小売No1のデジタル企業を目指すスーパーマーケットチェーンの挑戦ーーkickflowの導入で「紙」の稟議を脱却｜株式会社ベルク様

事業や組織構成について 

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。 

高松　ベルクは、今年で66期目を迎える、埼玉県秩父市発祥の食品スーパーマーケットです。「地域の皆様により良い生活を / Better Life with Community」という企業理念に基づいて、日々の地域の方々の食を支えております。

ーーー高松様のキャリアや役割についても教えていただけますか？

高松　私は業務サポート部総務課に所属しています。新卒でベルクに入社後、お店の従業員として青果売り場で従事していました。3年目に総務部に配属になり、全社を支える多種多様な業務をするようになりました。

現在は総務部から業務サポート部と名称が変わっております。

業務サポート部の中に総務課と経営企画課があります。それぞれ正社員は6名、2名所属しています。総務課では、一般的な総務業務である株主総会や取締役会の運営から社宅の手配、営業許可、廃棄物の管理などまで幅広く担当しています。

私は業務サポート部に配属されて5年目、今や部内で2番目に総務歴が長くなりました。総務課は業務領域が幅広く、日々、いや、時間ごとにやることが違うので、飽きることがありません。管理系の部署はルーティンワークになりがちですが、ベルクの社風として、どんどん新しいことに挑戦すること、ルーティンをなくすことが推奨されています。業界としても紙やアナログ業務が残りがちなので、業務改革やデジタル化が求められています。原島社長が2020年に就任した際に「小売業でデジタル日本一になる」といった方針を打ち出していたので、その後押しもありながら新しいことにチャレンジできる環境です。

ーーーワークフローシステムの移管・導入は、業務サポート部の担当なのですか？

高松　いわゆる情報システム部門にあたる、デジタル推進室という部門もあります。

ですがベルクでは、システム導入に関しては、その業務の主管部門が主導していくという文化があります。今回のように稟議のワークフローであれば業務サポート部が主導しますし、経理システムの移管などであれば財務経理部が主導します。

抱えていた課題 

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

高松　kickflow導入前は紙運用だったので、以下のような課題がありました。

• グループ会社の申請書は、物理的にベルク本社へ運ぶ必要があった。それにより手間や日数がかかっていた。

• 申請書は全て適切に保管し、物理的に管理することが必要であり、手間や工数がかかっていた。

• 申請や承認、確認のために出社が必要だった。

• 社内で稟議用のエクセルが公開されており、それをダウンロードして起案、印刷して提出するという運用だったので、従業員がフォームを編集したり、フォーマットを変えることが可能だった。書類を確認する受付プロセスを業務サポート部が受け持っており、業務負担になっていた。

• 紙とハンコの運用だったため、代理申請・承認してもわからない、ログが残せないなどがリスクとなっていた。

以上のような課題に加え、全社的にデジタル化やDXを進めていく方針の中で、ワークフローのデジタル化が進むことになりました。

kickflowを選定した理由

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

高松　最初は、役員が読んでいた雑誌にkickflowが掲載されていたらしいんです。（インタビューで初めて知りました）

稟議のデジタル化が議題になっていたという背景もあり、当時の業務サポート部長がkickflowの検証を開始していました。とはいえ、当時はシステム導入について迅速に進む状況というわけではなく、時が過ぎていました。

その後、2023年の春に社長との会話の中で再び稟議のデジタル化が話題になったこともあり、「やるならば私がしっかりと主導し、システム導入をやりきろう」という気持ちが高まりました。

選定プロセスとしては、まずはどのようなものがあるのだろうと、展示会等で調べていきました。全体感が理解できた上で、自社に適したワークフローシステムとしての候補は数社に絞られました。

ーーー最終の検証には3社が残ったそうですね。

高松　費用感や操作感、汎用性を比べ３社に絞りましたが、導入する際に最も大事にしていたことは、主管部門である業務サポート部がシステム管理者として構築/運用ができることでした。それも、「すぐに」「簡単に」できることが重要だと思いました。管理が別部署だと、少しの修正や作り込みでも依頼する必要が出てしまいます。時間も手間もかかってしまいますから、そこを自分たちで解決できることこそ、自分たちで選定したシステムを導入する意味があると考えたんです。

kickflowは実際に申請フォームを作ってみようとした際に、導入支援担当者によって手厚いサポートを受けられ、しっかりとかつ簡単に自分たちで作ることができました。製品そのものも分かりやすい作りになっていたこともあり、これなら自分も含め、他の方でも管理できるなと感じました。

一方で、候補に挙げていた別システムでは、最初はフォローもありましたが、マニュアルや手順を共有していただくだけで、申請フォームすら思うように作り上げるというのが難しかったんです。もしかしたらkickflowよりも複雑なことができるかもしれませんが、そもそも最初の一歩目で躓いてしまったというのが、率直な感想です。

