教えてください。

原　4月の契約から最初の運用までは2ヶ月程度でした。最初の運用はツネイシホールディングス社内からスタートしました。グループ内で横展開していくことを前提に情報サービス申請のワークフローを作成しました。

グループ全体への展開は、その3ヶ月後に開始すると決めており、40社以上が対象でした。

いまkickflowを利用しているのは、協力会社なども含めると、80社以上にのぼります。

ーーー社内外の混乱はありませんでしたか？

原　申請者となるユーザーからの問い合わせはほぼなくて、混乱はありませんでしたね。9月のリリース前には、オンラインでkickflowの説明会も実施したんです。オンライン説明会でしっかり周知できたことと、以前の社内申請ワークフローと内容をほとんど変えずに設定することができたことで、混乱することなくスムーズに運用をスタートできたんだと思います。 

ーーー最初は情報システム関連の申請ワークフローのリリースだったということですが、他部門の主管するワークフローへの展開は、どのように進めましたか？

日高　最初は、自身の経験をふまえて人事部門から着手しました。部署内でもワークフロー作成ができるよう、御社にハンズオン研修を開催していただきました。その後、人事部門で情報リテラシーの高い社員を中心に社員証発行申請や就労証明書など、ワークフローへ移管できそうな労務関連申請を洗い出してもらい、DXチームがワークフロー作成をサポートするという手順で展開していきました。

原　2024年に入ってからkickflowへのワークフロー移管が本格化しましたので、4月の入社者が増えるタイミングに向けて効率化していこうと進めていきました。とはいえ、そのあたりはまだ実装できていないのが現実です。作業依頼を掘り下げていくと手順の複雑さが見えてきて、こちらも現在、開発中の段階です。

ーーー導入後、ユーザー目線でのフィードバックはありましたか？

原　ユーザーからは以前のシステムより使いやすくなったという声をもらっています。申請フォームの内容を変えることなくkickflowに移行できたのが、ユーザーの混乱を招かず良かったんだと思います。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

原　管理者目線では、申請書の作成が簡単なので、会社にとって必要なときに、必要なワークフローの作成や改修に、迅速に対応できるようになったことが、非常に良かったです。80社以上に展開するという大きなプロジェクトであったにも関わらず、kickflowへの移行は、想定以上に苦労がなく、スムーズでした。

行廣　どの会社でも、メールやエクセルで申請を受け付けているものは何かしらあるのではないかと思います。そういった企業こそ、kickflowを活用するメリットが大きいと思います。kickflowの使いやすさやフォローの手厚さを経験すると、どのような部署でも導入から運用までできるとおすすめできます。

武田　マスタの管理など、情報システム部門がやらなくてはならない領域は依然としてあるかもしれませんが、各部門・会社ごとに現場でローカライズしたい部分もあると思うんです。それが、kickflowを導入することで、現場でできることが格段に増えました。実際、いまでは各社に数人ずつ、kickflowのワークフロー作成ができるメンバーがいるという状態です。情報システムの知識がなくても、だれでも直感的に使えるkickflowならではだと思います！

日高　ノーコードで簡単にワークフローを作れるというのが素晴らしいです。エンジニア経験や情報系の経験がなくても、短時間でワークフローを作れるようになるというのがすごいなと感じます。現場や他部署でも、興味のある方はどんどん質問してくれて、どんどん使えるようになっています。

ーーーありがとうございました！