業務自動化と生産性向上を目指した、スクラッチシステムからのシステム移管

事業や組織構成について 

ーーー出前館様の事業について教えてください。 

全国に展開するデリバリーサービスの運営をしています。以前は「フードデリバリー」として料理のデリバリーを事業の軸としていましたが、最近では料理だけでなく、食糧品・日用品など、多様な物を運ぶ「クイック・コマース」領域へとサービスを展開しています。 

ーーーどういった組織構成ですか？ 

IT本部情報システム部には13名の正社員が所属しています。派遣社員や業務委託もあわせると、20名弱となります。 

IT戦略グループでは4名、このメンバーが今回のワークフローシステム導入の主メンバーです。このグループはSaaSを中心としたシステム導入や、業務改善に向けた社内のITコンサルティングを担当しています。IT戦略グループの他に、情報システム部にはITヘルプデスクグループもあり、社内のアカウント改廃などの手配、社内の問い合わせ受付はそちらのグループが担当します。 

導入したサービスの業務オペレーション含めた運用はIT戦略グループ、運用開始後の社内からのフィードバックはITヘルプデスクグループが入手して共有してくれます。一方、業務面としては移り変わりもあります。弊社は組織変更が多く、組織変更の業務に関して、現在は我々IT戦略グループが受け持っていますが、徐々にITヘルプデスクグループに移管しようとしているところです。 

皆様のキャリア・役割 

ーーーみなさんのキャリアについて教えていただけますか？ 

足立　ITベンチャーでの情シスの立ち上げをやってきました。「ひとり情シス」です。ワークフローの導入はもちろん、情シスで関わる必要のある業務はすべて担当していました。 

ーーー300名規模の従業員数になると、情シスとして変化することは何ですか？ 

足立　組織として、チームとしてやっていく必要があることが大きく変わります。200人程度ならば「ひとり情シス」でもなんとか業務が回っていきますが、それ以上の規模になると情シスもチームとして機能させていく必要があります。2022年に出前館に入社した際には、弊社はすでに現在の規模でしたが、情シスとしては専任がいないという状態でした。私が入ってから、役割を分け、グループ化していきました。 

横松　2022年10月に出前館に入社する前は、事業会社の社内SEを長らくやってきました。主にインフラを担当していましたが、会社によってはプログラミングをすることもありました。出前館へは、足立さんから少し遅れての入社でした。現在はAPIなど技術的な部分を主に対応しています。前職はIT系の企業ではなかったので、出前館に来たことでフリーアドレス制など、IT系企業の自由さに驚きました。 

大崎　私は2021年に、出前館関連会社から、出前館へ出向してきています。出前館に来る以前は、情シスチームでのSaaS導入プロジェクト、ファシリティ機器販売設置を担う会社でのECサイト統合プロジェクトや、総務チームの立ち上げプロジェクトなど、多彩なプロジェクトに携わってきました。業務の可視化、業務整理を通してSaaS導入やシステム検討などを行うということが多いです。現在も出前館関連会社に50％在籍しており、そちらの業務対応もしています。 

過去のプロジェクトでは、資産管理ツールや自動問い合わせツール導入検討等に携わっておりました。各種業務要件に合ったツールを導入するための取捨選択等には非常に苦労しました。 

抱えていた課題 

ーーー抱えていた課題について教えてください。 

足立　出前館では当時、2種類のワークフローシステムを使っていました。一つは経費精算システムのオプション機能のワークフロー、もう一つは関連企業がスクラッチで作っているワークフローシステムです。 

経費精算システムのワークフロー機能の課題は、ワークフロー専門のシステムと違い、ワークフローに求められる基本的な機能要件が不足していることでした。例えば承認フローを複数走らせる機能や、自社の業務オペレーションにあわせて柔軟にカスタマイズできる機能など。数珠繋ぎのような、単線のワークフローしか組めないというのが課題でした。 