この時点で、私としてはkickflowを導入すべきだと確信しました。また、前任者がkickflowを検証していたという事実も心強かったです。 というのも、可能性がないものは検証せずに見送るタイプの方なので。

ーーー他チームや経営陣からのリクエストや意見はありましたか？

高松　稟議書をデジタル化して、紙から脱却したいというリクエストは、コロナ禍前からありました。

また、経営層にkickflowの答申をした際に、kickflowの申請画面がとてもシンプルに見える影響で、当社のデジタル推進室にエンジニアが在籍しているため、自社でスクラッチでシステム構築できないか、というリクエストも出ました。デジタルの内製化には力を入れているので、トップからデジタル推進室と共同での検討を指示されたんです。

デジタル推進室もかなり真剣に検討してくれ、スプレッドシートとGASによる社内独自のワークフローの仕組みを作ることを提案してくれました。入力に関しては現行と変わらない入力になりますし、承認のログを残すこともできるようにしてくれました。とはいえ、スプレッドシートを利用した仕組みはユーザーがフォームやフォーマットを自由に編集できてしまうExcelでの紙運用の際と同じ懸念が残り、頓挫しました。また、リリースしたら終わりではなく日々の改善（アップデート）が重要だと考えていますので、修正や新規作成を自分達でできない点も懸念の一つでした。

最終的には、申請フォームのわかりやすさや、迷わず使えるUIなど、利用者目線でのメリットを明確化することにより、kickflowのメリットが理解され、導入の承認がおりました。

kickflowを導入した効果

ーーー導入後に実感する効果はありますか？

高松　申請者からの評価が高いです。簡単なシステムなので間違えることなく申請できています。また、遠方にいたりリモートワークをしている場合でも紙を物理的に持っていく必要がなくなりました。

紙のときには、決められた書式で記載しなくてはならないといった緊張感から、心理的なハードルがありました。でもkickflowになって、必要事項を決められた項目に入力すれば良いだけで、わかりやすく、ハードルも低くなったといいます。

また、当社では承認者（経営陣）は月曜日に「稟議の時間」をとり、物理的に出社するという習慣があります。

経営陣が集まって物理的に承認していくこの習慣にはメリットもあり、現在も残ってはいるのですが、kickflowには場所の制約がなく、社外からも簡単に確認し、承認することができます。現に今年のお盆は、月曜が繁忙期真っ只中で、外出している経営層も多くいましたが、稟議を止めることなく進行することができたので良かったです。

管理者としては、以前は月曜日の稟議の日に向けて、週に20件程度の全ての稟議書の誤字脱字も含めた内容チェックをしなくてはなりませんでした。決裁後には、物理的な管理業務も行わなくてはなりません。ですから、金曜と月曜は常に出社しなくてはならなくて、休暇や外出もできませんでした。紙からシステム化したことで、作業時間を分散させることができるようになり、金曜と月曜の多忙さや制約が和らぎ、外出等の予定を入れることも可能になりました。

導入に向けて

ーーー導入プロセスはどのように進めましたか？

高松　当初の計画よりも若干遅れていたのですが、システム導入時は利用者への充分な周知や説明が重要だと考えていましたので、あえてスケジュールを押し込まずに説明期間をしっかりをとりました。

kickflow導入の社内向け説明は正社員400人が対象だったので、計12回の説明会を実施しました。

社員も説明会前は、「難しいんじゃないか」と構えているんですが、説明をすると「これだけで終わり？」「ここを押すだけでいいんですね」と、簡単なシステムでほっとしたような雰囲気でしたね。kickflowの画面や操作は簡単ですから、質問もほとんど出ませんでした。

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？

高松　kickflowの導入作業で苦労したところはほとんどありませんでした。経営陣への説明の時間は緊張しましたが、経営層にもすぐに理解を得られました。

kickflow導入のスコープとしては、株式会社ベルクとグループ会社2社を対象としていました。グループ会社を含め、私が設定から社員への説明まで全般を担当しました。1人で作業していましたが、申請フォーム自体をシンプルにするように設計していたのと導入支援担当者のサポートも手厚かったため、苦戦することはありませんでした。

検討中の企業へのメッセージ

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

高松　まずは使ってみて欲しいです！ 使ってみればkickflowのよさがわかります。資料で言っていることが嘘ではない、誇張でもないということがわかると思います。

どこのシステムも「使いやすいですよ」とうたっていますが、私のようにデジタルを専門としない部署でも導入でき、申請者がスムーズにできる仕組みを作れる。専門の知識もスキルも不要で、これまでできないと思っていたことでも、kickflowならすぐに実現できる、という実感があります。

一回騙されたと思ってkickflowを使ってほしいです。「まずはチャレンジ、やってみる」というのが当社の社長の口癖でもあるのですが、本当にその通りのことを、kickflowに関して感じています。

ーーーありがとうございました！