LINE WORKSとワークフローの連携で、承認までのリードタイム“7割減”を実現

事業や組織構成について 

ーーー事業や組織について教えてください。 

コズミックグループは創業20年を迎える、飲食店を中心とした企業グループです。大阪に本社を構え、全国に約300店舗を展開しており、総従業員数は5,000人を超え、（アルバイト含む）、関連事業会社も10社以上ございます。この20年で急成長した一方、「現場のやりたい！」を尊重する文化を失っていないのが特徴です。しかし、管理面での課題は多くありました。

また私たちの中には、「小さなHAPPYから、大きなHAPPYへ。」という理念が根付いて、「1杯のビール」や「温かい食事」を通して、まずは小さなHAAPYをコツコツと増やしていくことで、大きな幸せに繋げていきたいと考えています。

ーーーグループの中での「ホールディングス」の役割を教えてください。

いわゆる管理部のようなもので、飲食事業の出退店支援をはじめとして、様々なバックオフィス支援を行っています。具体的には、経理、財務、総務、労務、法務、人事、システムなど多岐にわたります。他にも経営企画として、事業そのものを支援する部門もございます。

ーーー「事業サポート部システムサポート課」は、どのような役割ですか？

グループ全体で利用する各種SaaSの選定、運用・管理業務を担っています。

会社全体のシステムグランドデザインの設計、ネットワークやセキュリティ、RPAやインフラなどのサポートも行っています。一言でいうと、「会社のDX＝デジタルトランスフォーメーション」を担っています。メンバーとしては、システムサポート課として4名、部門としては15名程が在籍しており、店舗を含む、全グループ会社のシステムサポートを管轄しています。

皆様のキャリア・役割 

ーーー本日参加くださっている皆様のキャリアや役割を教えてください。

杉浦　私と青木が「システムサポート課」です。私は主に、プロジェクトリーダーとしての役割が多いのですが、プレイヤーとしても、例えば現在であれば社内データベースの構築などに携わっています。他にも、システム導入時には、各部門に対してヒアリングを行い業務改善をサポートすることもあります。

また、私自身はもともとエンジニア経験はありませんでした。入社して13年ほど経ちますが、きっかけは店舗でのアルバイトだったんです。まだ20店舗くらいのときに、当時18歳だった私は1年間、アルバイトとして難波の繁盛店でビールを注いでいました。

そこからコズミックグループの社員となり、当時の上長との初めての面談の際に、「将来はどうなりたいの？」と聞かれて、漠然とだったんですが「将来は会社の根幹を支える存在になりたいです」というようなことを言ったんです。そうしたら翌週に本部配属になり、人事、総務など様々な職務を経験させてもらうことができました。もともとシステムに興味があったこともあり、この3〜4年間は情報システムを担当しています。

青木　私はシステムサポート課の中でも、最近はワークフローに関連する業務が中心です。つまりkickflowです。「このようなワークフローが欲しい」といった現場からの声を拾い上げ、実現していく。現在は、クラウド型データベースとkickflowとの連携を進めています。

キャリアとしては、2023年4月に入社しました。それまではシステム会社で働いていて、自社でのコーポレートサイトの運用などといった社内SEのような役割を担っていました。自社内でのコーポレートITとしての立ち位置で働くのは当社が初めてです。社内にいるとフィードバックがすぐに得られるのが嬉しいと感じています。 

財前　私は、経営企画本部 広報企画デザインとして、業態開発に向けて、ロゴデザインをはじめ、販促物のデザイン制作や企画、自社パンフレットの資料作成などの業務を担当しています。もともとグラフィックデザイナーとして入社して、今年で7年目になります。

多種多様な業態（ブランド）のデザインを担当できるので、デザイナーとしては楽しく充実した日々を過ごしています。また、本日のような取材対応などの広報業務にも携わっており、ワークフローシステムに関しては、いちユーザーとしてkickflowに日常的に触れております。

抱えていた課題 

ーーー導入前に抱えていた課題について教えてください。

杉浦　以前使っていたワークフローシステムに不満点が多く、見直しが必要になっていました。不満点はいくつもありましたが、大きな課題としては、以下です。 

• 従来のワークフローシステムではAPI連携機能がなく、外部システムとの連携ができなかった

• ワークフローのフォーム作成が煩雑で、運用に工数がかかっていた

• フォームができあがっても、入力操作が難しく、社内での学習コストがかかっていた

• サポート体制が弱く、コールセンターでのマニュアル的な対応しかなかった

• 承認依頼・差し戻しなどの通知がメール通知のみで、担当者が気づくまでに時間がかかっていた

• スマホアプリの使い勝手が悪く、ほとんど使えなかった

• システム全体の課題として、社内で複数のSaaS製品を利用しており、各システムで人事・組織に関するデータがサイロ化していた

特に、飲食店の店舗を多数抱える当社の特徴としては、現場スタッフによるPCでの対応が難しいタイミングが多いため、スマートフォンでの使い勝手が悪いことや、メール通知しかないことなどが原因となり、社内での稟議申請から承認までのスピードが遅くなることが課題でした。