関連会社がつくっているワークフローシステムの課題は、柔軟性が非常に高い反面、新たなワークフローの作成や修正のたびに関連会社への依頼が必要で、運用・メンテナンスの工数が高いことでした。依頼しても、個人情報の問題でワークフローが組めないケースや、関連会社の担当者の工数の問題で対応が遅延するケースなど、却下・先延ばしされるケースも発生していました。また、業務委託メンバーはワークフロー申請ができないという仕様上の制限もありました。業務上必要なワークフローなのに、やりたいことが実現できないということが起きていたんです。 

そのような理由で、「『好きなタイミングで』、『自社の要件に合わせた』ワークフローが作れるシステムがほしい」という声は以前からありました。ただし前述した2つのワークフローのメリットは、システム費用が安かったことなんです。そのメリットがあるために我慢して使い続けている状態でした。  

だましだまし運用していた中、企業の成長や事業展開に伴い、バックオフィス全体のシステム見直しの機運が高まりました。まずは今使っている、スタートアップ・中小企業向けの経費精算システムの見直しが行われることとなりました。同時に、それまで使っていたオプションのワークフロー機能についても見直しを行うことになったんです。  

kickflowを選定した理由 

ーーーなぜkickflowを検討候補に入れたのでしょうか？  

足立　まずはワークフローSaaSを提供する3社に声をかけました。その3社は、大規模な組織でも対応できる機能性があるかどうか、そしてSaaSとして使い勝手が良さそうかという観点でピックアップしました。当社の企業規模にちょうどよいワークフローシステムという観点で選定していくと、その時点で意外と絞られました。 

さらに参考にしたのが、前職でワークフローシステムを導入した際、くせが強くて苦労した経験です。例えば、レイアウトをHTMLエディタを使ってゼロから作る必要があったり、チェックボックスやコメント欄を入れるかどうかなど選択肢を作り込むのに大変だったり、特殊な承認フローを入れるためにはJavaScriptで書き込む必要があるなど。前職ではそれでも対応できたのですが、出前館の特性を鑑みたときには、ローコードで使えて機能が充実しているSaaS型のプロダクトを選択する方が良いだろうと考えました。 

ーーー3社比較の中で、kickflowを選んだ理由は何でしたか？ 

足立　評価プロセスにおいては、従来のワークフローシステムでできること / できないことを軸としてマトリックス表を作成し、3社サービスの比較を行いました。これまでできなかったけれどこのサービスならできる、というポイントに関しては加点する形としました。その上で選定の決め手となったのは、「自動化」「メンテナンス性」でした。 

まず、kickflowのAPIを高く評価しました。他社サービスでは、API連携可能とうたっていながらも実態としては限定的であることが多く、kickflowほどの自由度はありません。またメンテナンス性についても、kickflowの「組織変更時の事前予約機能」といったピンポイントな機能は、組織改変が多い当社としてはかゆいところに手が届く機能だと評価しました。 

横松　私も前職でのワークフローシステム導入の経験を参考にしながら、kickflowの評価をしました。以前のシステムは、足立さんが前職で扱っていたものとは異なるシステムでしたが、同じように「柔軟性が高いが作り込みが大変」という課題を感じていました。kickflowの場合、スクラッチで作り込んだシステムのように承認の細かい設定までできるのが非常に良いと評価しました。「クラウドでここまでできるのか」と思いましたし、kickflowならば当社でもなじむだろうと確信できました。 

大崎　機能比較のタイミングでは私も入りました。kickflowで最も評価したポイントは、UIの見やすさと使いやすさです。以前のワークフローシステムでは、ワークフロー作成の際、関連会社に対して画面設計から指示書を作成し、理解してもらうまでやり取りをする必要がありましたが、kickflowでは簡単に作れる上、見やすい形で確認もできます。リードタイムとしては数週間かかっていたものが1〜2時間程度でできるようになりました。 

kickflowを導入した効果 

ーーー導入後に実感する効果はありますか？ 

足立　ワークフローが短期間でローンチできることが大きな成果です。ワークフローの作成からリリースまでのリードタイムが大幅に削減されました。以前は、このリードタイムの長さがネックになり、結果的にワークフローシステムを使用することを避けて、メールやエクセルでの申請・承認フローを回すという迂回策がとられることもありました。kickflowを導入したことで、ワークフローシステム上でしっかりと決裁をたどる「あるべき承認フロー」が確立できたことは、企業として重要なポイントでした。 

