充実したAPIを駆使して基幹システム連携や自動化を推進！ワークフローのポテンシャルを最大限活かした業務変革｜株式会社Finatextホールディングス様

事業と組織構造について

ーーー御社の事業や組織について、教えていただけますでしょうか。

田島様：株式会社Finatextホールディングスは、金融領域でクラウドやAIを活用した基幹システムや、金融関連のデータサービスを提供しています。事業領域が広いため、一言で説明するのが難しいのですが、幅広いサービスを通じて金融業界を支える会社です。

ーーー本日ご参加くださっている田島様のキャリアや役割についても教えていただけますか？

田島様：私は現在、取締役のCTO（Chief Technology Officer）とCISO（Chief Information Security Officer）を務めています。コーポレート部門の責任者も務めており、システムの導入なども所管しています。ちなみに、私が統括しているチームには約8名が在籍しており、コーポレート部門のシステムだけでなく、お客様に提供するプロダクトのシステム基盤も見ています。コーポレート部門のシステムに限ると、私を除いて1.5人くらいで管理しており、400名の会社にしては小さなチームで運営できていると思います。

他社のワークフローに蓄積された課題を、APIが充実したkickflowで解決する構想 | 課題と選定プロセス

ーーーkickflow導入前の状況や、当時抱えられていた課題について教えてください。

田島様：以前は他社のクラウドワークフローツールを使っていましたが、UX（ユーザーエクスペリエンス）にいくつかの課題を抱えていました。まず、他社のワークフローもSlack連携に対応していたのですが、承認依頼の通知文に申請内容が十分に含まれておらず、ノールック承認を促して形だけのワークフローになってしまうリスクがありました。通知内容の問題の他にも、過去の申請内容をフリーワードで検索する機能が弱かったり、ユーザビリティの観点でも社内から不満が出ていました。また、APIの機能もあまり強くなかったため、社員数の増加に合わせて業務を効率化したり、改善したりすることが難しいという課題もありました。こうした細々とした課題が積み重なっていき、課題を解決するためのワークフローリプレイスプロジェクトが発足しました。

ーーーワークフローシステムの選定はどのように進みましたか？

田島様：選定は私とCFOの伊藤の二人で進めました。我々の会社のカルチャーとして、役員や事業責任者といったリーダー陣が現場をよく理解しているため、ツールのリプレイスもリーダー陣が中心となって検討します。ワークフローは会計的・情報セキュリティ的な内部統制に関わるため、両方の視点を持つ私と伊藤で検討しました。

田島様：事前に、Webや評判ベースで情報収集をしました。kickflowは「特にAPIやWebhookが充実している」という評判を聞いていたので、有力候補でした。個人的には、APIとWebhookさえあれば何でもできると考えていたので、その点を重視しました。実際には他に2社ほど比較検討しましたが、kickflowがかなり高い評価だったので、トライアルまで進めたのはkickflowだけでした。実際のトライアルでも、APIを叩いたり、Slack連携を試して検証を進めました。

ーーーkickflowを評価いただいたポイントは、どんな点でしたでしょうか？

田島様：他社のクラウドワークフローで困っていた「フリーワード検索ができること」、「APIやWebhookで連携できること」、そして「Slack通知に適切な情報が載っていて承認ができること」、これら要件をすべて満たしている点が評価ポイントでした。また、セキュリティ面では、SAML連携ができたことと、監査ログがしっかりしている点が良かったです。

田島様：特に、APIやWebhookがこれほどしっかりしているツールは他にありませんでした。APIドキュメントが公開されていて、必要な機能が全体的に揃っていてカバレッジが広い点が非常に良いと感じました。

田島様：費用対効果の観点では、以前のワークフローよりもコストは上がることは見えていましたが、すでにリプレイスしないとまずい状況になっていたことや、営業担当の方に最大限頑張っていただいたことでコストを評価しました。また、ある程度API/Webhookを活用すれば、周辺業務を削減して業務効率化が図れることが見えていましたので、その点も費用対効果の評価に含めることができました。

APIを利用した基幹システムとの連携で、経営上重要な業務・指標の管理効率が大きく向上 | 導入後の効果

ーーー導入後に実感する効果があれば教えてください。

田島様：まずは、以前のワークフローで課題だった3つの点が解決できました。Slack承認については、適切な情報がSlack上に通知されるため、承認の形骸化リスクが低減できました。検索やAPI活用も満足しています。

また、ワークフローの統一もできました。旧ワークフローツールは従業員にとって使い勝手が悪く、ライトな申請のためにわざわざ使うのが嫌だったのでSlack ワークフローを使っていた申請がありました。kickflow導入を機に、Slackのワークフローで申請していた軽い申請もkickflowに統一できました。kickflowはサクサク使えるので、申請をすべてkickflowに統一しても混乱が起きず、従業員体験としても良くなりました。

