数百本超の申請フォームを約70本へ！事業統合後のワークフローを kickflow で統一し全社最適化｜JPロジスティクス株式会社様

事業や組織構成について

－御社の事業や組織体制について教えてください。

奥田様：当社は日本郵便グループの一員として、企業間物流の各種サービスを提供しています。2023年の事業統合・合併を経て、特別積合せ運送を中心とした国内輸送事業、物流ソリューションを担うロジスティクス事業、グループ会社の輸配送網を活用した国際輸送事業から構成される現在の体制となりました。

－部署や役割について教えてください。

奥田様：私は人事・総務部に所属しており、職務権限や業務分掌を主管する部門としてワークフロー管理も担当しています。今回の kickflow 導入においては、制度変更を含めた運用設計を担当しました。

中西様：私は情報システム部の所属でプロジェクト管理や情報セキュリティ対策等を担当しており、木原は部長としてプロジェクト推進や全体統括を担っています。今回の導入において、情報システム部としては技術面に加えて運用標準化に向けた方針の策定にも携わりました。

抱えていた課題

ーkickflow 導入前は、どのような課題を抱えていましたか。

奥田様：かなりスピード感をもって統合が進んだ背景もあり、当初は各種規程・業務分掌および運用ルールが個別に残った状態となっていました。同様に統合前の各社システムも併存していたため、購買稟議・経費精算・支払依頼・押印申請などの多岐にわたる申請も二重管理が必要な状態になりました。そのため、増加していく運用管理の負荷やコストの問題は早期に解決しなければなりませんでした。

中西様：これまでオンプレミスのスクラッチ開発システムを利用してきましたが、やはり保守や運用管理の負荷は長年の課題でした。技術面においては条件分岐の設定や経路の集約が難しかったことから、同じ申請書であっても条件や承認段階の組み合わせの数だけ経路マスタの作成が必要となり、制度変更や組織改正のたびに経路マスタの数が増加、複雑化するという悪循環となっていました。

kickflow を選定した理由

ーワークフローシステムの選定はどのように進めましたか。

木原様：会計や人事の専門領域は先行して専用ワークフローとの連携が完了していたため、残る汎用申請のワークフローをいかに更改していくかが最優先の課題でした。まず、IT全社方針としてクラウド化を推進していることから、オンプレミス製品とスクラッチ開発は検討段階から除外し、SaaS製品のなかから Google Workspace 連携が可能なソリューションを中心として比較を進めていきました。SaaS製品は概ねコスト面で優位性があっても、機能性・柔軟性・システム連携等においては不足や制約が否めないという印象でした。その点、 kickflow は求めていた経路・フォーム設計の柔軟性に加え、組織改編を先日付で登録できる等、スクラッチシステム相当の柔軟性・機能性を備えている点を高く評価しました。

また、現在のシステム環境として不可欠であるAPIやWebhook連携、シングルサインオン（SSO）を標準提供している点も重要なポイントでした。

ユーザー視点においてはUIが直感的で分かりやすく、広く受け入れられやすいとの期待を持てたことから、最終的に kickflow が最適と判断し、導入を決めました。

情シス担当者が集まるコミュニティで kickflow が話題にあがっており、評判がよかったことも後押しとなりました。

導入の進め方

ー導入はどのような体制で進めましたか。

奥田様：ワークフローの主幹部署である人事・総務部が現場の運用設計を、情報システム部が方針策定や技術的な基盤整備を担う形で役割を分けました。人事・総務部は各部署へのヒアリングから経路・フォームの構築、社内マニュアルの作成、ユーザーへの説明会までを一貫して担当し、情報システム部は全体設計、基幹システムとのAPI連携、開発標準の策定といった技術面を支えました。kickflow 社との定例会議に両部の担当者が参加することで、仕様・進捗・展開方針の認識を常に揃えられたことも、スムーズな進行につながりました。

中西様：当初は既存の運用をほぼそのまま移行すればよいと考えていましたが、いざ構築を始めると、kickflow の自由度の高さゆえに設計の最適解を探る難しさがありました。これは弊社独自の開発標準を策定することで解決しました。

