管理者による手動招待の他、CSVファイルで複数のユーザーを一括で招待・削除・一時停止することが可能です。また、APIを通して外部システムからユーザー情報を登録・更新することもできます。

一時停止ステータスのユーザはログインや承認リクエスト処理ができない一方、過去の申請や下書きはシステムに保存され続けます。有効ステータスに戻った際に速やかに過去の申請や承認ステップに復帰できるため、休職中のユーザなどに利用すると便利です。一時停止にする際はチケットの引き継ぎ・代理承認などの設定を合わせるとさらに便利です。

メールアドレスとパスワード認証の他、各種SSO（SAML 2.0）やGoogleアカウント連携による認証に対応しています。SSOではJITプロビジョニングにも対応しているため、ユーザーは管理者による招待を受けずにkickflowへのサインインが可能です。