ーーー特に、APIを利用して、基幹システム連携や自動化を進めていると聞いています。詳細を伺っても良いでしょうか。

田島様：APIを活用したさまざまな自動連携を行っています。象徴的な例としては、契約締結の申請を上げた際、添付ファイルとしてアップロードされた書類をAIで自動的にチェックし、不備があればコメントを返す仕組みを作りました。例えば、添付された契約書ファイルの日付の入力漏れや不要なハイライトがないかといったフォーマットチェックを生成AIを使って自動で行っています。

田島様：また、弊社では、人事やプロジェクトのマスターデータベースを内製しており、社内では『StaffHub(スタッフハブ)』と呼んでいます。このデータベースにすべてのマスターデータがあり、他のさまざまなシステムと連携しています。

これまでは直接このシステムを更新していましたが、現在はkickflowで承認されたら基幹システムである『StaffHub(スタッフハブ)』に自動連携される仕組みにしています。この仕組みを通して、プロジェクトコードや申請の中身がスタッフハブに自動的に登録・更新されていきます。

どんなプロジェクトがあって誰が所属しているかという情報は当社にとって、管理会計・財務会計にも直結するコアなデータです。こうした重要なデータが携わる領域で自動化が進み、登録が楽になったこと・漏れやミスの防止・後からログが見返しやすくなったことに大きな意義を感じています。

『StaffHub(スタッフハブ)』には、社員の属性、所属している会社や部署、そしてスキルサークル*の情報なども管理していますので、将来的にはこれらのデータの更新も、kickflowで承認されたものが反映されるようにしたいと考えています。

* スキルサークル：Finatextグループにおける職種のくくり。近しい「スキルタグ」をもつメンバーがあつまり、専門性を磨きあう緩やかなコミュニティを指す。

参考：https://finatext.com/recruit/finalog/finalog_240202
参考：https://finatext.com/recruit/cultur

ーーー他に、想定外の効果はありましたか？

田島様：APIを活用することで、非エンジニアメンバーも業務効率化にチャレンジできるようになったことです。エンジニアでないメンバーでもレスポンス内容を理解すれば、業務改善ができるようになりました。

導入後はスピーディなリリースとシンプルな設計思想を徹底 | 導入後のプロセス

ーーーリリースに向けたスケジュールを教えてください

田島様：8月にkickflowとの正式契約を結び、9月に全社テストを実施、10月には一部のワークフローを全社展開し、11月にすべてのワークフローを移行しました。アナウンスは3回に分けて行いました。まず移行の目的とスケジュールを全社に伝え、次にkickflowへのアクセス方法や使い方を案内し、最後に残りのワークフローの設定について意見を募りました。

ーーー導入に向けて苦労したことはありますか？

田島様：一番苦労したのはワークフローの作成です。以前のワークフローは創業当初から継ぎ足しで作られていたため、フォームの設計が統一されておらず、非常に複雑でした。その内容をすべて読み解き、移行作業をほとんど私一人で行いました。ワークフローの設計思想を理解している人が一括で初期構築をすることで、カオスな状態になるのを防ぐことができると考えています。また、センシティブな情報も含まれるため、管理者を広げずに移行を進めました。

他に移管を進める上で、よかったことはありますでしょうか。

田島様：管理者目線では、ワークフローの経路が非常に整理されたことです。以前のワークフローツールでは、なぜ経路が分かれているのか分からないほど複雑になっていましたが、kickflowでは経路を統合してかなりシンプルにすることができました。元々50本ほどあったワークフローフォームが、今では30本ほどにまで減っています。

入れ替えは早ければ早いほどいい。『今』の課題を解決して未来の可能性も広がるワークフローを | 検討中の企業へのメッセージ

ーーー最後に、ワークフローシステムの入れ替えを検討している企業に向けて、一言いただけますでしょうか。

田島様：これまでいくつかのコーポレートシステムの入れ替えや統合を経験してきましたが、ワークフローは正直一番大変でした。単純な移行ではなく、そのワークフローがどういう背景で使われているのかを紐解く作業が必要だからです。それでも、この大変な作業を乗り越えるだけの価値があると思ったからやり遂げられました。将来的な業務効率化への可能性が見えたからこそ、頑張れたのだと思います。

田島様：ワークフローシステムの入れ替えは、早ければ早いほど良いです。後になればなるほど、ワークフローの数や利用者が増え、影響範囲が大きくなってしまいます。もし今ワークフローツールのリプレイスを検討しているのであれば、すぐに取り組むべきだと思います。

ーーーありがとうございました！