大手医薬品受託製造が挑む「脱・紙とハンコ」のDX！現場主導の運用とITガバナンスを両立させたkickflow導入の舞台裏

事業や組織構成について

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。

戸島様： 武州製薬は医薬品の受託製造開発（CDMO）を専門とする国内大手の企業です。製剤から包装までを担い、現在は世界56カ国へ製品を供給しています。コーポレートIT本部は機能別に組織化され、IT部、DX戦略部、サイバーセキュリティセンターの3部門で構成されています。

インタビュイーの方の役割やキャリア

ーーー本日参加くださっている皆様の、キャリアや役割についても教えていただけますか？

戸島様： 私はIT部のビジネスソリューショングループに所属し、アプリケーション領域を担当しています。基幹システムの保守・運用から、各種業務アプリケーションの導入・保守まで幅広く担っており、kickflowの導入から初期の社内展開を主導しました。

小林様： 私も同じグループに所属しています。私が入社した時点でkickflow自体は導入済みでしたが、管理権限はIT部内にとどまっていました。そこで自社独自の運用ルールの策定、権限管理ポリシーの再設計、フォルダ構造の再編成など安定運用できる基盤を構築し、部署ごとにワークフローの作成や編集ができるような全社活用を推進しました。

抱えていた課題

ーーーkickflow導入前の状況や、当時抱えられていた課題について教えてください。

戸島様： 当時は申請や承認の多くが紙で行われていましたが、一部の申請・承認には電子印鑑システムも導入していました。そのため紙での申請と電子印鑑での押印は承認状況を個別に把握する必要があり、一元的な進捗管理ができていませんでした。

小林様：その上、 紙ベースの運用では誰の手元で承認が止まっているのか、どこまで進んでいるのかが全く分かりませんでした。また書類の紛失リスクも常にありました。今後DXを推進していく上で、このような紙依存の現状は大きな障壁になると考えていました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

戸島様： 約10社の製品を比較検討しました。私が簡単な比較表を作成して機能面やコスト面を整理したうえで上長に相談し、その上長から当時の本部長に確認してもらってOKをもらったという流れです。最終的にはkickflowともう1製品の2社で悩みました。kickflowは機能面では申し分なかったのですが、料金面でやや想定より高いというところがありました。一方、他社製品は機能も充実していて、コスト的にももう少し抑えられるのではないかというバランスの良さがありました。

ーーーkickflowを評価いただいたポイントを教えてください。

戸島様： 最終的にkickflowを選んだ理由はシンプルで簡単、かつ高機能である点です。まずワークフローの作成や運用をどれだけ負担なく行えるかを重視していました。kickflowは説明がなくても直感的に操作できるUIであり、IT部門でなくても簡単にワークフローを内製できる点が大きな特徴です。

また価格体系が「ライセンス費用のみ」と非常にシンプルで、導入時の追加費用が不要な点も評価しました。他社製品は初期費用が発生するケースが多い中、この料金体系は「導入負荷の少なさに対する自信の表れ」だと感じました。実際、導入負担は非常に小さくスムーズに運用を開始することができました。

小林様： 運用管理の面では「組織の予約機能」が非常に魅力的でした。当社は半月に一度は組織やユーザーのメンテナンスが発生し、半年に一度は大規模な組織変更があります。kickflowなら将来の組織構成を事前に登録しておけるため、メンテナンス時の負担が大幅に軽減できると確信しました。

戸島様： さらにkickflowのUIは従来の紙書類をそのまま電子化しただけのものではなく、次世代のワークフローを感じさせるデザインだと感じました。初めて製品を見た際、他のワークフロー製品にはないUIへの良い印象を抱き、それが導入を決める大きな後押しとなりました。未来を見据えたときに、当社の中でDXを進めていく文脈からもフィットするのではないかと考えました。

個人的にはコスト以上に運用が楽になることを評価しました。少ない人数で維持しなければいけないということと、ユーザー部門でも作りやすいことから、やはりkickflowのほうが優れているかなという判断でした。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果があれば教えてください。

戸島様： ワークフローという選択肢が増えたことで紙オンリーの社内文化を変えることができたと感じています。また申請のステータスが可視化されたことで、承認状況の確認や進捗管理が容易になり、業務の透明性が向上しました。