大崎　利用者のスコープを広げられたことも大きなメリットでした。以前は、スクラッチのシステムには業務委託メンバーなど間接雇用の方は申請できないという仕様上の制限がありましたが、kickflowでは柔軟に権限管理を行えるため、業務上の必要に応じて実態に即したワークフローの利用を促進できるようになりました。以前は直接雇用のメンバーが代理で申請するなどの迂回策をとっていて、業務としても煩雑になりますし社内のガバナンス上も課題になっていました。 

足立　上場企業にとって必要な内部統制の面でもメリットがあります。アカウント改廃など、本来であれば作業証跡を残すことが求められる行為に対して、システム上からログをたどることができるようになりました。また、kickflowでは柔軟に権限を作ることができるので、「監査権限ロール」といった内部監査部門のための権限を作り、証跡の監査のための情報収集を自ら行ってもらうことができるようにもなりました。証跡を提出するという監査対応業務でも、工数が削減できたんです。 

大崎　UIがシンプルでわかりやすいので、管理者としては引き継ぎがしやすく、従業員としては申請しやすく、そして新たなワークフローが必要な場合のコミュニケーションがスムーズになりました。

導入に向けて 

ーーー導入にあたって苦労された点はありましたか？ 

横松　少し前に別の目的で導入したSaaSでは、自分たちが主導となりシステム導入を進めなくてはなりませんでした。「今これをやろうとしています、この部分はどうしたらいいですか」など、具体的に質問しなければ回答を得られず、道筋の見えない中での導入となりました。そのため、kickflowも同様に自分たちが主導してやる必要があるのではと思っていたのですが、kickflowは違いました。カスタマーサクセス担当者が「こういうふうに進めていきましょう」「これをやりましょう」と主導してくれて。チーム内で、「kickflowはこんなにリードしてくれるんだ！」と話題になったのを覚えています。 

大崎　kickflowの導入は非常にスムーズにいったという印象でした。とはいえ、従来のワークフローシステムがスクラッチで作り込みが多かったので、それをどのようにkickflowで再現するかは課題でした。その際にも、kickflowのカスタマーサクセス担当者に助けてもらいましたね。  

ーーー導入に向けた社内調整はいかがでしたか？ 

足立　人事部門に労務系のワークフローやアカウント等に関してヒアリングを行うなど、進めていきました。全体としてはスムーズに導入に向けて調整が進みました。  

大崎　新規のワークフローの作成が可能になるということで、むしろ社内では期待が高まっていました。これまでは業務上必要な承認フローに関しても、なかなか新規のワークフローが組めなかったり時間がかかったりしていたところ、kickflowならば短時間で実現します。そのことで、社内から様々なリクエストが来るようになったという変化がありました。 

横松　kickflowで自由度が高まったことで、社内の運用方針を定める必要があることがわかりました。APIの利用に関するリクエストが多かったので、kickflow API利用ガイドラインを策定しています。APIを活用することで自動化が進みますので、いろいろな部門からの要望が増えたんです。 

ーーー技術的な面で苦労したことはありましたか？ 

大崎　「kickflowにこれがなくて困る」ということは全くありませんでした。 

足立　むしろ、kickflowではいろいろできるがゆえに、「もっとこれをしたい！」という要望やリクエストがどんどん出てくるんです。例えば連携するシステムをもっと増やしたいとか、申請フォーマットの条件分岐をさらに作り込みたいとか。 

大崎　kickflowのカスタマーサクセス担当者との定期ミーティングでは、そういった要望を詳しく聞いてくれます。全ての要望ではなくとも、今後の開発に活かされることが期待できるのもkickflowの良い点だと感じます。 