ーーーそれらの課題を認識されたのはいつ頃でしたか？

杉浦　当時のシステムは3年程使っていたのですが、1年目の早い段階から使いづらさの課題を認識していましたし、社内からそういった声も上がり始めていました。実はそのシステムというのはワークフローに特化したシステムではなくて、グループウェアだったのですが、社内でワークフロー機能以外はほとんど使いこなせていなかったんです。

とはいえ、乗り換える明確なきっかけがないままに時間が過ぎてしまって。そんな中、上層部からも「ワークフローシステムの刷新が必要だ」という声が出始めたことで、今回リプレースに踏み切ることができました。背景には、経営レベルで内部統制上の課題意識が高まってきたこともありました。

kickflowを選定した理由 

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？ 

杉浦　実はシステム選定にあたっては非常に時間が限られていたのですが、それでも簡単に決められるものではないと考えていました。ワークフローシステムは「会社の意思決定の中枢」、いわば大動脈です。そこで複数社から情報を取り寄せ、デモ環境を入手して、細かいところまで触りながら検証を行いました。

ーーーなぜkickflowを検討候補に入れたのでしょうか？

杉浦　選定候補に挙げたシステムの条件はいくつかありました。まず、以前使っていたシステムと似た印象のものは外しました。同じ課題に直面する可能性があるからです。また、コストがかかりすぎないもの、機能面で当社の要件を満たせるものとして選びました。kickflow以外では、一般的によく名前を聞くクラウドシステムなどで、 Google Workspaceとの連携もでき、比較的安価に導入可能なシステムにて検証しましたが、正直なところ、機能性とコストを鑑みたときに、適したサービスが見当たりませんでした。

そんな中で、kickflowに出会いました。kickflowの印象は、「めちゃくちゃ良い！ でも高そう」でした。kickflowは機能面に一切の不満がなく、UI/UXも直感的でよかった。本当に良いなと思いつつ、コストが気になりました。その後kickflowのセールスの方との打ち合わせで「kickflowは意外と高くない」とわかったのは、嬉しい誤算でした。

その後、選定に向けては、kickflowの担当者とのやりとりが本格化し、トライアルのデモ環境をいただいて、すぐに「kickflowしかない！」と感じました。さらに「LINE WORKS」連携ができるというのも、kickflow導入に向けての後押しになりましたね。

kickflowを導入した効果 

ーーー導入後に実感する効果はありますか？ 

杉浦　最も大きな効果としては、承認までのスピードが格段に上がったことです。 以前のシステムでは、メールで通知が送信されていたので、「そのメールを見つけて、システム内にログインし、未承認のチケットを探して見つけ、内容を確認して承認」と手間がかかるため、どうしても承認者の時間が取れるタイミングを待つ必要がありました。これはスマホ画面での操作がしづらく、現場メンバーがPCでの承認をできるタイミングを待つ、という意味合いもあったんです。

しかしkickflowでは、「LINE WORKS」で承認通知が来て、同じ画面上で承認までできます。スマホのみで完結できるし、リマインダーも送られてきます。これにより承認まで放置されるようなケースが大幅に減りました。承認までの時間では、おおよそですが7〜8割は減少したように感じます。現場や各事業会社の社長・部長レベルの方からの評判も非常に高いです。

また、申請者の負担を減らせたという効果もありました。以前は平文でしか入力できなかったフォームがあり、表記揺れなどの入力ミスが多かったんですが、kickflowの汎用マスタを活用して入力ミスを減らすことができたんです。具体的には、フォームの作りで入力形式を指定したり限定したりすることで、申請者の無駄なミスが大きく削減されました。

自動計算の機能も同様に、申請者の負担を減らすことに繋がりました。経費の金額計算や、有給休暇の申請などに自動計算を入れることで、ミスや差し戻しの負担を減らしています。

申請作成時に不必要な項目を自動で非表示にできることも、申請者にとってのユーザー体験を向上させていると思います。申請内容によっては表示する必要のない項目がありますが、それを入力した項目に応じて出し分けができるんです。何を入力すれば良いかすぐにわかるというのは、申請者の負担減に繋がります。

ーーー保守の面ではいかがでしょうか？

青木　保守の面でもkickflowを導入したメリットは大きいです。「ここをこうして欲しい」といったリクエストに対して、難しい操作等なく、迷わず修正できます。シンプルなのでシステム担当者ではない現場のワークフロー担当者であっても、簡単にメンテナンスできています。

自動計算や経路の分岐など、多少込み入った機能を使うケースでも、15〜30分程度あればだいたいは組み上げることができています。難しくない、というのがメンテナンスの工数や手間を非常に減らしています。

ーーー外部連携はいかがですか？

杉浦　当社では多様なSaaSやシステムを導入してきた背景があって、人事マスタや組織マスタなどが点在していました。データがグループ内でサイロ化している状態だったんです。それらのデータが点在しているがゆえに、互いに齟齬があったり、管理が煩雑になったりといった課題を生じさせていました。この課題を解決するためには、中央集権的なデータベースを立てる必要があるのではないかと考えていました。