嬉しかった点としては、kickflowの展開活動を通じて社内の各部門の業務課題や困りごとを知ることができたことです。普段あまり接点のない部門のユーザーと一緒に課題を解決できたことは、IT部門として非常にやりがいを感じました。

小林様： 申請者目線では自分の申請が今どの承認ステップで止まっているのかが明確になり、不安や問い合わせが大幅に軽減されました。承認者にとってもメールや紙資料を探し回ることなく、判断に必要な情報をすぐに確認できる点はよいと思います。これは承認品質の向上にも寄与します。

また、管理者としては監査ログが残るため、誰がどんな操作をしたのか追うことができるのは安心です。医薬品製造に求められる厳格なデータ整合性の観点からも非常に有用です。

導入に向けて

ーーーリリースに向けたスケジュールや役割を教えてください。

戸島様： まずは重要度の高い申請業務をkickflowに置き換えることからスタートしました。具体的には購買部門の「投資予算申請」や「投資発注依頼」です。これらの業務でkickflowを活用していただくことで、社内での認知度を高めることに成功しました。

最初から全社員に展開するのではなく、まずは管理職層を中心としてスタートし、段階的にライセンスを拡大していく戦略をとりました。次のステップでは人事関連や経理関連の申請を対象に、地道なkickflow化を進めていきました。

しかしkickflowの利用が広がるにつれてIT部門のリソース負荷が高まり、一方、各部門から「自分たちで作成・修正したい」という声も上がるようになりました。そこでワークフローの作成に関するルールを整備して全社的に権限を展開しました。kickflowはノーコードで簡単に扱えるシステムかつ柔軟な管理者権限が設定できるので、市民開発の文脈でもマッチしましたね。

小林様： 私は導入後の運用体制の構築を主に担当しました。ITガバナンスを効かせつつ現場が自走できる体制を目指し、ガイドラインやマニュアルの整備を徹底しました。

ーーー導入に向けて苦労したことはありますか？

小林様： 一部部署では以前から「ワークフローを自律的に構築したい」というニーズが存在していました。しかし利用者範囲を拡大すると、シャドーITの発生、独自ワークフローの乱立、不適切な承認経路の設定、さらにはセキュリティおよびコンプライアンス違反といったリスクが顕在化します。これらを未然に防ぎ全社的なITガバナンスを確立するため、運用ルールガイドラインの策定および社内向け標準マニュアルの整備を実施しました。

管理体制については、私が着任した時点でkickflow自体は導入済みでしたが、導入当初は管理権限をIT部に集中させるという一般的な運用だったため、そのまま全社へ管理権限を付与するにはアクセスコントロール設計やフォルダ階層の情報統制が不十分でした。

そこでガイドライン整備と並行して、柔軟な権限管理ポリシーの再設計、フォルダ構造の再編成、運用プロセスの標準化を進め、全社的な市民開発にも耐えうる運用体制を構築しました。その結果、アクセス権限の適正化と情報統制が実現し、kickflowをより安定的かつセキュアに運用できる基盤を確立できたと考えています。

検討中の企業へのメッセージ

ワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

戸島様： kickflowは、シンプル・簡単・高機能という強みを兼ね備えたワークフローシステムです。導入時の負担が少なくスピーディーに導入できるうえ、IT部門でなくても直感的に操作・作成できるUIは大きな魅力です。もし既存の紙書類のイメージをそのまま再現するUIを求めていないのであれば、kickflowはDX推進に最適な選択肢だと思います。

小林様： kickflowはユーザーからのフィードバックを着実に反映し、機能拡充を継続している点に大きな信頼感を持っています。また担当の方によるアフターフォローも非常に手厚く、導入後の運用フェーズにおいても安心して伴走いただけています。

ワークフローのシステム化は、正直大変な道のりです。多岐にわたる部門との折衝が必要となりますが、そのプロセスを通じて業務フローの再整理や潜在的な課題の可視化が進みました。kickflowは、コーポレート部門全体の業務標準化やDX推進を加速させる優れた製品だと思います。

戸島様： まずは小さな成功体験を積み上げ、そこから現場を巻き込んでいくことが大切です。kickflowならIT部門が主導するDXを強力にバックアップしてくれるはずです。

ーーーありがとうございました！