ーーーリリースするタイミングで障壁になったことはありましたか？ 

足立　人事系の入退社ワークフローを最初にリリースしました。ちょうど業務フローのAs Isを可視化していたタイミングだったため、大きなトラブルなく移行できました。6月にkickflowとのキックオフを行い、8月には最初のリリースを果たしています。 

横松　一点あるとすると、リリース時の動作確認まで済ませていたのですが、リリースの1〜2週間前に業務担当者へのヒアリングを追加したため、最後のプロセスが多少ばたつきました。人事部門へのヒアリングは済ませていたのですが、入退社時のフローに関してはIT資産の貸与や返却などが関係するため、ITヘルプデスクグループの業務が発生します。ITヘルプデスクグループのヒアリングを最後に行ったため、追加で要望を組み込む必要が生じたんです。 

大崎　振り返ると、入退社に関する業務は社内で関係する部門が多いため、全ての部門の要望を組み込むことを念頭に入れたスケジューリングがキーであったと思います。  

足立　それ以降、ワークフローのリリースに向けては、まずは関連する部門を洗い出してヒアリングを終わらせ、要望を吸い上げてからワークフローの作成に入るというスケジュールを組むことで、余裕を持ったリリースができるようになりました。その後の導入は、最初の入退社ワークフローのリリース以降、フェーズ1、2・・とリリースを重ねています。1と2の間にフェーズ1.5を行ったりして社内のリクエストに応じつつ、慎重に進めています。 

ーーー今後、どのようにkickflowを活用していかれるご予定でしょうか？ 

足立　社内業務の「自動化」をどんどん進めていきたいです。kickflowの導入と前後してiPaaSの導入も行いました。現在は検証環境を入手したところで、今後kickflowに関するAPI連携を検証し、自動化できる業務オペレーションの自動化を進めていきたいと考えています。kickflowでうまくいけば、他のSaaSやシステムも連携して自動化するフローを設計していきます。

ワークフロー作成自体のスピードが早まったことは、スタート地点なんです。これから社内の業務の自動化と生産性の向上を実現していくことが、大きな期待であり、めざしている状態です。 

検討中の企業へのメッセージ 

ーーーワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。 

足立　エクセルをベースとしたワークフローシステムなど、「既存のレイアウトを再現できない」という理由でワークフローSaaSの導入に二の足を踏んでいる企業担当者も多いのではないかと思います。そういった枠にとらわれず、運用メンテナンスやユーザビリティーといった本質的な部分に目を向けて、ワークフローを考えることが重要ではないかと思います。

運用フローにシステムを合わせるのではなく、優れたシステムに運用フローを合わせるというやり方に挑戦することで、社内業務のあり方がアップデートできます。そういった考え方に共感できる企業担当者は、ぜひkickflowを一度さわってみてほしいと思います。 

横松　ワークフローというのは、単体でそれを使うというものではなくて、その前後で何らかの業務があって使うシステムだと思うんです。そうした前後の業務との連携や自動化を見据え、業務全体の改善の一歩としてとらえると、ワークフローシステム選定のポイントが見えてきます。単なる古いシステムの「置き換え」という発想ではなく、「コスト」だけの問題と捉えてしまうのでもなく、ぜひ新たな視点でシステム検討を進めてみられては、と思います。そしてそれは、kickflowを導入した効果を実感した、私からのオススメでもあります。 

実は先日、独自のワークフローを持っておらず、グループウェアのワークフローを使っているという、kickflow導入前の当社と、似た状況に陥っている企業担当者の方とお話する機会があり、kickflowをオススメしたばかりなんです。 

大崎　システム検討の際、どうしても既存の「業務ありき」で考えてしまうところがあると思います。それによりSaaS選定で視野が狭まってしまい、妥協するといったこともあります。ですが、一度今までのやり方にこだわらずに柔軟性の高いシステムを選定してみることで、逆にやれることが広がり、業務改善ができていきます。kickflowはシンプルかつやれることが幅広く、一度検証する価値があると思います。