「テクノロジーの力で、スマートに働く」を実現するため。モルフォのワークフローリプレイス

高度なデジタル画像処理技術を持つモルフォ

まず、株式会社モルフォについて教えてください。

仲條：モルフォはデジタル画像処理とAI(人工知能)技術を軸とした研究開発企業です。例えば、スマートフォン向けの手ぶれ補正やパノラマ撮影/HDR撮影の画像処理技術、車載カメラの映像から人物や車などの物体を検出するAI技術などを提供しています。東京大学発のベンチャーとして2004年に創業しました。2022年10月現在、従業員数は本体で82名、連結で143名の組織になっています。

お二人の役割についても教えてください。

仲條：私は管理部門であるコーポレート戦略部の副部長と、その中にあるIT推進グループのマネージャーを兼務しています。IT推進グループはいわゆる情報システム部門のことです。社内システム・IT機器の導入・管理やセキュリティ対策、システム連携の開発…など幅広い業務を行っています。社内からのITに関する問い合わせ対応、ヘルプデスクも我々が担当しています。「テクノロジーの力で、スマートに働く」というミッションを掲げ、業務の見える化と社内業務の効率化を目指すチームです。

王：私はIT推進グループに所属しており、情報システム部門全般の実務部分を担当しています。チームメンバーが少ない中で業務の自動化や効率化を実現すべく、様々なチャレンジをしています。「攻めの情シス」を意識しつつ、仕事に取り組んでいます。

先送りになってしまっていたワークフローシステムのリプレイス

どのような課題を抱えていたのでしょうか

仲條：当時のワークフローシステムは、運用がかなり複雑化していました。かなり重たいカスタマイズが実装されていて、仕組みを理解するのに非常に苦労しました。導入されたのは私がIT推進グループに関わる前の話だったので、当時の経緯や選定理由は詳しくはわかりません。おそらく、コストやAPIの有無などから、当時は選択肢が少なかったのかなと想像します。

社内からはどういった課題の声がありましたか

仲條：社内からは「検索に時間がかかる」「表示が遅い」「入力の手間が多い」など様々な声が出ていました。当社役員からも「改善できないか」と意見をもらっていました。とはいえ一応業務が回ってしまっていたため、入れ替え自体はいずれやろう、と先送りになっていました。

豊富なAPIによる拡張性が決め手

そのなかでどのようにワークフローを選定し、kickflowの導入が決まったのでしょうか？

仲條：決め手になったのは次の3つの理由です。

①豊富なAPI

②権限管理の設定が柔軟

③Slackとの強固な連携が可能

特に、APIは重要でした。使いやすいAPIがきちんと搭載されているかどうかがポイントです。弊社ではSalesforceやTeamSpiritとkickflowを連携させていますが、業務の自動化を進める上でなくてはならないものです。

kickflowの導入はどのように進めましたか。

仲條：kickflowへの移行は2022年秋に行いました。70本近いワークフローを移行しましたね。IT推進グループ主体で進めていましたが、関係者が多いため、本プロジェクト用のSlackチャネルを作り関係者を巻き込んで議論をして進めていきました。我々も含め、ワークフローシステムの全体を把握している人がいなかったので、議論は丁寧に行っていきました。移行に際してわからない点はkickflowのカスタマーサクセス担当者にアドバイスいただき、助かりました。

転記作業、二重入力からの開放

kickflowを導入して良かった点についても教えてください。

仲條：API連携はやはり実現できてよかったと思います。Salesforce〜kickflow〜TeamSpiritを連携させることで、同じ情報を二重入力する手間がなくなりました。

王：具体的に、実装した連携を説明します。Salesforceに登録されている情報をもとに、kickflowに自動で申請書の下書きが作成され、kickflow承認の完了でTeamSpiritにも自動連携されるように実装し、工数管理までシームレスにできるようになりました。顧客管理から工数管理開始までの承認プロセスを自動化することができました。二重入力が不要になり、kickflowを導入してよかったと感じています。

王：自動化は他にも色々予定しています。弊社ではプロジェクト管理上、独自の「採番ルール」があります。販売管理業務上、プロジェクト単位でユニークな製品番号を割り当てる必要があるのですが、これを経理部が手動で発行・入力をしているとミスに繋がります。こちらはまず、独自の自動採番アプリケーションをSalesforce上で構築しました。kickflowの外部のデータを取得する「APIボタン」という機能を活用して、番号をAPIで取得し、申請時に利用できるようにする予定です。

仲條：色々実装しましたが、現在の形が完成形ではないと思っています。販売管理や在庫管理、債権管理など業務を俯瞰して考えた時に、「ココを変えたい」という要望も出てきました。kickflowの契約系の申請と契約のライフサイクル管理ツールの連携なども今後は取り組みたいです。弊社は業務効率化の一歩目を踏み出せた状況だと思います。

同じ悩みを抱える方へ

同じ情報システム部の立場の方や数年前のご自身に対して、メッセージ頂けないでしょうか？

仲條：ワークフローシステムに限らず、サービスの置き換えは事前準備が重要だと思います。既に利用しているサービスをしっかり分析調査、理解すること。また、連携の可能性がある外部システムや関連サービスについてしっかり理解する必要があります。ここをおろそかにしてしまうと、後々困ることがあります。

kickflowの導入においても、調査や設計などやることはたくさんありましたが、我々としては改善のスタートラインに立ったと思っています。IT推進グループのミッションである「テクノロジーの力で、スマートに働く」を実現できるよう、少しずつ進めていきたいですね。

王：ユーザー目線でいること、そして関係者を巻き込むことが重要です。正しいプロセスを理解するため、各担当者にヒアリングするのも大切ですが、関係者を巻き込んで一緒に設計したほうが間違いないと思います。各々が持っている情報をかき集めた情報のみでシステム構築すると後々はいろいろ問題が出てきます。

もう一つあるとすれば、投げ出さないことですかね。設計やテスト段階では苦労しますが、完成した時の達成感は格別なので、諦めないでください！