Chatworkにとってkickflowは業務改善の「柱」であり「基盤」

「働く」をもっと楽しく、創造的に

※本内容は撮影当時の内容です

まずはChatworkさんの事業についてお伺いできますか？

和田：「働くをもっと楽しく、創造的に」をコーポレートミッションとして掲げるChatwork株式会社は、国内利用者数No.1*のビジネスチャット「Chatwork」の提供を主力事業として展開しています。2023年からは、中小企業の生産性向上・DX推進を企図したBPaaS構想を掲げ、オンラインアシスタントサービス「Chatwork アシスタント」の提供を開始しました。各組織の生産性向上やコミュニケーション活性化を目指し、事業を運営しております。

* Nielsen NetView 及びNielsen Mobile NetView Customized Report 2023年5月度調べ月次利用者（MAU:Monthly Active User）調査。調査対象はChatwork、Microsoft Teams、Slack、LINE WORKS、Skypeを含む44サービスをChatwork株式会社にて選定。

みなさまの所属する部署についてもお伺いできますでしょうか？

和田：私はCSE（Corporate Solution Engineering）部のマネージャーです。CSE部は社内の課題を仕組み化・効率化していくことがミッションです。社内システムの導入や連携開発、システム運用などを通じて社員が働きやすい環境を実現することを目指しています。

CSE部には「コーポレートITチーム」と「開発チーム」が存在しています。

2チームについて教えて頂けますか？

苅谷：CSE部コーポレートITチームのリーダーを担当している苅谷です。コーポレートITチームはいわゆる「情報システム部門」の役割を担っています。kickflowのようなシステム導入に加え、端末管理やヘルプデスクなど幅広い業務を行っています。

冨田：私はCSE部コーポレートITチームで、主に人事労務系のシステム担当をしております。

米田：同じくコーポレートITチームに所属しています。今回のkickflow導入プロジェクトを担当しました。

杉本：CSE部開発チームのリーダーの杉本です。開発チームはシステムの構築やシステム連携の開発などを担当しています。今回、kickflowとタスク管理システム（Jira）や、自社製品であるChatworkとの連携開発も私のチームが対応しました。

コーポレートや情報システム部門の中に「開発ができる体制」があるのは、Chatwork社の強みであり、特徴かなと思います。

「餅は餅屋」のシステム導入

ワークフローシステムの入れ替えを検討したのはなぜでしょうか？

苅谷：そもそも前提として、Chatworkではすべて一つのシステムで問題を解決しようとせず、「様々なサービスを導入し、組み合わせて課題を解決しよう」という考え方があります。

いわゆる「ベスト・オブ・ブリード（※1）」思想ですね

※1 単体ソフトウェアですべての課題を解決するのではなく複数のシステムを組み合わせて構築する思想のこと

苅谷：おっしゃるとおりです。「餅は餅屋」の発想ですね。導入したシステム同士を連携させることで業務の自動化や省力化を進めたいと考えています。

ただ…当時利用していたワークフローシステムには課題がありました。連携開発をしたいもののAPIが不足していたり、Webhook（※2）機能がなかったりと、連携開発が滞っていました。

※2 システムから別のシステムへデータを送信する機能。外部システム連携に利用される。

稟議・ワークフローは業務の「出発点」となる重要なシステムです。起点のシステムであるがゆえ、後工程の業務との連携ニーズがありました。

例えば契約稟議を例に説明します。契約稟議が完了した後は「契約手続き」などのタスクが発生しますよね。システム連携ができないため、ワークフローとタスク管理システムそれぞれでデータ入力が必要になる二度手間が発生していました。

kickflowと出会い、ビジョンが見えた

kickflowは以前からご存知だったのでしょうか？

苅谷：kickflowの評判は情シスコミュニティや知り合いから噂は聞いていました。「良さそうだな」とうっすらとは感じていたんです。

その後、Web上に公開されているkickflowのAPIドキュメントや機能一覧などを見て「これは当社に適しているのでは」と思うようになりました。豊富な管理機能、経路分岐などの高度な設定、何より必要としていたAPIの存在。kickflowと出会うことで課題解決の「ビジョン」が見えました。

トライアルから決定までどのように進められましたか？

苅谷：当社は上場していますので、複雑な組織階層や職務権限や決裁権限などを定めた社内規程が存在します。API関連の確認はもちろん、業務や運用要件を満たせるかどうか、トライアルを通じて確認しました。

米田：このあたりから現場の各部署にもヒアリングを進めていきました。「今困っていることはありませんか？」「運用で無理をしてる業務はないですか？」「システム入れ替えのタイミングで、改善したいワークフローはないですか？」など確認していきました。

kickflowで行けそうだ！と感じてからは一気に導入を進めていきました。ワークフローの開発からSSO（シングルサインオン）の設定検証、APIを活用した開発・テストを行い、リリースに至りました。kickflowのカスタマーサクセスご担当者の方には質問にクイックに答えていただき、非常に助かりました。

