仮払金の精算、未精算が見える申請のつなぎ方

こんにちは。シンプルなのに多機能で圧倒的に使いやすい、クラウドワークフロー「kickflow」のメディア運営チームです。

「仮払金の精算もワークフローに載せたのに、未精算の仮払は月末に一覧を見比べて探している」
仮払申請と経費精算書を電子化した管理部で、こうした声が出ることがあります。精算書に仮払の番号を書く欄を置いただけでは、番号は精算書の中にしか残らず、仮払の申請を開いても精算が出たかどうかが分からないためです。

仮払と精算を対応づける方法はいくつかあります。ただ、精算書が出る前の仮払を誰がどこで見つけられるかは、方法によって変わります。そこで今回は、仮払と精算をつなぐ3つの方法と、方法ごとの未精算の見え方を解説します。

この記事の要約

• 仮払と精算は、決める時点が出張の前後に分かれるため別の申請になる。2件の対応づけをどちらの申請に持たせるかが、設計の起点
• つなぐ方法は3つ。精算書に仮払の番号を書く方法、精算書で仮払の申請を選ぶ方法、仮払の申請の完了から精算書の下書きを作る方法
• 管理部から見た違いは、番号を書く方法と申請を選ぶ方法のあいだにある。関連づければ番号の照合が要らなくなり、終了日を過ぎた仮払を開けば精算書の有無が分かる
• 申請を選ぶ方法と下書きを作る方法の違いは、精算書を作る前から申請者の手元に下書きがあるか
• 下書きを作る方法は、1件の仮払に1件の精算書が前提。まとめて精算する仮払が混ざるなら、入力値の条件で下書きを作る仮払を分けられる製品もある
• 選ぶ手がかりは、まとめて精算するかの決まり方、精算の期限の数え方、経理が精算書を見られるかの3点

仮払と精算が別の申請に分かれる仕組み

仮払と精算は、決める時点と決める中身が違うため、別の申請に分かれます。仮払金とは、出張などの前に会社が見込みの金額を渡し、使ったあとで実費との差額を精算するお金です。立替と混同されやすく、違いは次のとおりです。

例えば、技術サービス課の主任が、客先での設備の据え付けに立ち会う出張の前に、仮払15万円を申請したとします。出張から戻ると実費は12万8千円で、精算書を出して差額の2万2千円を会社に戻します。精算書の日当や宿泊料の決め方は、出張旅費の日当と宿泊料、単価を決める4つの方法と選び方で扱っています。

未精算の仮払が残る原因は、人と仕組みの両方にあります。出張から戻った主任には客先で決まった作業の続きが待っていて、領収書をそろえる作業は後になりやすいものです。仕組みの側では、紙の頃に仮払台帳へ付けていた「精算済み」の印が、ワークフローに移すと置き場所を失います。仮払申請も精算書もそれぞれ決裁まで進むため、2件がつながっていないことを知らせる場所がありません。

仮払と精算をつなぐ3つの方法

仮払と精算をつなぐ方法は3つあり、精算書を始めるのが申請者か、仮払の申請の完了かで分かれます。表は上から順に、申請者が精算書で埋めるものが減る並びです（②は、仮払額と関連づけを自動で埋められる場合）。

経理など申請者以外から関連づけた精算書や下書きが見えるかは、閲覧の範囲によります（下の問い3）。

①は、精算書にテキストの欄を1つ足せば始められます。番号を書き間違えたり書き忘れたりすると、どの仮払の精算かが分からなくなり、経理が番号を照合する手間がかかります。

③は、仮払の申請が完了したとき、つまり決裁のあとの経路も終わったときに、精算書の下書きをシステムが作ります。決裁と完了のあいだに支払の確認などのステップがある経路では、下書きができるのはそのあとです。決裁のあとのステップの置き方は、決裁後のステップで通知が作業担当に届かない経路の組み直し方で扱っています。完了した申請から次の申請の下書きを作れる製品なら、この形を組めます。

②と③では、出張中の仮払と精算を忘れている仮払が、どちらも同じ状態に見えます。仮払申請に出張の終了日の欄を置き、終了日を一覧の列に出すか、仮払を書き出して終了日で並べれば、精算の状態を見る相手を減らせます。