ー開発標準について教えてください。

木原様：システム開発においてはコーディング標準等の規約を参照することが一般的ですが、パッケージシステムやサービス導入において、当社ではそうしたドキュメントはこれまで作成できていませんでした。ドキュメントがなくても初期導入は比較的短期間（ある種の勢い）でできてしまうケースが多く、その後運用が進むにつれて複雑化しやすいといった過去の反省もありました。そこで今回は複数人による継続的な更新・運用を前提に属人化を回避するべく、経路の組み方やコード・名称に至るルールや指針を定めることとしました。 kickflow が持つ高い自由度に対して、開発基準によって明確な方向性を示したことで、一貫した設計思想と品質を維持しながら構築を進めることができたと考えています。

奥田様：この開発標準は「ユーザーの利便性」「承認者の視認性」「管理者のメンテナンス性」の各観点において、設計上の迷いに対する明確な指針となり、約70本のフォームを構築していく際の支えになりました。単なるプラットフォームの移行で終わらず、当社にとってワークフローのあり方を標準化できたことは、大きな転換点であったと感じています。

kickflow を導入した効果

ー導入後、まず実感した効果を教えてください。

奥田様：最大の効果は、フォームの大幅な集約です。kickflow は経路設定の自由度が高く、条件分岐も柔軟に組み合わせることができたので、結果として数百本以上あったフォームを約70本に統廃合できました。管理対象フォームが減ったことで、管理コストや運用負担も大幅に軽減されています。また、各種マスタと経路の紐付けも直感的です。組織改正等で経路マスタを変更する際、承認ステップを事前確認できるシミュレーション機能は安心感につながっています。以前は修正の都度、影響範囲を確認することが大きな負担でしたが、今では一目で把握できるようになりました。

中西様：以前は「拠点×承認経路×申請内容」の組み合わせの数だけフォームが存在していましたが、kickflow では支店コードをマスタから呼び出し、同一フォームで承認チームを動的に割り当てることができます。これにより経路のメンテナンス負荷を大きく削減できました。

ーシステム連携や業務効率の面ではいかがですか。

中西様：基幹システムのデータをAPIで連携、チケットを自動生成する仕組みを構築しました。さらに、kickflow の承認ステータスをWebhook経由で基幹システムへ通知することにより、決裁後の基幹システム側の後続処理も自動化できました。これまでは稟議が決裁された後、申請書に添付されたデータをダウンロードして登録するといった手間がかかっていましたが、今回の連携によって月500件以上発生する定型申請の作業工数を大幅に削減できました。

奥田様：フォームの自由度が高まったことで、従来は必須だった Excel などの補足資料を作成・保存・添付する一連の動作も大幅に削減でき、これに伴い申請内容の検索性も向上しました。承認者からは LINE WORKS 連携により外出先でも承認・差し戻しができる点が評価されており、承認スピードの向上につながっています。申請者からは、入力項目が絞られて負担が下がったという声が寄せられています。導入後の問い合わせが想定よりかなり少なかったのは、こうした背景によるものと思います。

検討中の企業へのメッセージ

ーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業へ、一言いただけますでしょうか。

奥田様：ワークフローシステムは会社のあらゆる活動を支える重要な基盤であり、その刷新には多大なエネルギーを要します。しかし振り返ると、この取り組みは単なるシステムの入れ替えにとどまらず、各部門が抱える課題を洗い出し、より良い運用を一緒に模索していく前向きなコミュニケーションの機会でもありました。最初から完璧な計画を描く必要はなく、現場の声を聞きながら設計の指針を固めていくことが、結果的に納得感のある形につながったと感じています。

中西様：大規模なワークフロー統合は時間も労力もかかりますが、標準化や方針策定を早い段階で固めておくことで、後々の運用負担の軽減につながると思います。長く付き合っていくシステムだからこそ、目先の移行作業だけでなく、自社にとって最適なあり方をじっくり描くことをおすすめします。同じように複数システムの併存やリプレイスに悩む企業の皆様の参考になれば幸いです。

ーありがとうございました