入退社や組織図の改廃・出退店などに関する情報を集めるのに、キーとなるアクションが必ずワークフローシステムに関わってくるため、kickflowを起点としてデータ管理できる仕組みを作っています。

また、一部の組織では、kickflowとスプレッドシートを連携させてタスク管理表・チケット管理表を作成し、プロジェクト管理ツールとしての活用も始めています。kickflowから出てきたチケットの申請内容をスプレッドシートに自動的に反映させ、そのシートを見て管理していく形です。kickflow導入によって様々な外部連携が可能になり、新たに検討できる自動化の幅が広がりました。

ーーー財前様はユーザーとしてご利用いただく中で、どのように感じておられますか？

財前　いちユーザーとしては、申請から承認までの状況がわかりやすい点が良いです。

ダッシュボードで申請状況を見られるので確認しやすいんです。LINE WORKSとの連携による通知機能のおかげで、差し戻しがあった場合でもすぐに確認でき、申請漏れをなくすことができました。

細かい点で良かったのが、kickflow画面上で「最近使ったワークフロー」が提示される点です。以前のシステムでは数あるワークフローの中から該当するものを探し出し、選択する必要がありました。それが手間や負担感に繋がっていましたが、今はよく使うワークフローが簡単に、すぐに見つかります。

名前、所属部署などの自動入力も便利で、活用しています。プルダウンも多く操作が簡単なので、申請にかかる時間が短縮できました。使っている中でのkickflowの使いづらい点を考えてみましたが、思いつきませんでしたね。

導入に向けて 

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？ 

杉浦　導入から運用開始までは、スムーズに行きました。もともと導入スケジュールがタイトだったので、導入しきれないことの方が心配でした。

ーーーkickflowとのやり取りでは、6月中旬初めてご連絡をいただいて打ち合わせ、下旬に仕様に関する細かい内容の質問、7月20日には導入をご決定そしてキックオフミーティングと、本当にすごいスピードでした。

杉浦　最初の打ち合わせのあたりでは、もうkickflowしかないと考えていました。ただリリース予定日までの時間が短く、約10日間で大枠の設定を行っていく必要がありました。

キックオフミーティングでkickflowのカスタマーサクセス担当者に会ったときは、率直に情シス領域のプロフェッショナルな人たちで心強いと感じました。幸い、以前のワークフローのフォーマットがすでにあったため、リリース時点で何が必要なのかは明確でした。あとはkickflowでそれを再現できるかどうかでした。

ーーー苦労されたところはありましたか？

杉浦　当社の特性上、組織図と役職の整理には苦労しました。様々な店舗と事業体のあるグループ内には、組織図上の部署数で150、役職数で50程度ありました。そのため一律のルートで承認決裁できるというものではありません。そこで上層部も巻き込んでそれらを整理し、役職のルールに「職階」を設定して、kickflowの承認運用ルートに乗せるというところが最も大変ではありました。

また、入退社に関する手続きなども、現場ごとにやり方が異なっていたケースがありましたので、決裁関連だけではなく、そういったオペレーションも含めて整理していく必要がありました。

kickflowの設定作業は非常にわかりやすくて、直感的でしたし、多くはCSV取り込みできましたので、効率よく設定できました。

青木　kickflowは自動計算や分岐なども難しく感じることはありませんでしたね。以前のシステムでできて、kickflowでできないことは一つもなかったと思います。

結果的に、現場の負荷はかなり低かったと感じています。社内からの問い合わせも、1週間に4〜5件と、予想よりはるかに少ないものでした。

ーーーその後、運用をされていく中でいかがですか？

杉浦　当初はリプレイスに集中していましたが、その後kickflowに対するリテラシーも上がってきて、今はブラッシュアップを行っています。具体的には、従来のシステムに適応したワークフローになっていたものを、kickflowで最適なものになるよう、改善しているところです。

検討中の企業へのメッセージ 

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。 

杉浦　振り返ってみると今回のシステム切り替えでは、以前のシステムで直面していた運用上の使いづらさといった日々現場で直面する課題の解消と、将来的に重要な課題となるであろう、データのサイロ化の解消を同時に解消することができました。つまり、kickflowの導入は、短期的な課題と長期的な課題の解消、そのいずれもを同時に実現できると言い換えることが出来ます。豊富で柔軟なAPI連携ができる上にユーザビリティも向上して、私たちにとっては、まさに渡りに船だったと感じます。

システムデザインの考え方にも色々あると思いますが、「ベスト・オブ・ブリード」型（企業のシステム構築における考え方の一つ。同一のシステムやベンダーを導入するのではなく、各領域で最も良い、最適な製品やソフトウェアを組み合わせる考え方）で考えている企業ならば、kickflowは一度ぜひ検討してみることをおすすめします。

僕自身も非エンジニア出身の情シスですが、それでもAPI含めて触りやすかったので、同じように「ワークフローでやりたいことがあるけれども、できるかどうかわからない」という方は、一度kickflowの話を聞いてみたらいいと思います。kickflowはカスタマーサクセス担当者も経験豊富で信頼できます！

ーーーありがとうございました！