承認まで「数日から数週間」かかっていたのが「数分から数時間」に改善。承認者だけでなく申請者の意識も変わった…!?

株式会社QualiArts（サイバーエージェントグループ）

経営管理グループマネージャー菊地様

抱えていた問題点	・操作性・通知等のUX が悪く承認のスピードが遅い・承認スピードが遅いあまり、事後稟議・事後承認が多発・オンプレ製品かつ長期運用による負債の改善が難しい
導入の理由	・Slack連携が可能・カスタマーサポートの手厚さ
導入効果	・Slack連携で承認リードタイムが「数日〜数週間」から「数分〜数時間」に短縮・承認スピード向上による申請者の意識変革・内部統制上の改善・APIを利用したkintone連携で取引マスタの同期や承認後の後続処理の自動化

まずは貴社の事業について教えてください

QualiArts（クオリアーツ）はサイバーエージェントのグループ会社として設立され、スマートフォンゲームの企画・開発・運営を行っています。グループ内に複数のゲーム会社があるのですが弊社の特徴は、有名声優による音声付き3D美少女ゲームやスマートフォン向けVR美少女ゲームなど「業界初の試み」にチャレンジしている点です。

菊地さんについて教えてください

これは少し珍しいと思うのですが「ゲーム1タイトルの事業責任者」と「経営管理の責任者」の二足のわらじを履いています。

事業責任者としては今年で10周年を迎える「ファーミー」というスマートフォンゲームを担当しています。プロデューサーとして半期単位でビジョンや数値計画を策定し、チーム一丸となってその実現に向けて泥臭く尽力しています。宣伝となってしまいますが、「農 FARMY, NO LIFE(ノーファーミー・ノーライフ)」をスローガンに10周年を盛り上げる施策を準備していますので、皆様ぜひ遊んでみてください！

経営管理としては、会社全体のPL・キャッシュフロー・予実等の足元の数字を管理しながら将来予測や目標を立てています。いわゆる経理業務に関しては、グループ全体で管理していることもありサイバーエージェント本体と連携して進めているので、経営管理の方に集中することが出来ていますね。

この2つは使う頭が違うので大変ですが、事業とコーポレートの双方を担当することで初めて見える景色があると思っているので、意識的にこの動き方をしています。例えば「事業側からすると良くわからない、でもコーポレート側にとっては大事なルール」ってあると思いますが、双方の気持ちを理解していることでその意味や背景を適切に伝えることが出来ていると思います。

その逆もしかりで、事業側の目線で「何か面倒くさいな」と思う点についてはいち早くコーポレート側で改善できるように動いています。

kickflow導入前の状況と、リプレイスのきっかけを教えてください

稟議に関する課題を抱えながらも、動けていない状況でした。

課題は大きく2つあって、1つ目は稟議がなかなか承認されない問題です。リプレイス前の製品だと操作性が悪かったり稟議が上げられたことに気づきづらかったりで「月末にまとめて処理する」という習慣となっていました。申請者側もすぐに承認されないのが分かっているので、実行した後に稟議を出す、いわゆる後稟議がされている場合もありました。

2つ目の課題は元の稟議製品がオンプレ製品かつ長期に渡って運用されていたことでシステムの負債が溜まり、改善に着手するのが難しかった点です。1つ目の課題解決に向けたアイデアはあったのですが、それを反映することが出来ないという事情がありました。

この2つの課題感について本社の経営システム室の方に相談した際にkickflowの話が出てきて「試してみよう」と思ったのがリプレイスのきっかけです。言うなれば偶然ですね（笑）

kickflowをどのように使っていますか？

「購買稟議」「支払サイトの変更申請」といったお金に関する申請承認に使っています。

サービス間の連携は、kintone（キントーン）で取引先を管理しているので、取引先マスタはkintoneからデータを引っ張ってきています。他にも購買稟議が完了した後にkickflowのデータをkintoneに飛ばして後続処理も自動化していますね。

購買稟議から計上処理までが一気通貫で流れることで、経営管理や経理業務の簡易化に繋がりました。この話をグループ会社間のミーティングでしたところ評判が良かったので他のグループ会社への横展開も始めています。

kickflowを導入した効果はありましたか？

めっちゃありました。先程あげた2つの課題が解決されたのが大きいですね。

1つ目の「稟議がなかなか承認されない問題」は、普段みんながよく見ているSlackに通知が飛んできてSlack上で承認も出来るようになったので、承認行為が後回しにされなくなりました。以前は承認されるまで「数日から数週間」かかっていたのが「数分から数時間」になったかと思います。

2つ目の「課題解決に向けて動けない問題」についてはkickflowを導入したことで大半が解決したのですが、それでもいくつか追加で実現したいことは出てきます。その際はkickflowのカスタマーサクセスの方にすぐ相談するようにしていますね。実現したいことが既存機能の組み合わせで出来ることもありますし、既存機能では難しい場合でも「なぜそれを実現したいのか」から別ソリューションを提案してくれるので有り難いです。

もう一つ、当初は予想していなかった効果もありました。申請者の意識が変わったことです。承認者がすぐに承認してくれるようになったので、申請者としても「すぐ承認されるから早く出そう」となり、良いサイクルが生まれています。後稟議という習慣がなくなってきたので、経営管理としても助かっています。