丁寧な社内調整がポイント

導入で苦労した点はございますか？

米田：社内の調整には時間をかけました。CSE部側で既存の決裁権限規定を読み込んで理解したり、労務や法務などステークホルダーの方々にヒアリングさせていただいたりしました。「この業務は誰が担当しているのだろう」といった調査から始めるものもありました。

前のワークフローシステムから乗り換えるにあたり、全ワークフローの棚卸しも行っています。「いる/いらない」の判断や「肥大化しているフォームがないか」等の確認を徹底して行い、全容把握を行いました。大変でしたが、このプロセスを通じてワークフロー自体がずいぶん整理されました。

リプレイスを進める中で工夫した点はございますか？

苅谷：当初は部署単位で少しずつ導入を進める「段階的導入」を計画していました。ただ、コーポレート部門で先行導入した際に問題がほとんど起きなかったんです。そこで思い切って、段階的導入ではなく「全社的に一気に導入する」計画に変更しました。

米田：本番運用開始前に工夫もしましたね。社員が触れる”検証環境”を用意し、自由に触ってもらいました。これも導入時のトラブルを防ぐ一端を担ったと考えます。また、ウェビナー形式で3回ほど操作説明会を実施しました。説明会でもみんなkickflowを積極的に触ってくれましたね。

和田：社内のインフラ的なシステムなのでリプレース時には一定数の問い合わせが来ると思っていましたが、こうした工夫のお陰でトラブルなくスムーズに切り替えられたのは非常に良かったと思います。

APIを活用し進む業務自動化

外部システムとの連携について教えてください。

杉本：タスク管理システム（Jira）との連携は現在稼働しています。kickflowで雇用契約のワークフローが完了すると、Jira側に雇用契約手続きのタスクが自動生成されます。これまでは転記作業が必要でしたが、現在はこの点が自動化できています。

承認はkickflowで、その後のタスク管理はJiraで、とスムーズに連携できるようになりました。承認ワークフローは完了したけどタスクを作成し忘れた…といったことが無くなりましたね。

貴社製品である、「Chatwork」との連携についてもぜひ教えてください

杉本：kickflowでワークフローが起案されると、各個人の「Chatwork」アカウントに対して承認通知を行う連携も現在稼働しています。kickflowでは標準で「Chatwork」の「グループ」に投稿する機能があります。ただ個々人への通知も行いたいという考えから、今回この機能を開発しました。

苅谷：APIやWebhookの存在はとても大きいです。今までは現場から求められても「できません…」と諦めていたような要件でも「やりようがある」というのは、我々CSE部にとって大きな自信に繋がっています。

kickflowは業務改善の「柱」に

導入後の効果を教えていただけますか？

苅谷：承認通知が「Chatwork」で受け取れるようになった点は本当に嬉しいです。今まで承認依頼はメール通知のみでしたが、「申請を上げたのでお願いします！」などチャットを別途送る二度手間が発生していました。業務の中心はチャットツールですので、見落としなどのリスクが減り助かっています。

和田：以前まではワークフローシステムやフォームサービスなど、ワークフローが色々なシステムに「ばらけていた」のが実態でした。kickflow導入後はいろんな業務改善や効率化の「柱」ができたと考えています。コーポレート本部だけでなく事業部側からも「こういう申請はkickflowに載せられませんか？」といった声が上がってくるようになりました。業務改善を進める立場としては非常に嬉しく思っています。

冨田：当社の職務権限や決裁権限などで定められている社内規程を、従来のシステムでは完全に再現することができていませんでした。1種類の業務なのに、2種類のワークフローから選ばなければならない、といったこともあったんです。kickflowでは複雑な承認経路設定にも対応できるため、規程とシステムの一致度が増しました。ユーザーが迷うこと無く申請することができるようになっています。

対応できる幅が広がったことで、「◯◯業務はkickflowで改善してみませんか？」と提案できるようになりました。課題を解決するCSE部として様々な期待に応えられるようになり、非常に嬉しく思います。

課題を解決するための「基盤」

今後の展望について教えてください。

冨田：人事系の業務との連携も考えております。kickflowで入社系の申請が完了したら、人事マスタデータベースや組織図などに自動連携させたい、といった構想もあります。当社では人事マスタデータベースはYESOD、人事システムとしてSmartHRを利用しており、連携も考えています。

杉本：他にも、当社で利用している反社チェックシステムと連携し、反社チェックワークフローから実際の企業情報のチェックまでを自動化したい、という要望もありますね。

ばらばらに存在していたワークフロー業務をkickflowに集め、置き換えられるようになったのは非常にありがたいです。システムが集約されることで管理しやすくなり、データも1箇所に集まってきます。今後、ユーザーごとの申請情報など、ワークフローデータの分析にもトライしてみたいです。

米田：CSE部は「課題を解決する」チームです。kickflowを導入したことで、「こんな課題があるんだけど、解決できますか？」という声に対して対応できる幅が広がりました。社内からも「こういうことはkickflowでできますか」「こうしたらもっと良くなりますか」という声が集まっています。
kickflowは効率的な働き方を、わたしたちに「考えさせてくれる基盤」だと感じています。

本日はありがとうございました！