精算書で仮払を選ぶ欄の候補と関連づけ

精算書で仮払を選ぶ欄を置くときは、候補にどの仮払を並べるかを決めます。候補を仮払申請の書式と完了したものに絞れる製品なら、決裁前の仮払や別の書式の申請は並びません。

相談の場で、精算書で仮払を選ぶ欄に「自分以外の申請の分も全部出ちゃう」と言われたことがあります。私は欄の絞り込みの設定を探しかけましたが、その場で候補を広げていたのは欄の設定ではなく、仮払の申請を誰が閲覧できるかの設定でした。デモの画面を操作していた私が、すべての申請を閲覧できる管理者だったためです。

候補が閲覧できる範囲と連動する製品では、仮払申請の書式の共有範囲を決めることが、候補を決めることになります。閲覧の範囲の決め方は、ワークフローの閲覧権限、グループ各社の総務に自社分だけ渡す方法で扱っています。

選んだ仮払を関連する申請として結びつければ、主任の15万円の仮払を開いたときに精算書が出ます。結びつくのは、申請者が精算書を作ったときです。

選んだ仮払の金額を精算書に写せる場合は、精算書の仮払額と実際の仮払額の食い違いがなくなります。ただし、複数の仮払を選べる欄では金額を写せないことがあり、その場合は仮払額の合計を手で入れます。

精算書の下書きを自動で作る方法と未精算の見え方

仮払の申請の完了から精算書の下書きを作る方法では、未精算の仮払は、精算書が下書きのまま残っている仮払として見えます。仮払の申請を閲覧できる人が開けば、そこから作られた精算書が下書きか申請済みかが分かるためです。

主任の場合、仮払の申請が完了した直後から、主任の手元に精算書の下書きがあります。仮払額を下書きに写す設定にしておけば、出張から戻った主任は実費を書き足して申請するだけです。

この方法には、1件の仮払に1件の精算書が対応する前提が付きます。2回の出張の仮払を1枚の精算書にまとめると、2件目の仮払には使わない下書きが残り、精算が済んだ仮払が未精算に見え続けます。入力値の条件で下書きを作るかどうかを分けられる製品なら、仮払申請に「まとめて精算するか」の欄を置き、単独で精算する仮払にだけ下書きを作れます。まとめる仮払は、精算書で複数の仮払を選ぶ欄で拾います。

自動で作った下書きには、申請画面を開いたときに入る初期値が入らないことがあります。初期値の代わりに仮払から写す欄があれば、空欄のまま申請されずに済みます。

方法を選ぶ前に確かめる3つの問い

3つの方法のどれが合うかは、仮払と精算の運用の中にある答えで決まります。答えは会社ごとに違い、聞く相手も分かれます。

まとめ

先月の仮払を何件か選び、精算書が出るまでの間と、まとめて精算した仮払があったかを、経理と一緒に見るところから始められます。その記録が、最初の問いと、終了日の欄が要るかに答える材料になります。この記事の整理が、仮払と精算の書式を組み直すときの手がかりになれば幸いです。

よくある質問

精算書の下書きを自動で作れば、精算漏れはなくなりますか？

なくなりません。システムが受け持つのは、精算書を始めることと、申請者の手元に精算書を置くところまでです。下書きを申請するのは申請者で、期限を過ぎた仮払に声をかけるのは経理や上長の仕事です。

出張が取りやめになり、仮払を全額戻すときはどう申請しますか？

精算書を、使った額を0円として仮払を指して出せば、仮払との対応を記録できます。下書きを作る方法なら、できあがった下書きをそのまま使えます。取りやめ専用の書式を使うかは、旅費規程や経理の運用で決まります。

経理が代行入力で出した仮払では、精算書の下書きは誰の手元にできますか？

仮払を起票した経理の担当者の手元にできます。自動で作る下書きは元の申請の申請者のものになる製品があり、代行入力では、経理の担当者が自分のアカウントで起票して申請者になるからです。出張した本人には下書きが届かないため、代行入力で仮払を出す運用なら、本人から実費を受け取って経理が書き足す流れになります。