API連携と柔軟な機能性でガバナンス強化。申請フォーム数を4割削減し、管理コストとユーザビリティを両立できた理由

事業や組織構成について

ーーー事業や組織について教えてください。

安藤様： 弊社は現在、大きく2つのサービスを主軸として事業を展開しております。1つ目は、モバイルマネジメントサービス「OPTiM Biz」を中心としたMDM（Mobile Device Management）サービスです。2つ目は、近年力を入れているX-Techサービス（AI/IoTサービス）です。産業を問わず、農業、建設、土木、医療など幅広い分野でAIやIoTを活用し、産業全体のDX・AX化を推進しております。

ーーーお役目について教えてください。

安藤様： 私は経営企画本部の中にある「BPR推進室（Business Process Re-engineering）」に所属しております。主に社内のビジネスプロセスの見直しを行う部署で、基幹システムの移行や立ち上げ、稟議・申請フローの改善検討などを担当しております。今回のプロジェクトでは、システム導入後の運用はITマネジメント室（情報システム部門）が行いますが、導入検討や構築の部分を私がフロントで担当しました。BPR推進室自体は少人数ですが、経営管理本部やITマネジメント室と連携しながら、トップダウンでのガバナンス強化や業務効率化を進めています。

抱えていた課題

ーーーkickflow導入前の状況や、当時抱えられていた課題について教えてください。

①柔軟性（機能性）が弱い
②リマインド機能不足
③API・Webhookの不足

安藤様： 以前はオンプレミス版グループウェア製品を利用しており、稟議もその機能を使っていました。10年近く利用していましたが、サポート切れのタイミングや、Microsoft 365への移行といった背景があり、ワークフローシステムの見直しが必要となりました。

当時の課題として一番大きかったのは、柔軟性です。例えば、承認プロセスにおいて、一つ前のステップへ差し戻しを行いたい場合でも、仕様上どうしても一番最初まで戻す必要がありました。その結果、再申請から決裁までに非常に時間がかかってしまうという問題がありました。

また、条件分岐のカスタマイズも難しく、本来は一つのフローでまとめたいものであっても、条件分岐の実装やメンテナンスの手間から、別々の申請フォームを作らざるを得ない状況でした。

加えて、リマインド機能が弱かったことも課題でした。承認が回ってきた際の通知はあるのですが、その後放置してしまうと再通知がなされず、そのまま忘れ去られてしまうことが多々ありました。

ITマネジメント室の観点からは、SalesforceやTeamSpiritといった他の基幹システムとのデータ連携が重要視されていました。データが散在してしまうことを防ぎ、ガバナンスを強化するためにも、API連携が可能なシステムであることが必須条件となっていました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

安藤様： 選定にあたっては、社内の課題や要件を整理した上で、ITマネジメント室が主導となり候補製品を絞り込みました。具体的には、既存グループウェアのオンプレミス版からクラウド版への移行、クラウドワークフロー製品の計4社ほどを比較検討しました。

ーーーkickflowを評価いただいたポイントを教えてください。

安藤様： まず、見た目と使い勝手ですね。 他社製品の中には、紙の申請書をそのままデジタル化したようなUIのものもありました。しかし、弊社ではすでにデジタルなUIの製品を利用しており、今さら「紙のような見た目」に戻すことは、むしろダウングレードに感じられました。その点、kickflowはUIがモダンで直感的であり、私自身もデモを見た時点で「これがいいな」と感じました。

また、ITマネジメント室としては「APIやWebhookによるシステム連携や、シングルサインオン（SSO）が可能か」という点が最重要項目の一つでした。他のSaaS製品ではAPIが公開されていないケースや、シングルサインオン（SSO）がオプション扱いになるケースもありましたが、kickflowはこれらを標準的に満たしておりました。

価格面に関しては、他社と比較して最安値というわけではありませんでしたが、機能面での優位性や、将来的なメンテナンスコストの削減効果などを総合的に判断し、導入を決定しました。

情報システム界隈のコミュニティでの評判も良さそうだったと聞いていますね。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果があれば教えてください。

安藤様： 管理者目線で最も効果を感じているのは、メンテナンス性の向上と、それによる申請フォームの大幅な削減です。 以前は、金額条件によって承認ルートが変わる場合、それぞれ別の申請フォームを作成する必要がありました。その結果、似たようなフォームが乱立し、修正が発生した際には全てのフォームを個別に直さなければなりませんでした。kickflow導入後は、強力な条件分岐機能によりこれらを一つのフォームに統合、結果として、以前は80近くあったフォーム数が50程度と、約4割減らすことができました。

また、汎用マスタ機能を活用することで、申請者の入力ミスも減りました。これまでは手入力させていた項目を選択式にすることで、データの正規化が進み、後工程での活用もしやすくなりました。

ユーザー目線では、導入後の問い合わせが驚くほど少なかったことが印象的です。「システムの使い方」に関する問い合わせはほぼなく、社員が違和感なくスムーズに新しいシステムに移行できたと感じています。Teamsへの通知連携も活用しており、承認依頼にすぐに気づける点や、毎朝のリマインド機能により安心感を持って運用できています。

さらに、システム連携の面では、稟議が決裁されたタイミングをフックにして、弊社のOPTiM電子帳簿保存システムへ自動的に証憑データが連携される仕組みを構築できました。これにより、申請者が意識せずとも法対応が完了するフローを実現できています。

導入に向けて

ーーーリリースに向けたスケジュールや役割を教えてください。

安藤様：全社リリースに向けて、API周りの連携設定やSSO（Okta連携）の設定など、技術的な部分をITマネジメント室が担当、その他のワークフローの構築作業を私が担当しました。構築にあたっては、既存のフローをそのまま移行するのではなく、「なぜこの承認経路になっているのか」を一つひとつ分析し、不要な経路は削除するなど、より効率的なフローになるよう見直しを行いました。

導入期間中は、kickflowのカスタマーサクセス担当の方に毎週定例ミーティングを実施していただき、非常に手厚くサポートしていただきました。チャットでも常に質問できる体制を作ってくださり、「いつでも聞ける」という安心感があったため、スムーズに進めることができました。

ーーー導入に向けて苦労したことはありますか？

安藤様： 一番苦労したのは、決裁者（社長）への費用対効果の説明です。機能面ではkickflowが優れていることは明白でしたが、単純なライセンス費用だけで見ると、より安価な競合製品も存在しました。そのため、「差額を払ってでもkickflowでなければならない理由」を論理的に説明し、承認を得るプロセスが最大の難関でした。最終的には、機能の柔軟性や運用後の工数削減効果等の説明により、無事に承認を得ることができました。

検討中の企業へのメッセージ

ワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

安藤様： kickflowは、導入担当者にとって「心強い相棒」のような存在です。 ワークフローや稟議といったシステムは、うまく使いこなすことで自社のビジネススピードを加速させる要因になります。kickflowはそのための手助けをしてくれるツールだと感じています。 UIも直感的でわかりやすく、かつモダンで「かっこいいシステムを使っている」という感覚を従業員に持ってもらえます。

また、機能アップデートの頻度が非常に高く、要望を出してから実装されるまでのスピード感にはいつも驚かされています。「一緒に良いシステムを作っていこう」という姿勢を強く感じられるベンダーですので、安心して導入いただけると思います。

ーーーありがとうございました！